崗位說明書的制作

“過期”的職位說明書“瑪麗，我真不知道你究竟須要怎樣的機械操作工？”高爾夫機械制造有限公司人力資源部經(jīng)理約翰?安德森說道：“我已經(jīng)為你送去了四個人給你面試，并且這四個人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤陂T外?！薄胺蠉徫徽f明書的要求？”瑪麗頗為驚異地回答道：“可我所要找的卻是那種一錄用，就能夠干脆上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書?！甭劼牬搜裕s翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復印件。當他們將崗位說明書與現(xiàn)實所需崗位逐條加以比照時，才發(fā)覺問題之所在：原來這些崗位說明書已經(jīng)嚴峻地脫離實際，也就是說，崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進去。例如，崗位說明書要求從業(yè)人員具備舊式鉆探機的工作閱歷，而實際工作卻已經(jīng)采納了數(shù)控機床的最新技術(shù)。因此，工人們?yōu)榱烁行实剡\用新機器，必需得具備更多的數(shù)學學問。在聽完瑪麗描述機械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員須要履行的職責后，約翰笑逐言開地說道：“我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环菥_描述該項工作的崗位說明書，并且運用這份崗位說明書作為指導，肯定能夠找到你所須要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地協(xié)作，上述那種不開心的事情，決不會再發(fā)生了。”(問題分析)首先，必須要相識到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能特別精確無誤地界定出聘請崗位所要求的職責與技能，但是，人力資源部經(jīng)理約翰.安德森沒有崗位說明書的幫助，就很難確定出所需崗位應當具備何種專業(yè)技能了。通過以上案例，可以發(fā)覺這具有普遍規(guī)律性的人力資源管理問題，那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當中的崗位并不是肯定同一的概念。盡管在當今二十一世紀，科技發(fā)展神速、工作崗位的內(nèi)涵和要求改變?nèi)绱酥?，使得那些一成不變的崗位說明書，在實際工作當中起到的作用是如此的蒼白，甚至于起到適得其反的作用。但是，除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位密切無間地協(xié)作外，持續(xù)不斷地崗位分析工作也可以用來規(guī)避崗位說明書的負面影響外。眾所周知，崗位分析作為人力資源管理的一項基礎性工作，即使連用于編制崗位說明書的全套資料，也全都來源于通過科學的崗位分析所采集到的信息。依據(jù)現(xiàn)代科學管理理論，崗位分析就是指科學地規(guī)劃出組織體系中的各個崗位在從業(yè)的過程中，應當履行哪些職責，具備哪些學問，須要何種技能的管理過程系統(tǒng)。如上述崗位分析的質(zhì)界定義與量化案例觀，崗位分析并不是一項一勞永逸的孤立人力資源管理的基礎性工作，而是一個具有重復性行為而就高于原有行為的管理過程系統(tǒng)。最少要在如下三種情形中，必須要進行崗位分析這一人力資源管理工作。第一種情形是在初創(chuàng)組織體系時，著手進行崗位分析便是企業(yè)的第一次崗位分析行為了。其次，企業(yè)新增工作崗位，要進行崗位分析。最終一種情形通常是，由于新技術(shù)、新方法、新工藝、新系統(tǒng)的運用，導致崗位工作內(nèi)容的變動，也應進行崗位分析。而崗位分析的信息、資料通常被用來厘定工作規(guī)范或編制崗位說明書了。一、崗位分析崗位分析是指對某工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動供應有關(guān)崗位方面的信息，從而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。許多企業(yè)由于缺乏精確的工作說明而付出了很大的代價，結(jié)果導致了許多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個要素起先著手進行分析，即(7W1H):WHO:誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業(yè)學問與技能、閱歷以及職業(yè)化素養(yǎng)等資格要求。WHAT:在雇員要完成的工作任務當位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智力勞動的范疇呢？WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有干脆關(guān)系的人：干脆上級、下級、同事、客戶等。WHY:為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。WHEN:工作任務應當被要求在什么時候完成呢？WHERE:工作的地點、環(huán)境等。Whatqualificatiaons：從事這項工作的雇員應當具備哪些資質(zhì)條件呢？HOW:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所須要的權(quán)利。崗位分析是一項困難的系統(tǒng)工程，企業(yè)進行崗位分析，必需統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進行。進行崗位分析通常運用的方法有：問卷調(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、干脆面談、視察法等方法。有了崗位分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。二、崗位工作說明書也稱崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應當做些什么、應當怎么做和在什么樣的狀況下履行職責的總匯。崗位工作說明書最好是依據(jù)公司的具體狀況進行制定，而且在編制時，要留意文字簡潔明白，并運用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避開形式化、書面化。另外，在實際工作當中，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在肯定的時間內(nèi)，有必要賜予肯定程度的修正和補充，以便與公司的實際發(fā)展狀況保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的狀況而異，但是大多數(shù)狀況下，崗位說明書應當包括以下的主要內(nèi)容：1.崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。2.崗位分析日期：目的是為了避開運用過期的崗位說明書。3.崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容,并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容，以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。4.崗位工作責任：包括干脆責任與領導責任(非管理崗位則沒有此項內(nèi)容)，要逐項列出任職者工作職責。5.崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必需具備的基本資格條件，主要有學歷、特性特點、體力要求以及其他方面的要求。崗位說明書是指對對崗位工作的性質(zhì)、任務、責任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是依據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、推斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位分析的結(jié)果。此外，有必要留意的是，崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位分析的目標加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。崗位工作說明書的外在形式，是依據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的聘請錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業(yè)指導等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務，供應原始資料和科學依據(jù)。崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，當企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)常常有出現(xiàn)職位增加、撤消的狀況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應當要求剛好記錄在案，并快速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。在遇到崗位工作說明書要加以調(diào)整的狀況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫標準的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應的修改。三、崗位說明書的填寫崗位說明書的格式可以是多種多樣的,關(guān)鍵是要在運用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后，應當用精確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、精確、運用便利的管理文件。眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術(shù)素養(yǎng)；有的是為了制定更切合實際的嘉獎制度，調(diào)動員工工作的主動性；還有的是為依據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高平安性。因此，這些企業(yè)和組織所要進行的崗位分析的側(cè)重點就不一樣?？梢话銇碚f，崗位分析主要包括兩方面的內(nèi)容：(一)崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所須要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當?shù)墓庹斩?、通風設備、平安措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。4、社會環(huán)境。包括工作團體的狀況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門之間的關(guān)系等。此外，應當說明企業(yè)和組織內(nèi)以及旁邊的文化和生活設施。5、職業(yè)條件。由于人們常常依據(jù)職業(yè)條件來推斷和說明職務描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容特殊重要。職業(yè)條件說明白工作的各方面特點：工資酬勞、獎金制度、工作時間、工作季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。(二)崗位要求崗位要求說明白從事某項工作的人所必需具備的學問、技能、實力、愛好、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是確定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎。崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立推斷與思索實力、記憶力、留意力、知覺實力、警覺性、操作實力(速度、精確性和協(xié)調(diào)性)、工作看法和各種特殊實力要求。崗位要求還包括文化程度、工作閱歷、生活經(jīng)驗和健康狀況等。崗位要求可以用閱歷推斷的方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定?；谝陨蠉徫环治龅幕A理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若依據(jù)某公司職(崗)位說明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：1、崗位基本信息崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗(職)位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、干脆上級、職等職級、定員等。2、工作內(nèi)容描述這是最主要的內(nèi)容，此欄具體描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。3、任職資格(1)教化背景此項填寫從事該職位目前應具有的最低學歷要求。在進行崗位分析時，常常有這樣的狀況：某職員是一位有多年工齡、閱歷豐富的中學學歷的員工，但他的教化背景明顯不能代表所須要的教化水平。在確定教化背景時應當考慮，假如讓一位新員工來工作，他最低應是什么學歷，而不肯定是當前在職員工的學歷。(2)閱歷此項反應從事該職位之前，應具有的最至少的工作閱歷要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)驗要求，即相關(guān)的學問閱歷背景；另一個須要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)驗要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。(3)技能要求此項反映從事該職位應具有的基本技能和實力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些實力要求更為明確。(4)特性特質(zhì)指從事該崗位通常須要從業(yè)人員具備何種性格特征。(5)培