采購(gòu)控制程序

[全]采購(gòu)控制程序采購(gòu)控制程序1目的為保證公司產(chǎn)品質(zhì)量，必須對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品及外部提供產(chǎn)品、服務(wù)和過程實(shí)施控制，確保采購(gòu)產(chǎn)品滿足公司產(chǎn)品規(guī)定的要求。2適用范圍適用于對(duì)公司產(chǎn)品所需的全部采購(gòu)產(chǎn)品及其外包活動(dòng)的控制。采購(gòu)產(chǎn)品包括：生產(chǎn)所需原材料、工裝器具等。外包活動(dòng)的選擇評(píng)定參照產(chǎn)品的采購(gòu)程序3職責(zé)3.1供銷部負(fù)責(zé)組織產(chǎn)品所需物資的采購(gòu)及供方、外包方、外包方的選擇和評(píng)價(jià)；3.2

質(zhì)檢部負(fù)責(zé)進(jìn)貨驗(yàn)證。3.3生技部負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的管理工作，參與對(duì)供方、外包方、外包方的評(píng)審。4控制程序和要求；4.1采購(gòu)產(chǎn)品的分類及采購(gòu)渠道4.1.1由供銷部按采購(gòu)產(chǎn)品影響產(chǎn)品質(zhì)量的重要程度，將采購(gòu)產(chǎn)品分為A、B、C三個(gè)質(zhì)量分類等級(jí)并標(biāo)注在《物資分類明細(xì)表》中：1）A類（重要）物資——決定功能、性能作用的物資；2）B類（一般）物資——對(duì)功能、性能起一定作用的物資；3）C類（輔助）物資——不直接影響功能、性能的物資。4.2對(duì)供方、外包方及外包方的評(píng)價(jià)、選擇和驗(yàn)證4.2.1對(duì)供方、外包方的評(píng)價(jià)和選擇4.2.1.1各部門根據(jù)工作項(xiàng)目工作需要，對(duì)供方、外包方物資、信譽(yù)、經(jīng)歷及業(yè)績(jī)、環(huán)境/職業(yè)健康安全績(jī)效等進(jìn)行比較，選擇合格的供方、外包方，填寫《供方、外包方評(píng)定記錄表》。4.2.1.2對(duì)確定業(yè)務(wù)來往的供方、外包方，應(yīng)根據(jù)充分的書面證明材料，適用時(shí)，可包括以下內(nèi)容：a)管理體系認(rèn)證證書；b)本公司對(duì)供方、外包方質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)審的結(jié)果；c)本公司對(duì)供方、外包方其他的滿意程度調(diào)查，以及供方、外包方業(yè)績(jī)的調(diào)查和證明材料；d)供方、外包方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、社會(huì)信譽(yù)、交貨能力等情況及產(chǎn)品進(jìn)入本地市場(chǎng)的準(zhǔn)用證明；e)供方、外包方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力；f)苗木的植物檢疫證明等；4.2.1.3對(duì)第一次供應(yīng)重要物資或服務(wù)的供方、外包方，除提供充分的書面材料外，還需經(jīng)樣品測(cè)試及小批量產(chǎn)品試用或服務(wù)質(zhì)量初評(píng)，測(cè)試合格才能供貨。4.2.1.4對(duì)于一般物資供方、外包方，需要經(jīng)過樣品驗(yàn)證合格，各相關(guān)部門提供評(píng)價(jià)意見，供銷部經(jīng)理批準(zhǔn)，可列入《合格供方名單》。4.2.1.5對(duì)于批量供應(yīng)的輔助物資，進(jìn)貨部門在進(jìn)貨時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證，并保存驗(yàn)證記錄，合格者由供銷部經(jīng)理批準(zhǔn)后，即可列入《合格供方名單》。4.2.1.6對(duì)零星采購(gòu)的輔助物資，其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為此供方、外包方的評(píng)價(jià)。4.2.1.7對(duì)重要服務(wù)提供方、外包方應(yīng)對(duì)其提供的每一項(xiàng)重要服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，并及時(shí)反饋我方意見。對(duì)達(dá)不到我方要求而又無改進(jìn)者應(yīng)提出警告，直至取消合作。4.2.1.8供銷部負(fù)責(zé)將合格供方、外包方列入本公司的“合格供方、外包方名單”,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，該名單發(fā)至有關(guān)部門備案。4.2.2對(duì)供方、外包方的驗(yàn)證a)正常情況下，供銷部應(yīng)每年組織一次對(duì)合格供方、外包方的會(huì)審或考察式的復(fù)審驗(yàn)證，驗(yàn)證其質(zhì)量保證能力，形成《供方、外包方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)記錄》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60分者，交貨期評(píng)分占20%，其余（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。判定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于48），應(yīng)取消其合格供方、外包方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其服務(wù)和供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證。連續(xù)第二次評(píng)分仍然不及格，應(yīng)取消其供貨資格，由各有關(guān)部門實(shí)施。驗(yàn)證其是否可持續(xù)的作為本公司的供方、外包方。b)服務(wù)供方、外包方控制：為公司提供服務(wù)的供方、外包方，如運(yùn)輸公司、生產(chǎn)方、檢驗(yàn)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等，也應(yīng)經(jīng)評(píng)價(jià)后方可向公司提供服務(wù)。c)當(dāng)發(fā)現(xiàn)有以下情況時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行評(píng)審或?qū)嵉乜疾祢?yàn)證。i.供方、外包方提供的產(chǎn)品質(zhì)量下降，已對(duì)本公司產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生影響。ii.供方、外包方提供的產(chǎn)品供應(yīng)不暢，不能滿足本公司采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量的要求。iii.供方、外包方不履行采購(gòu)合同的條款，對(duì)本公司合同的履約構(gòu)成威脅。iv.新產(chǎn)品開發(fā)情況下，需重新驗(yàn)證供方、外包方質(zhì)量保證能力。d)復(fù)審和/或?qū)嵉乜疾祢?yàn)證認(rèn)為不合格的供方、外包方，供銷部應(yīng)對(duì)其明確提出限期整改要求。在限期內(nèi)整改不合格的，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，取消其資格并停止其供貨。e)被取消供貨資格的供方、外包方，由供銷部通知各部門，將其從合格供方、外包方名單中除名，由供銷部另行選擇新的供方、外包方。為保障采購(gòu)產(chǎn)品的可靠供應(yīng)，當(dāng)供方、外包方出現(xiàn)不能滿足本公司產(chǎn)品要求的跡象時(shí)，就應(yīng)開始對(duì)新的供方、外包方進(jìn)行調(diào)查。4.3采購(gòu)信息4.3.1采購(gòu)文件4.3.1.1應(yīng)包括擬采購(gòu)產(chǎn)品的信息：a)對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量要求（可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；b)對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求；c)其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付等。4.3.1.2適當(dāng)時(shí)還包括：a)對(duì)供方、外包方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對(duì)供方、外包方產(chǎn)品的質(zhì)量認(rèn)證要求，對(duì)生產(chǎn)過程、設(shè)備及人員要求、委托檢測(cè)的服務(wù)要求等；b)適用的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求。4.3.2本公司的采購(gòu)文件包括《材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》、《采購(gòu)單》、《采購(gòu)產(chǎn)品報(bào)驗(yàn)單》、《采購(gòu)合同》及附件等。采購(gòu)文件發(fā)放前，應(yīng)有相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)其要求是否適當(dāng)進(jìn)行審批。1）采購(gòu)單是本公司與供方、外包方簽訂的采購(gòu)合同的分批采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)頻次較低的產(chǎn)品也可作為采購(gòu)合同獨(dú)立使用，它是本公司與供方、外包方的契約性采購(gòu)依據(jù)。2）采購(gòu)產(chǎn)品的圖樣和參數(shù)指標(biāo)，規(guī)定了采購(gòu)產(chǎn)品的尺寸、材料及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)或特性、工藝要求，是檢驗(yàn)和驗(yàn)證采購(gòu)產(chǎn)品是否符合要求的重要依據(jù)。3）《采購(gòu)產(chǎn)品報(bào)驗(yàn)單》記載了供方、外包方提供產(chǎn)品的數(shù)量和可接收產(chǎn)品的數(shù)量，是本公司確認(rèn)接收或退貨數(shù)量的依據(jù)。4）本公司的檢驗(yàn)和試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)或與供方、外包方簽訂的驗(yàn)收協(xié)議以及采用的外部標(biāo)準(zhǔn)是驗(yàn)收采購(gòu)產(chǎn)品的方法和可接收水平的準(zhǔn)則。4.4向供方、外包方提供的圖樣、檢驗(yàn)和試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，必須確認(rèn)是受控文件。發(fā)放時(shí)，由采購(gòu)人員從辦公室領(lǐng)出文件，盡量當(dāng)面交給供方、外包方代表。對(duì)尺寸復(fù)雜或關(guān)鍵的采購(gòu)產(chǎn)品，采購(gòu)員應(yīng)請(qǐng)供銷部人員向供方、外包方進(jìn)行充分溝通，保持本公司與供方、外包方對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的要求理解一致。供方、外包方在接收文件時(shí)，應(yīng)在文件發(fā)放登記表上簽名；當(dāng)用郵寄或傳真向供方、外包方發(fā)出采購(gòu)資料時(shí)，要求供方、外包方用傳真或其它方式確認(rèn)收到的圖號(hào)、文件號(hào)及日期，并要求確認(rèn)人在回復(fù)件上簽名。4.5采購(gòu)的實(shí)施4.5.1采購(gòu)計(jì)劃的下達(dá)1）供銷部應(yīng)按《生產(chǎn)計(jì)劃》要求，在參考庫(kù)存量的基礎(chǔ)上，向合格供方、外包方或代理商發(fā)出“采購(gòu)單”，請(qǐng)供方、外包方或代理商對(duì)該計(jì)劃予以確認(rèn)。之后，保持與供方、外包方聯(lián)系，組織采購(gòu)產(chǎn)品按時(shí)進(jìn)公司。2）編制或填寫采購(gòu)單時(shí)，應(yīng)明確“采購(gòu)單”上的所有事項(xiàng)并填寫清楚、規(guī)范，如有其它商定或說明的事項(xiàng)可另外書面說明。3）對(duì)合格供方、外包方不能按期供貨且本公司又急需的產(chǎn)品，填寫《臨時(shí)采購(gòu)要求單》，報(bào)告總經(jīng)理審批同意后（必要時(shí)須經(jīng)顧客同意），可向其他供方、外包方限量采購(gòu)代用產(chǎn)品，但對(duì)這些代用產(chǎn)品，必須經(jīng)生技部檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可使用。4.5.2采購(gòu)產(chǎn)品報(bào)驗(yàn)及入庫(kù)手續(xù)的辦理所有的采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)公司后，應(yīng)保護(hù)好產(chǎn)品標(biāo)識(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)一式三份填寫《采購(gòu)產(chǎn)品報(bào)驗(yàn)單》，連同采購(gòu)產(chǎn)品提交質(zhì)檢部檢驗(yàn)，報(bào)驗(yàn)單上的所有項(xiàng)目應(yīng)填寫清晰明確。采購(gòu)產(chǎn)品若不能立即檢驗(yàn)時(shí)，先將其作為待檢品入待檢庫(kù)或放置到待檢區(qū)域。檢驗(yàn)后，采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)員的判定意見，對(duì)已檢合格的入合格品材料庫(kù)；對(duì)已檢不合格的入廢品庫(kù)；對(duì)已檢待判定品暫存待檢庫(kù)。此單經(jīng)檢驗(yàn)員、倉(cāng)庫(kù)保管員簽字后，作為我公司采購(gòu)產(chǎn)品入庫(kù)的依據(jù)；采購(gòu)產(chǎn)品中的不合格品按《不合格控制程序》執(zhí)行。4.6采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證4.6.1在供方、外包方貨源處的驗(yàn)證。當(dāng)供方、外包方使用的材料出現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)對(duì)供方、外包方及其貨源處做現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查或驗(yàn)證。安排驗(yàn)證物資的事宜和放行的方式應(yīng)和供方、外包方達(dá)成協(xié)議，根據(jù)協(xié)議派人到供方、外包方貨源處監(jiān)督驗(yàn)證把關(guān)，但這種驗(yàn)證不能降低采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，也不排除其后本公司的拒收。4.6.2顧客對(duì)供方、外包方產(chǎn)品的驗(yàn)證當(dāng)合同有規(guī)定或因特殊情況，顧客或其代表在供方、外包方或在本公司對(duì)供方、外包方提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)證時(shí)，本公司應(yīng)予配合。但