4.第三章 事務(wù)應(yīng)用文

第三章

事務(wù)應(yīng)用文第一節(jié)

概

述一、事務(wù)應(yīng)用文的含義、特點和作用

（一）事務(wù)應(yīng)用文的含義事務(wù)應(yīng)用文是指機關(guān)單位、社會團體及個人在處理日常事務(wù)時，用來溝通信息、總結(jié)得失、研究問題、指導(dǎo)工作、規(guī)范行為的一種實用性應(yīng)用文。事務(wù)應(yīng)用文以實用、辦事為目的，強調(diào)日常化，是應(yīng)用寫作的重要組成部分。（二）事務(wù)應(yīng)用文的特點

1．廣泛性2．靈活性3．公開性4．真實性5．指導(dǎo)性6．實用性（三）事務(wù)應(yīng)用文的作用

事務(wù)應(yīng)用文具有較為廣泛的社會功能，在工作、生活中起著重要作用。1．制訂計劃，明確目標(biāo)。2．總結(jié)經(jīng)驗，推動工作。3．交流動態(tài)，相互借鑒。4．約束行為，規(guī)范行動。二、事務(wù)應(yīng)用文的種類

（一）計劃類（二）總結(jié)報告類（三）規(guī)章制度類（四）簡報類（五）會議類三、事務(wù)應(yīng)用文的寫作要求

（一）掌握充分的材料形成正確觀點的基礎(chǔ)是充分占有翔實的材料。在實際工作中要注意收集、積累各方面的材料，如背景材料、現(xiàn)實的典型材料、過程性材料、評價性材料等。（二）有前瞻意識要能站在時代和未來的高度，審視和分析問題。透過現(xiàn)象、抽象本質(zhì)，總結(jié)規(guī)律、指導(dǎo)未來。（三）實事求是以實事求是的思想為指導(dǎo)是寫好事務(wù)應(yīng)用文的關(guān)鍵，是正確客觀地分析事物、正確評價客觀實際的前提。在正確思想的指導(dǎo)下，摒棄主觀臆斷，求實工作，按客觀規(guī)律辦事。第二節(jié)計

劃一、計劃的含義、特點和作用

（一）計劃的含義計劃是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位或個人，為了實現(xiàn)某項目標(biāo)或完成某項任務(wù)而事先做安排和打算的事務(wù)性應(yīng)用文。計劃依據(jù)涉及內(nèi)容和期限的不同，還有不同的名稱。（二）計劃的特點

1．目的性2．預(yù)見性3．針對性4．可行性5．約束性（三）計劃的作用

1．指導(dǎo)、推動工作計劃規(guī)定了明確的目標(biāo)和具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，建立正常的工作秩序，提高工作效率，使工作有條不紊地進行。2．約束、督促工作計劃是工作進度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)，有較強的約束和督促作用。二、計劃的種類

（一）按性質(zhì)分，有綜合性計劃、專題性計劃等。（二）按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)計劃、工作計劃、生產(chǎn)計劃、研究計劃、教學(xué)計劃、授課計劃等。（三）按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、科室計劃、班級計劃、個人計劃等。（四）按時間分，有長期計劃、中期計劃、短期計劃等。（五）按作用分，有指導(dǎo)性計劃、指令性計劃等。（六）按形式分，有條文式計劃、表格式計劃、綜合式（文、表混合）計劃等。三、計劃的結(jié)構(gòu)和寫作

（一）標(biāo)題1．專用式，由單位名稱、時限、內(nèi)容和文種四個要素構(gòu)成。2．公文式，由單位名稱、事由和文種構(gòu)成。若計劃尚不成熟或未經(jīng)批準(zhǔn)，則在標(biāo)題后或正下方注明其成熟度，如“草案”“討論稿”字樣，并加上圓括號。（二）正文1．前言一般寫以下四個方面的內(nèi)容：說明制訂計劃的依據(jù)；概述本單位的基本情況，分析完成計劃的主、客觀條件；提出總的任務(wù)和要求，或完成計劃指標(biāo)的意義；指出制訂計劃的目的。以上四方面的內(nèi)容可根據(jù)實際情況做出適當(dāng)選擇。前言的寫作要簡明扼要，通常以“為此，特計劃如下:”或“為此，需要抓好以下幾方面的工作?！钡日Z句為過渡語，引出主體部分。2．計劃的主體

（1）目標(biāo)，即在某一時段內(nèi)要完成的工作任務(wù)，通俗地說就是“做什么”。（2）措施，寫清楚采取何種辦法，利用什么條件，由何單位、何人具體負(fù)責(zé)，如何協(xié)調(diào)配合以完成任務(wù)。措施即“怎么做”。（3）步驟，即寫明實現(xiàn)計劃分幾個步驟或幾個階段，即“何時完成”。目標(biāo)、措施、步驟，可以分開寫，也可以將措施和步驟放在一起寫。根據(jù)計劃的內(nèi)容和表述的需要，可以把計劃寫成條文式、圖表式或條文圖表結(jié)合式。3．計劃的結(jié)語可以說明執(zhí)行計劃應(yīng)注意的事項、要求，或提出希望、發(fā)出號召等，根據(jù)實際情況，這部分可省略。（三）落款計劃的落款包括署名和日期。四、計劃的注意事項

（一）要把預(yù)測性和可行性很好地結(jié)合起來。計劃的制訂必須符合國家的方針政策、法令法規(guī)，并且符合本單位或個人的實際情況；目標(biāo)的制訂一定要實事求是、切實可行。（二）計劃的目標(biāo)、任務(wù)、措施、步驟、分工等都要寫得具體明確，便于執(zhí)行、檢查。切忌含糊不清、模棱兩可。（三）集思廣益，走群眾路線。計劃的制訂必須深入實際，廣泛聽取群眾意見，把計劃變成群體的共同意志與愿望，博采眾長，以保證計劃的認(rèn)同度和可行性。（四）語言要準(zhǔn)確、明晰。運用語言表達(dá)思想、描述事物、羅列數(shù)字等要做到含義準(zhǔn)確無誤、措辭精當(dāng)、恰當(dāng)貼切、周到嚴(yán)密、不生歧義。第三節(jié)

總

結(jié)一、總結(jié)的含義、作用和特點

（一）總結(jié)的含義總結(jié)是對本地區(qū)、本單位、本部門或個人過去一段時期的實踐活動做出系統(tǒng)的回顧反思，從中找出規(guī)律性認(rèn)識以指導(dǎo)今后實踐的事務(wù)性應(yīng)用文?？偨Y(jié)不具備行政約束力，但具有提高理論認(rèn)識，指導(dǎo)今后實踐，提供經(jīng)驗借鑒，鼓舞教育群眾和調(diào)動積極性的作用。（二）總結(jié)的作用

1．總結(jié)是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。2．總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。3．總結(jié)是提高工作能力的重要途徑。4．總結(jié)是團結(jié)群眾，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持的重要渠道。（三）總結(jié)的特點

1．內(nèi)容的回顧性，總結(jié)總是對過去實踐活動的回顧與反思。2．對象的個性化，總結(jié)是以自身的實踐活動為對象，必須寫出自身的個性特征，寫作時需用“第一人稱”行文。3．認(rèn)識的規(guī)律性，總結(jié)是從自身的實踐中歸納規(guī)律性的東西、從零散的感性材料中概括出正確的觀點。經(jīng)過分析綜合，把零散的膚淺的感性認(rèn)識升華為帶規(guī)律性的體現(xiàn)本質(zhì)特征的理性認(rèn)識。4．效用的經(jīng)驗性，總結(jié)的關(guān)鍵是概括出實踐中成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，做出正確的評價，得出科學(xué)的結(jié)論，指導(dǎo)今后的實踐。它既可成為自身的經(jīng)驗積累，又為他人提供經(jīng)驗借鑒。二、總結(jié)的種類

（一）按內(nèi)容劃分工作總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、經(jīng)驗總結(jié)等。（二）按范圍劃分地區(qū)總結(jié)、單位總結(jié)、部門總結(jié)、個人總結(jié)等。（三）按時限劃分年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等。（四）按性質(zhì)劃分綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)。三、總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫法

（一）標(biāo)題，總結(jié)的標(biāo)題大體有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種寫法。1．單標(biāo)題，單標(biāo)題又可分為公文式標(biāo)題和文章式標(biāo)題。①公文式標(biāo)題。由“單位名稱、時限、總結(jié)內(nèi)容、文種”構(gòu)成如果標(biāo)題下或文末有單位署名，標(biāo)題可省略單位名稱；在實際寫作時，時限也可省略。②文章式標(biāo)題。即標(biāo)題用簡練的語言概括總結(jié)的主要內(nèi)容或基本觀點，“總結(jié)”二字不出現(xiàn)于標(biāo)題中。此類標(biāo)題常用于專題總結(jié)。2．雙標(biāo)題，標(biāo)題是同時使用上述兩種標(biāo)題。一般正題用文章式標(biāo)題，副題采用公文式標(biāo)題，補充說明單位、時限、內(nèi)容等。（二）正文

1．前言一般概述基本情況，即工作或任務(wù)的背景、指導(dǎo)思想、做法、效果等。總結(jié)的目的不同，前言的內(nèi)容也有所側(cè)重，有的側(cè)重介紹工作的背景，有的側(cè)重找出存在的問題，有的側(cè)重寫總結(jié)的經(jīng)驗和成績。形式各異，都必須開門見山，簡明扼要，緊扣中心，統(tǒng)領(lǐng)全文。2．主體主體是總結(jié)的核心部分，具體寫成績與經(jīng)驗、問題與教訓(xùn)。大多的總結(jié)把成績和經(jīng)驗作為重點來寫。“成績”主要寫做了哪些工作，達(dá)到了什么樣的水平?！敖?jīng)驗”其實是“體會”，就是采取了哪些措施取得的成績，分析取得成績的原因以及體會。經(jīng)驗體會是根據(jù)成績與做法來寫，前者是重點。總結(jié)的材料要具有典型突出的特點，所列舉的數(shù)據(jù)要具體翔實，以點帶面，敘議結(jié)合。切忌面面俱到，不分主次，或者寫成流水賬；“失誤和教訓(xùn)”這部分的內(nèi)容要以正確的觀點寫出存在的問題及失誤，分析其原因，依此作為可借鑒的教訓(xùn)。大多的情況下這部分簡寫，有時也可以不寫或者并到“努力的方向”中一起寫。但是應(yīng)以具體情況而確定詳略，如果是反映問題的總結(jié)，這部分必須要詳寫。主體部分常見的結(jié)構(gòu)形態(tài)有三種。①縱式結(jié)構(gòu)。就是按照事物或?qū)嵺`活動的過程安排內(nèi)容。②橫式結(jié)構(gòu)。按事實性質(zhì)和規(guī)律的不同分門別類地依次展開內(nèi)容，各層之間呈現(xiàn)相互并列的態(tài)勢。③縱橫式結(jié)構(gòu)。安排內(nèi)容時，既考慮到時間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過程，又注意內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，從幾個方面總結(jié)出經(jīng)驗教訓(xùn)。主體部分的外在形式，有貫通式、小標(biāo)題式、序數(shù)式三種情況。①貫通式適用于篇幅短小、內(nèi)容單純的總結(jié)。它像一篇短文，全文之中不用外部標(biāo)志來顯示層次。②小標(biāo)題式將主體部分分為若干層次，每層加一個概括核心內(nèi)容的小標(biāo)題，重心突出，條理清楚。③序數(shù)式也將主體分為若干層次，各層用“一、二、三……”的序號排列，層次一目了然。3．結(jié)尾結(jié)尾是正文的收束，或?qū)懡Y(jié)論，或針對存在的問題提出解決辦法與意見，或提出今后的打算與努力方向，或表明決心、展望前景等。這部分的寫作要與開頭相照應(yīng)，篇幅宜簡短有力。（三）落款

落款包括署名和日期。若單位在標(biāo)題中已經(jīng)注明，這里只寫總結(jié)的日期。四、總結(jié)的注意事項

（一）從實際出發(fā)，實事求是對成績與經(jīng)驗不浮夸、不虛構(gòu)；對缺點與不足，不隱瞞、不縮小；總結(jié)中所列舉的數(shù)字、事例，必須真實、準(zhǔn)確；看問題要有全面觀，不可絕對化、不片面化。（二）抓主要問題，引出規(guī)律性的結(jié)論在寫作時，必須抓住主要問題，從客觀實際中發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)特點，找出事物間的內(nèi)在聯(lián)系，找出存在問題的根源，發(fā)掘出規(guī)律性的理性認(rèn)識，從而認(rèn)識事物的本質(zhì)規(guī)律，總結(jié)出規(guī)律性的理論。（三）詳略得當(dāng)，突出重點總結(jié)的選材不能求全貪多、主次不分，要根據(jù)實際情況和總結(jié)的目的，把那些既能顯示本單位、本地區(qū)特點，又有一定普遍性的材料作為重點選用，寫得詳細(xì)、具體。而一般性的材料則要略寫或舍棄。語言要求表達(dá)準(zhǔn)確、樸實簡潔。第四節(jié)

述職報告一、述職報告的含義

述職報告是指各級各類機關(guān)工作人員，主要是領(lǐng)導(dǎo)干部，向上級、主管部門、專家評委或本單位職工群眾陳述自己在一定時期內(nèi)任職情況，包括履行崗位職責(zé)，完成工作任務(wù)的成績、問題、設(shè)想，進行自我回顧、評估、鑒定的事務(wù)性應(yīng)用文。二、述職報告的特點

（一）內(nèi)容的限定性，述職，必須緊緊圍繞崗位職責(zé)和目標(biāo)來進行。無論是匯報成績，說明問題，還是對今后工作的打算，所述材料都要限定在述職人的職責(zé)范圍內(nèi)。（二）實績的紀(jì)實性，述職報告應(yīng)客觀地反映工作實績，即做了哪些工作，有什么貢獻。對工作質(zhì)量、效率、完成情況及程度、水準(zhǔn)等，要實事求是地做出自我評價，切忌泛泛空談，抽象論證。

（三）時間的限制性，述職報告有嚴(yán)格的時間界限：一是述職的內(nèi)容必須是在任職期限內(nèi)的。二是報告時間的限制性。述職者必須在考核期間，按考核時間的要求寫出書面報告，宣讀并上交上級有關(guān)部門。

（四）行文的嚴(yán)肅性，述職報告是考察干部的重要依據(jù)，一般都要存入檔案，加上領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要面對群眾報告以及報告場合的莊重性，都決定了述職報告嚴(yán)肅性極強。因此，述職者必須嚴(yán)肅認(rèn)真對待。報告必須真實準(zhǔn)確，不可添枝加葉、含糊其詞，更不能文過飾非。

（五）主體的唯一性，述職報告是述職者“述”自己的“職”，“述”自己一定時期內(nèi)履行崗位職責(zé)情況、稱職與否、功過得失；述職報告局限于個人職責(zé)范圍之內(nèi)的工作的自我回顧、檢查、評價。述職報告的主體是唯一的，以第一人稱“我”來表述。三、述職報告種類

（一）從內(nèi)容上劃分。1．綜合性述職報告；2．專題性述職報告；3．單項工作述職報告（二）從時間上劃分。1．任期述職報告；2．年度述職報告；3．臨時性述職報告。（三）按性質(zhì)劃分。1．例行述職報告；2．晉職述職報告、（四）按表達(dá)形式劃分。1．口頭述職報告；2．書面述職報告。四、述職報告的寫作

（一）標(biāo)題述職報告的標(biāo)題有四種常見寫法：1．公文式標(biāo)題即“述職者職務(wù)+姓名+時限+文種”。例如《濱海寧遠(yuǎn)機電公司張×2017年述職》；有的可以省略職務(wù)或姓名或時限，例如《張×2017年述職報告》；有的只寫文種，例如《述職報告》。2．新聞式標(biāo)題常見的形式是“正標(biāo)題+副標(biāo)題”方式。例如《繼往開來，與時俱進——濱海機電公司部門經(jīng)理2017年述職報告》。（二）稱謂述職報告稱謂是報告者對聽眾的稱呼，述職者要根據(jù)聽取報告對象的不同分別予以合適的稱呼。稱謂放在標(biāo)題之下正文的開頭。（三）正文

第一部分是引語部分，即任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。然后用“現(xiàn)將本人任職期間的情況述職如下”類過渡語導(dǎo)入下文。第二部分是主體部分，這是述職報告的主體、核心部分，根據(jù)崗位責(zé)任目標(biāo)，結(jié)合上級對本次述職的要求，從德、能、勤、績、廉幾方面出發(fā)，陳述自己的政治表現(xiàn)、職業(yè)道德、工作實績，提出存在的問題，并簡要分析原因，表明今后努力方向。對于主體部分的寫作，可按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標(biāo)題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認(rèn)識和做法；也可先寫認(rèn)識和做法，后寫實績。在寫作時，要注意表達(dá)出個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題、重大事件以及突發(fā)事件方面，更能表現(xiàn)出述職者的個人素質(zhì)、才能和領(lǐng)導(dǎo)水平。第三部分是結(jié)尾部分，可對全文作概括性的總結(jié)，或今后的設(shè)想和決心，寫作時要從實際出發(fā)。（四）落款

述職報告的落款要寫明述職者的姓名及單位名稱，下寫年、月、日。落款一般寫在正文后，也可以寫在標(biāo)題下。五、述職報告寫作的注意事項

（一）要充分反映出自己在任期內(nèi)的工作實績和問題（二）要實事求是地評價自己（三）要抓住重點，突出個性第五節(jié)

簡

報一、簡報的含義、作用和特點

（一）簡報的含義簡報是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以簡要報告的形式向上級匯報工作、反映問題，向下級或平級通報情況的一種事務(wù)應(yīng)用文。（二）簡報的作用

1．反映情況通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗，及時反映給各級決策機關(guān)，使決策機關(guān)了解下情，為決策機關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。

2．交流經(jīng)驗簡報體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一定指導(dǎo)能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，這樣對工作有指導(dǎo)和推動作用。

3．傳播信息簡報本身是一種信息載體，可以使各級機關(guān)及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經(jīng)驗、學(xué)習(xí)先進、改進工作。（三）簡報的特點

1．內(nèi)容專業(yè)性強簡報一般由有關(guān)單位或部門主辦，就某一工作、會議或活動而編制，主題單一，專業(yè)性強，便于各級領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、進行決策，能使群眾了解工作的進展情況，增強責(zé)任感。2．篇幅十分簡短簡報之“簡”，是它區(qū)別于其他報刊最顯著的特點，一期簡報一般只登載有限的幾篇文章，或只登載一篇文章，甚至僅有幾段信息；簡報還要求文章內(nèi)容簡練、集中、篇幅短小，語言簡明精練、評議簡潔，字?jǐn)?shù)上短則一兩千字，長則三五千字。3．限于內(nèi)部交流簡報一般在有關(guān)部門內(nèi)、參與活動的單位之間或與會單位之間交流，不公開傳播；有保密要求的簡報，更是對閱讀者進行了規(guī)定，不能任意擴大閱讀范圍。二、簡報的種類

（一）按性質(zhì)劃分，有綜合性簡報和專題性簡報。（二）按時間劃分，有定期簡報和不定期簡報。（三）按簡報的編輯劃分，有一文簡報和多文簡報。（四）按簡報的內(nèi)容來分，有工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報等，這是最常見的劃分方法。三、簡報的結(jié)構(gòu)和寫法

（一）報頭，包括簡報的名稱、期數(shù)、編發(fā)單位、印發(fā)日期、密級等。1．簡報名稱，一般標(biāo)題為“情況反映”“會議簡報”“工作簡報”“簡報”等；在報頭的第一行居中位置；字體大些，要美觀大方、醒目，一般要套紅。2．期數(shù)，在簡報名稱下一行、居中，標(biāo)明“第×期”，有的在后面加上“（總第××期）”。3．編發(fā)單位，在期數(shù)下一行的橫線之上，左側(cè)且頂格寫明主辦簡報的單位名稱。4．印發(fā)日期，與主辦單位在同一行，居右邊寫簡報印發(fā)的年、月、日。5．密級，在簡報名稱的左上角標(biāo)明，用方括號括住或注明“內(nèi)部刊物”。有的簡報需要注明份數(shù)及編號，標(biāo)于簡報名稱的右上角。（二）報體

1．按語，按語也稱編者按，放在分隔線以下，標(biāo)題之前。介紹稿件的來源、編發(fā)原因、目的和發(fā)至范圍，或提示主要內(nèi)容以幫助讀者理解精神，或強調(diào)其重要性，表明態(tài)度，對下級提出要求或提供辦法等。有時按語可以不寫。

2．目錄，多文簡報有目錄。3．標(biāo)題，標(biāo)題的寫法多種多樣，但要確切、簡捷、明快、醒目，有吸引力，生動形象。4．正文（1）導(dǎo)語。一般是指簡報的開頭的一兩句話，簡潔的概括全文的主旨和主要內(nèi)容，說明人物、事件、時間、地點、原因和結(jié)果等，給讀者一個整體的印象。常用的有概述式、提問式、結(jié)論式和描寫式。（2）主體。主體是簡報的主要部分、主干，是對前言的展開，具體細(xì)致描述事件，可以采用新聞的寫法，布局上可以采用以下幾種方式：第一種：分列小標(biāo)題式。這種結(jié)構(gòu)方式適用于綜合性簡報。第二種：平列式。選擇一定的角度，將內(nèi)容按邏輯關(guān)系依次排開，可分段敘述，也可列序號分別敘述。這種布局多用于專題性簡報。第三種：順序式。按時間順序安排材料，將事情的始末交代清楚。這種布局多用于情況簡報。第四種：三段式。如情況、問題、措施，或者問題、原因、解決辦法等。這種布局適合于情況簡報和揭露問題的簡報。以上幾種布局，可根據(jù)需要結(jié)合使用。（3）結(jié)尾。必要時可用簡短的語言總結(jié)全文內(nèi)容，從而深化主旨；或指出事物發(fā)展趨向，提出要求、希望。若前文言已盡，則結(jié)尾可省略。（4）署名。即提供簡報的單位或個人姓名，寫在文章的右下角并用括號括上。如果作者是編發(fā)單位，則可不署名。（三）報尾

報尾是指報體之后的部分。主體部分的文章結(jié)束后，在該頁下方適當(dāng)位置畫兩條平行橫線。在平行線中間分兩行標(biāo)明報送、發(fā)送單位及印刷份數(shù)。簡報有設(shè)報尾和不設(shè)報尾兩種，在簡報的制作過程中，報尾可視實際情況而定，文件式簡報一般帶報尾，雜志式簡報有時不設(shè)報尾。四、簡報的寫作要求

（一）實，在大量的真實的材料中篩選出具有普遍指導(dǎo)意義的典型材料，有針對性地確定選刊內(nèi)容，以推動工作的開展。（二）準(zhǔn)，選材必須準(zhǔn)確地體現(xiàn)黨的方針政策和單位工作的需要，選擇最有指導(dǎo)意義、必須引起重視的經(jīng)驗、狀況和問題，予以報道。（三）簡，簡明扼要，不要拖泥帶水。文字簡潔干凈，寫法要開門見山，不說空話、套話和廢話。（四）快，速度快。簡報也是一種“報”，它有新聞性。這就要求簡報的編寫應(yīng)該求快，對于工作中、會議中出現(xiàn)的新動向、新經(jīng)驗、新問題，編寫者要及時地予以捕捉，并用最快的速度給以報導(dǎo)。第六節(jié)

調(diào)查報告一、調(diào)查報告的含義、作用和特點

（一）調(diào)查報告的含義

調(diào)查報告，是在對特定對象進行深入細(xì)致調(diào)查基礎(chǔ)上，經(jīng)過準(zhǔn)確的歸納整理，科學(xué)的分析研究，進而揭示事物的本質(zhì)，得出符合實際的結(jié)論，由此形成的匯報性事務(wù)應(yīng)用文。調(diào)查報告是調(diào)查研究成果的傳遞工具，是其轉(zhuǎn)化為社會效益，發(fā)揮社會作用的橋梁，為決策和調(diào)整決策提供基本依據(jù)。（二）調(diào)查報告的作用

1．是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者掌握情況、研究情況，制定方針、政策和措施的重要依據(jù)。2．檢驗路線、方針、政策貫徹執(zhí)行情況，工作的完成情況，借以解決和回答上級所提問題的有效方法。3．總結(jié)交流典型經(jīng)驗，及時解決問題，推動工作。4．宣傳群眾、教育群眾、說服群眾，明確有關(guān)問題的真相。（三）調(diào)查報告的特點

1．真實性調(diào)查報告是在占有大量相關(guān)事例、統(tǒng)計數(shù)字和各方意見的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和掌握豐富而翔實的素材是寫好調(diào)查報告的基礎(chǔ)。2．針對性針對性是調(diào)查報告的靈魂。調(diào)查報告的目的性很強，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，撰寫時必須做到目的明確、有的放矢，圍繞主題展開論述。3．時效性調(diào)查報告的寫作，必須講求時間效益，及時捕捉各種信息，并做到及時反饋。只有這樣，才能發(fā)揮調(diào)查報告的作用。二、調(diào)查報告的種類

（一）按調(diào)查報告的內(nèi)容所涉及的范圍分為綜合調(diào)查報告和專題調(diào)查報告。（二）按調(diào)查報告的內(nèi)容和性質(zhì)分為反映情況的調(diào)查報告、反映新生事物的調(diào)查報告、總結(jié)典型經(jīng)驗的調(diào)查報告、揭露問題的調(diào)查報告、史實考證的調(diào)查報告。三、調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)和寫法（一）標(biāo)題1．單標(biāo)題（1）直接寫明調(diào)查對象、報告內(nèi)容和文種。這類標(biāo)題，直接指明了調(diào)查對象，概括了報告主題，比較客觀、簡明，但顯得呆板，缺乏吸引力。這種形式的標(biāo)題，多用于綜合性、專業(yè)性較強的調(diào)查報告。（2）文章標(biāo)題形式。此類標(biāo)題形式靈活，可抒情、提問，可借用修辭手法，有較強的吸引力。2．雙標(biāo)題即由正、副標(biāo)題構(gòu)成，正標(biāo)題用文章式標(biāo)題，點明內(nèi)容或觀點，副標(biāo)題用公文式標(biāo)題，指明調(diào)查對象、內(nèi)容、范圍或文種。標(biāo)題的制作必須醒目、生動活潑，觀點鮮明，讓讀者見題明義。制作時可用肯定式語氣、提問式語氣、揭露性語氣，也可用說明性的語氣。（二）正文

1．導(dǎo)語導(dǎo)語也稱開頭、前言、引言、總述，是統(tǒng)領(lǐng)全文的部分。導(dǎo)語主要概括調(diào)查對象的基本情況，提出問題。一般要簡要說明調(diào)查的目的、時間、地點、調(diào)查對象、調(diào)查范圍、內(nèi)容及報告的主要內(nèi)容和基本結(jié)論。這部分的寫作，要簡潔明晰、提綱挈領(lǐng)。導(dǎo)語的形式多種多樣，常見的有以下幾種：（1）概括介紹式。（2）表明結(jié)論式。在前言中先寫出調(diào)查報告的結(jié)論再闡述主要事實。（3）議論式。針對調(diào)查問題說明意義，作簡要的評述，再敘寫事情的經(jīng)過。（4）提出問題式。開門見山，抓住中心提出問題，以引導(dǎo)讀者思考，引起讀者的興趣。2．主體

主體即調(diào)查研究的結(jié)果。對情況和問題的分析，得出規(guī)律性認(rèn)識，進而提出解決問題的建設(shè)性意見、對策、方法、措施或步驟等。主體是調(diào)查報告中最重要的部分，是決定調(diào)查報告質(zhì)量高下與成敗的關(guān)鍵部分。導(dǎo)語確立了主題，提出了問題，這部分則要緊承導(dǎo)語、緊扣主題，井然有序地回答導(dǎo)語中提出的問題，主體可以分幾個大的部分與層次做出合乎事物發(fā)展邏輯的安排。主體要通過典型事例與重要數(shù)據(jù)具體剖析，展開主題，揭示實質(zhì)。主體部分的寫作，可以根據(jù)組織材料表現(xiàn)主題需要采取橫式結(jié)構(gòu)、縱式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。3．結(jié)語調(diào)查報告的結(jié)語是對文章的概括總結(jié)。這部分是分析問題、得出結(jié)論、解決問題的必然結(jié)果。根據(jù)具體的內(nèi)容不同，方法靈活多樣?；蛱岢鲆庖?、建議；或總括全篇，深化主題；或展望未來，指明方向等。在寫作時結(jié)語可以省略，就以主體部分的末段自然結(jié)束，意盡言止。（三）落款

1．署名一般位于正文末尾的右下方，亦可署于標(biāo)題之下。若是單位署名，署于標(biāo)題的正下方；個人署名，則在標(biāo)題的右下方。2．年、月、日一般寫在正文末尾的右下方。四、調(diào)查報告寫作的注意事項

（一）深入調(diào)查，占有豐富而翔實的材料調(diào)查的過程，就是全面掌握具體情況，廣泛收集和充分占有材料的過程。調(diào)查的材料，除了所見所聞的第一手材料外，其他各種文件、統(tǒng)計表、對象事跡、工作報告等都可以作為重要的材料使用。調(diào)查還應(yīng)選擇合適的調(diào)查方法，以保證調(diào)查的全面性和公正性。（二）認(rèn)真分析材料，挖掘客觀規(guī)律這主要是為了發(fā)揮調(diào)查報告對顯示工作的指導(dǎo)作用。寫作時切忌堆砌和濫用材料，這就要做到去偽存真，去粗取精，由表及里，由此及彼。（三）言明事理，觀點與材料統(tǒng)一寫作調(diào)查報告，要做到觀點與材料有機結(jié)合，以事明理。材料與觀點的統(tǒng)一，既有材料，又有觀點，觀點能統(tǒng)率材料，材料足以說明觀點，兩者聯(lián)系緊密。第七節(jié)

會議記錄一、會議記錄的含義、作用和特點

（一）會議記錄的含義

會議記錄是如實、準(zhǔn)確地記錄會議的組織情況和會議內(nèi)容的事務(wù)應(yīng)用文。會議記錄一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實、全面地反映會議的本來面貌。（二）會議記錄的作用1．依據(jù)作用2．素材作用3．備忘作用（三）會議記錄的特點

1.真實性，真實性是會議記錄的第一要旨。會議記錄要忠實于會議，如實地記錄會議情況，如會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，領(lǐng)導(dǎo)講話、與會者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要真實記錄。2.原始性，會議記錄是會議情況和內(nèi)容的原始化記錄。應(yīng)準(zhǔn)確還原會議情況與內(nèi)容，不能隨意更改，不添加自己的觀點、主張，不斷章取義，更不移花接木、張冠李戴。另外，會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，在詳細(xì)記錄中應(yīng)予以記錄。3.指導(dǎo)性，這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議記錄集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而記錄一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力。會議記錄還可以作為與會單位向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。4.備考性，一些會議記錄主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。二、會議記錄的種類

（一）按照會議性質(zhì)分為辦公會議記錄、專題會議記錄、座談會議記錄等。（二）按照記錄發(fā)言的方式分為詳細(xì)會議記錄和摘要會議記錄。1.詳細(xì)會議記錄。詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言。2.摘要會議記錄。是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。三、會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法

（一）標(biāo)題，標(biāo)題要寫明會議的具體名稱，包括主辦單位、會議主題、會議性質(zhì)等，一般由會議名稱加文體名稱組成，如《江蘇省農(nóng)業(yè)學(xué)校第十二次辦公會議記錄》。（二）會議組織情況主要記錄下列內(nèi)容：1．開會時間，要寫明年、月、日，上午、下午或晚上，××?xí)r××分至××?xí)r××分。2．開會地點3．出席人4．列席人5．缺席人6．主持人，注明主持人的職務(wù)，姓名。7．記錄人，包括記錄人的姓名和部門。（三）會議內(nèi)容

這部分一般包含有以下方面：會議的議題、宗旨、目的，會議議程，會議報告和講話，會議討論和發(fā)言，會議的表決情況，會議決定和決議，會議的遺留問題等。這些是一般會議都有的項目，但側(cè)重點會有所不同，先后次序會有所不同。記錄方式有二：摘要記錄和詳細(xì)記錄。1．摘要記錄摘要記錄是指記錄主要主持人和主要負(fù)責(zé)人的發(fā)言，簡要記錄與會者的發(fā)言、討論的重大問題和形成的決議。適用于一般性會議。2．詳細(xì)記錄詳細(xì)記錄是根據(jù)會議的程序，詳細(xì)記錄會議主持人、負(fù)責(zé)人和與會者的發(fā)言，會上形成的決議、做出的決定及未決的議題、遺留的問題等。適用于重要會議。要求有聞必錄，具體、真實、準(zhǔn)確地記錄會議的每一個議題、每個人的發(fā)言，以及分歧性意見、爭論等。（四）結(jié)尾

會議結(jié)束，另起一行，空兩格寫“散會”二字。如中途休會，要寫明“休會”字樣。最后，由主持人和記錄人對記錄進行認(rèn)真校核后，分別簽上姓名，以示對此負(fù)責(zé)。四、會議記錄與紀(jì)要的區(qū)別

（一）性質(zhì)不同，會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)應(yīng)用文。紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。（二）功能不同，會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。（三）載體樣式不同，紀(jì)要作為一種法定公文，其載體為文件，賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄簿。（四）稱謂用語不同，紀(jì)要通常采用第三人稱的寫法，以介紹和敘述情況為主。會議記錄中，發(fā)言者怎么說的就怎么記，會議怎么定的就怎么寫，不走樣。（五）適用對象不同。作為公文的紀(jì)要，具有傳達(dá)告知功能，因而有明確的讀者對象和適用范圍。作為歷史資料的會議記錄，不允許公開發(fā)布，只是有條件地供需要查閱者查閱利用。第八節(jié)

規(guī)章制度一、規(guī)章制度的含義

規(guī)章制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用來加強管理、協(xié)調(diào)關(guān)系、建立正常的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)秩序而制定的一種具有法規(guī)性和約束力的文件性事務(wù)應(yīng)用文。規(guī)章制度是黨的方針、政策的具體體現(xiàn)，一經(jīng)公布，就具有法規(guī)的效力，對人們具有指導(dǎo)、約束作用。規(guī)章制度可維護勞動紀(jì)律和生產(chǎn)秩序，加強經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益，保證工作任務(wù)順利完成，對黨和國家的各項方針、政策得以更好地貫徹執(zhí)行等。二、規(guī)章制度的特點

（一）法規(guī)性，規(guī)章制度都有法律依據(jù)或政策依據(jù)，可以說，規(guī)章制度是法律法規(guī)和政策條文的延伸或細(xì)化，具有強制性、法規(guī)性特征。（二）規(guī)范性，規(guī)章制度屬于法規(guī)性文書，具有一定的約束力，因而其文字表述必須明確、嚴(yán)謹(jǐn)、周密、規(guī)范。既要體現(xiàn)嚴(yán)肅性，又要考慮穩(wěn)定性。在結(jié)構(gòu)安排上，條文的先后順序、內(nèi)容的主次設(shè)計、條與條、段與段之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系等，層次分明，布局合理，結(jié)構(gòu)體式規(guī)范。（三）穩(wěn)定性，規(guī)章制度一經(jīng)制定，就要有相對的穩(wěn)定性、嚴(yán)肅性，只有這樣才能保證順序執(zhí)行。不得朝令夕改、朝行夕廢。（四）條理性，規(guī)章制度的條款分明、排列有序、層次清楚，具有嚴(yán)密的邏輯性。內(nèi)容復(fù)雜的規(guī)章制度可分章節(jié)敘述。三、規(guī)章制度的種類

規(guī)章制度包括行政法規(guī)、章程、制度、公約四大類。不同的類別，反映不同的需要，適用于不同的范圍，起著不同的作用。（一）行政法規(guī)類

1．條例條例是具有法律性質(zhì)的文件，是對有關(guān)法律、法令作輔助性、闡釋性的說明和規(guī)定；是對國家或某一地區(qū)政治、經(jīng)濟、科技等領(lǐng)域的某些重大事項的管理和處置作出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定；是對某機關(guān)、組織的機構(gòu)設(shè)置、組織辦法、人員配備、任務(wù)職權(quán)、工作原則、工作秩序和法律責(zé)任作出規(guī)定或?qū)δ愁悓ｉT人員的任務(wù)、職責(zé)、義務(wù)權(quán)利、獎懲作出系統(tǒng)的規(guī)定。條例的制發(fā)者是國家最高權(quán)力機關(guān)、最高行政機關(guān)（國務(wù)院各部委和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”）。2．規(guī)定規(guī)定是為實施貫徹有關(guān)法律、法令和條例，根據(jù)其規(guī)定和授權(quán)，對有關(guān)工作或事項作出局部的具體的規(guī)定。是法律、政策、方針的具體化形式，是處理問題的法則。主要用于明確提出對國家或某一地區(qū)的政治經(jīng)濟和社會發(fā)展的某一方面或某些重大事故的管理或限制。規(guī)定重在強制約束性。它的制發(fā)者是國務(wù)院各部委、各級人民政府及所屬機構(gòu)。3．辦法辦法是對有關(guān)法令、條例、規(guī)章提出具體可行的實施措施；是對國家或某一地區(qū)政治、經(jīng)濟和社會發(fā)展的有關(guān)工作、有關(guān)事項的具體辦理、實施提出切實可行的措施。辦法重在可操作性。它的制發(fā)者是國務(wù)院各部委、各級人民政府及所屬機構(gòu)。4．細(xì)則細(xì)則是為實施“條例”“規(guī)定”“辦法”做詳細(xì)、具體或補充的規(guī)定