公文筐測驗(項目管理師1)課件

公文筐測驗項目管理師資格認(rèn)證培訓(xùn)一、什么是文件筐測驗文件筐測試又叫公文處理測驗。在這種測試中，受測者假定將接替某個管理者的工作，要在規(guī)定的時間內(nèi)處理相當(dāng)數(shù)量的文件、電話、信箋等，主要考察受測者的計劃、決策能力。這是被多年實踐完善并被證明為有效的管理干部測評方法之一。二、提供的信息文本背景信息：組織信息、人員、主要問題、日歷表、角色要求、做答說明等公文：信件、請示、報告、指示、建議、備忘錄、電話記錄、抱怨投訴、統(tǒng)計報表答題卡三、評價要素是否每份文件都看過，并做了相應(yīng)批復(fù)是否利用了各種文件所提供的信息能否分清輕重緩急，有條不紊地處理這些文件對問題的判斷是否得當(dāng)，處理辦法是否合理是否依據(jù)文件所提供的事實進(jìn)行判斷和決策是否恰當(dāng)授權(quán)是關(guān)注大局還是拘泥于細(xì)節(jié)……四、示例背景信息：今天是2005年11月28日，恭喜您有機(jī)會在以后的1個小時里擔(dān)任豪杰貿(mào)易公司項目經(jīng)理的職務(wù)。問題情境：現(xiàn)在是上午9點，在聽取了下屬的工作匯報，做好今天的工作安排之后，你來到辦公室，秘書已經(jīng)將你需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的。你必須在1個小時內(nèi)處理好這些文件，并做出批示。10點鐘在會議室還有一個重要的會議需要你主持。在這1個小時里，你的秘書會為你推掉所有的雜事，將沒有任何人來打擾你。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，你在處理文件的過程中，沒有辦法與外界通話，所以，需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法等，做書面表述，最后由你的秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。示例：文件1李總監(jiān)，您好！我是××軟件開發(fā)公司技術(shù)主管李文，我們?yōu)橘F公司定制的項目管理軟件系統(tǒng)的試運(yùn)行正在進(jìn)行。按照協(xié)議規(guī)定，在9月20日之前完成試運(yùn)行。按照合同規(guī)定，我們曾商定過，九月份之前完成對于貴公司使用者的培訓(xùn)。由于貴公司一直無法安排時間進(jìn)行培訓(xùn)，貴公司主管人員以此為由，拒絕支付剩余款項。我們希望，能否與您見面協(xié)商一下費用的支付問題及其他事宜？謝謝您。開始先做如下處理再約見對方（2）回信中道歉并承諾立即解決（2）不予處理（0）回信指責(zé)對方堅持培訓(xùn)后付款（2）了解軟件實際運(yùn)行情況（1）要求下屬為培訓(xùn)實施做準(zhǔn)備（1）要求下屬提供詳細(xì)書面調(diào)查報告，就合同做溝通準(zhǔn)備（1）與財務(wù)部門協(xié)商做好付款預(yù)算（1）了解培訓(xùn)未能進(jìn)行的原因（1）遵守合同條款，同時也為本公司不能履行合同做談判準(zhǔn)備或相應(yīng)措施（1）能考慮到該項目屬于長期合作項目，要和對方保持良好合作（1）授權(quán)下屬進(jìn)行詳細(xì)情況調(diào)查（1）參考答案示例：文件2李總：您好！最近我在工作遇到了一個麻煩：上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項您交給的重大項目后，您在對我們的工作進(jìn)行評價時，僅僅肯定了我的貢獻(xiàn)，并給予我一個出國進(jìn)行培訓(xùn)的機(jī)會。我出國回來后的最近一段時間里，這兩位助手和我關(guān)系就變得微妙起來，工作的開展也明顯受到影響。這樣拖下去，肯定不是一個辦法。您看我該如何處理這個問題？開始回信不談個人意見，希望下屬謹(jǐn)慎處理2回信中不談看法回避或拖延問題1不予處理（0）回信，或建議面談2自己親自和有情緒的員工談話，消除其誤解（1）建議下屬公開表揚(yáng)當(dāng)事員工，采取必要的激勵措施（1）提示下屬采取必要措施，不要因此影響當(dāng)前的工作（1）建議下屬采取合適的溝通方法，使問題明朗化（1）了解是否存在其他原因，并授權(quán)下屬獨立處理該問題（1）承認(rèn)自己的失誤，承諾會在適當(dāng)時機(jī)肯定兩位員工的成績（1）建議改進(jìn)團(tuán)隊的任務(wù)分配和激勵計劃，避免此類事件再次發(fā)生（1）肯定下屬的工作，肯定其所得到的獎勵（1）參考答案上海開往桂林的K859次列車今晨脫線，已確認(rèn)3人死亡事故發(fā)生后，正在國外訪問的鐵道部部長劉志軍立即對事故救援工作提出要求。一是全力以赴、不惜一切代價搶救受傷人員，做好善后處理工作；二是認(rèn)真做好滯留旅客安撫、轉(zhuǎn)運(yùn)及餐飲服務(wù)等工作；三是組織力量盡快搶通線路，恢復(fù)正常運(yùn)輸秩序；四是查明事故原因，深刻吸取教訓(xùn)，杜絕類似事故再次發(fā)生；五是全路緊急行動起來，各級領(lǐng)導(dǎo)干部深入一線，投入到抗洪搶險當(dāng)中，保暢通、保安全、保穩(wěn)定。并指派鐵道部副部長盧春房帶領(lǐng)有關(guān)人員迅速趕赴現(xiàn)場，指揮事故救援。文件筐模擬測試題【情境】今天是2012年11月18日，恭喜您（你叫趙子成）有機(jī)會在以后的兩個小時內(nèi)擔(dān)任某公司的項目總監(jiān)?，F(xiàn)在是上午九點鐘，在聽取了下屬的工作匯報，做好今天的工作安排之后，您來到辦公室。秘書已經(jīng)將您需要處理的近日積壓文件整理好，放在文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的，您必須在三個小時內(nèi)處理好這些文件，并做出批示。十一點鐘在會議室還有一個重要的會議等您主持。在這兩個小時里，您的秘書會為您推脫掉所有的雜事，沒有什么人會來打擾您。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，您在處理文件的過程中，沒有辦法與外界通話，所以，需要您以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法，做書面表達(dá)，最后交給秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。【任務(wù)】請您查閱文件筐中的各種信函、電話錄音以及電子郵件等，并用如下回復(fù)表作為樣例，給出您對每個文件的處理思路，并做出書面表述。具體答題要求是：1、請給出您的處理思路，并準(zhǔn)確、詳細(xì)地寫出您將采取的措施及意圖；2、在處理文件的過程中，請認(rèn)真閱讀情景和十個文件的內(nèi)容，注意文件之間的相互聯(lián)系；3、在處理每個具體文件時，請重點考慮以下內(nèi)容：（1）需要收集哪些資料；（2）需要和哪些部門或人員進(jìn)行溝通；（3）需要您的下屬做哪些工作；（4）應(yīng)采取何種具體處理辦法；（5）您在處理這些問題時的權(quán)限和責(zé)任?！疚募弧款悇e：電子郵件來電人：招標(biāo)專員接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：A公司的招標(biāo)項目是一個比較大的項目，對我們公司未來的發(fā)展前景具有重要的作用。鑒于此，我們針對這個項目做了一份可行性分析。分析表明，這個項目雖然可以帶來巨大的盈利，但是需要更多的資源支持，因此我們必須削減掉我們目前其他小項目的資源。不知您會如何處理？請批復(fù)。建議面談1、要求下屬匯報招標(biāo)項目基本情況2、授權(quán)下屬評價招標(biāo)項目的綜合效益3、授權(quán)下屬評估所需資源4、授權(quán)下屬評估消減小項目的損失及可行性5、提出解決方案后報批參考答案【文件二】類別：電子郵件來電人：項目主管接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：B項目正在按項目范圍說明書的要求如期進(jìn)行中，但是，上周我們工作遇到一個難題，最近甲方單位要求的項目范圍不斷在改變，導(dǎo)致我們工作量不斷增加，甚至?xí)绊懳覀冺椖康念A(yù)期完工，這樣會嚴(yán)重?fù)p害公司的利益。我方已派員進(jìn)行過溝通和協(xié)調(diào)，但是甲方單位領(lǐng)導(dǎo)仍然堅持自己的做法。我們已經(jīng)不能處理了。請指示。要求項目主管妥善解決該問題1、要求下屬匯報項目進(jìn)展情況2、全面了解甲方意圖3、評估項目變更的可行性及損失情況4、明確項目范圍變更談判的底線5、約甲方協(xié)商參考答案【文件三】類別：電話錄音來電人：項目主管接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：由于新啟動的C項目工期長，環(huán)節(jié)多，難以在短期內(nèi)看出進(jìn)展情況以及合理地進(jìn)行資源配置，因此，經(jīng)總部提議，希望制定出一份進(jìn)度管理計劃，采用新的方式進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控，并嚴(yán)格按照計劃執(zhí)行，您覺得采用怎樣進(jìn)度管理最合理。請指示。要求項目主管提出初步設(shè)想1、分析C項目工期特點2、剖析C項目各環(huán)節(jié)3、找出C項目所有節(jié)點4、預(yù)算時間進(jìn)度5、勾畫出進(jìn)度管理路線圖參考答案【文件四】類別：電話錄音來電人：項目主管接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：D項目是公司的一個新項目，這是該項目組提交的項目費用計劃書，從項目費用計劃書上我們發(fā)現(xiàn)，它的人工成本費用比其他的同類項目高很多，我們估計這應(yīng)該與這個項目的管理不規(guī)范有關(guān)，所以我們建議能否縮短項目的工期。不知您的看法如何？請批復(fù)。要求項目主管先拿出處理意見1、查閱項目費用計劃書2、分析對比各項費用項3、查找相關(guān)原因4、研究縮短工期的可行性5、提出最終解決方案參考答案【文件五】類別：電子郵件來電人：項目主管接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：昨日我們接到消息，政府打算對一個采購項目進(jìn)行招標(biāo)，我認(rèn)為我們公司具備一定的實力，在投標(biāo)中應(yīng)該有很大的競爭優(yōu)勢，我已將投標(biāo)書發(fā)送到您的郵箱了。但是您到現(xiàn)在還沒回復(fù)，另，我還想咨詢您，在投標(biāo)過程中我們應(yīng)該注意哪些問題？盼回復(fù)。答應(yīng)項目主管會盡快處理1、對遲復(fù)郵件表達(dá)歉意并說明原因2、查閱招標(biāo)書3、了解自身優(yōu)勢及不足4、了解政府采購項目的詳細(xì)內(nèi)容5、掌握競標(biāo)單位的動向6、協(xié)商具體方案參考答案【文件六】類別：電話錄音來電人：采購部接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：有一個重要情況向您反映。我們公司為了縮減成本，往往選擇購買的產(chǎn)品價格低，質(zhì)量差，但是這樣就導(dǎo)致我們項目的售后服務(wù)很麻煩，客戶的抱怨很多。我們建議公司能否在保證利潤的情況下，購買價格適中，質(zhì)量比較好的產(chǎn)品，以便減少售后的麻煩。此建議當(dāng)否，請批示。要求采購部制定具體方案1、肯定采購部的思路和想法2、了解采購產(chǎn)品情況3、了解售后服務(wù)情況4、調(diào)查客戶抱怨原因5、建議設(shè)立詢價制度參考答案【文件七】類別：電話錄音來電人：公司總經(jīng)理接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：上個月我們在項目檢查中，發(fā)現(xiàn)許多項目的質(zhì)量存在問題，而且，我們公司連正規(guī)的項目質(zhì)量管理體系都不完善。質(zhì)量體系是項目管理的生存之本，我們沒理由不重視。請你先拿出一個方案過幾天大家討論一下。拿出初步意見向老總匯報1、了解項目質(zhì)量問題2、檢查項目質(zhì)量管理情況3、分析項目質(zhì)量管理體系主要弊端4、檢討忽視原因5、提出解決方案參考答案【文件八】類別：電子郵件來電人：某項目經(jīng)理接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：最近，公司派我?guī)ьI(lǐng)原來的團(tuán)隊負(fù)責(zé)一個新項目。我們項目團(tuán)隊結(jié)合以往經(jīng)驗順利完成了前期工作，也得到了甲方的確認(rèn)。但由于進(jìn)度緊張，又申請從公司調(diào)來了2名成員進(jìn)入項目團(tuán)隊。項日開始實施后，項目團(tuán)隊原成員和新加入的成員之間經(jīng)常發(fā)生爭執(zhí)，對發(fā)生的錯誤相互推諉。項目團(tuán)隊原成員認(rèn)為新加入的成員效率低下，延誤了項目進(jìn)度；新加入成員則認(rèn)為項目團(tuán)隊原成員不好相處，不能有效溝通。我開始認(rèn)為這是正常的項目團(tuán)隊磨合過程，沒有過多的干預(yù)。但是項目實施2個月之后，我發(fā)現(xiàn)這樣下去肯定會出問題。對此，您有何建議？要求項目經(jīng)理妥善解決該問題1、找原成員座談了解原因2、與新成員交流了解原因3、強(qiáng)化團(tuán)隊意識4、明確崗位職責(zé)5、嚴(yán)格規(guī)章制度參考答案【文件九】類別：電話錄音來電人：培訓(xùn)主管接受人：趙子成項目總監(jiān)日期：7月8日趙總：下周一，公司進(jìn)行項目經(jīng)理培訓(xùn)，有一個主題需要你來主講，即在項目實施過程中，因存在一些特殊事件可能會導(dǎo)致項目最終失敗，我們可以通過各種形式來規(guī)避風(fēng)險，減少損失。為了減少項目的失敗，您覺得我們應(yīng)該怎樣進(jìn)行項目風(fēng)險管理最合理。答應(yīng)主講項目風(fēng)險管理課程1、了解相關(guān)理論2、收集企業(yè)案例3、準(zhǔn)備教案4、注意授課技巧5、做好工作安排參考答案【文件