采購控制程序

[全]采購控制程序采購控制程序1目的為保證公司產品質量，必須對采購產品及外部提供產品、服務和過程實施控制，確保采購產品滿足公司產品規(guī)定的要求。2適用范圍適用于對公司產品所需的全部采購產品及其外包活動的控制。采購產品包括：生產所需原材料、工裝器具等。外包活動的選擇評定參照產品的采購程序3職責3.1供銷部負責組織產品所需物資的采購及供方、外包方、外包方的選擇和評價；3.2

質檢部負責進貨驗證。3.3生技部負責倉庫的管理工作，參與對供方、外包方、外包方的評審。4控制程序和要求；4.1采購產品的分類及采購渠道4.1.1由供銷部按采購產品影響產品質量的重要程度，將采購產品分為A、B、C三個質量分類等級并標注在《物資分類明細表》中：1）A類（重要）物資——決定功能、性能作用的物資；2）B類（一般）物資——對功能、性能起一定作用的物資；3）C類（輔助）物資——不直接影響功能、性能的物資。4.2對供方、外包方及外包方的評價、選擇和驗證4.2.1對供方、外包方的評價和選擇4.2.1.1各部門根據工作項目工作需要，對供方、外包方物資、信譽、經歷及業(yè)績、環(huán)境/職業(yè)健康安全績效等進行比較，選擇合格的供方、外包方，填寫《供方、外包方評定記錄表》。4.2.1.2對確定業(yè)務來往的供方、外包方，應根據充分的書面證明材料，適用時，可包括以下內容：a)管理體系認證證書；b)本公司對供方、外包方質量管理體系進行評審的結果；c)本公司對供方、外包方其他的滿意程度調查，以及供方、外包方業(yè)績的調查和證明材料；d)供方、外包方產品的質量、價格、社會信譽、交貨能力等情況及產品進入本地市場的準用證明；e)供方、外包方的財務狀況及服務和支持能力；f)苗木的植物檢疫證明等；4.2.1.3對第一次供應重要物資或服務的供方、外包方，除提供充分的書面材料外，還需經樣品測試及小批量產品試用或服務質量初評，測試合格才能供貨。4.2.1.4對于一般物資供方、外包方，需要經過樣品驗證合格，各相關部門提供評價意見，供銷部經理批準，可列入《合格供方名單》。4.2.1.5對于批量供應的輔助物資，進貨部門在進貨時應對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由供銷部經理批準后，即可列入《合格供方名單》。4.2.1.6對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為此供方、外包方的評價。4.2.1.7對重要服務提供方、外包方應對其提供的每一項重要服務進行評估，并及時反饋我方意見。對達不到我方要求而又無改進者應提出警告，直至取消合作。4.2.1.8供銷部負責將合格供方、外包方列入本公司的“合格供方、外包方名單”,經總經理批準后，該名單發(fā)至有關部門備案。4.2.2對供方、外包方的驗證a)正常情況下，供銷部應每年組織一次對合格供方、外包方的會審或考察式的復審驗證，驗證其質量保證能力，形成《供方、外包方業(yè)績評價記錄》，評價時按百分制，質量評分占60分者，交貨期評分占20%，其余（如價格、售后服務等）占20%。判定總分低于60（或質量評分低于48），應取消其合格供方、外包方資格；如因特殊情況留用，應報總經理批準，但應加強對其服務和供應物資的進貨驗證。連續(xù)第二次評分仍然不及格，應取消其供貨資格，由各有關部門實施。驗證其是否可持續(xù)的作為本公司的供方、外包方。b)服務供方、外包方控制：為公司提供服務的供方、外包方，如運輸公司、生產方、檢驗、培訓機構等，也應經評價后方可向公司提供服務。c)當發(fā)現(xiàn)有以下情況時，應對其進行評審或實地考察驗證。i.供方、外包方提供的產品質量下降，已對本公司產品質量產生影響。ii.供方、外包方提供的產品供應不暢，不能滿足本公司采購計劃數量的要求。iii.供方、外包方不履行采購合同的條款，對本公司合同的履約構成威脅。iv.新產品開發(fā)情況下，需重新驗證供方、外包方質量保證能力。d)復審和/或實地考察驗證認為不合格的供方、外包方，供銷部應對其明確提出限期整改要求。在限期內整改不合格的，報總經理批準后，取消其資格并停止其供貨。e)被取消供貨資格的供方、外包方，由供銷部通知各部門，將其從合格供方、外包方名單中除名，由供銷部另行選擇新的供方、外包方。為保障采購產品的可靠供應，當供方、外包方出現(xiàn)不能滿足本公司產品要求的跡象時，就應開始對新的供方、外包方進行調查。4.3采購信息4.3.1采購文件4.3.1.1應包括擬采購產品的信息：a)對產品的質量要求（可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術文件）；b)對產品的驗收要求；c)其他要求，如價格、數量、交付等。4.3.1.2適當時還包括：a)對供方、外包方的產品、程序、過程、設備、人員提出有關批準或資格鑒定的要求，如對供方、外包方產品的質量認證要求，對生產過程、設備及人員要求、委托檢測的服務要求等；b)適用的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求。4.3.2本公司的采購文件包括《材料采購標準》、《采購單》、《采購產品報驗單》、《采購合同》及附件等。采購文件發(fā)放前，應有相應的發(fā)放部門負責人對其要求是否適當進行審批。1）采購單是本公司與供方、外包方簽訂的采購合同的分批采購計劃，對采購頻次較低的產品也可作為采購合同獨立使用，它是本公司與供方、外包方的契約性采購依據。2）采購產品的圖樣和參數指標，規(guī)定了采購產品的尺寸、材料及執(zhí)行標準、狀態(tài)或特性、工藝要求，是檢驗和驗證采購產品是否符合要求的重要依據。3）《采購產品報驗單》記載了供方、外包方提供產品的數量和可接收產品的數量，是本公司確認接收或退貨數量的依據。4）本公司的檢驗和試驗標準或與供方、外包方簽訂的驗收協(xié)議以及采用的外部標準是驗收采購產品的方法和可接收水平的準則。4.4向供方、外包方提供的圖樣、檢驗和試驗標準，必須確認是受控文件。發(fā)放時，由采購人員從辦公室領出文件，盡量當面交給供方、外包方代表。對尺寸復雜或關鍵的采購產品，采購員應請供銷部人員向供方、外包方進行充分溝通，保持本公司與供方、外包方對采購產品的要求理解一致。供方、外包方在接收文件時，應在文件發(fā)放登記表上簽名；當用郵寄或傳真向供方、外包方發(fā)出采購資料時，要求供方、外包方用傳真或其它方式確認收到的圖號、文件號及日期，并要求確認人在回復件上簽名。4.5采購的實施4.5.1采購計劃的下達1）供銷部應按《生產計劃》要求，在參考庫存量的基礎上，向合格供方、外包方或代理商發(fā)出“采購單”，請供方、外包方或代理商對該計劃予以確認。之后，保持與供方、外包方聯(lián)系，組織采購產品按時進公司。2）編制或填寫采購單時，應明確“采購單”上的所有事項并填寫清楚、規(guī)范，如有其它商定或說明的事項可另外書面說明。3）對合格供方、外包方不能按期供貨且本公司又急需的產品，填寫《臨時采購要求單》，報告總經理審批同意后（必要時須經顧客同意），可向其他供方、外包方限量采購代用產品，但對這些代用產品，必須經生技部檢驗或驗證合格后方可使用。4.5.2采購產品報驗及入庫手續(xù)的辦理所有的采購產品進公司后，應保護好產品標識，采購人員應一式三份填寫《采購產品報驗單》，連同采購產品提交質檢部檢驗，報驗單上的所有項目應填寫清晰明確。采購產品若不能立即檢驗時，先將其作為待檢品入待檢庫或放置到待檢區(qū)域。檢驗后，采購員應根據檢驗員的判定意見，對已檢合格的入合格品材料庫；對已檢不合格的入廢品庫；對已檢待判定品暫存待檢庫。此單經檢驗員、倉庫保管員簽字后，作為我公司采購產品入庫的依據；采購產品中的不合格品按《不合格控制程序》執(zhí)行。4.6采購產品的驗證4.6.1在供方、外包方貨源處的驗證。當供方、外包方使用的材料出現(xiàn)問題時，應對供方、外包方及其貨源處做現(xiàn)場調查或驗證。安排驗證物資的事宜和放行的方式應和供方、外包方達成協(xié)議，根據協(xié)議派人到供方、外包方貨源處監(jiān)督驗證把關，但這種驗證不能降低采購產品的驗收標準，也不排除其后本公司的拒收。4.6.2顧客對供方、外包方產品的驗證當合同有規(guī)定或因特殊情況，顧客或其代表在供方、外包方或在本公司對供方、外包方提供的產品進行質量驗證時，本公司應予配合。但