綠色能源開發(fā)運營有限公司圖書、資料及報刊管理規(guī)定

PAGE圖書、資料及報刊管理規(guī)定（試行版）KY-GL-G-15-A版次A/O分發(fā)號持有人狀態(tài)受控■非受控□作廢□密級秘密■機密□絕密□編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期2008年8月日發(fā)布2008年8月日試行目錄1目的 12范圍 13定義 14職責(zé) 15程序 25.1圖書、資料及報刊的購買及入庫 25.2圖書、資料及報刊的編號 35.3圖書、資料及報刊的管理 35.4圖書、資料及報刊的借閱 45.5圖書、資料及報刊的歸還 45.6圖書、資料及報刊管理流程圖 56相關(guān)文件 57記錄 51目的為規(guī)范公司圖書、資料及報刊管理，更好的服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作，并讓員工有效利用資料，防止資源流失，特制定此規(guī)定。2范圍本規(guī)定適用于公司的圖書、資料及報刊的訂閱、采購、借閱等管理。3定義3.1圖書：指各種公開發(fā)行的相關(guān)行業(yè)書籍，包括工具手冊、行業(yè)規(guī)范、專業(yè)書籍等。3.2資料：指公司內(nèi)部資料和相關(guān)專業(yè)多媒體資料。3.3報刊：即報紙與雜志。報紙指官方報紙、各類產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟報紙及專業(yè)性報紙。雜志為按月或雙月發(fā)行的定期刊物。4職責(zé)4.1總經(jīng)理工作部負責(zé)公司圖書、資料及報刊的訂閱、采購、借閱和日常管理。4.2圖書資料管理員：a)負責(zé)將新圖書、資料及報刊入庫分類、登記、建檔；b)記錄及管理圖書、資料及報刊的借出、歸還情況，并填寫“資料登記總簿”；c)定期檢查圖書、資料及報刊的借用情況，提醒借用者歸還。4.3借用者必須遵守資料借用、歸還制度，維護圖書、資料及報刊的完好、整潔性。4.4部門負責(zé)人審核，總經(jīng)理工作部負責(zé)人批準(zhǔn)“資料購買申請單”。4.5相關(guān)財務(wù)人員根據(jù)圖書資料管理員的入庫單和購買發(fā)票方可進行報銷。5程序5.1圖書、資料及報刊的購買及入庫5.1.1報刊、雜志的訂閱a)每年十月底運營公司總經(jīng)理工作部根據(jù)郵局發(fā)行的下一年度報刊雜志目錄，廣泛征詢各部門意見，制定出新的一年報刊雜志訂閱計劃；b)報運營公司總經(jīng)理工作部負責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；c)運營公司總經(jīng)理工作部根據(jù)計劃額度實際操作。5.1.2圖書、多媒體資料的購買a)每季度各部門按需求填寫“資料購買申請單”；b)報部門負責(zé)人審批；c)將簽批的“資料購買申請單”送總經(jīng)理工作部；d)由總經(jīng)理工作部根據(jù)部門購買限額，做購買計劃，并安排購買。f)公司員工每人每年可購買100元以內(nèi)的業(yè)務(wù)相關(guān)書籍。經(jīng)部門負責(zé)人簽批“資料購買申請單”后，攜購買圖書到圖書資料管理員處辦理入庫及編號、登記，同時辦理借閱手續(xù)（參見5.4），后憑入庫單方可到財務(wù)辦理報銷。員工購買圖書屬公司圖書，必須于借閱期限內(nèi)歸還，未使用完可辦理續(xù)借。5.1.3圖書、資料及報刊的入庫a)已訂購的報刊、圖書及多媒體資料，及時交圖書資料管理員處，填寫《圖書、資料及報刊入庫單》（一式三聯(lián)，第一聯(lián)總經(jīng)理工作部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)圖書資料管理員留存）辦理入庫手續(xù)。購買人憑有明細的購買發(fā)票、“資料購買申請單”復(fù)印件及入庫單第二聯(lián)到財務(wù)辦理報銷。b)公司內(nèi)部資料由領(lǐng)取部門交圖書資料管理員處，填寫《圖書、資料及報刊入庫單》（一式三聯(lián)，第一聯(lián)總經(jīng)理工作部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)圖書資料管理員留存）辦理入庫手續(xù)。5.1.4已購買資料的補辦出差中或項目上因特殊原因急需購買圖書資料的，應(yīng)事先電話匯報總經(jīng)理工作部負責(zé)人，得到批準(zhǔn)后方可購買?；毓竞蠹皶r補填“資料購買申請單”，走審批和入庫流程。5.2圖書、資料及報刊的編號5.2.1圖書、資料編號結(jié)構(gòu)KY—AA（A）—****—***資料順序號入庫日期資料類別xx運營5.2.2圖書、資料編號的定義與規(guī)定a)公司代碼：xx運營用KY表示。b)資料類別：手冊SC，規(guī)范GF，書籍SJ，內(nèi)部資料NZ，多媒體DMT，其他QT。c)入庫日期：用****表示，****為4位數(shù)字，分別資料入庫的年月，如2008年2月則表示為0802。d)資料順序號：用***表示，***為3位數(shù)字，為資料購置流水順序號。5.2.3報刊編號報紙按月編號，雜志按年編號。5.3圖書、資料及報刊的管理5.3.1所有入庫圖書資料將詳細信息記錄于“資料登記總簿”。5.3.2新購圖書需填制圖書卡插放于圖書之末頁，并在封面、目錄和第一頁上加蓋公司圖書章。5.3.3錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等多媒體資料必須分類存放，并定期檢查其質(zhì)量變化情況。5.3.4所有圖書、資料及雜志于每年5月、12月下旬各清點一次。除有重要信息報紙作為檔案留存外，其余的每年5月、12月中旬進行處理。5.4圖書、資料及報刊的借閱5.4.1公司員工均可借閱相關(guān)圖書資料，由圖書資料管理員填寫圖書卡和“資料借閱單”，借閱人簽字。5.4.2報刊可在圖書室內(nèi)隨意閱覽，閱畢應(yīng)歸回原處，不得擅自攜出或撕剪。但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼不在此限。5.4.3借閱時間為工作日上午9點至11點，下午3點至4點，其他時間概不受理。5.4.4借閱期限一律為三個月。5.4.5借書冊數(shù)以四冊為限（需長期借閱的工具書除外）5.4.6如需長期借閱工具書必須注明需求，需由部門負責(zé)人審核、總經(jīng)理工作部負責(zé)人5.4.7非文本資料嚴(yán)禁私自復(fù)錄5.5圖書、資料及報刊的歸還5.5.1所借圖書資料應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還，如需續(xù)借者務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限。5.5.2圖書資料管理員需定期檢查和記錄圖書資料的借用情況，提醒將到期的借用者，并通知歸還時間及圖書名稱。5.5.3圖書資料管理員認真檢查歸還資料，如發(fā)現(xiàn)有涂改、圈點、批注、破損或遺失等情況，一律照原版本購賠或照原價雙倍賠償。5.5.4對于超期拒不歸還者按遺失資料處理，參見上一條。5.6圖書、資料及報刊管理流程圖購買圖書，部門負責(zé)人審核購買圖書，部門負責(zé)人審核開始部門按需求申請總經(jīng)理批準(zhǔn)訂閱報刊，總經(jīng)理工作部負責(zé)人審核總經(jīng)理批準(zhǔn)訂閱報刊，總經(jīng)理工作部負責(zé)人審核結(jié)束圖書資料管理員保管辦理入庫總經(jīng)部訂購結(jié)束圖書資料管理員保管辦理入庫總經(jīng)部訂購歸還借閱借閱需求辦理借閱手續(xù)歸還借閱借閱需求辦理借閱手續(xù)如期閱讀完如期未使用完辦理續(xù)借如期閱讀完如期未使用完辦理續(xù)借6相關(guān)文件7記錄7.1資料登記總簿(KY-GL-G-15-A-01)7.2資料購買申請單(KY-GL-G-15-A-02)7.3資料借閱單(KY-GL-G-15-A-03)資料登記總簿序號資料編號入庫日期申請購買單位資料名稱數(shù)量套數(shù)價格出版/發(fā)行單位借閱時間借閱人（部門）歸還時間資料購買申請單申請部門申請時間資料名稱（