物資采購管理規(guī)范

物資采購管理規(guī)范1目的保證采購協(xié)議的有效管理和控制。2合用范圍合用于工程建設(shè)物資采購協(xié)議的管理。其他物資采購參照本規(guī)程對協(xié)議進(jìn)行管理。3職責(zé)3.1采購部負(fù)責(zé)采購協(xié)議的擬制、執(zhí)行及歸檔管理；3.2行政部負(fù)責(zé)公司協(xié)議專用章的刻制、發(fā)放及使用管理監(jiān)控。3.3董事副總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購協(xié)議的審批及簽署。作業(yè)內(nèi)容4.1采購協(xié)議的擬制、審批。4.1.1采購員根據(jù)采購計劃和需要采購的物資，從《合格供方名單》選擇相關(guān)的供方進(jìn)行洽談，協(xié)商采購及協(xié)議簽訂的有關(guān)事宜，并請供方提供報價單。4.1.2根據(jù)洽談情況，采購員擬制《采購協(xié)議》草案，經(jīng)采購部經(jīng)理審核，報董事副總經(jīng)理審批。《采購協(xié)議》條款中應(yīng)包含的內(nèi)容為：a)物資名稱、規(guī)格、型號、等級、花色；b)數(shù)量、價格及交貨日期；c)包裝規(guī)定(包裝的標(biāo)準(zhǔn)和包裝物的供應(yīng)和回收)；d)質(zhì)量規(guī)定或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；e)服務(wù)規(guī)定；f)驗(yàn)證方式及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；g)不合格物資的解決；h)運(yùn)送方式及費(fèi)用承擔(dān)；i)結(jié)算方式；j)違約責(zé)任；k)協(xié)議變更事項；l)其他事項。4.1.3經(jīng)批準(zhǔn)后的協(xié)議由行政部加蓋協(xié)議專用章，董事副總經(jīng)理簽字后，送供方蓋章簽字生效執(zhí)行。4.1.4協(xié)議正式的份數(shù)及所派發(fā)的單位(部門)按協(xié)議規(guī)定的規(guī)定執(zhí)行。4.1.5應(yīng)優(yōu)先選用法規(guī)或國家行政主管部門推薦的協(xié)議示范文本。4.2采購協(xié)議的履行4.2.1采購員在采購實(shí)行過程中，嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議條款內(nèi)容，不得損公利己，謀取私利。4.2.2采購員應(yīng)不定期跟蹤采購協(xié)議的執(zhí)行情況，傳遞、反饋供需雙方的信息和規(guī)定，對協(xié)議執(zhí)行中存在的偏差或問題及時上報，并采用改善措施，做好記錄。4.2.3在協(xié)議履行中，應(yīng)明確規(guī)定并執(zhí)行下列各項：a)計量方法：協(xié)議中應(yīng)注明所采用的計量方法，并明確規(guī)定計量單位。協(xié)議中供方發(fā)貨時所采用的計量單位與計量方法，應(yīng)與協(xié)議中所列計量單位和計量方法一致，并在發(fā)貨明細(xì)表或質(zhì)量證明書上明確規(guī)定，以便利協(xié)議需方檢查。運(yùn)送中轉(zhuǎn)單位也應(yīng)按供貨方發(fā)貨時所采用的計量方法進(jìn)行驗(yàn)收和發(fā)貨。建筑材料在運(yùn)送過程中，容易導(dǎo)致自然損耗，如揮發(fā)、飛散、干燥、風(fēng)化、潮解、破碎、漏損等。在裝卸操作或檢查環(huán)節(jié)中換裝、拆包檢查等也都會導(dǎo)致物資數(shù)量的減少。這些都屬于途中自然減量。途中自然減量的解決規(guī)定，由雙方制定，并在協(xié)議中注明。b)驗(yàn)收的依據(jù)：●供貨協(xié)議的具體規(guī)定；●供方提供的發(fā)貨單、計量單、裝箱單及其他有關(guān)憑證；●國家標(biāo)準(zhǔn)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)；●產(chǎn)品合格證，化驗(yàn)單等；●圖紙及其他技術(shù)文獻(xiàn)；●當(dāng)事人雙方共同封存的樣品。c)驗(yàn)收內(nèi)容：●查明產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量是否與供貨協(xié)議及其他技術(shù)文獻(xiàn)相符；●設(shè)備的主機(jī)、配件是否齊全；●包裝是否完整，外表有無損壞；●對需要化驗(yàn)的材料進(jìn)行必要的物理化學(xué)檢查；●協(xié)議規(guī)定的其他需檢查事項。d)驗(yàn)收方式：●駐廠驗(yàn)收。即在制造時期，由需方派員駐供貨的生產(chǎn)廠家進(jìn)行材質(zhì)檢查；●提運(yùn)驗(yàn)收。對于加工訂制、市場采購和自提自運(yùn)的物資，由提貨人在提取產(chǎn)品時負(fù)責(zé)檢查?！窠舆\(yùn)驗(yàn)收。由接運(yùn)人員對整車和零擔(dān)到達(dá)的物資進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)場作出記錄?！袢霂祢?yàn)收。這是大量采用的正式的驗(yàn)收方式，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)數(shù)量和外觀檢查。e)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符的解決：●供方交付的建筑材料多于協(xié)議規(guī)定的數(shù)量，需方不批準(zhǔn)接受，則在托收承付期內(nèi)可以拒付超量部分的貨款和運(yùn)雜費(fèi)?！窆┓浇桓兜慕ㄖ牧仙儆趨f(xié)議規(guī)定的數(shù)量。需方可憑有關(guān)合法證明，在貨到十天內(nèi)將具體情況和解決意見告知供方，否則即被視為數(shù)量驗(yàn)收合格；供方應(yīng)在接到告知后十天內(nèi)作出答復(fù)，否則即被視為認(rèn)可需方的解決意見?！癜l(fā)貨數(shù)與實(shí)際驗(yàn)收數(shù)之差額不超過有關(guān)主管部門規(guī)定的正、負(fù)尾差，合理磅差，自然減量的范圍，不按多交或少交論處，雙方互不退補(bǔ)。f)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符的解決：假如在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)建筑材料不符合協(xié)議規(guī)定的質(zhì)量規(guī)定，需方應(yīng)將它們妥善保管，并向供方提出書面異議。通常應(yīng)按如下規(guī)定辦理：●建筑材料的外觀、品種、型號、規(guī)格不符合協(xié)議規(guī)定，需方應(yīng)在到貨后十天內(nèi)提出書面異議?！窠ㄖ牧系膬?nèi)在質(zhì)量不符合協(xié)議規(guī)定，需方應(yīng)在協(xié)議規(guī)定的條件和期限內(nèi)檢查，提出書面異議?！駥δ承┲挥性诎惭b后才干發(fā)現(xiàn)內(nèi)在質(zhì)量缺陷的產(chǎn)品，除另有規(guī)定或當(dāng)事人雙方另有商定的期限外，一般在運(yùn)轉(zhuǎn)之日起半年以內(nèi)提出異議?！裨跁娈愖h中，應(yīng)說明協(xié)議號和檢查情況，提出檢查證明，對質(zhì)量不符合協(xié)議規(guī)定的產(chǎn)品提出具體解決意見。g)驗(yàn)收中供需雙方責(zé)任的擬定：●凡所交貨品的原包裝、原封記、原標(biāo)志完好無異狀，而產(chǎn)品數(shù)量短少，應(yīng)由生產(chǎn)廠家或包裝單位負(fù)責(zé)。●凡由供方組織裝車或裝船、憑封印交接的產(chǎn)品，需方在卸貨時假如車、船封印完好無其他異狀，但件數(shù)缺少，應(yīng)由供方負(fù)責(zé)。這里需方應(yīng)向運(yùn)送部門取得證明，憑運(yùn)送部門編制的記錄證明，在托收承付期內(nèi)可以拒付短缺部分的貨款，并在到貨后十天內(nèi)告知供方，否則即被認(rèn)為驗(yàn)收無誤。供方應(yīng)在接到告知后十天答復(fù)，提出解決意見，逾期不作答復(fù)，即按少交論處?！穹灿晒┓浇M織裝車或裝船，憑現(xiàn)狀或件數(shù)交接的產(chǎn)品，而需方在卸貨時無法從外部發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品丟失、短缺、損壞的情況，需方可憑運(yùn)送單位的交接證明和本單位的驗(yàn)收書面證明，在托收承付期內(nèi)拒付丟失、短缺、損壞部分的貨款，并在到貨后十天內(nèi)告知供方，否則即被視為驗(yàn)收無誤。供方應(yīng)在接到告知后十天內(nèi)作出答復(fù)，提出解決意見，否則按少交貨論處。h)驗(yàn)收后提出異議的期限需方提出異議的告知期限和供方答復(fù)期限，應(yīng)按有關(guān)部門規(guī)定或當(dāng)事人雙方在協(xié)議中商定的期限規(guī)定執(zhí)行。這里要特別重視交(提)貨日期的擬定標(biāo)準(zhǔn)：●凡供方自備運(yùn)送工具送貨的，以需方收貨戳記的日期為準(zhǔn)?！穹参羞\(yùn)送部門運(yùn)送，規(guī)定送貨或代運(yùn)的產(chǎn)品的交貨日期，不是以向承運(yùn)部門申請日期為準(zhǔn)，而是以供方發(fā)運(yùn)產(chǎn)品時承運(yùn)部門簽發(fā)戳記的日期為準(zhǔn)。●協(xié)議規(guī)定需方自提的貨品，以供方按協(xié)議規(guī)定告知的提貨日期為準(zhǔn)。供方的提貨告知中，應(yīng)給需方以必要的途中時間。實(shí)際交、提貨日期早于或遲于協(xié)議規(guī)定的期限，即被視為提前或逾期。4.3采購協(xié)議的更改。4.3.1無論何方提出的協(xié)議更改，采購員均應(yīng)及時將更改信息和更改規(guī)定報采購部經(jīng)理，并經(jīng)雙方協(xié)商認(rèn)可。4.3.2采購部負(fù)責(zé)將協(xié)議更改條款內(nèi)容傳送相關(guān)部門審核，必要時，由其組織相關(guān)部門討論確認(rèn)。更改后的協(xié)議經(jīng)董事副總經(jīng)理審批后再執(zhí)行。4.3.3如采購協(xié)議更改內(nèi)容較多，根據(jù)需要，可重新簽訂協(xié)議。4.3.4采購部應(yīng)建立并保存《采購協(xié)議更改記錄》。4.4采購協(xié)議臺賬管理。采購員負(fù)責(zé)編制《采購協(xié)議臺賬》，并妥善管理?！恫少弲f(xié)議臺賬》應(yīng)包含的內(nèi)容：a)供方名稱；b)協(xié)議編號；c)簽訂時間和有效期限；d)協(xié)議執(zhí)行情況。4.5采購協(xié)議專用章管理。采購協(xié)議專用章由行政部使用及