采購管理子系統(tǒng)課件

ERP應(yīng)用人才資質(zhì)認(rèn)證系列教材之采購管理子系統(tǒng)

系統(tǒng)主畫面日常業(yè)務(wù)流程根本信息的設(shè)置系統(tǒng)概述期初開賬一二三四五常用報(bào)表六1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.1系統(tǒng)特色采購管理子系統(tǒng)有哪些特色呢？采購部采購管理子系統(tǒng)中提供了多角度的請購、采購、進(jìn)貨的進(jìn)度管控報(bào)表方便在日常作業(yè)中做跟催及管理，到達(dá)準(zhǔn)時(shí)交貨的目的。針對公司內(nèi)部對供給商的評估及管理，提供供給商ABC分析表等分析報(bào)表，將供給商做等級區(qū)分，提供給管理者制定采購政策時(shí)的參考依據(jù)。對于日常采購工程，系統(tǒng)將詳實(shí)記錄商品報(bào)價(jià)信息及供給商價(jià)格變動(dòng)過程，作為公司內(nèi)部審查和核準(zhǔn)的依據(jù)。對于采購價(jià)格管理，系統(tǒng)提供了價(jià)格異常以及交貨異常及交貨異常的管理報(bào)表，用來檢核采購是否有異常，供管理者來評估供給商與采購人員的績效…………1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)詢價(jià)

采購核價(jià)

與供應(yīng)商建立「伙伴」情誼

采購

請購以最低的成本

實(shí)時(shí)的送達(dá)需要的地方

向供應(yīng)商提出需求

正確質(zhì)量的物品

1.2系統(tǒng)效益系統(tǒng)效益采購作業(yè)是企業(yè)必備的機(jī)能，因?yàn)榇蟛糠莸钠髽I(yè)都無法自制產(chǎn)銷所需的物料。

系統(tǒng)效益A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商D供應(yīng)商必須由其它供給商制造后，再交由企業(yè)接手制造組裝或是銷售販賣，來創(chuàng)造出更大的附加價(jià)值與利潤。1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.3與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)采購系統(tǒng)存貨管理物料需求方案應(yīng)付賬款自動(dòng)分錄批次需求方案產(chǎn)品結(jié)構(gòu)根本信息進(jìn)口管理工單管理1.系統(tǒng)概述系統(tǒng)特色系統(tǒng)概述系統(tǒng)效益采購流程與其他系統(tǒng)關(guān)聯(lián)1.4采購流程請購單采購單進(jìn)貨單退貨單退貨折讓單采購發(fā)票付款單各部門物料需求用品短缺供應(yīng)商接單供應(yīng)商狀況調(diào)整采購變更單實(shí)際領(lǐng)用＋庫存量庫存增加，應(yīng)付增加。庫存減少，應(yīng)付減少。應(yīng)付賬款增加庫存無影響，應(yīng)付減少。應(yīng)付賬款減少財(cái)務(wù)處理-見【財(cái)務(wù)模塊篇】需求狀況修正修正∩系統(tǒng)主畫面錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價(jià)格管控3.根底設(shè)置如果在采購條款里，供給商要求下采購單時(shí)需先支付一定比率的訂金，那么需要在這個(gè)字段輸入訂金比率。3.1錄入供給商信息同表示一批采購序號，是否可分屢次進(jìn)貨。初次交易日自行輸入，最近交易日期那么由進(jìn)貨單回寫。ABC等級：按供給商的進(jìn)貨凈額來評定供給商的重要性等級，可自行輸入，也可通過本系統(tǒng)的“供給商ABC分析表〞，由系統(tǒng)評級來更新等級。交貨評級和質(zhì)量評級：評定供給商的交貨時(shí)程、質(zhì)量狀況。可自行輸入，也可通過本系統(tǒng)的“供給商評級’，由系統(tǒng)執(zhí)行評級更新等級。已核準(zhǔn)：可交易，開窗也可查詢。尚待核準(zhǔn)：開窗查詢不到，無法交易，會(huì)提示"尚待核準(zhǔn)"。不準(zhǔn)交易：開窗查詢不到，無法交易，會(huì)提示“不準(zhǔn)交易〞核準(zhǔn)狀況的變更錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價(jià)格管控3.根底設(shè)置3.2錄入品號信息〔采購〕成功集團(tuán)采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數(shù)碼相機(jī)-SL系列」的主要采購供給商，經(jīng)過一陣詢比議價(jià)后，決定是「三星公司」了。后續(xù)該品號的默認(rèn)采購供給商遇到存貨即將缺乏時(shí)的補(bǔ)貨方法，依據(jù)品號特性選擇固定/變動(dòng)前置天數(shù)：按采購此產(chǎn)品的前置天數(shù)。不管采購一個(gè)或多個(gè)都需要消耗的時(shí)間，稱為〞固定前置天數(shù)“；會(huì)隨著采購的數(shù)量多少而改變的時(shí)間，稱為〞變動(dòng)前置天數(shù)“。批量：配合變動(dòng)前置天數(shù)使用，例如供給商生產(chǎn)2000個(gè)料件，需要消耗1天的時(shí)間。某一采購品號需于7/20交貨4,000pcs；9天

7天1天)(

x2,0004,000=+=固定前置天數(shù)變動(dòng)前置天數(shù)批量采購量采購前置天數(shù)+=)x(2,000pcs批量變動(dòng)前置天數(shù)固定前置天數(shù)7654321（未考慮假日表）7/207/11交貨日采購日計(jì)算出前置天數(shù)，作為推算預(yù)計(jì)采購日的依據(jù)。錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價(jià)格管控3.根底設(shè)置3.3價(jià)格管理作為采購時(shí)的參考單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價(jià)：手動(dòng)輸入最近進(jìn)價(jià)：最近一張進(jìn)貨單審核回寫記賬本位幣=原幣*匯率記錄各供給商的核價(jià)數(shù)據(jù)或是實(shí)際進(jìn)價(jià)數(shù)據(jù)。由更新核價(jià)的單據(jù)審核回寫或手動(dòng)輸入而來基本信息子系統(tǒng)

限制品號的采購進(jìn)價(jià)不得超過上限價(jià)格假設(shè)要管制，系統(tǒng)會(huì)以「供給商核價(jià)」、「最近進(jìn)價(jià)」或「標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價(jià)」作為基準(zhǔn)和判斷的依據(jù)，來控管采購單價(jià)的范圍。例如：「數(shù)碼相機(jī)-SL系列」向「三星公司」采購的第一取價(jià)順位是＄4,000。表示采購單價(jià)必須低于或等于4,200元「單價(jià)上限率」設(shè)置為5%最高采購單價(jià)=供給商單價(jià)x(1+單價(jià)上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200假設(shè)要啟用進(jìn)價(jià)控制，不僅需要勾選【錄入品號信息】里的“進(jìn)價(jià)控制〞，而且也要需勾選【設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)】里單據(jù)的“進(jìn)價(jià)控制〞。進(jìn)價(jià)>4200所以會(huì)報(bào)錯(cuò)錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價(jià)格管控3.根底設(shè)置3.4數(shù)量管理當(dāng)采購料件進(jìn)貨時(shí)，可以設(shè)定進(jìn)貨數(shù)量是否可以超過原始采購的數(shù)量。進(jìn)貨數(shù)量最多只能到110pcs最大可進(jìn)貨量=(采購數(shù)量x(1+超收率))－采購已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「數(shù)碼相機(jī)-SL系列」的采購數(shù)量100pcs。「超收率」設(shè)置為10%錄入供給商信息根底信息設(shè)置錄入品號信息〔采購〕設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)數(shù)量管理價(jià)格管控3.根底設(shè)置3.5設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)主要單據(jù)性質(zhì)用途31.請購單用于內(nèi)部發(fā)生采購需求，做請購申請時(shí)使用32.核價(jià)單常用于供應(yīng)商商品價(jià)格，需內(nèi)部審核時(shí)使用33.采購單采購時(shí)使用的單據(jù)34.進(jìn)貨單采購進(jìn)貨時(shí)使用的單據(jù)35.退貨單收料后材料有問題，需辦理退料/退貨時(shí)使用的單據(jù)36.詢價(jià)單采購前詢價(jià)時(shí)使用更新核價(jià)：表示單據(jù)審核時(shí)，該單據(jù)的單價(jià)信息是否要更新〞供給商料件價(jià)格〞，更新后，輸入核價(jià)單或采購單以及進(jìn)貨單時(shí)，單價(jià)都可以由供給商料件價(jià)格檔得來。系統(tǒng)提供了〞計(jì)算機(jī)自動(dòng)編號“和〞手動(dòng)編號“兩種方式。選好編碼方式后，還要搭配〞年位數(shù)“和〞流水號位數(shù)“，最后從編碼格式可以看出設(shè)置后的模板。針對進(jìn)貨單、退貨單是否一定要輸入采購單才可辦理收料、退料，目的是防止無采單的收料、退料發(fā)生。每一張進(jìn)貨單或退貨單審核的同時(shí)立即產(chǎn)生一張采購發(fā)票，稱之為「直接開票」。適用「隨貨附發(fā)票」的進(jìn)貨模式使用，如果企業(yè)的賬款采月結(jié)制，就不適用直接開票的特性4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.1請購流程作業(yè)目的：按公司內(nèi)部管理需求，在寄發(fā)正式采購單給供給商前，先進(jìn)行內(nèi)部需求的審查，由授權(quán)主管審查此需求的合理性。再由倉管或相關(guān)單位來確認(rèn)是否已經(jīng)有庫存了，或是有可以取代的庫存品，這樣一來就可以預(yù)防多買，或是造成呆滯等本錢浪費(fèi)的狀況發(fā)生。采購部門請購部門未核準(zhǔn)核準(zhǔn)錄入請購單打印單據(jù)憑證核準(zhǔn)1.MRP單據(jù)修改請購單憑證留底存查請購來源(由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生請購單)2.LRP3.再補(bǔ)貨建議表

4.BOM自動(dòng)請購

5.訂單轉(zhuǎn)請購

維護(hù)請購信息采購流程9.其它新增錄入詢價(jià)錄入詢價(jià)單詢價(jià)單「選定」輸入各家供給商的報(bào)價(jià)價(jià)格決定交易的供給商否是審核需求日期=單據(jù)日期+固定前置天數(shù)+(采購單位換算為庫存單位后的數(shù)量)/批量*變動(dòng)前置天數(shù).已拋轉(zhuǎn)過重復(fù)生成：如果之前有拋轉(zhuǎn)過請購單，那么再次重新拋轉(zhuǎn)時(shí)需要勾選此選項(xiàng)，首次拋轉(zhuǎn)不需勾選。選擇預(yù)交貨日計(jì)算方式有三種方式：第一種：按訂單預(yù)交貨日減1，表示按照訂單預(yù)計(jì)交貨給客戶的日期往前倒推算；第二種：按前置天數(shù)推算，表示按照請購時(shí)間再加上品號的前置天數(shù)往后推算；第三種：按訂單預(yù)交貨日減前置天數(shù)推算，表示按照訂單預(yù)計(jì)交貨給客戶的日期往前到推算。拋轉(zhuǎn)類別可以選擇是請購還是采購，之后選擇要生成的采購單或請購單。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.2采購流程作業(yè)目的：如何協(xié)助公司購置到「價(jià)廉物美」的物料，也就是如何「降低合理本錢」、「提高及穩(wěn)定質(zhì)量」、「確保交貨期限」，更重要是「提高工作效率」，幫助銷售與生產(chǎn)的運(yùn)作順暢，不發(fā)生停工待料。正式下采購?fù)ㄖo供給商的對外憑證，記錄著供給商、商品、數(shù)量、單價(jià)、預(yù)計(jì)交貨日…。同時(shí)也用來追蹤后續(xù)商品進(jìn)貨的進(jìn)度作業(yè)流程：(1)維護(hù)請購信息目的：采購人員針對品號管轄范圍已審核的請購信息，進(jìn)行采購審查動(dòng)作，并且做采購發(fā)單前最后相關(guān)信息的審核。(2)從請購單生成采購單目的：當(dāng)采購人員在“維護(hù)請購信息〞做好最后的采購信息維護(hù)后，即可執(zhí)行此作業(yè)，產(chǎn)生正式的采購單。(3)錄入采購單目的：為正式下采購單給供給商的依據(jù)。錄入采購單

采購部門請購部門未核準(zhǔn)核準(zhǔn)錄入請購單打印單據(jù)憑證核準(zhǔn)單據(jù)修改采購單憑證傳給供給商直接采購維護(hù)請購信息

從請購單生成采購單

采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商采購交貨狀況表進(jìn)貨追蹤采購審查無請購流程零星采購緊急采購

發(fā)現(xiàn)有一張當(dāng)天上午來自業(yè)務(wù)-張明達(dá)的請購單維護(hù)采購信息供給商編號：請購單上的參考供給商。如果要分供給商采購，可在這維護(hù)不同供給商信息會(huì)默認(rèn)原請購的數(shù)量及單位，可視情況再進(jìn)行調(diào)整。將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經(jīng)審核過了。鎖定后，原請購單不能撤銷審核修改。如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購置此品，點(diǎn)擊「指定結(jié)束」按鈕時(shí)。結(jié)束碼就會(huì)更新為「y：指定結(jié)束」。如果請購單很多，一局部要采購，一局部尚不要采購，便可以利用「鎖定碼」選項(xiàng)篩選請購單。假設(shè)置為Y，那么當(dāng)采購數(shù)量合計(jì)<請購數(shù)量時(shí)，會(huì)將請購單單身置為指定結(jié)束。假設(shè)置為N，當(dāng)采購數(shù)量合計(jì)>=請購數(shù)量時(shí)，請購單單身會(huì)變?yōu)樽詣?dòng)結(jié)束。采購碼、采購單號：執(zhí)行“從請購單生成采購單〞后，系統(tǒng)將會(huì)生成采購單的單號回寫到“維護(hù)請購信息〞中，并且采購碼被勾選。該請購已生成采購單且采購數(shù)量>=請購數(shù)量那么系統(tǒng)自動(dòng)更新結(jié)束碼為“自動(dòng)結(jié)束〞。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.3采購變更流程作業(yè)目的：

可記錄采購單變更的歷史信息，以方便信息的查詢，并可將變更單打印成書面，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，便于協(xié)調(diào)后續(xù)的備料及生產(chǎn)。采購部門供給商端未核準(zhǔn)核準(zhǔn)打印單據(jù)憑證核準(zhǔn)單據(jù)修改采購變更單憑證采購單憑證錄入采購變更單1.供應(yīng)商/品號/工單/采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表2.供應(yīng)商采購交貨狀況表采購單進(jìn)度追蹤后續(xù)追蹤傳送給供給商供給商提出變更錄入采購單更新系統(tǒng)會(huì)將原始采購單單頭的信息，帶進(jìn)采購變更單單頭。

每變更一次，「變更版本」就會(huì)＋1。每一張訂單單號最多可變更9999次。較小版本變更未審核，不得變更較大版本采購部-蔡佳玲就接獲「三星公司」業(yè)務(wù)的來電，該業(yè)務(wù)表示1月10日采購單所訂購的數(shù)量因生產(chǎn)不及，需延后至1月14日出貨。

修改日期為1/144.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.4進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程作業(yè)目的：進(jìn)貨指錄入采購進(jìn)貨相關(guān)信息。進(jìn)貨驗(yàn)收指階段式收料時(shí)，記錄進(jìn)貨驗(yàn)收的動(dòng)作，可由品管部門來維護(hù)檢驗(yàn)狀態(tài)。供給商端倉管部門采購部門質(zhì)檢部門免檢待驗(yàn)驗(yàn)收否錄入進(jìn)貨單更新合格數(shù)量送質(zhì)檢部門采購單憑證錄入采購單數(shù)量增加對庫存的影響進(jìn)貨單驗(yàn)收檢驗(yàn)退回驗(yàn)收件供給商送貨進(jìn)貨單憑證不合格錄入進(jìn)貨單供應(yīng)商評核管理供應(yīng)商ABC分析表供應(yīng)商進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表供應(yīng)商進(jìn)貨異常表..審核找到這筆「數(shù)碼相機(jī)-SL系列」的進(jìn)貨單號

錄入驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收數(shù)量為實(shí)際入庫，庫存增加的數(shù)量。

報(bào)廢數(shù)量：記錄在入庫之前，檢驗(yàn)報(bào)廢的數(shù)量。破壞數(shù)量：記錄在驗(yàn)收的時(shí)候所做的破壞性試驗(yàn)導(dǎo)致商品受到破壞的數(shù)量。假設(shè)全數(shù)驗(yàn)收通過，檢驗(yàn)狀態(tài)會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)「合格」。只要輸入驗(yàn)收數(shù)量，系統(tǒng)會(huì)自行計(jì)算驗(yàn)退數(shù)量?！豺?yàn)退數(shù)量=進(jìn)貨數(shù)量－驗(yàn)收數(shù)量-報(bào)廢數(shù)量-破壞數(shù)量〕【進(jìn)貨單驗(yàn)收】審核后，對應(yīng)的【錄入進(jìn)貨單】自動(dòng)審核，庫存數(shù)量增加，而且同時(shí)更新進(jìn)貨單的檢驗(yàn)狀態(tài)、驗(yàn)收數(shù)量、計(jì)價(jià)數(shù)量、驗(yàn)收日期。更新為進(jìn)貨單的累計(jì)驗(yàn)收數(shù)量

N:未結(jié)束尚未結(jié)束，已交數(shù)量<采購數(shù)量Y：自動(dòng)結(jié)束已交數(shù)量>=采購數(shù)量y：指定結(jié)束表示尚未全數(shù)進(jìn)貨，但剩余未進(jìn)貨的局部不會(huì)交貨了，必須做指定結(jié)束的動(dòng)作。〔可通過【錄入采購變更單】或【結(jié)束采購單】作業(yè)來執(zhí)行〕。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.5驗(yàn)退流程作業(yè)目的：當(dāng)進(jìn)貨驗(yàn)收，發(fā)生不良品需退回供給商時(shí)，等待退回的商品稱為「驗(yàn)退件」當(dāng)供給商取回驗(yàn)退不良品時(shí)，將退回信息記錄在「退回驗(yàn)退件」里。供給商端倉管部門采購部門質(zhì)檢部門待驗(yàn)錄入進(jìn)貨單送質(zhì)檢部門采購單憑證錄入采購單進(jìn)貨單驗(yàn)收檢驗(yàn)退回驗(yàn)收件供給商送貨進(jìn)貨單憑證不合格通知倉管人員數(shù)量無影響對庫存的影響通知采購人員取回驗(yàn)退件系統(tǒng)自動(dòng)帶出

不合格的商品從來沒有允收入庫過，只是從企業(yè)的進(jìn)料檢驗(yàn)區(qū)退回給供給商，所以登錄數(shù)據(jù)后，并不會(huì)影響「應(yīng)付賬款」。同時(shí)，對原有的庫存數(shù)量也不會(huì)造成任何影響。執(zhí)行【退回驗(yàn)退件】后，進(jìn)貨單的“驗(yàn)退碼〞被勾選。4.日常業(yè)務(wù)流程管理采購流程日常業(yè)務(wù)流程管理采購變更流程請購流程驗(yàn)退流程進(jìn)貨退回流程進(jìn)貨/進(jìn)貨驗(yàn)收流程4.6進(jìn)貨退回流程作業(yè)目的：如果原材料或零組件在入庫后，才發(fā)現(xiàn)料件質(zhì)量不良，或因特殊原因必須將料件退回給原供給商時(shí)，就需按退貨流程處理。由采購人員負(fù)責(zé)和供給商協(xié)調(diào)后，通過「錄入退貨單」記錄退貨及折讓信息。產(chǎn)品確定退回，使用退貨單記錄退回商品信息，之后可能換取新貨。產(chǎn)品不退回，而以應(yīng)付金額減少的方式處理，稱為折讓。采購部門打印單據(jù)憑證倉管部門錄入退貨單（審核）供給商端核準(zhǔn)N錄入退貨單類型=退貨持續(xù)溝通同意退貨否退貨問題反應(yīng)與溝通協(xié)調(diào)供應(yīng)商取回應(yīng)付賬款減少對賬款的影響備貨數(shù)量減少對庫存的影響YNY打印單據(jù)憑證核準(zhǔn)N錄入退貨單類型=折讓持續(xù)溝通同意折讓否應(yīng)付賬款減少對賬款的影響數(shù)量不變對庫存的影響YY折讓問題反應(yīng)與溝通協(xié)調(diào)采購部門倉管部門供給商端財(cái)務(wù)部門建議設(shè)置兩個(gè)單別，來處理「退貨」及「折讓」?fàn)顩r。已交數(shù)量根據(jù)退貨數(shù)量減少5個(gè)，結(jié)束碼為「未結(jié)束」