宴會作業(yè)流程

宴會作業(yè)流程2023/12/27宴會作業(yè)流程宴會可分為「業(yè)務(wù)」與「執(zhí)行服務(wù)」兩大部份，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)招攬客人，執(zhí)行服務(wù)單位負(fù)責(zé)達成客人所要求的服務(wù)。宴會作業(yè)流程宴會流程步驟依序為：洽詢預(yù)約確認(rèn)及簽訂定席合約書場地擺設(shè)與規(guī)劃發(fā)佈宴會通知單再次確認(rèn)各單位工作計劃的擬定宴會場地佈置服務(wù)工作的執(zhí)行帳單結(jié)清追蹤建檔等12個階段。宴會作業(yè)流程一、洽詢洽詢的方式有三種：來電、書信和親自前往。一旦得悉顧客有舉辦宴會之意願，訂席人員最好能邀請顧客親自到宴會現(xiàn)場看場地。由訂席人員就現(xiàn)地設(shè)備清楚的為顧客解答說明，不但可以增加說服力，亦可大幅提高成功的機率。宴會作業(yè)流程在洽詢的過程中，負(fù)責(zé)接洽的訂席人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例如：場地圖、容量表、租金一覽表、餐飲標(biāo)準(zhǔn)收費表、飲料價目表及器材租借表等。宴會作業(yè)流程由於不同桌數(shù)與不同型態(tài)的宴會所適合的廳別不盡相同，是以宴會廳設(shè)有許多隔間以變化符合顧客需求。所有宴會廳別對於不同宴會類型之容量，皆應(yīng)詳細(xì)敘述於宴會部提供的場地圖和容量表中，方便顧客參考。宴會作業(yè)流程二、預(yù)約假使顧客有意願預(yù)約宴會，訂席人員便需問清楚其宴會的日期、時間、宴會名稱、性質(zhì)以及聯(lián)絡(luò)人之姓名、電話，並詳細(xì)記錄之。宴會廳提供報價單給顧客後，亦需正確無誤的將資料轉(zhuǎn)達給其他相關(guān)人員。宴會作業(yè)流程訂席所需之資料，為方便記錄，應(yīng)設(shè)計宴會洽談表。如果顧客只是「暫訂」宴席，訂席單位則必須對其保持追蹤，付完訂金才表示該宴會廳場地確實已被訂下。宴會作業(yè)流程決定宴會菜單內(nèi)容時，不但要瞭解顧客預(yù)算與喜好，也需考慮季節(jié)、成本、飯店廚房器材設(shè)備以及服務(wù)技術(shù)等問題?？v使客戶資料可以全部輸入電腦，但是其往來文件仍需建檔保存?zhèn)洳?，尤其簽約文件仍需在宴會結(jié)束後結(jié)帳時取出做為計價的依據(jù)。宴會作業(yè)流程三、確認(rèn)及簽定訂席合約書業(yè)務(wù)人員將雙方所同意的事項，記錄在合約書上，並請客人簽字以保障客人與飯店自身的權(quán)利。合約簽訂後，須向客人酌收費用為訂席之訂金。宴會作業(yè)流程以漢來大飯店訂席合約書為例，其內(nèi)容包括12項，分別為：(p.152)宴會作業(yè)流程四、場地擺設(shè)與規(guī)劃每一個宴會都有不同的格局，必須根據(jù)宴會廳型態(tài)、宴會廳場地大小、用餐人數(shù)多寡以及主辦者偏好等因素，決定宴會場地的擺設(shè)規(guī)劃。所以同一場地可依顧客不同的要求擺設(shè)成酒席、酒會或會議室等。宴會作業(yè)流程一、餐會首先要決定採用圓桌或長方桌桌子類型決定後，便需決定主桌的設(shè)定位置若為大型宴會，則尚需配合舞臺的佈置與設(shè)計宴會作業(yè)流程二、開會或講習(xí)會最常用的是「教室型」或「戲院型」，也可採用U字型排列除了桌椅之外，均須備有講臺宴會作業(yè)流程三、酒會酒會擺設(shè)主要在規(guī)劃酒吧臺與開胃菜臺的位置，並設(shè)計客戶所欲表達之宴會主題。擺設(shè)時，需注意擺設(shè)臺的裝飾酒會的燈光應(yīng)該要比平常宴會燈光稍暗宴會作業(yè)流程四、自助餐自助餐的座位安排可參照餐會的擺設(shè)方式，但需特別考慮自助餐臺的設(shè)置。自助餐臺除需考慮客人在入門時即容易見到的易見性之外，廚房補菜的便利性亦是重要的考量因素之一。宴會作業(yè)流程五、發(fā)布宴會通知單訂席組在與客戶談妥宴會細(xì)節(jié)後，對內(nèi)應(yīng)發(fā)佈一份類似公文的宴會通知單，告之各宴會相關(guān)單位應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行之工作。宴會通知單的內(nèi)容包括有契約書中的主要資料，以及各單位所需準(zhǔn)備的物品內(nèi)容事項。各單位工作內(nèi)容p.167宴會作業(yè)流程六、再次確認(rèn)為因應(yīng)顧客臨時的變動，訂席人員應(yīng)在宴會舉辦前一週，再與顧客確認(rèn)宴會相關(guān)事項，將發(fā)生錯誤的可能性降至最低。宴會變更單應(yīng)詳細(xì)記載原案和變更後的修訂內(nèi)容，並將變更之訊息確實傳達相關(guān)部門。宴會作業(yè)流程七、各單位工作計劃的擬定大致有三個原則1.由各單位依照所收到的宴會通知單，各自擬定所負(fù)責(zé)部份之工作計劃2.若為特殊宴會，宴會部可將各單位集合開會，共同籌劃3.工作計劃與服務(wù)作業(yè)有關(guān)者，必須事先預(yù)估所需之服務(wù)員人數(shù)以及餐具、布巾等數(shù)量。宴會作業(yè)流程八、宴會場地佈置宴會何時開始佈置端視宴會複雜程度而定。客戶若有事先進場佈置的需求，負(fù)責(zé)人員應(yīng)先瞭解該場地是否有空檔，並依照宴會廳大小收取場租。宴會作業(yè)流程九、服務(wù)工作的執(zhí)行服務(wù)前集合開會事前工作的協(xié)調(diào)，並給予現(xiàn)場人員精確的指示，臨時人員的訓(xùn)練等。迎接顧客光臨門口迎賓、衣帽間、入口處之接待桌宴會作業(yè)流程服務(wù)時需注意事項1.宴會服務(wù)單位為執(zhí)行服務(wù)的主力，然須瞭解客戶對於餐飲服務(wù)的喜好及要求。2.服務(wù)人員若於執(zhí)行中遇到一些突發(fā)事件，必須馬上向宴會經(jīng)理反應(yīng)，以便做最快速且最適當(dāng)?shù)奶幚怼?.服務(wù)人員在服務(wù)當(dāng)中應(yīng)謹(jǐn)言慎行，不能竊竊私語或?qū)︻櫩托袨橥优u。4.服務(wù)部門主管應(yīng)致力於提昇服務(wù)人員的反應(yīng)能力，並需耐心的對待員工。5.服務(wù)人員應(yīng)隨時留意客人的需求。宴會作業(yè)流程十、帳單結(jié)清宴會接近尾聲時，負(fù)責(zé)結(jié)帳的領(lǐng)班就必須開始清點所有必須計價的項目。然後再依單價和實際消費數(shù)量，結(jié)算出總消費金額。宴會作業(yè)流程十一、追蹤宴會結(jié)束後，應(yīng)由該次負(fù)責(zé)接洽人員親自拜訪或打電話對客戶表達感謝之意，並追蹤對此次宴會的滿意度以及所需改進的地方。宴會作業(yè)流程十二、建檔專設(shè)檔案以保存舉辦過的宴會