第二章-賬務處理系統(tǒng)初始化課件

主要內(nèi)容

第一節(jié)賬務處理子系統(tǒng)概述第二節(jié)賬務處理子系統(tǒng)的初始設置實踐環(huán)節(jié)重點難點內(nèi)容掌握賬務處理子系統(tǒng)的目標、內(nèi)容及與其他子系統(tǒng)的聯(lián)系；熟練掌握賬務處理子系統(tǒng)的初始化設置流程與具體操作第一節(jié)賬務處理子系統(tǒng)概述

賬務處理子系統(tǒng)的目標

賬務處理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

賬務處理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系賬務處理子系統(tǒng)

賬務處理是指從歸集原始憑證，通過登賬、對賬、結(jié)賬等一系列會計核算處理，最終編制出會計報表的過程。賬務處理子系統(tǒng)就是完成賬務處理的系統(tǒng)，它包含了會計主體所有經(jīng)濟業(yè)務的會計核算。賬務處理子系統(tǒng)賬務處理子系統(tǒng)要涉及到整個會計核算中的登賬、對賬、結(jié)賬過程，以及會計數(shù)據(jù)處理中的憑證、賬簿，因此賬務子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的基礎和核心，是整個會計信息系統(tǒng)最基本和最重要的內(nèi)容。

1.賬務處理子系統(tǒng)的目標1.及時、準確地采集和輸入各種憑證，保證進入計算機的會計數(shù)據(jù)及時、正確和全面；2.高效、正確地完成記賬等數(shù)據(jù)處理過程；賬務處理子系統(tǒng)的目標3.隨時輸出某個時期內(nèi)任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務，隨時輸出各個會計期間的各種賬表，為企業(yè)管理提供信息；4、建立與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。注意：目前絕大多數(shù)會計軟件都把報表編制作為一個獨立的通用子系統(tǒng)，既可以編制會計制度規(guī)定的會計報表，也可以根據(jù)企業(yè)的需要編制各種內(nèi)部管理用的報表，因此賬務處理子系統(tǒng)的主要任務之一就是為報表系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。注意：賬務處理子系統(tǒng)還提供出納管理、銀行對賬、往來賬管理、項目核算管理、部門核算管理等功能。這些功能可以認為是輔助的，沒有它們?nèi)匀皇琴~務處理子系統(tǒng)。2.賬務子系統(tǒng)的處理流程傳統(tǒng)手工處理流程計算機環(huán)境下賬務處理流程－賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程－賬務處理系統(tǒng)業(yè)務處理流程手工處理流程

記賬憑證核算形式科目匯總表核算形式匯總記賬憑證核算形式多欄式日記賬核算形式手工賬務處理流程之科目匯總表核算組織程序傳統(tǒng)手工處理流程

手工條件下賬務處理流程的劃分主要是從減少工作量的角度考慮的，仍存在著明顯的缺陷：數(shù)據(jù)大量重復存儲和處理；信息處理的及時性和準確性無法保證；會計人員的工作量大等。將手工數(shù)據(jù)處理流程與計算機數(shù)據(jù)處理流程進行比較，兩者的主要區(qū)別在于：在手工方式下，日記賬、明細賬、總賬及報表等主要表現(xiàn)為會計數(shù)據(jù)的存儲，每編制一張記賬憑證，就要將其數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)抄到相應的日記賬和明細賬上；每隔一定時間，就要對積累起來的記賬憑證進行匯總，以便及時登記總賬、明細賬和科目匯總表，而總賬和科目匯總表又是積累會計報表信息的必要步驟，要完成從憑證到報表的數(shù)據(jù)流程需要歷經(jīng)較長的時間。賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程原始憑證記賬憑證填制錄入臨時憑證文件更新科目余額文件輸出總賬總賬審核生成報表會計報表自動生成機制憑證對賬單輸入或接收對賬單文件銀行對賬輸出明細賬日記賬明細賬日記賬余額調(diào)節(jié)表在計算機處理方式下，日記賬、明細賬、總賬和報表等并不需要形成數(shù)據(jù)存儲，而主要表現(xiàn)為賬表生成程序的輸出數(shù)據(jù)流。也就是說，在會計信息系統(tǒng)中并沒有賬簿和報表，但在需要某種賬薄和報表時，可以臨時快速生成。這不僅可以避免賬、證、表不符的現(xiàn)象，而且可以大大減少存儲空間。之所以可以采用這樣的處理方式，其根本原因在于會計信息系統(tǒng)具有手工會計處理系統(tǒng)無法比擬的快速處理能力。思考：賬務處理系統(tǒng)業(yè)務處理流程？結(jié)論通過對賬務子系統(tǒng)業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程的分析，可以看到賬務子系統(tǒng)是以憑證數(shù)據(jù)為日常業(yè)務起點，通過憑證輸入和處理、記賬、期末處理等工作形成會計信息，然后通過賬簿輸出和通用報表系統(tǒng)生成會計報表，完成賬務子系統(tǒng)信息輸出。賬務處理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)系統(tǒng)初始設置會計憑證處理期末處理出納管理賬表輸出輔助核算管理系統(tǒng)維護系統(tǒng)初始設置：是將通用的賬務處理變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，是將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中的一系列準備工作。包括系統(tǒng)工作環(huán)境設置，賬套設置，科目、憑證種類、初始余額錄入，系統(tǒng)的人員管理，初始銀行未達賬，初始未核銷往來賬等設置。賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)會計憑證處理是賬務子系統(tǒng)日常業(yè)務處理的基礎和重要內(nèi)容，一般包括憑證輸入、憑證審核、憑證輸出、憑證匯總和記賬等處理過程。賬務子系統(tǒng)處理的憑證主要有三方面來源：賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)賬務處理系統(tǒng)直接輸入的憑證；其他業(yè)務系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的憑證；通過預先定義系統(tǒng)自動生成的憑證。通過憑證處理功能，原始會計數(shù)據(jù)變成了存儲在賬簿文件中的會計信息。賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)期末業(yè)務處理：主要完成期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務記賬憑證的自動編制和期末結(jié)賬工作。包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)”工作。出納管理：是為了輔助出納員的工作而設置的，一般包括現(xiàn)金、銀行存款日記賬、資金日報表、支票登記簿、銀行對賬等功能。

賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)賬表輸出：賬務子系統(tǒng)記賬后生成的數(shù)據(jù)都存在各種賬簿中，通過賬表輸出功能可以查詢和打印輸出總分類賬、明細賬、日記賬、多欄賬、輔助核算賬簿等信息。輔助核算管理：一般包括項目核算、部門核算、往來核算。賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)賬務子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)系統(tǒng)維護：是為了保證系統(tǒng)正常運行所必需的維護和管理功能。一般包括數(shù)據(jù)的備份和恢復、修改口令、上機記錄的查詢和打印、重建索引、獲取外部數(shù)據(jù)、往年數(shù)據(jù)刪除等。

賬務處理系統(tǒng)與

其他系統(tǒng)的關(guān)系報表系統(tǒng)從賬務處理子系統(tǒng)的科目余額/發(fā)生額數(shù)據(jù)文件以及其他文件取數(shù)形成外部、內(nèi)部會計報表；固定資產(chǎn)子系統(tǒng)生成固定資產(chǎn)增減變動、盤盈盤虧、計提折舊等憑證傳遞到賬務子系統(tǒng)；工資管理系統(tǒng)生成計提工資的記賬憑證傳遞到賬務子系統(tǒng)如下圖賬務處理銷售與應收賬款采購與應付賬款存貨管理成本管理工資管理固定資產(chǎn)管理通用報表財務分析與管理會計信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)的關(guān)系第二節(jié)系統(tǒng)的初始化設置賬務處理子系統(tǒng)是通用性很強的系統(tǒng)，在系統(tǒng)投入日常使用前，必須首先根據(jù)用戶自身的特點，對系統(tǒng)進行初始設置。初始設置是賬務子系統(tǒng)正確運行的基礎，是進行計算機賬務處理的起點，也是將通用化系統(tǒng)改造為適合用戶特殊要求的專用系統(tǒng)的過程。請大家注意：由于初始設置是系統(tǒng)運行的基礎，因此有些參數(shù)如已使用的會計科目、憑證類型等一旦確定，在同一會計年度內(nèi)不允許修改和刪除，否則將影響系統(tǒng)的正確運行。第二節(jié)系統(tǒng)的初始化設置（一）準備工作（二）建立新賬套，進行初始設置（三）初始余額的錄入（四）結(jié)束初始化

（一）系統(tǒng)初始化的準備工作

為了確?？焖?、準確、高效地完成系統(tǒng)初始化工作，在實際工作中，首先要對所使用的會計軟件的功能及工作流程有一個全面的了解，在對系統(tǒng)能做什么和怎樣做有了初步認識之后，結(jié)合企業(yè)本身的業(yè)務特點做系統(tǒng)初始化的準備工作，準備系統(tǒng)所必須的基礎數(shù)據(jù)和會計科目結(jié)構(gòu)體系。準備工作基礎資料1．賬套名稱2．會計期間3．記賬本位幣4.會計科目體系結(jié)構(gòu)設計5.輔助核算6.科目余額7.其它基礎數(shù)據(jù)1.賬套名稱

什么是賬套？“賬套”是系統(tǒng)存放會計業(yè)務數(shù)據(jù)資料文件的總稱。賬套中包括會計科目、記賬憑證、賬簿、會計報表以及相關(guān)業(yè)務資料等內(nèi)容。一個賬套只能保存一個會計主體的業(yè)務資料?！百~套名稱”一般為使用該賬套的單位的名稱。注意：“賬套文件名”和“賬套名稱”是兩個截然不同的概念。賬套文件名是一個單獨的計算機文件，可以利用操作系統(tǒng)提供的復制、改名、刪除等功能對賬套文件進行相應操作。2.會計期間

會計軟件能夠滿足會計分期的要求，可以按自然年度的自然月份劃分會計期間，也可以根據(jù)需要自行定義會計期間。在建賬前，要了解企業(yè)的會計核算采用的是哪一種會計分期，以及準備從哪一會計期間開始啟用賬務處理軟件處理會計業(yè)務。3.記賬本位幣

按照我國會計準則與會計制度的規(guī)定，在我國境內(nèi)的企業(yè)應以人民幣作為記賬本位幣。業(yè)務收支以人民幣以外的貨幣為主的企業(yè)，也可以選定某種外幣作為記賬本位幣，但編制的財務會計報表應當折算為人民幣反映。許多會計軟件都提供了多種外幣核算功能，因此，應當按照會計核算的要求，指定一種貨幣作為記賬本位幣，其他幣別必須以記賬本位幣為基礎進行折算。4.會計科目體系結(jié)構(gòu)設計

在手工環(huán)境下，各個單位要根據(jù)自己的業(yè)務特點和規(guī)模，按照會計要素的具體內(nèi)容，建立會計科目核算體系。在計算機環(huán)境下，使用賬務處理系統(tǒng)處理日常業(yè)務之前，也必須建立好本單位的會計科目體系。會計科目體系結(jié)構(gòu)設計

會計科目由科目名稱和科目編碼兩部分構(gòu)成。用科目編碼表示會計科目便于反映會計科目的性質(zhì)，也利于計算機處理。會計科目體系結(jié)構(gòu)通常采用樹形分支結(jié)構(gòu)，分級進行管理。從一級科目開始逐級增加，某級科目若無下級科目，則該級科目為末級科目。1.統(tǒng)一設置：啟用新建賬套時，規(guī)定科目的級次，定義科目的級次，以及每級的長度。如：某公司的科目編碼體系為4－2－2，表示科目定義為3級，第1級為4位，第2級為2位，第3級為2位。以應交稅費/應交增值稅/進項稅額為例，其編碼為：22210101。2.彈性設置：根據(jù)每個科目的實際業(yè)務設置級次和位長，因該方法沒有統(tǒng)一規(guī)范，所以科目編碼的表示上應有分隔符，便于系統(tǒng)識別。仍以應交稅費/應交增值稅/進項稅額為例，編碼為：2221.1.1

5.輔助核算許多會計軟件在完成一般會計核算的基礎上，還提供了輔助核算功能，用于說明某科目是否有其他核算要求。利用該功能，系統(tǒng)可對某一科目進行延伸核算，處理從屬于該科目某一方面的會計資料。

6.科目余額為了實現(xiàn)手工管理的賬簿數(shù)據(jù)與計算機管理的賬簿數(shù)據(jù)的銜接，保持其連續(xù)性完整性，初次使用賬務處理系統(tǒng)時，應當將手工環(huán)境下各科目的期末余額整理好。期初余額數(shù)據(jù)主要有：各明細科目及外幣科目各幣種的期初余額、進行數(shù)量金額核算科目的初始數(shù)量數(shù)值等。

針對企業(yè)會計核算和管理的要求，結(jié)合所使用的會計軟件，還應準備其他基礎數(shù)據(jù)。如操作人員及其權(quán)限、憑證類型、結(jié)算方式等。7、其他基礎數(shù)據(jù)(二）建立新賬套，進行初始設置一、建立新賬套（賬套管理）二、進行系統(tǒng)初始設置金蝶K/31.怎樣建賬套？點擊“金蝶K/3”－“中間層服務部件”－“賬套管理”2.數(shù)據(jù)維護與系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份操作是為了保證數(shù)據(jù)文件的可靠和安全，將存放在計算機硬盤中的數(shù)據(jù)備份到硬盤的其它目錄、軟磁盤或磁帶上的操作。

數(shù)據(jù)維護與系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)恢復當系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失破壞時，可以將原來備份的數(shù)據(jù)重新恢復到失誤前的數(shù)據(jù)狀態(tài)。K/3操作：賬套的備份和恢復賬套備份功能可以將賬套數(shù)據(jù)資料壓縮備份到軟盤或硬盤上以備后用；如果想使用備份在軟盤上的賬套數(shù)據(jù)，必須先將備份的賬套恢復到硬盤中，再用金蝶K/3打開它。利用此功能可將已備份到軟盤上的賬套資料恢復到硬盤上。3.用戶管理計算機賬務系統(tǒng)投入使用前需要根據(jù)會計信息系統(tǒng)的工作特點進行工作崗位的重新劃分并確定每一崗位的工作權(quán)限，以便在系統(tǒng)初始設置時進行操作權(quán)限設置確保賬務系統(tǒng)的運行安全。人員分工的目的是為了避免與業(yè)務無關(guān)的人員或無權(quán)限的人員對系統(tǒng)進行非法操作。會計信息系統(tǒng)人員分工可以通過姓名和密碼的設置來限定其操作權(quán)