檔案管理工作相關(guān)制度樣本

關(guān)于印發(fā)檔案管理工作有關(guān)制度告知各科室（部門(mén)）：為更好地適應(yīng)我司發(fā)展需要，進(jìn)一步提高檔案管理水平，現(xiàn)將《檔案整頓歸檔制度》、《檔案保管、保密制度》、《公司檔案人員崗位責(zé)任制》、《檔案借閱制度》、《檔案記錄、鑒定和移送制度》、《檔案運(yùn)用制度》等有關(guān)制度印發(fā)給你們，希各科室（部門(mén)）參照?qǐng)?zhí)行。江蘇田娘農(nóng)業(yè)科技有限公司二00九年一月

檔案整頓歸檔制度一、我司建立文獻(xiàn)材料收發(fā)登記、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、借閱及移送等解決制度，并及時(shí)辦理，安全保管，隨時(shí)提供借閱。二、我司形成文獻(xiàn)材料由檔案室集中解決。三、實(shí)行年度歸檔制度。四、歸檔文獻(xiàn)材料能完整、真實(shí)反映我司職能活動(dòng)，整頓有序，以便查找運(yùn)用。五、文獻(xiàn)材料形成次年三月先后，將其目錄向檔案部門(mén)歸檔。關(guān)于資料及目錄一并歸檔。六、交接雙方在文獻(xiàn)資料目錄上簽字。檔案保管、保密制度一、我司檔案室設(shè)立必須檔案專用庫(kù)房和柜架，庫(kù)房結(jié)實(shí)，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。二、我司檔案室應(yīng)配備溫濕計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等。三、案卷多柜存儲(chǔ)繪制案卷存儲(chǔ)示意圖。四、我司建立全宗卷，積累存儲(chǔ)我司案卷立卷闡明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗簡(jiǎn)介等材料。五、我司檔案部門(mén)定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采用積極有效辦法，保護(hù)檔案安全。六、我司檔案部門(mén)必要貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家保密、保衛(wèi)制度，保證檔案和檔案機(jī)密安全。我司檔案人員崗位責(zé)任制一、貫徹上級(jí)檔案行政管理部門(mén)關(guān)于檔案工作方針、政策和工作規(guī)劃、布置，執(zhí)行檔案工作法律、規(guī)章和技術(shù)原則。二、集中管理我司檔案。三、負(fù)責(zé)對(duì)我司文獻(xiàn)材料收集、整頓、立卷、歸檔等工作。四、收集與檔案關(guān)于資料。五、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供檔案。六、檔案工作人員具備高中以上文化限度，具備檔案專業(yè)知識(shí)，保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案借閱制度一、查閱本我司歸檔檔案，可以直接到檔案室調(diào)閱。二、對(duì)各類檔案均按規(guī)定查閱范疇提供運(yùn)用，查閱人員要如實(shí)闡明查檔目和內(nèi)容，符合查閱條件辦理手續(xù)，方可查閱。三、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只許在檔案室內(nèi)進(jìn)行，運(yùn)用者對(duì)其機(jī)密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。四、運(yùn)用者對(duì)所借檔案要妥善保管，不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè)、涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現(xiàn)以上狀況，要追究責(zé)任，嚴(yán)肅解決。五、凡借閱檔案，借閱者均須真寫(xiě)借閱登記，限限歸還。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無(wú)損壞，文獻(xiàn)與否齊全等。七、運(yùn)用人員應(yīng)將運(yùn)用效果及時(shí)向檔案部門(mén)反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材，以更好地提供運(yùn)用。檔案記錄、鑒定和移送制度一、我司檔案部門(mén)應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)檔案收進(jìn)和移出登記簿。二、精確編寫(xiě)檔案工作狀況記錄年報(bào)，及時(shí)上報(bào)關(guān)于部門(mén)。三、依照國(guó)家關(guān)于檔案保管期限規(guī)定，制定我司保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，精確地鑒定檔案存毀。四、檔案鑒定工作，應(yīng)在我司分管負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門(mén)和關(guān)于業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同構(gòu)成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。五、銷毀失去保存價(jià)值檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)我司分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。六、我司檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必要在辦完檔案移送手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。檔案運(yùn)用制度一、我司檔案人員要熟悉所藏檔案狀況，積極理解我司各項(xiàng)工作對(duì)運(yùn)用檔案需要，積極做好提供運(yùn)用工作。二、我司檔案部門(mén)必要編制《案卷目錄》，并依照運(yùn)用工作需要編制檔案專項(xiàng)文獻(xiàn)目錄等。三、我司檔案部門(mén)應(yīng)編寫(xiě)全宗簡(jiǎn)介、組織沿革、大事記、基本數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專項(xiàng)文獻(xiàn)匯集等。四、凡運(yùn)用者都應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，并慎寫(xiě)《檔案借閱登記簿》。五、檔案部門(mén)在向運(yùn)用者提供檔案同步，應(yīng)依照需要附一張《檔案運(yùn)用效果登記表》，運(yùn)用工作結(jié)束后，由運(yùn)用者如實(shí)填寫(xiě)，及時(shí)交檔案部門(mén)存查。電子文獻(xiàn)歸檔管理制度一、歸檔范疇凡是反映和記錄本單位公務(wù)活動(dòng)，具備查考運(yùn)用價(jià)值電子文獻(xiàn)，及其有關(guān)支持軟件和數(shù)據(jù)。參照國(guó)家、省、市現(xiàn)行紙質(zhì)及其她載體文獻(xiàn)歸檔范疇執(zhí)行，并應(yīng)涉及相應(yīng)背景信息和元數(shù)據(jù)。二、歸檔時(shí)間電子文檔施行年度歸檔制度，每年度電子文獻(xiàn)整頓合格后，于次年6月底前將電子文獻(xiàn)、有關(guān)軟件及《歸檔電子文獻(xiàn)登記表》向單位檔案部門(mén)移送一套，形成部門(mén)保存一套備用。三、歸檔方式電子文獻(xiàn)歸檔方式涉及邏輯歸檔和物理歸檔。歸檔分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)進(jìn)進(jìn)行歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完畢物理歸檔。在開(kāi)展電子文獻(xiàn)歸檔初期以物理歸檔為主。四、電子文獻(xiàn)歸檔整頓1、歸檔電子文獻(xiàn)按《江蘇省歸檔文獻(xiàn)整頓規(guī)則實(shí)行辦法》規(guī)定，以件為單位進(jìn)行整頓。2、歸檔電子文獻(xiàn)應(yīng)與內(nèi)容相似紙質(zhì)或其她形式載體文獻(xiàn)之間建立精確、可靠標(biāo)記關(guān)系，普通以檔號(hào)為標(biāo)記符。3、同一全宗內(nèi)歸檔電子文獻(xiàn)按年度——保管期限辦法進(jìn)行分類，按不同保管期限分別組盤(pán)，拷貝到耐久性脫機(jī)載體上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。4、歸檔電子文獻(xiàn)目錄應(yīng)同步存有機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄，并同步拷貝到耐久性好脫機(jī)載體上保存。5、存儲(chǔ)電子文獻(xiàn)載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽。五、電子文獻(xiàn)保管規(guī)定歸檔電子文獻(xiàn)保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案普通要法度外，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17—27度之間，相對(duì)溫度應(yīng)控制在35—45%范