公司文檔管理制度

公司文檔管理制度前言本公司文檔管理制度的目的是為了規(guī)范公司內(nèi)部各類文檔的創(chuàng)建、傳輸、存儲(chǔ)、分類和銷毀等方面的管理，以更好地保障公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，并且防止公司文檔泄密等事件的發(fā)生。為此，制定本規(guī)程以求更好地管理公司內(nèi)文檔。相關(guān)定義文檔：包含文本、圖形、聲音以及其他有形表示形式的任何記錄，無論其載體是什么（包括硬盤、光盤、紙質(zhì)等）。原件：指文檔的最初形態(tài)，原始存在形式的文檔。副本：在保證與原件密切一致的基礎(chǔ)上，使用物理、電子等方式產(chǎn)生的文檔，作為原件的同步或異步拷貝，其與原件的權(quán)利義務(wù)和處理方式相同。保密：指信息在一定范圍內(nèi)不被非授權(quán)人員知曉、使用和傳播的一種狀態(tài)，具有嚴(yán)格的限制性、可靠性、安全性和保密期限。管理范圍本規(guī)程適用于公司內(nèi)部所有文檔的管理。文檔的創(chuàng)建管理提交文檔：?jiǎn)T工應(yīng)于文檔編制前聯(lián)系管理人員進(jìn)行咨詢，管理人員將負(fù)責(zé)向提交者說明本條規(guī)定及涉密程度，審核報(bào)批并授權(quán)提交者根據(jù)規(guī)范進(jìn)行編制，而對(duì)于極秘文檔的編制須事先與管理人員磋商并報(bào)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。標(biāo)題格式：標(biāo)題宜簡(jiǎn)明扼要，精練概括，頂格書寫。正文格式：正文應(yīng)行距1.5倍或倍數(shù)行間距，兩端整齊，左右對(duì)齊，頁面不能留有分散字，不節(jié)約用紙，版面規(guī)整。字號(hào)字體：正文字號(hào)建議使用中文宋體小四號(hào)；英文字母、數(shù)字建議使用TimesNewRoman號(hào)和13號(hào)。印發(fā)文格式：印發(fā)文由公司管理人員負(fù)責(zé)編制，印發(fā)，并于印發(fā)文的文末注明制定日期和實(shí)施日期；印發(fā)文原則上應(yīng)在12個(gè)小時(shí)內(nèi)送達(dá)各廳室、街道、報(bào)社。文檔的存儲(chǔ)管理存儲(chǔ)流程：每種文檔用獨(dú)立的文件夾存放，并按照年份和月份進(jìn)行歸檔。每個(gè)文件夾應(yīng)當(dāng)設(shè)置訪問權(quán)限和備份權(quán)限，確保數(shù)據(jù)不會(huì)被非授權(quán)人員訪問和篡改。對(duì)于極其重要且涉密的文檔，在磁盤里同時(shí)存檔一份。存儲(chǔ)方式：硬盤存儲(chǔ)：通過安裝管理軟件，對(duì)電腦中的文檔進(jìn)行分類、目錄化和備份。紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于影響公共信用的文件應(yīng)以紙質(zhì)形式存檔，難度大、證明力強(qiáng)、根據(jù)實(shí)際需要制作整理并妥善保管。存儲(chǔ)時(shí)間限制：對(duì)于非敏感文檔，存儲(chǔ)時(shí)間不短于2年。對(duì)于敏感文檔，存儲(chǔ)時(shí)間按實(shí)際情況靈活處理。對(duì)于已經(jīng)停止使用的文檔，應(yīng)及時(shí)刪除或銷毀其原件與復(fù)印件，不允許長(zhǎng)期存在。文檔的傳輸管理傳輸方式：公共媒介傳輸：如U盤、光盤、電子郵箱等；專用網(wǎng)絡(luò)傳輸：公司內(nèi)部專有的文件傳輸、共享硬盤；文件打?。簯?yīng)使用專業(yè)打印機(jī)，并在使用之后，將打印涉及文檔原片及時(shí)保管并銷毀。傳輸前密級(jí)鑒定：每個(gè)員工傳輸涉密文件前應(yīng)先進(jìn)行涉密級(jí)別的鑒定，保密級(jí)別高的文檔需進(jìn)行相應(yīng)的保密措施，避免信息泄露。傳輸安全控制：對(duì)于涉及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈臋n，應(yīng)設(shè)置傳輸密碼；確定網(wǎng)傳目標(biāo)，需嚴(yán)格授權(quán)；下載前，應(yīng)先查看文檔內(nèi)容并核實(shí)源頭信息，以免安裝木馬或病毒等惡意軟件。文檔的銷毀管理銷毀流程：普通文檔的銷毀需經(jīng)員工申請(qǐng)并經(jīng)管理人員批準(zhǔn)。涉密、機(jī)密文件在報(bào)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，科室刑設(shè)銷毀清單，并在銷毀前向相關(guān)部門告知其銷毀事項(xiàng)。銷毀方式：機(jī)密、涉密的文檔，應(yīng)由專人進(jìn)行銷毀，銷毀人員應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)的規(guī)定進(jìn)行銷毀，如通過燒毀、切割、化學(xué)處理等方式進(jìn)行；普通的文件可以通過碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀。文檔的管理人員文檔保管員：負(fù)責(zé)文檔的儲(chǔ)存、借閱審查和銷毀等工作，在文檔管理方面具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。文檔管理員：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文檔資料的申報(bào)，審核和收存工作，并按照公司規(guī)定的保密等級(jí)進(jìn)行文檔分類和歸檔。技術(shù)支持人員：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)的維護(hù)，確保音像及互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備的使用和運(yùn)維。文檔的違規(guī)處理對(duì)于故意違反公司文檔管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)苛處理程序由公司《違紀(jì)違規(guī)處理?xiàng)l例》進(jìn)行規(guī)定。凡散布公司機(jī)密文件、篡改文件的行為，不僅要進(jìn)行追究責(zé)任的行政、監(jiān)管等法律責(zé)任，并向其它相關(guān)部門政府等機(jī)構(gòu)舉報(bào)以提醒注意，嚴(yán)懲不貸。一經(jīng)查實(shí)，公司將給予開除或紀(jì)律警告處分。結(jié)語本制度是為了規(guī)范公司文檔管理制