公文筐測(cè)驗(yàn)(項(xiàng)目管理師1)課件

公文筐測(cè)驗(yàn)項(xiàng)目管理師資格認(rèn)證培訓(xùn)一、什么是文件筐測(cè)驗(yàn)文件筐測(cè)試又叫公文處理測(cè)驗(yàn)。在這種測(cè)試中，受測(cè)者假定將接替某個(gè)管理者的工作，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理相當(dāng)數(shù)量的文件、電話、信箋等，主要考察受測(cè)者的計(jì)劃、決策能力。這是被多年實(shí)踐完善并被證明為有效的管理干部測(cè)評(píng)方法之一。二、提供的信息文本背景信息：組織信息、人員、主要問(wèn)題、日歷表、角色要求、做答說(shuō)明等公文：信件、請(qǐng)示、報(bào)告、指示、建議、備忘錄、電話記錄、抱怨投訴、統(tǒng)計(jì)報(bào)表答題卡三、評(píng)價(jià)要素是否每份文件都看過(guò)，并做了相應(yīng)批復(fù)是否利用了各種文件所提供的信息能否分清輕重緩急，有條不紊地處理這些文件對(duì)問(wèn)題的判斷是否得當(dāng)，處理辦法是否合理是否依據(jù)文件所提供的事實(shí)進(jìn)行判斷和決策是否恰當(dāng)授權(quán)是關(guān)注大局還是拘泥于細(xì)節(jié)……四、示例背景信息：今天是2005年11月28日，恭喜您有機(jī)會(huì)在以后的1個(gè)小時(shí)里擔(dān)任豪杰貿(mào)易公司項(xiàng)目經(jīng)理的職務(wù)。問(wèn)題情境：現(xiàn)在是上午9點(diǎn)，在聽(tīng)取了下屬的工作匯報(bào)，做好今天的工作安排之后，你來(lái)到辦公室，秘書(shū)已經(jīng)將你需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的。你必須在1個(gè)小時(shí)內(nèi)處理好這些文件，并做出批示。10點(diǎn)鐘在會(huì)議室還有一個(gè)重要的會(huì)議需要你主持。在這1個(gè)小時(shí)里，你的秘書(shū)會(huì)為你推掉所有的雜事，將沒(méi)有任何人來(lái)打擾你。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，你在處理文件的過(guò)程中，沒(méi)有辦法與外界通話，所以，需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見(jiàn)、辦法等，做書(shū)面表述，最后由你的秘書(shū)負(fù)責(zé)傳達(dá)。示例：文件1李總監(jiān)，您好！我是××軟件開(kāi)發(fā)公司技術(shù)主管李文，我們?yōu)橘F公司定制的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的試運(yùn)行正在進(jìn)行。按照協(xié)議規(guī)定，在9月20日之前完成試運(yùn)行。按照合同規(guī)定，我們?cè)潭ㄟ^(guò)，九月份之前完成對(duì)于貴公司使用者的培訓(xùn)。由于貴公司一直無(wú)法安排時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，貴公司主管人員以此為由，拒絕支付剩余款項(xiàng)。我們希望，能否與您見(jiàn)面協(xié)商一下費(fèi)用的支付問(wèn)題及其他事宜？謝謝您。開(kāi)始先做如下處理再約見(jiàn)對(duì)方（2）回信中道歉并承諾立即解決（2）不予處理（0）回信指責(zé)對(duì)方堅(jiān)持培訓(xùn)后付款（2）了解軟件實(shí)際運(yùn)行情況（1）要求下屬為培訓(xùn)實(shí)施做準(zhǔn)備（1）要求下屬提供詳細(xì)書(shū)面調(diào)查報(bào)告，就合同做溝通準(zhǔn)備（1）與財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)商做好付款預(yù)算（1）了解培訓(xùn)未能進(jìn)行的原因（1）遵守合同條款，同時(shí)也為本公司不能履行合同做談判準(zhǔn)備或相應(yīng)措施（1）能考慮到該項(xiàng)目屬于長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，要和對(duì)方保持良好合作（1）授權(quán)下屬進(jìn)行詳細(xì)情況調(diào)查（1）參考答案示例：文件2李總：您好！最近我在工作遇到了一個(gè)麻煩：上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項(xiàng)您交給的重大項(xiàng)目后，您在對(duì)我們的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，僅僅肯定了我的貢獻(xiàn)，并給予我一個(gè)出國(guó)進(jìn)行培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。我出國(guó)回來(lái)后的最近一段時(shí)間里，這兩位助手和我關(guān)系就變得微妙起來(lái)，工作的開(kāi)展也明顯受到影響。這樣拖下去，肯定不是一個(gè)辦法。您看我該如何處理這個(gè)問(wèn)題？開(kāi)始回信不談個(gè)人意見(jiàn)，希望下屬謹(jǐn)慎處理2回信中不談看法回避或拖延問(wèn)題1不予處理（0）回信，或建議面談2自己親自和有情緒的員工談話，消除其誤解（1）建議下屬公開(kāi)表?yè)P(yáng)當(dāng)事員工，采取必要的激勵(lì)措施（1）提示下屬采取必要措施，不要因此影響當(dāng)前的工作（1）建議下屬采取合適的溝通方法，使問(wèn)題明朗化（1）了解是否存在其他原因，并授權(quán)下屬獨(dú)立處理該問(wèn)題（1）承認(rèn)自己的失誤，承諾會(huì)在適當(dāng)時(shí)機(jī)肯定兩位員工的成績(jī)（1）建議改進(jìn)團(tuán)隊(duì)的任務(wù)分配和激勵(lì)計(jì)劃，避免此類事件再次發(fā)生（1）肯定下屬的工作，肯定其所得到的獎(jiǎng)勵(lì)（1）參考答案上海開(kāi)往桂林的K859次列車(chē)今晨脫線，已確認(rèn)3人死亡事故發(fā)生后，正在國(guó)外訪問(wèn)的鐵道部部長(zhǎng)劉志軍立即對(duì)事故救援工作提出要求。一是全力以赴、不惜一切代價(jià)搶救受傷人員，做好善后處理工作；二是認(rèn)真做好滯留旅客安撫、轉(zhuǎn)運(yùn)及餐飲服務(wù)等工作；三是組織力量盡快搶通線路，恢復(fù)正常運(yùn)輸秩序；四是查明事故原因，深刻吸取教訓(xùn)，杜絕類似事故再次發(fā)生；五是全路緊急行動(dòng)起來(lái)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部深入一線，投入到抗洪搶險(xiǎn)當(dāng)中，保暢通、保安全、保穩(wěn)定。并指派鐵道部副部長(zhǎng)盧春房帶領(lǐng)有關(guān)人員迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)，指揮事故救援。文件筐模擬測(cè)試題【情境】今天是2012年11月18日，恭喜您（你叫趙子成）有機(jī)會(huì)在以后的兩個(gè)小時(shí)內(nèi)擔(dān)任某公司的項(xiàng)目總監(jiān)?，F(xiàn)在是上午九點(diǎn)鐘，在聽(tīng)取了下屬的工作匯報(bào)，做好今天的工作安排之后，您來(lái)到辦公室。秘書(shū)已經(jīng)將您需要處理的近日積壓文件整理好，放在文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的，您必須在三個(gè)小時(shí)內(nèi)處理好這些文件，并做出批示。十一點(diǎn)鐘在會(huì)議室還有一個(gè)重要的會(huì)議等您主持。在這兩個(gè)小時(shí)里，您的秘書(shū)會(huì)為您推脫掉所有的雜事，沒(méi)有什么人會(huì)來(lái)打擾您。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，您在處理文件的過(guò)程中，沒(méi)有辦法與外界通話，所以，需要您以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見(jiàn)、辦法，做書(shū)面表達(dá)，最后交給秘書(shū)負(fù)責(zé)傳達(dá)?！救蝿?wù)】請(qǐng)您查閱文件筐中的各種信函、電話錄音以及電子郵件等，并用如下回復(fù)表作為樣例，給出您對(duì)每個(gè)文件的處理思路，并做出書(shū)面表述。具體答題要求是：1、請(qǐng)給出您的處理思路，并準(zhǔn)確、詳細(xì)地寫(xiě)出您將采取的措施及意圖；2、在處理文件的過(guò)程中，請(qǐng)認(rèn)真閱讀情景和十個(gè)文件的內(nèi)容，注意文件之間的相互聯(lián)系；3、在處理每個(gè)具體文件時(shí)，請(qǐng)重點(diǎn)考慮以下內(nèi)容：（1）需要收集哪些資料；（2）需要和哪些部門(mén)或人員進(jìn)行溝通；（3）需要您的下屬做哪些工作；（4）應(yīng)采取何種具體處理辦法；（5）您在處理這些問(wèn)題時(shí)的權(quán)限和責(zé)任。【文件一】類別：電子郵件來(lái)電人：招標(biāo)專員接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：A公司的招標(biāo)項(xiàng)目是一個(gè)比較大的項(xiàng)目，對(duì)我們公司未來(lái)的發(fā)展前景具有重要的作用。鑒于此，我們針對(duì)這個(gè)項(xiàng)目做了一份可行性分析。分析表明，這個(gè)項(xiàng)目雖然可以帶來(lái)巨大的盈利，但是需要更多的資源支持，因此我們必須削減掉我們目前其他小項(xiàng)目的資源。不知您會(huì)如何處理？請(qǐng)批復(fù)。建議面談1、要求下屬匯報(bào)招標(biāo)項(xiàng)目基本情況2、授權(quán)下屬評(píng)價(jià)招標(biāo)項(xiàng)目的綜合效益3、授權(quán)下屬評(píng)估所需資源4、授權(quán)下屬評(píng)估消減小項(xiàng)目的損失及可行性5、提出解決方案后報(bào)批參考答案【文件二】類別：電子郵件來(lái)電人：項(xiàng)目主管接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：B項(xiàng)目正在按項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)的要求如期進(jìn)行中，但是，上周我們工作遇到一個(gè)難題，最近甲方單位要求的項(xiàng)目范圍不斷在改變，導(dǎo)致我們工作量不斷增加，甚至?xí)绊懳覀冺?xiàng)目的預(yù)期完工，這樣會(huì)嚴(yán)重?fù)p害公司的利益。我方已派員進(jìn)行過(guò)溝通和協(xié)調(diào)，但是甲方單位領(lǐng)導(dǎo)仍然堅(jiān)持自己的做法。我們已經(jīng)不能處理了。請(qǐng)指示。要求項(xiàng)目主管妥善解決該問(wèn)題1、要求下屬匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況2、全面了解甲方意圖3、評(píng)估項(xiàng)目變更的可行性及損失情況4、明確項(xiàng)目范圍變更談判的底線5、約甲方協(xié)商參考答案【文件三】類別：電話錄音來(lái)電人：項(xiàng)目主管接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：由于新啟動(dòng)的C項(xiàng)目工期長(zhǎng)，環(huán)節(jié)多，難以在短期內(nèi)看出進(jìn)展情況以及合理地進(jìn)行資源配置，因此，經(jīng)總部提議，希望制定出一份進(jìn)度管理計(jì)劃，采用新的方式進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，您覺(jué)得采用怎樣進(jìn)度管理最合理。請(qǐng)指示。要求項(xiàng)目主管提出初步設(shè)想1、分析C項(xiàng)目工期特點(diǎn)2、剖析C項(xiàng)目各環(huán)節(jié)3、找出C項(xiàng)目所有節(jié)點(diǎn)4、預(yù)算時(shí)間進(jìn)度5、勾畫(huà)出進(jìn)度管理路線圖參考答案【文件四】類別：電話錄音來(lái)電人：項(xiàng)目主管接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：D項(xiàng)目是公司的一個(gè)新項(xiàng)目，這是該項(xiàng)目組提交的項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃書(shū)，從項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃書(shū)上我們發(fā)現(xiàn)，它的人工成本費(fèi)用比其他的同類項(xiàng)目高很多，我們估計(jì)這應(yīng)該與這個(gè)項(xiàng)目的管理不規(guī)范有關(guān)，所以我們建議能否縮短項(xiàng)目的工期。不知您的看法如何？請(qǐng)批復(fù)。要求項(xiàng)目主管先拿出處理意見(jiàn)1、查閱項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃書(shū)2、分析對(duì)比各項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)3、查找相關(guān)原因4、研究縮短工期的可行性5、提出最終解決方案參考答案【文件五】類別：電子郵件來(lái)電人：項(xiàng)目主管接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：昨日我們接到消息，政府打算對(duì)一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)，我認(rèn)為我們公司具備一定的實(shí)力，在投標(biāo)中應(yīng)該有很大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，我已將投標(biāo)書(shū)發(fā)送到您的郵箱了。但是您到現(xiàn)在還沒(méi)回復(fù)，另，我還想咨詢您，在投標(biāo)過(guò)程中我們應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？盼回復(fù)。答應(yīng)項(xiàng)目主管會(huì)盡快處理1、對(duì)遲復(fù)郵件表達(dá)歉意并說(shuō)明原因2、查閱招標(biāo)書(shū)3、了解自身優(yōu)勢(shì)及不足4、了解政府采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)內(nèi)容5、掌握競(jìng)標(biāo)單位的動(dòng)向6、協(xié)商具體方案參考答案【文件六】類別：電話錄音來(lái)電人：采購(gòu)部接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：有一個(gè)重要情況向您反映。我們公司為了縮減成本，往往選擇購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品價(jià)格低，質(zhì)量差，但是這樣就導(dǎo)致我們項(xiàng)目的售后服務(wù)很麻煩，客戶的抱怨很多。我們建議公司能否在保證利潤(rùn)的情況下，購(gòu)買(mǎi)價(jià)格適中，質(zhì)量比較好的產(chǎn)品，以便減少售后的麻煩。此建議當(dāng)否，請(qǐng)批示。要求采購(gòu)部制定具體方案1、肯定采購(gòu)部的思路和想法2、了解采購(gòu)產(chǎn)品情況3、了解售后服務(wù)情況4、調(diào)查客戶抱怨原因5、建議設(shè)立詢價(jià)制度參考答案【文件七】類別：電話錄音來(lái)電人：公司總經(jīng)理接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：上個(gè)月我們?cè)陧?xiàng)目檢查中，發(fā)現(xiàn)許多項(xiàng)目的質(zhì)量存在問(wèn)題，而且，我們公司連正規(guī)的項(xiàng)目質(zhì)量管理體系都不完善。質(zhì)量體系是項(xiàng)目管理的生存之本，我們沒(méi)理由不重視。請(qǐng)你先拿出一個(gè)方案過(guò)幾天大家討論一下。拿出初步意見(jiàn)向老總匯報(bào)1、了解項(xiàng)目質(zhì)量問(wèn)題2、檢查項(xiàng)目質(zhì)量管理情況3、分析項(xiàng)目質(zhì)量管理體系主要弊端4、檢討忽視原因5、提出解決方案參考答案【文件八】類別：電子郵件來(lái)電人：某項(xiàng)目經(jīng)理接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：最近，公司派我?guī)ьI(lǐng)原來(lái)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)一個(gè)新項(xiàng)目。我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)順利完成了前期工作，也得到了甲方的確認(rèn)。但由于進(jìn)度緊張，又申請(qǐng)從公司調(diào)來(lái)了2名成員進(jìn)入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)日開(kāi)始實(shí)施后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)原成員和新加入的成員之間經(jīng)常發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤相互推諉。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)原成員認(rèn)為新加入的成員效率低下，延誤了項(xiàng)目進(jìn)度；新加入成員則認(rèn)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)原成員不好相處，不能有效溝通。我開(kāi)始認(rèn)為這是正常的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合過(guò)程，沒(méi)有過(guò)多的干預(yù)。但是項(xiàng)目實(shí)施2個(gè)月之后，我發(fā)現(xiàn)這樣下去肯定會(huì)出問(wèn)題。對(duì)此，您有何建議？要求項(xiàng)目經(jīng)理妥善解決該問(wèn)題1、找原成員座談了解原因2、與新成員交流了解原因3、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)4、明確崗位職責(zé)5、嚴(yán)格規(guī)章制度參考答案【文件九】類別：電話錄音來(lái)電人：培訓(xùn)主管接受人：趙子成項(xiàng)目總監(jiān)日期：7月8日趙總：下周一，公司進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)，有一個(gè)主題需要你來(lái)主講，即在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，因存在一些特殊事件可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目最終失敗，我們可以通過(guò)各種形式來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，減少損失。為了減少項(xiàng)目的失敗，您覺(jué)得我們應(yīng)該怎樣進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理最合理。答應(yīng)主講項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理課程1、了解相關(guān)理論2、收集企業(yè)案例3、準(zhǔn)備教案4、注意授課技巧5、做好工作安排參考答案【文件