合同檔案管理制度樣本

合同檔案管理制度樣本第一章總則第一條目的和依據(jù)為加強公司合同管理工作，規(guī)范合同檔案的整理、歸檔和保管，保護公司合同權益，提高工作效率，特訂立本《合同檔案管理制度》（以下簡稱“制度”）。本制度依據(jù)相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度，適用于公司內(nèi)全部合同管理相關人員。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門和員工參加的合同管理活動。第三條定義合同：指公司與外部實體或個人簽訂的具有法律效力的文件，包含但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同等。合同檔案：指已歸檔并依照規(guī)定進行管理的合同文件。合同管理人員：指公司內(nèi)負責合同管理的特地人員或具有合同管理職責的相關崗位人員。第二章合同檔案管理流程第四條合同登記合同管理人員應及時登記新簽訂的合同信息，包含合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同類型、合同主體、金額和簽訂部門等。登記信息應準確無誤，并在合同管理系統(tǒng)中進行錄入。合同管理人員須保證合同的安全性和保密性，嚴禁泄露合同信息。第五條合同審查合同管理人員應依據(jù)公司規(guī)定的合同審批流程進行合同審查，確保合同內(nèi)容符合公司政策和法律法規(guī)要求。審查合同內(nèi)容包含但不限于合同條款、金額、履約義務、違約責任等。對于涉及金額較大、履約周期較長或風險較高的合同，應及時將合同轉(zhuǎn)達至上級進行審批。第六條合同執(zhí)行在合同履行過程中，合同管理人員應連續(xù)跟蹤合同執(zhí)行情況，并適時通知相關部門和人員履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)對方違反合同商定的情況，應及時采取相應措施，如發(fā)出通知、要求挽救等。合同管理人員應與公司內(nèi)相關部門或外部律師咨詢，保護公司利益，維護合同的完整和效力。第七條合同歸檔合同管理人員應依據(jù)合同檔案管理制度的規(guī)定進行合同歸檔工作。合同歸檔應依照合同編號和合同類型進行分類，以便管理和檢索。歸檔的合同文件應依照規(guī)定的文件命名規(guī)定命名，并保管在統(tǒng)一的合同檔案庫中。第八條合同保管期限合同保管期限依據(jù)合同類型和法律法規(guī)要求確定，一般不少于五年。合同管理人員應依據(jù)保管期限，對到期的合同及時進行合同清理工作。清理后的合同應依照規(guī)定進行銷毀，確保信息安全，防止泄露。第三章合同檔案管理制度監(jiān)督與違約懲罰第九條監(jiān)督檢查公司內(nèi)部將定期進行合同管理制度的監(jiān)督檢查，以確保制度的有效實施。監(jiān)督檢查重要包含對合同登記、審查、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性及合同檔案的完整性和準確性的抽查。第十條違約懲罰合同管理人員在履行職責過程中如有以下違規(guī)行為，將受到相應的懲罰：登記合同信息不全或存在錯誤的，將被視為失職，責令進行整改，并記入個人檔案。未按規(guī)定時限進行合同審查或?qū)彶椴粐乐數(shù)?，責令重新審查，扣除績效或進行警告處理。未履行合同跟蹤和執(zhí)行職責，導致公司利益損失的，將承當相應的經(jīng)濟責任，并進行相應的紀律處分。未按規(guī)定將合同歸檔或?qū)⒑贤９芷谙薜狡诘暮贤催M行及時清理的，責令進行整改，并進行相應的紀律處分。第四章附則第十一條修訂和解釋本制度的修改和解釋權歸公司管理負責人全部。本制度的修改或修訂需經(jīng)公司管理層審批。第十二條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，作廢