公文處理工作培訓教程

公文處理工作交流材料2021年9月15日整理課件辦公室工作辦公室是一個機關或部門內為領導決策和實施決策效勞的綜合辦事機構，是領導的耳目和左右手，是工作運轉和承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐。辦文辦會辦事辦文要標準辦會要細致辦事要用心

辦公室只有很好的發(fā)揮了自身的功能，才能效勞好領導、效勞好機關、效勞好基層和群眾。整理課件第一局部公文種類整理課件公文——公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。由于公文的種類繁多，其性質、特點各異，使用范圍不同，頒發(fā)程序、標準程度、執(zhí)行落實的行政約束力不一，又有保密程度、緊急程度之分，因而比較龐雜。對現代公文文種的分類標準，目前尚沒有統(tǒng)一的認識和一致的意見。整理課件

〔一〕標準性公文行政機關標準性公文共15種。分別是：決議、決定、命令〔令〕、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。整理課件2.決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或撤消下級機關不適當的決定事項。決定具有特定的權威性、全局性、群體性和強制性，各部門必須堅決貫徹執(zhí)行。例如：1.云南省人民代表大會常務委員會關于批準?昆明市環(huán)境保護條例?的決定2.彌勒市人民政府關于加快全市工業(yè)開展的決定整理課件3.命令〔令〕適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和個人?？h以上人民政府可以發(fā)布命令〔令〕，其他機關和人員無權發(fā)布；文號不受年限制，可以一直編下去。例如：中華人民共和國主席令整理課件4.公報適用于公布重大決定或者重大事項。例如：1.中華人民共和國和斐濟群島共和國新聞公報2.中華人民共和國國務院公報整理課件5.公告適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。具有權威性，一般由各級人大和國家行政機關制發(fā)。除個別單位因業(yè)務也可用外，行政機關一般事項不隨便使用。例如：1.毛主席宣布中華人民共和國中央人民政府成立的公告2.中華人民共和國全國人民代表大會公告整理課件6.通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。通告具有較強的強制性和約束力，屬法規(guī)性或懲治性的，可先印發(fā)有關部門，再登報或張貼，以便事后備查。例如：1.新疆電力工業(yè)局關于使用定期借記業(yè)務結算方式的通告2.節(jié)目通告整理課件7.意見適用于對重大問題提出見解和處理方法。例如：1.中共中央辦公廳國務院辦公廳關于依法處理涉法涉訴信訪問題的意見2.四川省人民政府辦公廳關于進一步加強城鄉(xiāng)生活垃圾處理工作的實施意見整理課件8.通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，以及批轉、轉發(fā)公文。例如：1.中共中央辦公廳國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國〔境〕旅游的通知2.彌勒市人民政府辦公室關于成立棚戶區(qū)改造工作領導小組的通知整理課件9.通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況。通報具有針對性、準確性、真實性和時效性，要及時、準確。例如：1.國務院辦公廳關于對少數地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報2.開遠市人民政府辦公室關于2021年第二季度政務信息采用情況的通報整理課件10.報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告是讓上級閱知，不需辦理答復的公文，不能夾帶請示事項。例如：1.元陽縣人民政府關于縣第十四屆人民代表大會第一次會議代表建議、批評和意見辦理情況的報告2.竹園鎮(zhèn)關于貫徹落實州委七屆七次和市委一屆一次全體〔擴大〕會議精神及常委會2021年工作要點進展情況的報告整理課件11.請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示是下級機關向上級機關請求指示、批準辦理事項使用的公文。在具體應用時要注意：不能與“報告〞文種合用，寫成“請示報告〞；不得用“報告〞代替“請示〞；主送機關只有一個，不能一文多送，如公文內容涉及的部門可用抄送形式分送，但不能抄送下級機關；一文只能一事，不能一文多事；不能越級行文；除上級領導要求外，一般不得給領導個人行文；末尾可用“當否，請示。〞但不能用“當否，請示！〞；應在附注位置、發(fā)文時間后注明聯系人和聯系。例如：1.彌勒市人民政府關于申請彌勒市太平雨補水庫輸水干渠工程煙草行業(yè)援建資金的請示2.彌勒市人民政府關于申請籌建彌勒鑫源小額貸款有限責任公司的請示

整理課件12.批復適用于答復下級機關的請示事項。批復要有針對性，請示什么批復什么，文字要簡潔。對重大事項應正式行文答復，對一般問題可或口頭答復。例如：1.國務院關于同意將云南省會澤縣列為國家歷史文化名城的批復2.彌勒市人民政府關于同意彌勒二中別離辦學的批復整理課件13.議案適用于各級政府按法律程序向同級人大提請審議的事項。屬于法規(guī)性的議案和人事任免，一般以政府文件報送，落款為主要領導簽名章。例如：1.國務院關于提請審議興建長江三峽工程的議案2.沈陽市人民政府關于組織發(fā)動全市人民綜合治理開發(fā)建設渾河沈陽城市段的議案整理課件14.函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函屬于詢問和答復事項，一般用機關信即可；屬于請示批準答復的事項，應該用正式文件或信函式文件，便于備存，以示重視。例如：1.彌勒市人民政府辦公室關于做好市城南片區(qū)規(guī)劃建設用電的函〔主送單位：市供電公司〕2.彌勒市人民政府關于云桂鐵路彌勒段建成后將局部輔助隧道移交地方管理用作人民防空設施的函〔主送單位：云桂鐵路云南有限責任公司丘北指揮部〕整理課件15.紀要適用于記載會議情況和決定事項。要注意：要有固定的文件頭〔紅頭〕；要有紀要的標題，如：彌勒市出租車運營相關問題協(xié)調會議紀要，居中排布；開頭不需標注主送機關；要標注紀要成文時間；不蓋發(fā)文機關公章；要正文下空一行，左空2個字符用3號方正黑體GBK字體依次標注“出席、列席或者請假人〞，后面加全角冒號，用3號方正仿宋GBK字體標注單位和姓名；最后標注主送機關，如有抄送機關也要標注，明確印發(fā)的范圍。例如：1.市第一屆人民政府第9次常務會議紀要2.2021年全市農業(yè)農村工作會議紀要整理課件常用標準性公文當前，我們常用的標準性公文一般有7種：報告、請示、通知、函、紀要、批復、意見。整理課件〔二〕非標準性公文除15種標準性公文之外，如調查報告，工作方案類，工作總結類，提案、建議、說明，講話稿類，簡報信息類，書信類公文，表格類公文，大事記等，都屬于非標準性公文。整理課件第二局部公文處理中存在的問題整理課件〔一〕標題不標準，不完整1.標題不全。局部單位的文件仍然沒有標注發(fā)文機關，大家只能從發(fā)文機關標志和落款處判斷文件是從哪里發(fā)出的，不利于公文的有效運轉和辦理。例如：?關于彌勒工業(yè)園區(qū)招商引資優(yōu)惠方法的請示?〔錯誤〕；?彌勒市工業(yè)園區(qū)管理委員會關于彌勒工業(yè)園區(qū)招商引資優(yōu)惠方法的請示?〔正確〕。

整理課件2.標題重復、太長。局部鄉(xiāng)鎮(zhèn)、市屬各辦、局在轉發(fā)上級文件的過程中，采取套用省、州、市有關文件標題的方法，使介詞“關于〞或“對〞、動詞“轉發(fā)〞、文種“通知〞反復出現，有的在一個標題內重復使用兩個以上文種，造成標題重復、繁瑣。例如：?紅河州人民政府關于印發(fā)2021年州政府工作報告主要工作任務分解立項督辦責任書的通知?→?彌勒市人民政府關于對2021年州政府工作報告主要工作任務進行分解立項督辦的通知?〔錯誤〕→?彌勒市人民政府關于2021年州政府工作報告主要工作任務進行分解立項督辦的通知?〔正確〕

整理課件3.濫用標點符號。原來省政府辦公廳規(guī)定公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但局部機關在印發(fā)文件時經常在公文標題中出現多種標點符號。4.亂用文種。其中最為普遍的就是“請示〞和“報告〞混用，報告中夾帶請示，“請示〞是辦理件，是需要辦理、批復的；而“報告〞是告知件，不需要辦理、不需要批復。局部鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位混用這兩種文種，致使需要及時辦理的文件不能及時辦理，延誤了時機。整理課件〔二〕局部公文太長，語言不精練開頭繞山涉水，主題不清，主要意思沒有表現出來，讓人看完不知道要干什么。有些請示要上級機關答復什么不清楚，有些通知要部門做什么沒有說清楚。整理課件〔三〕公文中錯字、別字，時間和錯誤數據仍然存在一是公文中仍然存在錯字、別字；二是單位名稱不準確，亂用單位名稱，或者仍然只用機構改革前的單位名稱；三是領導名字和職務不準確；四是文中使用時間、數據不準確，特別是時間、計量單位經常出現錯誤。這些問題的出現，完全是辦文人員不認真，不細心造成的。整理課件〔四〕公文印制格式、版記不標準

公文格式正確與否，不僅關乎機關形象，而且直接關系到公文作用的有效發(fā)揮。但局部發(fā)文機關往往無視細節(jié)，認為只要正文通順、合理，能說明問題就可以了，所以無視了公文處理的許多細節(jié)，表現在：一是字體不標準、不統(tǒng)一。對一級標題、二級標題和正文落款的字體標注沒有嚴格按規(guī)定執(zhí)行，完全依據個人喜好使用字體；二是結尾用語不標準。一些文件如請示、報告等，一般應在落款之前標識結尾用語，但局部公文處理機關，往往對請示、報告等的結尾用語不加區(qū)別，貽誤工作，達不到發(fā)文的目的；三是機構層次的標注不標準。局部公文處理機關對結構層次的標注，往往憑經驗進行，前后不統(tǒng)一，沒有按公文處理的序數層次標注結構層次。整理課件〔五〕公文處理工作人員流動性大，公文辦理質量不穩(wěn)定

整理課件第三局部對新公文的格式說明整理課件〔一〕發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或標準化簡稱＋“文件〞二字組成。居中排布，使用方正小標宋GBK字體〔具體多大字號，根據發(fā)文機關名稱字數的多少來定，但必須小于22mmX15mm〕，紅色。聯合發(fā)文時主辦機關名稱排在前。整理課件〔二〕發(fā)文字號在發(fā)文機關標志下面空一行居中，年份用全稱、用六角號括入，號數用阿拉伯數字標注，號數不加“第〞，不編虛位，1不能編為01，應為：〔彌政發(fā)〔2021〕1號〕，也有常見錯誤：彌政發(fā)【2021】1號或彌政發(fā)[2021]1號。使用3號方正仿宋GBK字體。上行文的字號與簽發(fā)人在同一行。整理課件〔三〕簽發(fā)人由簽發(fā)人〔用3號方正仿宋GBK字體〕加全角冒號和簽發(fā)人姓名〔用3號方正楷體GBK字體〕組成。聯合行文有2個以上簽發(fā)人的從左向右編排，一般每行排2個姓名。整理課件〔四〕公文標題發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種，字體按照?國家行政機關公文格式?規(guī)定，應使用2號方正小標宋GBK字體標注；位置在紅色分隔線下空2行居中。如果標題太長，一般使用梯形或菱形。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章的文件標題可加書名號外，一般不用標點符號，更不能引用發(fā)文字號作為標題內容。整理課件〔五〕主送機關在標題下空一行頂格，用3號方正仿宋GBK字體標注主送機關，后用全角冒號。整理課件〔六〕正文正文必須首頁顯示。一般用3號方正仿宋GBK字體。編排在主送機關下一行。公文的結構層次序數，“第一層次〞寫成“一、〞〔用3號方正黑體GBK字體〕；“第二層次〞寫成“〔一〕〞〔用3號方正楷體GBK字體〕，后面不加任何符號；“第三層次〞寫成“1〞〔用3號方正仿宋GBK字體〕，后面加“.〞符號；“第四層次〞寫成“〔1〕〞〔用3號方正仿宋GBK字體〕。正文排版標準為每頁編排22行、每行28個字。整理課件〔七〕附件在正文下空一行，左空2格用3號方正仿宋GBK字體標注“附件〞，后標全角冒號，如有2個以上附件，用阿拉伯數字標注，每個附件另起一行，但必須與第一個附件的序號對齊。每個附件末尾不用標點符號。附件應當另起一頁編排。另起一頁左上角第一行頂格用3號方正黑體GBK字體標注“附件〞，附件標題在第三行居中。整理課件〔八〕發(fā)文機關署名在成文時間之上，必須使用全稱或標準化的簡稱，要加蓋印章。整理課件〔九〕成文時間一般右空4個字編排。年、月、日必須標全，使用阿拉伯數字標注。成文時間以簽發(fā)人簽發(fā)時間為準。如果有2個以上簽發(fā)人，以最后一個簽發(fā)人時間為準。月、日不編虛位，即7月1日不能編為07月01日。整理課件〔十〕加蓋印章公文有加蓋印章的公文和不加蓋印章的公文。文件一般要加蓋發(fā)文機關印章，不管是單一行文還是聯合行文，印章頂端應當離正文一行之內。明傳電報不加蓋印章。整理課件〔十一〕附注如有附注，編排在成文時間下一行，居左空2格加圓括號，如：〔此件發(fā)至縣團級或此件可以公開〕。整理課件〔十二〕主題詞新的公文處理取消主題詞。整理課件〔十三〕抄送機關一般用4號方正仿宋GBK字體。抄送單位之間用逗號隔開，末尾用句號。在印發(fā)機關和印發(fā)時間上一行，左右各空一個字符編排，另起一行時與冒號