二級(jí)單位檔案管理要求

二級(jí)單位文書(shū)檔案管理要求一、目的：為加強(qiáng)二級(jí)單位文書(shū)檔案的科學(xué)管理,保證文書(shū)檔案收集的齊全、完整歸檔，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制定本要求。二、整理標(biāo)準(zhǔn)：1.歸檔與不歸檔范圍：企業(yè)文件材料歸檔范圍：1.1.1反映本單位在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的和對(duì)本單位各項(xiàng)活動(dòng)具有利用價(jià)值的文件材料；1.1.2本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)單位和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；1.1.3本單位需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料；1.1.4有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料.企業(yè)文件材料可不歸檔范圍：1.2.1有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；1.2.2本單位文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；1.2.3其他不需歸檔的文件材料。2.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。三、整理要求：1.裝訂：（可以卷為單位）每份文件裝訂順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前、來(lái)文在后；漢文本在前、少數(shù)民族文字在后；中文本在前、外文本在后；有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁(yè)。裝訂位置：在文件的左側(cè)裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)將文件的各頁(yè)按右下對(duì)齊。裝訂方式：采用三孔兩線(xiàn)線(xiàn)裝。裝訂要求：去掉金屬物?？p制時(shí)將線(xiàn)拉緊?？p制中不能出現(xiàn)夾（掉）頁(yè)現(xiàn)象，規(guī)格較小的文件應(yīng)整張裱糊在A4紙上（背面無(wú)文字的）或右下靠齊用紙條裱糊左側(cè)成A4紙寬。含光盤(pán)、照片時(shí)，將其裝入較大規(guī)格的信封中，把左側(cè)與相關(guān)文件縫為一件。注意文字方向（從左到右、從上到下），切記放反。不能把內(nèi)容不相關(guān)的文件裝訂在一起。正文與定稿應(yīng)內(nèi)容相符。所存檔內(nèi)容應(yīng)清晰可見(jiàn)，不能字跡模糊。含有附件的應(yīng)同時(shí)歸檔附件，確保內(nèi)容完整。收發(fā)文稿紙的裝訂為：收文紙+正文；正文+發(fā)文紙+定稿2.分類(lèi)排列：按年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限參照《檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則》來(lái)準(zhǔn)確劃分。3.編目、編號(hào)：編頁(yè)碼：在右上角逐頁(yè)編號(hào)，有文字的正反面均編號(hào)，中間的空白頁(yè)不能編號(hào)。來(lái)文與復(fù)文、正本與定稿等作為一件的，依次全部編號(hào)。在卷首頁(yè)放置卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容（序號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、成文日期、頁(yè)號(hào)）。在卷末頁(yè)放置備考表，填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。編寫(xiě)總目錄四、錄入文件信息：在錄入界面中填寫(xiě)年度、序號(hào)、類(lèi)別、文號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、成文日期、責(zé)任者、題名、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、份數(shù)。年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。類(lèi)別：指文件屬外來(lái)文、上行文、下行文文號(hào)：發(fā)文字號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)關(guān)代字、年度、文件順序號(hào)，期刊、簡(jiǎn)報(bào)填寫(xiě)期刊、簡(jiǎn)報(bào)編號(hào)。成文日期：指文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。幾份文件為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂在前面的文件日期為準(zhǔn)。責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。題名：指文件標(biāo)題。一般應(yīng)應(yīng)照實(shí)抄錄，有副標(biāo)題或并列題名的，若正題名能反映內(nèi)容的，一般無(wú)須抄錄副標(biāo)題。正文和附件為一件時(shí)，可在正文題名后抄錄附件題名。有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、印章啟用內(nèi)容的文件，應(yīng)盡量將內(nèi)容或人名輸全，便于檢索。頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)文件的總頁(yè)數(shù)。輸入信息應(yīng)準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字。本單位的發(fā)文應(yīng)掛接電子版。五、保管要求： 文書(shū)檔案的保管必須有具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和“八防”措施。存放檔案的柜架等設(shè)備應(yīng)排列有序、統(tǒng)一編號(hào)，做到帳物相符。六、鑒定、銷(xiāo)毀文書(shū)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作參照公司檔案室《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》執(zhí)行。七、報(bào)送報(bào)表：每年十月將前一年所存檔文件的目錄明細(xì)（序號(hào)、文號(hào)、題名、發(fā)文單位、發(fā)文日期）報(bào)送公司檔案室。龍鋼公司檔案室音像檔案的整理要求一、歸檔范圍：1、凡涉及全公司的大型活動(dòng)在該單位產(chǎn)生的重要音像資料。2、公司勞動(dòng)競(jìng)賽中本單位所產(chǎn)生的重要音像資料。3、新項(xiàng)目投運(yùn)過(guò)程中產(chǎn)生的有紀(jì)念意義的重要音像資料。4、有關(guān)廠容廠貌變化或舊工程項(xiàng)目拆除的一些有紀(jì)念意義的音像資料。二、整理：分類(lèi)：首先將所有音像資料按產(chǎn)生的年度分類(lèi)；其次在按每次活動(dòng)的產(chǎn)生的資料集中分類(lèi)；最后按時(shí)間先后將每次活動(dòng)的資料排序。按年度組卷。標(biāo)注：每張照片注明拍攝的事由、主要人物名稱(chēng)、產(chǎn)生時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝者等。三、移交要求：1、每年3月------6月向檔案室移交上年度的音像資料。2、凡屬于以上歸檔范圍內(nèi)的音像資料，必須以電子版形式向檔案室移交一份，移交時(shí)要打印移交單，移交單格式如下：聲像檔案移交登記表序號(hào)內(nèi)容錄、攝制時(shí)間錄、攝制單位攝制人備注移交單位蓋章：移交人簽字：接收單位蓋章：接收人簽字：

實(shí)物檔案的整理要求一.收集范圍：1本單位受到上級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、證書(shū)。2由于協(xié)作和服務(wù)得到的饋贈(zèng)品，如錦旗、牌匾等。3本單位在管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物。如建筑模型（平面、立體）、產(chǎn)品模型紀(jì)念牌、紀(jì)念章、紀(jì)念品等。二.管理：1各類(lèi)實(shí)物檔案按類(lèi)別編號(hào)、建立目錄，并專(zhuān)人管理。目錄內(nèi)容涉及發(fā)證單位，證書(shū)名稱(chēng)、發(fā)證時(shí)間，備注等。2對(duì)于懸掛的獎(jiǎng)牌也要登記造冊(cè)，并指定責(zé)任人，以免丟失。3各類(lèi)實(shí)物檔案要建立借閱臺(tái)賬。三.報(bào)表：每年十月份向公司檔案室上報(bào)當(dāng)年收集的電子版目錄，內(nèi)容涉及實(shí)物類(lèi)別，發(fā)證（獎(jiǎng)）單位，發(fā)證（獎(jiǎng)）時(shí)間，內(nèi)容及名稱(chēng)，備注等二級(jí)單位科技檔案的管理要求 為了加強(qiáng)二級(jí)單位科技檔案的管理，特制定下列管理要求。一、收集范圍：1由檔案室下發(fā)的重份資料。 2本單位記錄的設(shè)備臺(tái)賬（關(guān)鍵設(shè)備、特種設(shè)備運(yùn)行記錄）。3本單位大中修過(guò)程中產(chǎn)生的科技文件。重要的每年六月前移交檔案室。二、整理：1