第1周辦公自動化課程介紹

第1頁文秘14辦公自動化Officeautomatic第2頁談一談你對這門課的理解。你希望學(xué)點什么？第3頁第1章辦公自動化概述辦公自動化是信息社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者結(jié)合為一個辦公體系，構(gòu)成一個效勞于辦公業(yè)務(wù)的人機信息處理系統(tǒng)。充分利用各種辦公信息資源，提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)層次進入管理層，甚至輔助決策層，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。第4頁1.1辦公自動化概念1.2辦公自動化的開展歷史1.3辦公自動化的分類1.4辦公自動化系統(tǒng)的功能與特點1.5課程介紹和學(xué)習(xí)目標第1章辦公自動化概述第5頁1.1

辦公自動化概念辦公自動化〔OA，OfficeAutomation〕，是70年代中期興旺國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)工作效率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，開展起來的一門綜合性技術(shù)。根本任務(wù)：利用先進的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一局部辦公業(yè)務(wù)的處理，提高工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策。第6頁1.1

辦公自動化概念辦公自動化=人以外的各種設(shè)備+辦公人員=人機信息系統(tǒng)?？梢孕蜗蟮乩斫鉃椋k公人員運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳播信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙辦公。第7頁辦公自動化經(jīng)歷了以下的三個開展階段：第一代：以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS〔ManagementInformationSyster，管理信息系統(tǒng)〕系統(tǒng)。最大特點是基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用。第二代：以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)。第三代：以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)。1.2辦公自動化的開展歷史第8頁第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如機、打字機、復(fù)印機等；1.2辦公自動化的開展歷史第9頁第二個階段的主要標志是普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文字排版輸出和進行人事、財務(wù)等信息的管理等；1.2辦公自動化的開展歷史第10頁第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等工作。1.2辦公自動化的開展歷史第11頁1.3.1從技術(shù)的應(yīng)用范圍上分類1.3

辦公自動化的分類1．個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理、多媒體技術(shù)等內(nèi)容。這是該課程最主要的學(xué)習(xí)內(nèi)容。第12頁1.3

辦公自動化的分類2．群體辦公的自動化群體辦公是指支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)。支撐群體辦公的自動化技術(shù)具有以下特征?！ぞW(wǎng)絡(luò)化〔Internet/Intranet〕·智能化〔Intelligence〕第13頁1.3.2從系統(tǒng)的功能層次上分類1.3

辦公自動化的分類按照其功能層次可以分為以下3類。1．事務(wù)型的辦公自動化系統(tǒng)。支持一個機構(gòu)內(nèi)各辦公室的根本領(lǐng)務(wù)活動，主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。比方：我們學(xué)校的OA第14頁事務(wù)型的辦公自動化系統(tǒng)第15頁1.3

辦公自動化的分類2．管理型的辦公系統(tǒng)。包含業(yè)務(wù)管理的那局部功能，是事務(wù)型辦公系統(tǒng)和支持職能管理活動的管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。3．決策型辦公系統(tǒng)。包括決策支持功能，是在管理型辦公系統(tǒng)的根底上再加上決策支持系統(tǒng)而構(gòu)成，除具備前述的功能外，還具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析、評測等決策支持的功能。第16頁1.3

辦公自動化的分類注意:

實際環(huán)境中，上面的3個分類界線并不是很明顯的，以一種功能為主兼有其他功能的混合型辦公自動化系統(tǒng)為多。第17頁1.4.1OA的主要功能1.4

辦公自動化系統(tǒng)的功能與特點辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)以下7個方面的功能。第18頁1.4.1OA的主要功能1.4

辦公自動化系統(tǒng)的功能與特點

1．內(nèi)部通信平臺的建立。

2．信息發(fā)布平臺的建立。

3．工作流程的自動化。

4．文檔管理的自動化。

5．輔助辦公。

6．信息集成。

7．分布式辦公的實現(xiàn)。內(nèi)部通信工作流程第20頁1.4.2辦公自動化系統(tǒng)的主要特點1.4

辦公自動化系統(tǒng)的功能與特點辦公自動化的特點主要可以分為以下4個方面。

1．先進性

2．實用性

3．通用和可擴展性

4．自動化第21頁課程介紹與學(xué)習(xí)目標辦公自動化：軟件(上)與硬件〔下〕MicrosoftOffice2023WordExcelPowerPointOffice功能列表第22頁應(yīng)用程序支持的文件類型編輯的文檔類型WordWord文檔、Web頁、文檔模板、RTF、純文本等公函、學(xué)術(shù)論文、簡歷、新聞簡報、報告、表格ExcelExcel工作簿、Web頁、模板、文本文件等數(shù)據(jù)表格（賬單、收據(jù)、地址簿、人事通訊錄等）、圖表、簡單數(shù)據(jù)庫PowerPoint演示文稿、Web頁、演示文稿設(shè)計模板、PowerPoint放映、大綱/RTF文件等商業(yè)和學(xué)術(shù)演示文稿、幻燈片放映FrontPageWeb頁、FrontPage模板、超文本模板等Internet網(wǎng)頁AccessAccess數(shù)據(jù)庫、Web頁、數(shù)據(jù)庫中內(nèi)容可導(dǎo)出為多種文檔格式，如doc,xls等桌面型數(shù)據(jù)庫、Internet上的數(shù)據(jù)庫第23頁課程介紹與學(xué)習(xí)目標掌握Word的根本編輯、文字編排、圖文混排、表格處理、長文檔的編排、郵件合并掌握Excel的根本操作和數(shù)據(jù)格式化方法，掌握