公司接待流程及標準

公司對外接待流程管理規(guī)定（一）、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，規(guī)范對外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司禮儀形象，特制訂本管理規(guī)定。（二）、范疇及流程圖本原則合用于公司多個接待工作和有關(guān)部門。1、理解來賓狀況；2、擬定接待級別；1、理解來賓狀況；2、擬定接待級別；3、擬定陪伴人員；4、擬定用車、宴請、住宿原則；5、根據(jù)接待需要準備鮮花、條幅，預(yù)定會議室；6、聯(lián)系有關(guān)部門做好攝影、錄相等宣傳工作。各部門接受告知，理解來訪意圖、來訪規(guī)定等基本狀況，報備行政人事部報總經(jīng)理審批報總經(jīng)理審批行政人事部安排，做好接待準備工作臺行政人事部安排，做好接待準備工作臺宴請會議歡送住宿宴請會議歡送住宿一、擬定參加歡送人員名單、車輛，需要饋贈禮物，按照接待等級提前準備一、擬定人員宴請接待等級，報備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級別擬定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、擬定參加歡送人員名單、車輛，需要饋贈禮物，按照接待等級提前準備一、擬定人員宴請接待等級，報備總經(jīng)理審批，有關(guān)人員承接。一、根據(jù)接待級別擬定住宿原則；二、做好提前預(yù)約工作。一、擬定會議議程、準備文字材料；二、擺放文獻、席位卡等設(shè)立；三、準備茶杯、茶水、水果。（三）、管理行政人事部為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)有關(guān)部門貫徹接待任務(wù)，提供后勤保障。公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，須報行政人事部，并協(xié)助擬定接待計劃，有關(guān)部門配合接待工作。接到工作需報總經(jīng)理審批并最少提前3天告知行政人事部。（四）、計劃和準備1、行政人事部在接到公司領(lǐng)導告知或有關(guān)部門來訪預(yù)約時，理解來賓基本狀況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和規(guī)定等；擬定接待級別；擬定陪伴人員；擬定用車、宴請、住宿原則等，在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待原則。2、行政人事部根據(jù)來賓狀況按計劃告知參加見面的領(lǐng)導、陪伴人員、貫徹見面時間及場合。3、行政人事部根據(jù)需要準備橫幅、制作歡迎牌、批示牌，準備電腦、音響設(shè)備、投影等設(shè)備，并確保良好運轉(zhuǎn)。根據(jù)需要，準備會場花卉、水果、香煙、飲料以及領(lǐng)導席簽。市場部根據(jù)需要安排禮儀人員，邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等事務(wù)。4、如需宴請，行政人事部提前按接待原則預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐原則；酒水和香煙需各部門負責人到行政人事部辦理手續(xù)領(lǐng)取。5、如需留宿，行政人事部提前按接待原則預(yù)約好來賓下榻酒店。6、如需接送，行政人事部根據(jù)狀況安排接待所需車輛，確保車輛清潔，安全性能良好。7、如需訂票，行政人事部協(xié)助提前購置車票及機票。（五）、接待原則接待登記一級原則二級原則三級原則接待對象廠家重要領(lǐng)導、區(qū)域重要領(lǐng)導、其它重要來訪人員廠家、區(qū)域領(lǐng)導，其它重要來訪人員廠家或區(qū)域普通性來訪人員、其它普通性來訪陪伴人員

（如有需求）總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員部門經(jīng)理及有關(guān)人員住宿原則

（如有需求）700元人/天400元人/天200元人/天用車原則

（如有需求）奧迪車輛豐田小霸王福特或豐田小霸王宴請原則

（如有需求）3000元元800元一級接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、有關(guān)部門總監(jiān)1、迎接：注意把握迎候時間，提前等待于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意次序。2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪伴，由有關(guān)人員介紹基本狀況以及達成項目地后具體介紹有關(guān)信息。3、座談：由所需座談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導席簽、橫幅、歡迎牌、批示牌，調(diào)試好投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。二級接待原則：陪伴人員：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員1、迎接：由有關(guān)部門人員進行迎接，引導來賓。2、參觀：總經(jīng)理助理、有關(guān)部門人員陪伴，介紹展示基本狀況以及有關(guān)信息。3、座談：由所需會談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光適宜，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。三級接待原則：陪伴人員：部門經(jīng)理及有關(guān)人員1、參觀：部門經(jīng)理及有關(guān)人員陪伴，介紹基本狀況以及有關(guān)信息。2、座談：由所需會談部門配合，行政人事部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔，將有關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。(六)、接待路線公司來客到店---有關(guān)領(lǐng)導辦公室---會議室（七）、注意事項接待中涉及機要事務(wù)、秘密文獻、重要會議先關(guān)內(nèi)容，要特別注意保密，接待中既要純熟介紹公司狀況，又要內(nèi)外有別，嚴守我司商業(yè)機密，對不適宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員闡明。（八）、信息反饋接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中獲得的信息匯總整頓，提取其中對公司有價值的信息交有部門領(lǐng)導。（九）、附件一、《會議室準備規(guī)范》二、《來賓接待記錄表》三、《接待禮儀規(guī)范》

會議室準備規(guī)范一、會議室不布置程

序標

準準備用品根據(jù)會議預(yù)定單規(guī)定將所需的多個用品和設(shè)備準備好。擬定臺型根據(jù)會議預(yù)定單上的人數(shù)和規(guī)定，擬定出會議的臺型。擺

臺1．首先擺好桌椅，距離相等對稱，前看側(cè)看都在一條直線上；2．鋪好椅套（無污漬、干凈），椅套要干凈，平整，包好椅角；3．擺放好茶杯和紙筆擺放其它設(shè)備按來賓規(guī)定將所需設(shè)備擺放就位（會議前一小時），并調(diào)試好，按照需區(qū)域掛好橫幅，橫幅規(guī)定提前一天到位。檢

查檢查臺型與否符合規(guī)定；臺面與否整潔；多個用品與否干凈、齊全，擺放符合規(guī)定。二、會議主會場服務(wù)程

序標

準準備工作1．會議開始前半小時，根據(jù)會議預(yù)定單規(guī)定備好有關(guān)飲品和開水；2．將會議室門打開，調(diào)節(jié)好室溫（夏季：22－24度，冬季：18－24度）；3．調(diào)試好為會議提供的設(shè)備，涉及燈光，投影設(shè)備等。4．根據(jù)來賓規(guī)定將批示牌放在指定位置。會議服務(wù)1.來賓入座前將茶沏好，并注意倒水次序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續(xù)水一次。2.拿暖瓶倒水時，走路要穩(wěn)，步子要輕，動作協(xié)調(diào)，與來賓保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，面帶微笑，伸手示意，或說：“請用茶”，然后進行下一位；3．從會議桌前倒水時左右手的動作相反。4.會議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體狀況可靈活掌握）；

5.會議中間休息時，行政人事部必須及時清理臺面；6.會議進行期間，不得離崗，發(fā)現(xiàn)問題，要及時采用補救方法；7.無論給來賓上茶，換煙缸還是上水果等，服務(wù)時必須要有手勢示意。清理睬場1.散會后，行政人事部人員要先對會場進行認真查巡，發(fā)現(xiàn)來賓與否有遺忘物品和文獻，會議室設(shè)備有無破損，丟失，并能及時將所拾物品交還給來賓或上交，發(fā)現(xiàn)問題及時報告；2.待來賓走完后方可撤臺，并將桌椅恢復原型，擺放整潔；3．將會議用設(shè)備歸位鎖好，電腦歸尚有關(guān)部門；4．徹底檢查會議場合內(nèi)外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好會議室使用統(tǒng)計表；5．主動與主辦單位負責人聯(lián)系，征求意見，保持良好的服務(wù)關(guān)系。來賓接待記錄表來訪客戶來訪日期時間客戶人數(shù)離開日期時間客戶背景、愛好及來訪目的公司接待人員公司出席談判人員參觀安排會議室安排筆記本、投影儀（與否用）入住安排（人員姓名、日期、酒店、結(jié)算方式）訂餐訂車費用申請直接上級簽字其它規(guī)定接待禮儀細則一、迎接禮儀（一）對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國、外地來賓，應(yīng)首先理解對方達成的車次、航班，安排與來賓身份、職務(wù)相稱的人員前往迎接。若因某種因素，對應(yīng)身份的公司人員不能前往，前往迎接的人員應(yīng)向來賓作出禮貌的解釋。（二）人員到車站、機場去迎接來賓，應(yīng)提前達成，恭候來賓的到來，決不能遲到讓來賓久等。來賓看到有人來迎接，內(nèi)心必然感到非常愉快，若迎接來遲，必然會給來賓心里留下陰影，事后無論如何解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。（三）接到來賓后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的都市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀：１、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關(guān)照”。你想得到對方名片時，能夠用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”２、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)認真地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）舉的牌子應(yīng)當有公司名和人名，最佳有歡迎辭。來賓來了要主動接行李，并且要挑最重的，就算推辭也要接過來。（五）迎接來賓應(yīng)提前為來賓準備好交通工具，不要等到來賓到了才匆慌忙忙準備交通工具，那樣會因讓來賓久等而誤事。（六）公司人員應(yīng)提前為來賓準備好住宿，幫來賓辦理好一切手續(xù)并將來賓領(lǐng)進房間，同時向來賓介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給來賓，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給來賓。（七）將來賓送到住地后，公司人員不要立刻拜別，應(yīng)陪來賓稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓來賓感到滿意，例如來賓參加活動的背景材料、本地風土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到來賓一路旅途勞累，公司人員不適宜久留，讓來賓早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴來賓。二、接待禮儀接待來賓要注意下列幾點。（一）來賓要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請來賓留下電話、地址，明確是由來賓再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。（二）來賓到來時，我方負責人由于種種因素不能立刻接見，要向來賓闡明等待理由與等待時間，若來賓樂意等待，應(yīng)當向來賓提供飲料、雜志，并應(yīng)當時常為來賓添加茶水。（三）接待人員帶領(lǐng)來賓達成目的地，應(yīng)當有對的的引導辦法和引導姿勢。1、在走廊的引導辦法。接待人員在來賓二三步之前，配合步調(diào)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。不時左側(cè)回身，配合來賓腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。２、在樓梯的引導辦法。當引導來賓上樓時，應(yīng)當讓來賓走在前面，接待人員走在背面，若是下樓時，應(yīng)當由接待人員走在前面，來賓在背面。接待人員應(yīng)當注意來賓的安全。３、在電梯的引導辦法。引導來賓乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等來賓進入后關(guān)閉電梯門，達成時，接待人員按“開”的鈕，讓來賓先走出電梯。４、客廳里的引導辦法。當來賓走入客廳，接待人員用手批示，請來賓坐下，看到來賓坐下后，才干行點頭禮后離開。如來賓錯坐下座，應(yīng)請來賓改坐上座（普通靠近門的一方為下座）。（四）衷心誠意的奉茶。座談時：來賓落座后，要以雙手奉茶，先來賓，后公司人員，先領(lǐng)導，后同事。（五）送客時：根據(jù)身份擬定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待來賓遠去，方可離開。三、乘車禮儀（一）小轎車１、小轎車