檔案制度樣本

檔案接收制度一、接受時間及程序1．在研究課題結束后次年7月底前歸檔。歸檔前，應先到科技處取回本組科研準備階段管理文獻，到綜合檔案室取歸檔闡明書、課題卡、案卷卡，填好后（簽字手續(xù)完備）會同本組材料進行分類（一種課題一套材料，實驗記錄本應按課題分別記錄，不得多課題任務內容記在同一記錄本上）整頓后由兼職檔案員到綜合檔案室立卷并辦理移送手續(xù)。每年11月、12月不接受科研課題歸檔工作，其他檔案照常接受。

2．機關各部門每年六月底前將預立卷文獻材料移送綜合檔案室。

3．基建項目在竣工驗收后半年內歸檔。

4．大型儀器設備在驗收后歸檔。

5．會計檔案每年十月底此前歸檔（保存兩年后）。

6．刊物檔案每年年終前立卷歸檔。

7．聲像檔案每年六月底前歸案（錄音、錄像、題辭、照片）。

8．去世五年后人事檔案每年六月底前歸檔。

9．研究生畢業(yè)論文在答辯后歸檔。

10．公開刊登論文每年三月二十日前歸檔。

11．專利檔案由科技處每年一月底前歸上年度形成專利材料。二、立卷人認真填寫移送目錄，立卷人與接受人應在移送目錄上鑒字，各保存一份（移送目錄表由綜合檔案室提供）。目

錄1、檔案管理制度2、檔案庫房管理制度3、檔案歸檔制度4、檔案保管制度5、檔案收集制度6、檔案整理制度7、檔案立卷制度8、檔案借閱制度9、檔案保密制度10、檔案統(tǒng)計制度11、檔案銷毀制度12、會計檔案管理制度13、科研檔案管理制度14、設備檔案管理制度15、基建檔案管理制度16、聲像檔案管理制度17、信用檔案管理制度18、電子檔案管理制度19、檔案室“四參加”工作制度檔案管理制度一、為加強學校檔案管理，依照《檔案法》和科技事業(yè)單位檔案目的管理規(guī)定，結合本校實際，制定本制度。二、對在學校范疇內進行黨群工作、行政管理、教學管理、教學科研、基本建設、設備儀器、學籍管理、會計等各項工作中形成具備保存價值文獻材料(涉及文獻、記錄、圖紙、圖表、報表、照片、錄音、錄像帶等)進行收集、整頓、歸檔、保管和提供運用。三、加強安全保密工作，維護檔案安全，防止發(fā)生失、泄密事件。四、負責檔密尋常借閱、信息征詢和技術服務，編制必要案卷目錄、檢索工具，為精確、及時地提供運用創(chuàng)造條件。五、歸檔范疇：執(zhí)行《山東省濟南衛(wèi)生學校檔案分類編號實行辦法》及《檔案分類主表、保管期限表》。六、歸檔基本規(guī)定：1．凡歸檔文獻材料，必要是真實反映一項工作或活動所有過程成套材料，構成原則保管單位(卷)，并編寫目錄，劃定保管期限及密級，經項目負責人或關于領導審核后，辦理歸檔手續(xù)，移送檔案室。2．歸檔文獻材料，必要用毛筆、鋼筆書寫或打印。書寫時必要用碳素或藍黑墨水。圖紙規(guī)定線條和文字清晰。七、歸檔時間：1．各職能部門兼職檔案員平時應做好文獻材料收集和積累，黨群工作類和行政管理類、教學管理類等需歸檔文獻材料，年終整頓好，于次年三月份移送綜合檔案室，由檔室負責立卷歸檔。2．科研人員在完畢一項科研課題后，兩個月內由各科兼職檔案員按學校歸檔范疇，向檔案室移送所有科研文獻材料。3．基建辦公室，在完畢一項施工任務后，兩個月內由基建辦公室兼職檔案員按歸檔范疇，向檔案室移送所有竣工文獻材料。4．會計檔案由兼職檔案員，在年初負責組織立卷工作，在會計室保存一年后，再向檔案室移送。5．設備檔案在設備、儀器開箱時，由使用部門會同關于科室、檔案人員共同清點、登記上賬，填寫人庫清單，文獻材料原本由檔案室接受存檔，復制一份交使用部門。檔案庫房管理制度一、為加強檔案庫房科學管理，最大限度地延長檔案壽命，有效地為學校各項工作提供信息，依照本校實際制定本制度。二、嚴格遵守黨和國家關于檔案安全、保密等關于規(guī)定。三、檔案柜排列整潔、規(guī)范，檔案柜與墻壁保持一定距離(不不大于10cm)，便于通風、降溫、去濕。四、庫藏檔案必要按形成規(guī)律和分類科學排架，便于查找運用。五、定期對庫房進行清理核對，做到賬物相符。六、庫房內每年更換一次防蟲藥物、防止蟲、霉損壞檔案。七、檔案入庫時要進行除塵解決，檔案在任何狀況下應避免陽光直射，如有外窗時必要備有窗簾作為遮陽辦法。八、經常保持庫內整潔通風，做好溫、濕度記錄，庫溫保持在14-２４℃，變化幅度不超過±2℃。相對濕度控制在45-60%，變化幅度不超過±5%。九、庫房內禁止煙火，不準存儲易燃易爆物品、花草、雜物等，做好防火、防盜、防潮、防光、防塵、防鼠、防污染等工作，保證檔案安全。十、檔案管理人員離開庫房時，必要關閉電源鎖好門窗，節(jié)假日前要封存庫房檔案。十一、檔案庫房是保管各種檔案重地，非檔案工作人員不得進入庫房。檔案歸檔制度一、凡記錄反映本校職工活動狀況具備日后查考運用價值各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范疇。二、各科室兼職檔案員應依照歸檔范疇將材料收集齊全，按檔案立卷規(guī)定整頓組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡要扼要，對的反映卷內內容，由檔案室統(tǒng)一書寫。四、凡立卷材料必要紙質優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，筆跡清晰。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合規(guī)定要返工重制。五、每年七月份此前必要完畢上年度檔案立卷歸檔任務。六、教學檔案、教師業(yè)務檔案按年度整頓立卷，在次年十二月份此前歸檔。七、會計檔案在會計年度終了后整頓立卷，由財務科保存一年后，移送學校檔案室歸檔。

八、科研、基建、設備、聲像、榮譽檔案普通在項目或活動結束后三個月內歸檔。檔案保管制度檔案保管工作是檔案管理工作重要環(huán)節(jié)。為維護檔案完整與安全,以便檔案運用,特制定本制度。一、檔案保管工作基本規(guī)定是：接受、移出檔案要及時登記,做到有賬有物,賬物相符,保證檔案完整與安全。二、室內檔案,按不同門類、載體,依檔號順序排列。三、檔案庫房應有防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設四、接受檔案要編制移送清單,辦理交接手續(xù)。五、嚴格執(zhí)行檔案借閱制度,履行借閱手續(xù)。六、檔案保管人員不得自行銷毀檔案,檔案銷毀工作按鑒定銷毀制度辦理。七、檔案用畢,必要及時入庫,歸卷時要仔細核對位置,避免人為差錯。八、檔案保管人員在調離和退休時,必要辦理檔案移送手續(xù)。

檔案移交制度一、依照國家檔案館《通則》規(guī)定，各機關工作中形成需要永久、長期保存檔案，在保管十年期滿后，應移送檔案館集中保存。撤銷機關檔案，應組織力量全面整頓，向檔案館移送。在未辦妥移送手續(xù)前原文檔人員不得調離。社會上散存零星歷史檔案，檔案館應采用各種形式進行收集。二、各機關向檔案館移送檔案，應齊全完整，達到規(guī)范化、原則化規(guī)定。1、進館檔案必須以全宗為單位移送，同一全宗檔案不能隨意分散。2、一種機關所有檔案，涉及錄音像、影片、照片等，應收集齊全，統(tǒng)一整頓編目，一并移送，以保持實物檔案互相聯(lián)系和完整性。3、進館檔案要分類科學，組卷合理，編目精確，檔號齊全，排列系統(tǒng)，裝訂合乎質量規(guī)定。4、移送檔案要依照分類方案，依照檔號原則，在檔案館指引下，編制檔號，做到檔號齊全。5、各機關在移送檔案同步，要隨同移送必備檢索工具。三、與檔案關于資料（涉及譜書、方志、年鑒、人物、傳記、回憶錄、黨史資料、政策法規(guī)匯編和書報雜志等）應隨同檔案一并移送，以保證檔案資料完整。四、檔案館接受檔案應制出接受方案和籌劃，做好接受前各項準備工作。五、檔案館嚴把進館檔案質量關，對不符合質量規(guī)定，應指引加工整頓，符合質量規(guī)定方可移送。檔案收集制度一、檔案收集工作，是依照國家規(guī)定，通過例行接受制度和專門征集辦法，將分散在各個科室和個人手中，以及散失在其她地方檔案，收集到檔案室集中保管。

二、檔案收集工作，要采用積極、積極態(tài)度和有效辦法，把凡屬于本檔案室保存范疇各種內容、形式和載體檔案和資料全面收集起來。

三、歷史檔案征集工作，是一項較為復雜艱巨工作，既要堅持集中統(tǒng)一管理檔案原則，又要注意工作辦法，予以恰當獎勵，以資勉勵。

四、收集進室檔案，必要核對數(shù)量與否如數(shù)，鑒定案卷與否完整，立卷與否符合規(guī)范，并履行簽字手續(xù)。檔案整理制度檔案整頓是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化過程。通過整頓使檔案管理達到有序、條理，便于為單位提供檔案服務。

一、為了保證室藏檔案質量，對移送進室檔案要按原則進行嚴格檢查和驗收，對不符合規(guī)定檔案提出整治意見，合格后再進行接受。

二、檔案整頓工作重要涉及檔案分類、立卷、案卷排列、編號和編制案卷目錄等。

三、檔案室對接受進館和征集零散文獻資料進行整頓。以年度為單位，進行科學分類、準時間和資料重要限度排列、立卷、編號、編制檢索工具。

四、為了便于管理和運用，對室藏檔案某些質量較差案卷進行必要加工整頓。對已破損和筆跡褪色重要檔案，要及時進行修復或復制。

檔案立卷制度一、為加強本校檔案管理，更好地為學校各項工作服務，結合科技事業(yè)單位檔案目的管理規(guī)定和我校實際狀況制定本制度。二、檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證完整、精確、系統(tǒng)、安全，發(fā)揮科技檔案在學校工作中作用。三、檔案室要設立預備檔案盒(卷)和登記本。文書檔案要及時回收?？萍紮n案要分段及時收。四、檔案管理人員要認真執(zhí)行關于原則，建立定期檢查制度，妥善保管好檔案，便于開放運用。檔案借閱制度一、學校各部門借閱檔案，要辦理借閱手續(xù)，運用結束后，填寫《運用效果登記表》。二、借閱檔案應在閱覽室內進行，如因工作需要借出。須經分管領導批準方可借出。三、外單位查閱檔案，應持有單位簡介信，經分管所長批準，辦理借閱手續(xù)后方可借閱。

四、調閱密級檔案材料，須經分管領導批準，其他類須經辦公室主任批準，方可借閱。密級檔案不予借出。五、查閱檔案時，不準吸煙，飲水時要離開檔案材料，以防損壞。禁止在檔案材料上圈點、劃線、注字、涂改。不準隨意拆卷、增頁、增頁。對違背規(guī)定者，視狀況予以解決。六、復制檔案材料必要經關于領導批準，由檔案室工作人員進行。檔案保密制度一、為貫徹《保密法》，保守國家機密，維護學校檔案完整與安全，特制定本制度。二、加強對檔案工作者保密教誨，樹立正保證密觀念，堅持和宣傳保密原則，采用各種辦法，維護黨和國家機密。三、為維護歷史真實面貌，檔案工作者必要加強高度責任心。保護檔案真跡不受破壞和遺失。四、學校檔案擬定為絕密、機密、秘密三種密級，對不同密級檔案采用不同保管辦法。五、學校黨政、科技檔案屬于絕密不經分管領導批準，檔案室不予提供運用。六、凡標有密級檔案，運用者不得復印。七、為防止檔案機密材料失竊，要定期清點檔案數(shù)量。八、檔案部門平日做好庫房安全工作，注意門窗與否關好，節(jié)假日要加蓋封條。檔案統(tǒng)計制度一、檔案記錄要實事求是，如實反映客觀狀況，做好精確及時，完整系統(tǒng)。二、記錄范疇重要涉及：檔案室機構、人員狀況、收藏檔案、資料狀況、檔案、資料收進和移出數(shù)量，運用狀況，檔案庫房、設備、經費、以及上級機關規(guī)定記錄內容。三、記錄工作應有專人負責，納入檔案室正常工作。四、上級機關規(guī)定上報各種記錄資料，必要按照規(guī)定記錄、填寫，經領導審查批準后方可上報。五、各種記錄資料，均應存檔。檔案銷毀制度一、銷毀檔案，必要是通過嚴格鑒定，確認失去保存價值檔案。二、銷毀檔案，應編制“銷毀檔案清冊”，寫出銷毀檔案報告，報請上級批準，未經鑒定和領導批準，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。三、對已經銷毀檔案，如無特殊狀況，普通應存儲一段時間銷毀。四、檔案銷毀，應指派本單位兩名以上人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要認真履行職責，并在“檔案銷毀清冊”上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和時間、地點、方式。五、大批銷毀檔案要送交指定工廠進行監(jiān)銷。對檔案文獻要禁止出賣或改為她用。六、“檔案銷毀清冊”及批準手續(xù)，要歸入全宗進行妥善保存。會計檔案管理制度一、為加強會計檔案管理，依照財政部、國家檔案局制發(fā)《會計檔案管理辦法》，結合我校實際制定本制度。二、會計檔案必要實行集中統(tǒng)一管理，保證其完整、系統(tǒng)、精確、安全，便于提供運用。三、當年形成會計檔案在會計年度終了后，由財務科兼職檔案員在年初負責組織立卷工作，依照<檔案法>規(guī)定期間向檔案室移送。四、移送時，應填寫入庫登記表，雙方要依照入庫登記表檢查核對，履行簽字手續(xù)。五、財務科所形成會計檔案，由財務科兼職檔案員負責整頓、立卷裝訂成冊，封面和首頁內容應按規(guī)定填寫完整。六、接受保管會計檔案原則上應保持原卷冊封裝，個別需要拆封重新整頓應會同財務科進行。七、會計檔案材料必要完整，可以客觀地反映實際，具備精確性。八、會計檔案應分類科學、系統(tǒng)、編目合理，便于保管和運用。九、凡不符合原則案卷，檔案室有權回絕接受?？蒲袡n案管理制度一、為加強科研檔案管理，更好地為學校各項工作服務，結合科技事業(yè)單位檔案目的管理規(guī)定，結合我校實際制定本制度。二、科研檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證完整、精確、系統(tǒng)、安全，發(fā)揮科研檔案在學校工作中作用。三、科研文獻材料在科研項目完后，兩個月內由項目負責人按學校制定歸檔范疇，向檔案室移送所有文獻材料，歸檔科研文獻材料必要是原件。四、歸檔文獻材料，必要完整、精確、系統(tǒng)，按本校制定歸檔范疇整頓歸檔，不符合規(guī)定，檔案室不予接受。五、移送科研文獻材料時，須填寫歸檔表一式兩份，由部門負責人及主管領導簽字，由交接雙方逐份清點，方可辦理交接手續(xù)。六、歸檔文獻材料，要書寫整潔，筆跡清晰，文字書寫須用碳素墨水或藍黑墨水，禁止用圓珠筆、鉛筆、彩色筆和紅墨水。設備檔案管理制度一、為加強設備檔案管理，依照科技事業(yè)單位檔案目的管理規(guī)定，結合我校實際制定本制度。二、設備、儀器檔案實行集中統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮設備、儀器檔案在學校各項工作中作用，保證其完整、系統(tǒng)、精確、安全，便于提供運用。三、設備、儀器開箱，由主管使用部門，會同器械科、檔案室共同清點，登記上帳，填寫入庫清單，交接雙方在入庫清單上簽字，文獻材料原本由檔案室接受存檔，并提供復制本交使用單位。四、凡擅自開箱拿走文獻材料，不向檔案室移送者，檔案室在合同上不予簽字，財務科不予報銷。五、設備、儀器運營、維修記錄，于次年二月份前整頓裝訂后，由使用部門移送檔案室。報廢報告及批復，器械科每年向檔案室移送一次。六、引進設備、儀器譯稿，在翻譯完畢后，經譯稿人、校對人、負責人會簽后，由譯制部門向檔案室移送。七、設備、儀器檔案規(guī)定書寫整潔，線條清晰，書寫必要使用炭素墨水或藍黑墨水，禁止用圓珠筆、鉛筆、彩色筆和紅墨水。八、設備、儀器檔案文獻材料，必要完整、精確，編號、分類科學。九、排列組卷，編寫案卷目錄、案卷封面編寫合理，便于提供運用?；n案管理制度一、為加強學校基建檔案管理，依照科技事業(yè)單位檔案目的管理規(guī)定，結合我校實際制定本制度。

二、基建檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案完整、精確、系統(tǒng)和安全，為學校各項工作服務。三、基建辦公室兼職檔案員從每項工程立項至竣工驗收全過程中，都要注意保管和收集，核對所有材料，保證材料齊全、完整和精確，于竣工后立卷向檔案室移送。四、凡是技術和反映本單位關于基建方面文字材料都應歸檔。五、歸檔文獻材料必要達到齊全、完整、精確、圖物相符、圖在整潔、圖紙線條筆跡清晰，藍圖顯影清晰，紙張優(yōu)良。六、歸檔文獻材料，必要筆跡清晰，文字書寫需用碳素墨水或藍黑墨水，禁止用圓珠筆、鉛筆、彩色筆和紅墨水。聲像檔案管理制度一、聲像檔案是指學校各項活動中形成具備保存價值照片（涉及底片）、磁帶、錄音帶、錄像帶等載體材料。二、聲像檔案應實行和集中統(tǒng)一管理。以便提供運用。三、學校各部門形成聲像材料，拍攝、錄制、編輯工作完畢后，經檔案室鑒定，一種月內按照完整、精確、系統(tǒng)原則，辦理簽字手續(xù)后，向檔案室移送。四、歸檔聲像材料必要是原件、原版、照片、底片齊全，并要有詳細記錄，時間、地點、人物、攝錄入。五、歸檔聲像材料必要達到完整、精確，聲音清晰，圖象清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌。六、聲像檔案原則上不外借，特殊狀況需經主管領導批準。七、聲像檔案整頓要按不同種類，載體進行組卷、編目。使用不同裝具分別排列存儲。信用檔案管理制度一、信用檔案是記錄、反映或證明單位在技術、財務、質量、資質、法人行為、商標注冊等方面信用狀況具備保存價值文字、證書、報表、實物、音像等材料。二、為保證信用檔案完整、精確、系統(tǒng)、安全，由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。三、校內各部門所形成某些信用檔案，如：資質、法人行為、質量等信用檔案應及時歸檔。四、校內各部門所形成另一某些信用檔案，如：錄像、照片、錄音等工作完畢后應在規(guī)定期間內向檔案室移送。五、歸檔錄像、照片、錄音必要是