辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔2023/11/6辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

通過秘書辦公室管理工作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,掌握辦公室環(huán)境的設(shè)計(jì)和布置能力；妥善管理辦公用品的能力；印鑒管理和郵件處理能力。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理項(xiàng)目2辦公用品管理項(xiàng)目3印信和郵件處理辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔項(xiàng)目1辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義:

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔二、

辦公環(huán)境管理的原則

方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公室環(huán)境布置要求：1、空氣環(huán)境：①空氣清新，無異味，有流動(dòng)；②溫度：22℃-26℃；③濕度：40%-60%。。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔2、聽覺環(huán)境：安靜，無噪音①避免戶外聲音干擾；②避免辦公室內(nèi)聲音干擾；③避免辦公設(shè)備聲音干擾。3、空間環(huán)境：無障礙①桌椅擺放合理，便于行走：②沒有私拉亂扯電線或電話線；③常用檔案柜及其設(shè)備應(yīng)就近擺放；④公共走道或安全出口不能擺放其他物品；⑤秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公桌面整潔有序。①桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。②電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，也便于讀寫。③辦公必需品齊備。④私人用品及個(gè)性化的物品不要放置桌面?！暨m當(dāng)美化：辦公室美化應(yīng)與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適應(yīng)?？捎门杈啊飚嫷?，但應(yīng)該高檔而有品位。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔4、視覺環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。辦公室內(nèi)覆蓋物:

(1)有效地使用顏色。

(2)地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔5、辦公室的保健與安全環(huán)境管理

識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔情景分析：

顧客王某在某公司看到如下情景：秘書鐘苗正站在有輪子的辦公椅上取文件柜上面的東西；一辦公人員正在搬動(dòng)辦公室一角放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅見滅火器被壓在下面；窗外的陽光直射到窗邊的電腦上。顧客王某看此情景皺起了眉頭。請(qǐng)問：王某為什么皺眉頭？辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔實(shí)訓(xùn)1：方圓公司新搬到一座辦公樓，秘書小韓要選擇、布置總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室，她要從以下幾方面進(jìn)行布置。1、選擇總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室的位置、朝向。2、總經(jīng)理辦公室室內(nèi)環(huán)境：需要哪些辦公設(shè)備、會(huì)客用品？如何擺放，窗簾的顏色、材質(zhì)選擇；光線、空氣如何優(yōu)化？。3、秘書辦公室室內(nèi)布局：（面積、辦公設(shè)備、視覺環(huán)境要求）請(qǐng)為秘書小韓做出設(shè)計(jì)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔參考案例：秘書與領(lǐng)導(dǎo)辦公室布局馮市長(zhǎng)的辦公室就在黃一平（秘書）斜對(duì)門，中間只隔一道寬大的走廊。如此設(shè)置的好處顯而易見，一方面，坐在黃一平的位置上，凡是從電梯上來進(jìn)市長(zhǎng)辦公室者，必先經(jīng)過秘書室，方便秘書為客人引路，或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告、預(yù)約，也可直接為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；另一方面，兩邊門都開著的時(shí)候，黃一平稍一探頭，就可以縱覽對(duì)面市長(zhǎng)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)有事招呼秘書，只要輕呼一聲或一點(diǎn)頭、一招手即可。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔實(shí)訓(xùn)2：方圓公司辦公室共有4名秘書，1名主任。現(xiàn)在公司分配了一間30平米的辦公室給他們5人辦公。請(qǐng)為他們?cè)O(shè)計(jì)、布置辦公室。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔實(shí)訓(xùn)要求1、可到學(xué)校8號(hào)樓各辦公室、教研樓辦公室參觀考察，了解辦公室環(huán)境；2、根據(jù)任務(wù)形成設(shè)計(jì)方案。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔實(shí)訓(xùn)方法和步驟1、分組，確定實(shí)訓(xùn)任務(wù)；2、討論，制定實(shí)訓(xùn)計(jì)劃；3、分工，實(shí)施實(shí)訓(xùn)計(jì)劃；4、匯總，形成設(shè)計(jì)方案。5、評(píng)價(jià)方案。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜，但秘書選擇辦公房間還要照顧到許多便于工作的因素。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔秘書辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況來設(shè)計(jì)。值得注意的是秘書伏案工作時(shí)間長(zhǎng)，辦公桌椅最講究久坐舒適的要求。桌和椅的高度既要適合秘書的身高需要，又要搭配起來適宜伏案。文具柜的選擇要考慮工作中存放文書材料的需要。為方便不同文書資料的存取，文具柜可以不同的式樣搭配配置，但要總體風(fēng)格一致。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理科學(xué)合理地使用做好資產(chǎn)登記不同的辦公室，設(shè)備配置不一，配置的依據(jù)應(yīng)當(dāng)是秘書工作的需要。目前秘書辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、移動(dòng)通訊終端（手機(jī)）、尋呼機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、號(hào)碼打制器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、電扇、空調(diào)、飲水機(jī)等等。有的辦公室還配有桌面印刷系統(tǒng)和過塑設(shè)備、攝影攝像設(shè)備、投影設(shè)備和筆記本電腦。2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔秘書部門對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)有三個(gè)方面（見圖6-24）。圖6-24對(duì)辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理做好資產(chǎn)登記定時(shí)定人負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)科學(xué)合理地使用對(duì)設(shè)備的管理辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（三）辦公室的環(huán)境管理秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場(chǎng)所和氛圍，因此包括物質(zhì)的環(huán)境，也包括人文環(huán)境。

辦公室環(huán)境安排是指辦公房間、桌椅、文具柜的安排和秘書人員相對(duì)固定的辦公座位格局。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔有兩種辦公形式（見圖6-25）。圖6-25辦公的形式辦公的形式封閉式辦公一兩名秘書在一間辦公室開放式辦公若干秘書同在一間辦公室辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔不同的辦公室環(huán)境安排不僅是由秘書的工作內(nèi)容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關(guān)。開放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語，領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然井然有序的辦公狀態(tài)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公室環(huán)境布置是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。秘書的辦公室是一扇體現(xiàn)機(jī)關(guān)整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和機(jī)關(guān)的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

燈具：辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的。

窗簾：窗簾應(yīng)選擇顏色柔和且便于保潔的材料。布料窗簾應(yīng)便于洗滌，百葉窗盡量選擇不易落塵的豎條式。辦公環(huán)境的窗簾不選擇幕布式樣，不加配任何流蘇。

物品的擺放：秘書的辦公桌上物件的擺放應(yīng)簡(jiǎn)單有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話機(jī)應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話機(jī)的潔凈。辦公桌如果配備玻璃板，下面應(yīng)放置電話聯(lián)絡(luò)表、機(jī)構(gòu)示意圖等和工作有關(guān)的東西。過于生活化的物件，像玩具、正在織的毛線之類不宜出現(xiàn)在辦公室。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公室環(huán)境是秘書工作中形成的布置，人們很容易由辦公室環(huán)境風(fēng)格認(rèn)識(shí)秘書的工作風(fēng)格、工作作風(fēng)，因此必須加以注意。

辦公室氛圍的營(yíng)造指辦公室秘書人員的素質(zhì)、彼此之間的人際關(guān)系和工作氛圍，特別是在工作中體現(xiàn)出的辦公室的工作作風(fēng)和工作風(fēng)格。秘書的工作和在工作中體現(xiàn)的風(fēng)格作風(fēng)，是最能表現(xiàn)辦公室管理水平的。3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔主要應(yīng)注意以下三點(diǎn)（見圖6-26）。圖6-26營(yíng)造辦公室氛圍注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)注意培養(yǎng)秘書人員寬容開朗的性格形成秘書間的合作精神和團(tuán)隊(duì)精神保持辦公室健康文明的氛圍辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公室，說到底是秘書工作的場(chǎng)所，有別于家庭親友的環(huán)境，在任何時(shí)候保持同事間的互尊、互敬和禮貌有利于營(yíng)造良好的秘書工作氛圍。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（四）辦公室的制度建設(shè)制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理的重要保障。不同的辦公室，可以根據(jù)各自的情況先訂立工作中共同遵守的條款，比如辦公紀(jì)律、出勤要求、辦公物品使用要求、分工后的崗位責(zé)任、辦公費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)等等，然后在貫徹執(zhí)行中不斷修改完善，最終形成明確的制度。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔第二節(jié)辦公室日常事務(wù)本節(jié)要點(diǎn)一、值班工作二、電話接待工作三、來客接待工作四、信訪工作辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔五、印章的管理和使用六、開具各種信函七、擬寫大事記八、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作續(xù)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)，也是最見秘書的管理工作水平的一項(xiàng)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔一、值班工作值班工作是秘書部門的日常工作之一，各單位或部門值班的任務(wù)都非常龐雜，且各有不同的特點(diǎn)。一般來說，其工作包括：辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)；上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外；處理來函、來電；隨時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)的情況；協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

要做好值班工作，應(yīng)當(dāng)做到，如表6-6所示。表6-6值班工作的內(nèi)容辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔續(xù)表辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔二、電話接待工作辦公室日常事務(wù)之一，就是接打電話。打電話工作，看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上需要工作人員認(rèn)真對(duì)待。做好接打電話工作需要注意以下幾點(diǎn)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（一）熟悉常用電話號(hào)碼應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機(jī)的分布情況、各科室電話號(hào)碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號(hào)碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號(hào)碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號(hào)碼；工作案頭應(yīng)備電話號(hào)碼查詢資料以咨查用。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)

打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)如下（見圖6-27）。

圖6-27打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)注意事項(xiàng)替上司打電話給對(duì)方上司應(yīng)在對(duì)方上司接電話前將電話遞給上司錯(cuò)打電話，錯(cuò)播號(hào)碼都要說對(duì)不起先確認(rèn)對(duì)方電話號(hào)碼、單位和具體要通話的人的姓名通后，先確認(rèn)對(duì)方，然后報(bào)出自己的單位、姓名談工作前，先明確對(duì)方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（三）接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)如下（見圖6-28）。圖6-28接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)通完話，不必急于掛機(jī)，對(duì)方身份高時(shí)對(duì)方先掛機(jī)不清楚的要請(qǐng)對(duì)方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對(duì)方談事情要盡快確認(rèn)對(duì)方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對(duì)方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時(shí)機(jī)對(duì)錯(cuò)打的電話，態(tài)度也要和藹客氣辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（四）注意電話禮儀無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時(shí)間不可過長(zhǎng)。接打電話時(shí)用問候語，更自然的方法是問明對(duì)方是誰的時(shí)候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對(duì)方的，顯得更為真誠(chéng)。如果對(duì)方先問候了，那么一定要回敬問候語，然后再詢問對(duì)方有什么事情。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（五）做好電話記錄

無論打電話還是接電話，必要的時(shí)候，都要有電話記錄，要依據(jù)電話內(nèi)容做好電話記錄工作。記錄時(shí)，要注意通話中的五要素是否齊全。這五要素通常稱為“5W1H”。記錄電話內(nèi)容，應(yīng)備有格式固定的電話記錄本，摘記內(nèi)容可依據(jù)“5W1H”的要求，電話記錄是事先印制好的表格式簿冊(cè)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（六）做好圖文傳真做好圖文傳真應(yīng)了解以下九點(diǎn)。目前高級(jí)傳真機(jī)是兼容的，收發(fā)傳真非常便捷。接通電話，請(qǐng)收件方給傳真信號(hào)，發(fā)傳真方要先按Fax鍵，后掛機(jī)。原件一定要扣放在發(fā)送面上，也可以在接通傳真機(jī)前就放好傳真件。一般收文以后有一份報(bào)表在頁頭上，注明發(fā)送時(shí)間，傳真號(hào)碼。秘書可以以此做好登記。一般傳真機(jī)的提示屏有文字提示：Phone電話Sending發(fā)送12345辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔傳真有自動(dòng)接收功能，秘書用此鍵要注意保密問題，當(dāng)秘書不在的時(shí)候或者有外人的時(shí)候，自動(dòng)接受傳真容易失密。換紙：傳真機(jī)一般采用210×50M或210×30M兩種規(guī)格的熱敏紙，因?yàn)闊崦艏埐灰琢舸?，目前比較多地采用復(fù)印傳真兼可的設(shè)備和用紙。熱敏紙傳真件要留存需及時(shí)復(fù)印。即使是使用熱敏紙的傳真機(jī)同樣也有復(fù)印功能。6789辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔有時(shí)需要運(yùn)用電話直接口授某些文件或運(yùn)用電話設(shè)施進(jìn)行文件傳真?zhèn)鬟f?？谑陔娫捀搴蛡髡嫖募前l(fā)出的文件定稿，應(yīng)在傳輸前履行審批簽發(fā)手續(xù)，傳遞后應(yīng)按辦畢文書處置。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（七）電話記錄的處理通話后應(yīng)及時(shí)整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并根據(jù)涉及的內(nèi)容和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門或人員辦理。對(duì)于一般的例行事務(wù)，秘書人員可直接答復(fù)或辦理。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔三、來客接待工作來客接待，是指秘書對(duì)一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對(duì)來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對(duì)來客、來訪所涉及的事務(wù)處理工作。接待工作，是秘書的一項(xiàng)全面體現(xiàn)素質(zhì)修養(yǎng)的工作，也是秘書體現(xiàn)單位機(jī)構(gòu)作風(fēng)的門面窗口性工作。接待禮儀包括接待環(huán)境和接待工作兩方面。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（一）秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見”制度接待工作，常被秘書根據(jù)來客是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。在秘書的接待工作中，秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持“約見”制度，即使每一位來客和來訪者能在事前通過電話，預(yù)約來訪時(shí)間和所談事宜，使秘書對(duì)每一項(xiàng)接待都先有準(zhǔn)備，接談后事情能夠落實(shí)，或有進(jìn)展。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔根據(jù)“約見制度”，秘書的接待工作自然會(huì)分為有約接待和無約接待兩類。秘書應(yīng)注意（見圖6-29）。圖6-29約見秘書應(yīng)注意的事項(xiàng)工作中，對(duì)無約來客，要本著熱情為人的態(tài)度。咨詢性的、不必花費(fèi)太多時(shí)間的事，盡量辦理好并告之電話約定；一時(shí)辦不完，要按程序登記秘書在接待中要有意識(shí)地示意對(duì)方，來訪面談要事先有約可以約見秘書，也可能約見領(lǐng)導(dǎo)、或其他什么有關(guān)部門辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）秘書必須堅(jiān)持“一視同仁”

的原則秘書對(duì)每一位來訪者，必須堅(jiān)持一視同仁的原則，即無論來客是權(quán)勢(shì)顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。這不僅僅體現(xiàn)在接待的具體細(xì)節(jié)上，更重要的是要對(duì)來賓有同等的尊重和同樣的禮遇。在具體的接待中，秘書應(yīng)注意：辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔無論是來客自行推門而入還是有人引見，秘書要馬上放下手頭工作，面帶微笑，起身站立，問候并接待。如果是到接待室、會(huì)客室相見，秘書要守時(shí)、迅速、步履輕快地走進(jìn)接待室，輕聲問：“哪位是×先生（小姐）？”確認(rèn)后，馬上自我介紹：“您好！我是××部門秘書，我叫×××?！?2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔見面的禮節(jié)一般是握手。秘書不可忽視握手的禮節(jié)，握手時(shí)應(yīng)注意以下六點(diǎn)。站立并伸右手，摘去手套。不便握手時(shí)，要面帶歉意申明。對(duì)于不明身份的來賓，秘書可先伸手；來客身份較高的，秘書可不主動(dòng)伸手。手掌遞向?qū)Ψ?，力度適當(dāng)?shù)匚兆?，在三五秒?nèi)。握手不要太用力，尤其是對(duì)女客；不要握而無力，不要久不放手，東張西望。在秘書的接待工作中，可以稱來客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”。還可以稱對(duì)方的職務(wù)或職業(yè)，稱呼之后，是問候“您好”！3123456辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（三）秘書應(yīng)堅(jiān)持熱情適度、

禮儀周全的接待原則秘書應(yīng)該時(shí)刻清楚，來訪者是本公司、本單位的客人，自己只是代表公司、但作為做接待工作的秘書，接待工作的核心是明確客人來意，盡快處理事宜。確認(rèn)需要引見的，秘書要先與其聯(lián)系。秘書對(duì)要求見自己的領(lǐng)導(dǎo)、上司的來客，一般應(yīng)堅(jiān)持事先約定的原則。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔如果引導(dǎo)客人到其他地方、秘書要注意（見圖6-30）。

圖6-30引導(dǎo)客人注意事項(xiàng)引導(dǎo)客人注意事項(xiàng)一般應(yīng)該走在客人左前方數(shù)步將辦公桌上的文書收拾好再離開無人服務(wù)電梯先進(jìn)后出,有人服務(wù)電梯后進(jìn)后出進(jìn)出門時(shí)，主動(dòng)為客人開門,走旋轉(zhuǎn)門時(shí)，不要與客人同走一扇辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔為來客引見介紹時(shí)，秘書要注意（見圖6-31）。圖6-31來客引見介紹的注意事項(xiàng)來客引見介紹的注意事項(xiàng)站立介紹，盡量不要背對(duì)任何一位引見介紹完，稍事服務(wù)微笑退出，走時(shí)面向室內(nèi)關(guān)門細(xì)心地記住別人介紹給你的每一位引見介紹順序是被尊敬、被照顧的一方應(yīng)先知道自己見到的是誰禮貌地以手示幫助介紹,手臂向被介紹者微伸，手心向上介紹被介紹人的單位職務(wù)盡量簡(jiǎn)明辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔需要稍候被會(huì)見的客人和直接由秘書接談的客人，都應(yīng)受到及時(shí)的熱情招待。彼此確認(rèn)身份后，馬上為來客讓座或讓進(jìn)會(huì)客室。盡量選一個(gè)便于談話的安靜環(huán)境。及時(shí)為來客斟水，水杯用前一定要當(dāng)著客人的面燙凈，最好用一次性紙杯?？梢栽儐柨腿肆?xí)慣飲何種飲品。對(duì)等待其他人會(huì)見的來客，秘書不一定陪聊，可以送上報(bào)紙、雜志等。接談來客前應(yīng)準(zhǔn)備好筆和記錄紙或登記冊(cè)，耐心傾聽、仔細(xì)詢問。對(duì)能答復(fù)、能辦妥的事，要盡量答復(fù)、辦妥；不能答復(fù)的，要做周到的解釋，不能辦妥的，要約定下次協(xié)商的時(shí)間或辦妥時(shí)限。1234辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔來客告辭,秘書要起身相送。一般領(lǐng)導(dǎo)、上司約見的客人也可以由秘書送出。對(duì)一般客人秘書可以只送到樓梯口或電梯處。秘書要為客人叫電梯并陪客人等電梯，握別后，目送客人乘電梯或走下樓梯離去。尊貴的客人，送至大廳門口或辦公樓外，甚至要為客人叫好出租車，握別后，要目送客人離去再返身。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（四）秘書應(yīng)堅(jiān)持接待工作有始有終，始終如一的原則秘書在接待工作中，不能因?yàn)槌醮谓佑|一個(gè)陌生的來客而冷漠、拘謹(jǐn)，也不能因?yàn)閮H僅是工作中一面之交而人走茶涼。秘書在具體接待中應(yīng)注意（見圖6-32）。圖6-32秘書在具體接待中應(yīng)注意的事項(xiàng)秘書在具體接待中應(yīng)注意的事項(xiàng)認(rèn)真做好接待記錄，對(duì)每一位來客的事項(xiàng)應(yīng)有妥當(dāng)?shù)慕淮龖B(tài)度和藹、誠(chéng)懇、接談?wù)J真負(fù)責(zé)，介紹情況實(shí)在、有分寸隨時(shí)準(zhǔn)備放下手頭工作，熱情接待來客不因個(gè)人感情影響對(duì)來客的禮儀和態(tài)度辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（五）秘書應(yīng)注意“上下區(qū)分，

內(nèi)外有別”的原則上下區(qū)分一般指上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的接待工作原則?！吧稀⑾隆笔侵竵砜蛠碓L者的單位與秘書本身的機(jī)關(guān)單位的上下關(guān)系。來客是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的，秘書應(yīng)做好以下四點(diǎn)（見圖6-33）。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔圖6-33接待上級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)接待上級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)陪同中不主談，不問不談不可在本單位領(lǐng)導(dǎo)面前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)本單位工作特殊情況需要秘書匯報(bào)情況的，要實(shí)事求是。在聽取指示時(shí)要認(rèn)真記錄秘書負(fù)責(zé)最初的禮節(jié)性接待和會(huì)晤服務(wù)，是否陪同則由單位領(lǐng)導(dǎo)決定辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔來客是平級(jí)單位或不相隸屬單位的，秘書應(yīng)做好以下四點(diǎn)（見圖6-34）。圖6-34接待平級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)

接待平級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)對(duì)方是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)接待,領(lǐng)導(dǎo)不在可由秘書接待接待熱情，注意聯(lián)絡(luò)感情對(duì)接待中涉及的問題，秘書不擅自做主，明確表示要匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)才能決定辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔來客是下級(jí)單位的，秘書應(yīng)做好以下四點(diǎn)（見圖6-35）。圖6-35接待下級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)接待下級(jí)單位應(yīng)注意的事項(xiàng)一般情況應(yīng)主要由秘書接待、接談工作屬其他職能部門的做好介紹轉(zhuǎn)辦工作屬于自己職權(quán)范圍能回答的，要盡量解決。難以解決的問題，要請(qǐng)示給領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不清楚的問題不擅自做答辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔來賓是新聞媒體的，秘書應(yīng)做好以下四點(diǎn)（見圖6-36）。圖6-36接待新聞媒體應(yīng)注意的事項(xiàng)接待新聞媒體應(yīng)注意的事項(xiàng)要熱情配合，為其提供方便對(duì)于所要報(bào)道的內(nèi)容要慎重，提供信息要實(shí)在一般情況都是由秘書部門主要做接待工作沒有把握的問題不擅自主張決定辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔“內(nèi)外有別”是對(duì)國(guó)家而言，對(duì)外國(guó)友人要與國(guó)人有區(qū)別，這不僅表現(xiàn)在禮儀上，主要表現(xiàn)在接待原則上（見圖6-37）。圖6-37接待原則2接待原則按國(guó)家或地方單位統(tǒng)一的政策、方針、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)要求等辦理接待對(duì)來賓要平等對(duì)待；尊重是互相的，隨俗也是互相的遵守重禮儀講實(shí)效的原則尤其要遵守保密的原則辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔四、信訪工作信訪工作是政府聯(lián)系群眾，解決基層工作中存在問題的重要手段。在企業(yè)公司，沒有信訪工作一項(xiàng)，但是也會(huì)有提意見建議的，一般歸接待工作處理。接待上訪人員，要講究工作方法，一是要熱情友善，二是要堅(jiān)持原則，三是耐心疏導(dǎo)，四是要高度負(fù)責(zé)，具體內(nèi)容如表6-7所示。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔表6-7接待上訪人員的方法辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔做好信訪工作，要注意以下問題，如表6-8所示。表6-8信訪工作應(yīng)注意的事項(xiàng)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔續(xù)表辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔五、印章的管理和使用掌管印章是秘書部門或秘書的一項(xiàng)重要的日常工作。秘書管理的印章有公章、專用章、負(fù)責(zé)人印章等。

公章是一個(gè)機(jī)關(guān)、單位或社會(huì)組織的正式印章，是其具有合法性的標(biāo)志，是行使其職權(quán)的憑信。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔公章可分為兩種（見圖6-38）。圖6-38公章的分類公章的分類圓形橢圓形或方形國(guó)內(nèi)公章，規(guī)格有明確規(guī)定國(guó)際公章印文用中文宋體或簡(jiǎn)體，自左向右環(huán)行或自左至右橫行，一般用全稱一般是外文居右上方，中文居左下方，且須用繁體字辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔公章一般由上級(jí)制發(fā)，如需自行刻制必須報(bào)經(jīng)公安機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并在指定處刻制。

專用章是為某種專門業(yè)務(wù)刻制的印章，如“財(cái)務(wù)專用章”，“合同專用章”等，它不代表機(jī)關(guān)、單位，只反映某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)內(nèi)容和一定的業(yè)務(wù)權(quán)力。專用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長(zhǎng)方形。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

手章是負(fù)責(zé)人印章，是機(jī)關(guān)、單位主要負(fù)責(zé)人的圖章和簽名章，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。有些文件，有些事項(xiàng)，有些手續(xù)，如銀行借貸、財(cái)務(wù)報(bào)告和決算、簽訂合同等，除蓋公章和專用章外，還須蓋負(fù)責(zé)人手章才能生效。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔印章的應(yīng)用應(yīng)注意以下四個(gè)方面，如表6-9所示。表6-9印章的應(yīng)用應(yīng)注意的事項(xiàng)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔六、開具各種信函開具或擬寫各種信函文件，是辦公室日常工作之一。常開具的信函有：介紹信、證明信。常擬寫的信函有慰問信、邀請(qǐng)函、聘書等。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（一）介紹信介紹信是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個(gè)人聯(lián)系工作、了解情況、洽談業(yè)務(wù)、參加各種社會(huì)活動(dòng)使用的一種專用書信。介紹信的種類介紹信大致分三種：打印成文，不留存根的印刷介紹信；打印成文帶存根的印刷介紹信；用一般公文紙書寫的介紹信。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

介紹信的寫作介紹信包括以下內(nèi)容，如表6-10所示。表6-10介紹信的內(nèi)容2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔書信式介紹信

例文6介紹信××公司負(fù)責(zé)同志:今介紹我所副研究員何濤、高級(jí)工程師陳錦二位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān)合作的具體事宜，請(qǐng)予接待。此致敬禮!××實(shí)用技術(shù)研究所（蓋公章）二○○二年×月×日1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

不帶存根的印刷介紹信例文7××市××局介紹信_(tái)__負(fù)責(zé)同志：茲介紹_____同志前往你處________事宜，請(qǐng)接洽并予協(xié)助。（有效期___天）××市××局（蓋章）二○○二年×月×日2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔帶存根的印刷介紹信

例文8介紹信（存根）___字___號(hào)____等______名同志，前往______聯(lián)系_______事宜。年月日介紹信_(tái)__字___號(hào)茲有_____等______名同志，前往________聯(lián)系_____事宜，望接洽并予協(xié)助。此致敬禮!×××（蓋章）年月日3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）證明信證明信是證明一個(gè)人的身份、經(jīng)歷或一件事情的真實(shí)情況的專用書信。證明信通常被稱為“證明”或“證明書”。證明信的種類證明信可以有以下幾種分類，如表6-11所示。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔表6-11證明信的種類辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔證明信的寫作一般證明信都由標(biāo)題、稱呼、正文、署名和日期組成（見圖6-39）。圖6-39證明信的寫作2標(biāo)題上款正文落款在第一行中間冠以“證明信”或“證明書”，或?qū)懨鳌瓣P(guān)于×××同志××情況的證明

頂格寫上需要證明的單位名稱，之后加冒號(hào)另起一行空兩格寫明被證明事項(xiàng)的全部事實(shí)。寫完后，另起一行空兩格寫特此證明

在正文右下方署上證明單位名稱，并加蓋公章或私章，否則證明無效辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔撰寫證明信要認(rèn)真負(fù)責(zé)，必須對(duì)被證明的人或需證明的事情實(shí)事求是，要做到字必有據(jù)，用語準(zhǔn)確，切不可含糊其辭，模棱兩可。書寫時(shí)不能用紅筆或鉛筆，必須使用鋼筆或毛筆。如有涂改，須在涂改處加蓋公章或印上證明人的指紋。所擬證明信應(yīng)予登記，留有存根或底稿，以備查考。郵寄證明信，應(yīng)使用掛號(hào)方式，以免丟失。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

固定式證明書信例文9證明信×校辦字×號(hào)茲證明我校××同志（男），因公到___，請(qǐng)解決交通、住宿問題。特此證明××××（蓋章）二○○二年×月×日1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

作為證件用的證明信例文10證明信我廠工程師×××同志，技術(shù)員×××同志，前往湖南、廣東、安徽等省，檢查并修理我廠出產(chǎn)的××牌熱水器，希有關(guān)單位給予幫助。特此證明××省××市×××廠（公章）二○○二年×月×日2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔作為材料存入檔案的證明信例文11證明信××大學(xué)黨支部：×年×月×日來信收到。根據(jù)信中要求，現(xiàn)將你?！痢镣镜膼廴?、××同志的情況介紹如下：××同志，現(xiàn)年××歲，中共黨員，是我校中文系教師。該同志和家庭歷史以及社會(huì)關(guān)系均清楚。該同志對(duì)教學(xué)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，近年來多次被評(píng)為市級(jí)模范教師。特此證明××省××市××大學(xué)黨支部（公章）二○○二年×月×日3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

個(gè)人出具的證明信例文12××局負(fù)責(zé)同志：王××原為校中文系××級(jí)學(xué)生，曾擔(dān)任前學(xué)生會(huì)主席職務(wù)，在校期間，該生遵守學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，沒有參與任何不利于安定團(tuán)結(jié)的活動(dòng)。特此證明證明人：李××二○○二年×月×日4辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（三）推薦信推薦信是一種向用人單位薦舉人才的書信。有向某單位自薦的，也有第三者薦舉的。要把被推薦的人的基本情況以及要推薦或自薦的理由寫清楚。要全面、實(shí)事求是地介紹被推薦人的情況，以客觀、公正的態(tài)度向用人單位提供真實(shí)情況。如果以個(gè)人名義寫推薦信，要在信中介紹自己的身份，說明自己與被推薦人的關(guān)系。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（四）邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函也稱為請(qǐng)柬，是邀請(qǐng)對(duì)方前來參加會(huì)議、學(xué)術(shù)報(bào)告以及開業(yè)慶典、展覽等活動(dòng)的一種專用書信。邀請(qǐng)函的寫作內(nèi)容有以下四點(diǎn)，如表6-12所示。表6-12邀請(qǐng)函的寫作內(nèi)容辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔例文13邀請(qǐng)函尊敬的×××教授：本學(xué)會(huì)決定于2001年5月×日在省城華祥賓館舉辦民間文學(xué)理論報(bào)告會(huì)。恭請(qǐng)您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務(wù)請(qǐng)撥冗出席。順祝健康!聯(lián)系人：××電話：×××××××××省文學(xué)研究會(huì)二○○一年五月×日辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（五）聘書聘書指聘請(qǐng)專家、高級(jí)職員來擔(dān)任職務(wù)的書信。聘請(qǐng)書的寫作內(nèi)容如下（見圖6-40）。

圖6-40聘請(qǐng)書的寫作標(biāo)題正文結(jié)尾落款寫“聘書”或?qū)憽捌刚?qǐng)書”寫聘請(qǐng)誰，擔(dān)任什么職務(wù)，什么時(shí)間到任在正文的最后，另起一行，空兩格寫“此聘”二字，后邊不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在正文的下方或偏右下方，寫聘請(qǐng)單位全名，并加蓋公章辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔例文14聘請(qǐng)書茲聘請(qǐng)×××同志從1996年1月1日起擔(dān)任我公司營(yíng)業(yè)部主任。此聘×××公司1995年12月25日辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔七、擬寫大事記一般地說，各個(gè)單位辦公部門都有人負(fù)責(zé)或?qū)９鼙締挝坏拇笫掠浌ぷ鳎髀毮懿块T相應(yīng)也有人負(fù)責(zé)或?qū)９鼙静块T職責(zé)范圍內(nèi)的大事記。單位大事記，常由辦公部門在年終收集各職能部門大事記，在其基礎(chǔ)上修訂整理而成，然后送主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，審核后，打印存檔。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（一）大事記的概念大事記，是用于隨時(shí)記載機(jī)關(guān)日常重要工作或活動(dòng)簡(jiǎn)況的公文文種。所謂“大事”，指能反映本單位的重要工作或活動(dòng)面貌，于今后有查考價(jià)值的事項(xiàng)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）大事記的寫法大事記的結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、正文組成具體內(nèi)容如下（見圖6-41）。

圖6-41大事記的內(nèi)容包括具體事項(xiàng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、主要過程、涉及部門與人員及結(jié)果標(biāo)題正文擬寫要求單位名稱加年份再加文種寫大事記要樸實(shí)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔例文15××大學(xué)1982年大事記1982年1月份1月1日放假。上午，劉××、周××等幾位校領(lǐng)導(dǎo)及黨內(nèi)、校辦負(fù)責(zé)同志看望了陳××、邵××、于××、毛××等4名老年教師。下午，省委書記關(guān)××、副省長(zhǎng)陳××到?？赐嗽S××、高××、陳××等3位教授。下午4時(shí)，在校召開了知識(shí)分子座談會(huì)，上述3位教授和陳××、邵××、毛××等10名教師參加，劉××、孫××等校領(lǐng)導(dǎo)同志也參加了座談會(huì)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔1月3日上午，校黨委常委召開會(huì)議，學(xué)習(xí)元旦社論，并研究新學(xué)期的工作設(shè)想。全校教學(xué)質(zhì)量大檢查開始，由孫××同志主持，教務(wù)處的同志參加。這次全校教學(xué)質(zhì)量大檢查主要是檢查教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)、教師配備、教學(xué)效果，以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。下午，由校團(tuán)委、校學(xué)生會(huì)召開了“五講四美樹新風(fēng)”座談會(huì)，25名學(xué)生代表參加，著重討論了新時(shí)期大學(xué)生的行為準(zhǔn)則問題。下午4時(shí)，××大學(xué)黨委副書記一行五人到校。校黨委副書記張××、宣傳部部長(zhǎng)鄭××接待?？腿藖硇５闹饕康氖墙涣鲗W(xué)生思政工作的經(jīng)驗(yàn)。擬活動(dòng)兩天后去上海。（下略）辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔八、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作每個(gè)單位都經(jīng)常會(huì)有一些臨時(shí)性的工作任務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作任務(wù)是秘書的重要職責(zé)之一。領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作大多數(shù)具有時(shí)間緊、要求高、綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔一般說來，秘書要完成并做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，應(yīng)當(dāng)注意以下問題（見圖6-42）。圖6-42做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作應(yīng)注意的問題搞清意圖注意保密準(zhǔn)確迅速辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔第三節(jié)秘書工作中的會(huì)計(jì)報(bào)表與銀行事務(wù)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書工作中遇到的會(huì)計(jì)報(bào)表二、秘書工作涉及的銀行業(yè)務(wù)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔在企業(yè)公司就職的秘書，其工作內(nèi)容必然涉及財(cái)務(wù)和銀行業(yè)務(wù)，所以了解掌握這方面的內(nèi)容對(duì)現(xiàn)代秘書是非常重要的。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔一、秘書工作中遇到的會(huì)計(jì)報(bào)表秘書工作中遇到的會(huì)計(jì)報(bào)表在工作中運(yùn)用很廣泛，熟練運(yùn)用會(huì)計(jì)報(bào)表已成為秘書必備的意向知識(shí)。這里主要介紹三種會(huì)計(jì)報(bào)表。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（一）會(huì)計(jì)報(bào)表的種類與作用

資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)在某一特定日期（月末、年末）財(cái)況為：資產(chǎn)部分按流動(dòng)性排列，也就是按資產(chǎn)轉(zhuǎn)換成現(xiàn)金的能力排列；負(fù)債部分也按流動(dòng)性排列，也就是按照償還期的近遠(yuǎn)排列；所有者權(quán)益部分按永久性程度排列，永久性程度高的在前。資產(chǎn)負(fù)債表各項(xiàng)目基本上是根據(jù)相應(yīng)的總分類賬戶的期末余額填列，或若干個(gè)總分類賬戶的期末余額填列，或若干個(gè)總分類賬戶的期末余額合并填列。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔資產(chǎn)負(fù)債表的作用如下（見圖6-43）。圖6-43資產(chǎn)負(fù)債表的作用資產(chǎn)負(fù)債表的作用反映企業(yè)在某一特定日期所擁有資產(chǎn)反映企業(yè)在某一日期所承擔(dān)的債務(wù)反映企業(yè)的償債能力反映企業(yè)某日投資者在企業(yè)中的權(quán)益反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)趨勢(shì)辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

損益表損益表，又稱利潤(rùn)表，是總括反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)利潤(rùn)（虧損）的實(shí)現(xiàn)情況的報(bào)表，屬動(dòng)態(tài)報(bào)表。損益表將企業(yè)利潤(rùn)總額的構(gòu)成劃分為三步驟。第一步驟詳列主營(yíng)業(yè)務(wù)的利潤(rùn)構(gòu)成；第二步驟反映企業(yè)營(yíng)業(yè)利潤(rùn)的構(gòu)成情況；第三步驟得出企業(yè)的利潤(rùn)總額。三個(gè)步驟依重要性大小從上到下依次計(jì)算排列。2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔損益表以附表的形式，進(jìn)一步明確利潤(rùn)分配、商品銷售的情況（見圖6-44）。圖6-44附表的形式附表的形式利潤(rùn)分配表商品銷售明細(xì)表利潤(rùn)分配表是反映企業(yè)利潤(rùn)分配情況和年末分配利潤(rùn)情況的會(huì)計(jì)報(bào)表商品銷售明細(xì)表是反映企業(yè)商品銷售利潤(rùn)的明細(xì)情況辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔損益表的作用（見圖6-45）。圖6-45損益表的作用損益表的作用利用損益表可以評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果和盈利能力，為預(yù)測(cè)企業(yè)的盈利趨勢(shì)提供重要資料反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)所有的收入與所有費(fèi)用，并計(jì)算出報(bào)告期的利潤(rùn)或虧損辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表，是綜合反映一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)營(yíng)運(yùn)資金來源和運(yùn)用及其增減變動(dòng)情況的報(bào)表，屬動(dòng)態(tài)報(bào)表。財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表的左方反映營(yíng)運(yùn)資金的來源和運(yùn)用情況，也可以包括一部分不涉及營(yíng)運(yùn)資金變動(dòng)的重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)，主要是涉及籌資和投資的財(cái)務(wù)活動(dòng)。右方反映各項(xiàng)流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負(fù)債的增減情況。3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔財(cái)務(wù)變動(dòng)表的作用如下（見圖6-46）。圖6-46財(cái)務(wù)變動(dòng)表的作用財(cái)務(wù)變動(dòng)表的作用反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)全貌反映企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金變化的內(nèi)在原因反映流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負(fù)債的結(jié)構(gòu)變化溝通了資產(chǎn)負(fù)債表與損益表辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）秘書認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)報(bào)表的意義會(huì)計(jì)報(bào)表是定期、總括地反映企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其結(jié)果的專門表格。在日常會(huì)計(jì)核算中，對(duì)于企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都已填制會(huì)計(jì)憑證，在有關(guān)的賬簿中進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、全面的記錄。但是這些日常核算資料、比較分散，無法直接使用這些分散的會(huì)計(jì)記錄來分析評(píng)價(jià)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。因此，有必要定期地對(duì)日常核算資料加以總結(jié)，按照一定的表格形式編制會(huì)計(jì)報(bào)表，總括地反映企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況及其結(jié)果，為有關(guān)方面進(jìn)行管理和決策提供所需的會(huì)計(jì)信息。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔二、秘書工作涉及的銀行業(yè)務(wù)

（一）銀行賬戶銀行賬戶的概念和種類銀行賬戶是指辦理支付結(jié)算業(yè)務(wù)的存款人在經(jīng)辦銀行開立的存款賬戶。根據(jù)規(guī)定，銀行賬戶分為基本存款賬戶、一般存款賬戶、臨時(shí)存款賬戶和專用存款賬戶四類。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

基本存款戶：基本存款戶是指存款人辦理日常轉(zhuǎn)賬結(jié)算和現(xiàn)金收付的賬戶，是存款人在銀行的主要存款賬戶。存款人發(fā)放工資、獎(jiǎng)金等，只能通過基本存款賬戶辦理或支取。

一般存款賬戶：一般存款賬戶是指存款人在基本存款賬戶以外的銀行建立的賬戶，用以借款轉(zhuǎn)存，或方便不在同一地點(diǎn)的附屬的非獨(dú)立核算的下級(jí)單位。存款人可以通過該賬戶辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算和現(xiàn)金繳存，但不能辦現(xiàn)金支取。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

臨時(shí)存款賬戶：臨時(shí)存款賬戶是指存款人因臨時(shí)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要開立的賬戶。存款人可以通過該賬戶辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算和根據(jù)國(guó)家現(xiàn)金管理的規(guī)定辦理現(xiàn)金收付。

專用存款賬戶：專用存款賬戶是指存款人因特定用途需要開立的賬戶。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔開立銀行賬戶的條件和程序開立基本存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列存款人可以申請(qǐng)開立基本存款賬戶：企業(yè)法人；企業(yè)法人內(nèi)部單獨(dú)核算的單位；管理財(cái)政預(yù)算資金和預(yù)算外資金的財(cái)政部門；實(shí)行財(cái)政預(yù)算管理的行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位；2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔團(tuán)級(jí)以上軍隊(duì)、武警單位；外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)；社會(huì)團(tuán)體；單位附設(shè)的食堂、招待所、幼兒園；外地常設(shè)機(jī)構(gòu)；私營(yíng)企業(yè)、個(gè)體經(jīng)濟(jì)戶、承包戶和個(gè)人。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔存款人申請(qǐng)開立基本存款賬戶，應(yīng)填制開戶申請(qǐng)書，向開戶銀行出具下列證明文件之一（見圖6-47）。圖6-47申請(qǐng)人需出具的文件當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C(jī)關(guān)核發(fā)的《企業(yè)法人執(zhí)照》中央或地方編制委員會(huì)、人事、民政等部門的批文軍隊(duì)軍以上、武警總隊(duì)財(cái)務(wù)部門的開戶證明駐地有權(quán)部門對(duì)外地常設(shè)機(jī)構(gòu)的批文單位對(duì)附設(shè)機(jī)構(gòu)同意開戶的證明個(gè)人的居民身份證和戶口簿承包雙方簽訂的承包協(xié)議辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經(jīng)銀行審核同意，并憑中國(guó)人民銀行當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)核發(fā)的開戶許可證，即可開立該賬戶。開立一般存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列情況的存款人可以申請(qǐng)開立一般存款賬戶；①在基本存款賬戶以外的銀行取得借款的單位和個(gè)人；②與基本存款賬戶的存款人不在同一地點(diǎn)的附屬非獨(dú)立核算單位。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申請(qǐng)人需出具的文件如下（見圖6-48）。

圖6-48申請(qǐng)人需出具的文件借款合同或借款借據(jù)基本存款賬戶的存款人同意其附屬的非獨(dú)立核算單位開戶證明申請(qǐng)人需出具的文件辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經(jīng)銀行審核同意后，即可開立該賬戶。開立臨時(shí)存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，下列情況的存款人可以申請(qǐng)開立臨時(shí)存款賬戶：①外地臨時(shí)機(jī)構(gòu)；②臨時(shí)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要的單位和個(gè)人。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申請(qǐng)人需出具的文件如下（見圖6-49）。圖6-49申請(qǐng)人需出具的文件當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C(jī)關(guān)核發(fā)的臨時(shí)執(zhí)照

當(dāng)?shù)赜袡?quán)部門同意設(shè)立外來臨時(shí)機(jī)構(gòu)的批件申請(qǐng)人需出具的文件辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經(jīng)銀行審核同意后，即可開立該賬戶。開立專用存款賬戶的條件和程序。根據(jù)規(guī)定，存款人有下列特殊用途的資金可以申請(qǐng)開立專用存款賬戶：①基本建設(shè)的資金；②更新改造的資金；③特定用途需要專戶管理的資金。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申請(qǐng)人需出具的文件如下（見圖6-50）。圖6-50申請(qǐng)人需出具的文件經(jīng)有權(quán)部門批準(zhǔn)立項(xiàng)的文件

國(guó)家有關(guān)文件的規(guī)定

申請(qǐng)人需出具的文件辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔然后送交蓋有存款人印章的印鑒卡片，經(jīng)銀行審核同意后，即可開立該賬戶。銀行賬戶的變更和撤銷銀行賬戶的變更是指銀行賬戶名稱的變更和開戶銀行的變更。3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔銀行賬戶撤銷時(shí)，存款人必須與開戶銀行核對(duì)賬戶余額，經(jīng)開戶銀行審核同意后，辦理銷戶手續(xù)，并交回各種重要空白憑證和開戶許可證；開戶銀行對(duì)已開戶一年，但未發(fā)生任何業(yè)務(wù)的賬戶，應(yīng)通知存款人自發(fā)出通知30日內(nèi)到開戶銀行辦理銷戶手續(xù)，逾期視同自愿銷戶。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（二）票據(jù)票據(jù)是支付結(jié)算的重要手段。票據(jù)在運(yùn)用時(shí)，必須遵守《票據(jù)法》、《票據(jù)管理實(shí)施辦法》和《支付結(jié)算辦法》。

票據(jù)的概念票據(jù)是指《票據(jù)法》所規(guī)定的由出票人依法簽發(fā)的、約定自己或者委托付款人在見票時(shí)或指定的日期向收款人或持票人無條件支付一定金額并可轉(zhuǎn)讓的有價(jià)證券，包括匯票、本票和支票。一般來講，票據(jù)具有信用、支付、匯兌和結(jié)算等職能。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

票據(jù)當(dāng)事人票據(jù)當(dāng)事人是指票據(jù)法律關(guān)系中享有票據(jù)權(quán)利、承擔(dān)票據(jù)義務(wù)的當(dāng)事人，也稱票據(jù)法律關(guān)系主體。票據(jù)當(dāng)事人包括出票人、付款人和收款人，他們是票據(jù)的基本當(dāng)事人，是在票據(jù)作成和交付時(shí)就業(yè)已存在的當(dāng)事人，是構(gòu)成票據(jù)法律關(guān)系的必要主體。此外，承兌人、背書人、被背書人、保證人等也是當(dāng)事人，但他們是在票據(jù)作成并交付后，通過一定的票據(jù)行為加入票據(jù)關(guān)系而享有一定權(quán)利、義務(wù)的當(dāng)事人，屬非基本當(dāng)事人。票據(jù)權(quán)利與義務(wù)票據(jù)權(quán)利與義務(wù)內(nèi)容，如表6-13所示。23辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔表6-13票據(jù)權(quán)利與義務(wù)內(nèi)容辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

票據(jù)行為票據(jù)行為是指能夠產(chǎn)生票據(jù)權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的法律行為。包括出票、背書、承兌和保證四種。4辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

票據(jù)簽章票據(jù)簽章是指票據(jù)有關(guān)當(dāng)事人在票據(jù)上簽名、蓋章或簽名加蓋章的行為。票據(jù)簽章是票據(jù)行為生效的重要條件，也是票據(jù)行為表現(xiàn)形式中不可缺少的應(yīng)載事項(xiàng)。如果票據(jù)缺少當(dāng)事人的簽章，該項(xiàng)票據(jù)行為無效。5辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

票據(jù)記載事項(xiàng)票據(jù)記載事項(xiàng)是指依法在票據(jù)上記載票據(jù)相關(guān)內(nèi)容的行為。票據(jù)記載事項(xiàng)可分為絕對(duì)記載事項(xiàng)、相對(duì)記載事項(xiàng)和任意記載事項(xiàng)等。絕對(duì)記載事項(xiàng)是指《票據(jù)法》明文規(guī)定必須記載的，如不記載，即成為票據(jù)的無效事項(xiàng)。相對(duì)記載事項(xiàng)是指《票據(jù)法》規(guī)定應(yīng)該記載而未記載，但適用法律的有關(guān)規(guī)定而不使票據(jù)失效的事項(xiàng)。6辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔票據(jù)喪失票據(jù)喪失是指票據(jù)因滅失、遺失、被盜等原因而使票據(jù)權(quán)利人脫離其對(duì)票據(jù)的占有。票據(jù)喪失后可以采取以下三種形式進(jìn)行補(bǔ)救（見圖6-51）。7辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔圖6-51票據(jù)喪失后的補(bǔ)救票據(jù)喪失掛失止付公示催告普通訴訟指失票人將喪失票據(jù)的情況通知付款人，由接受通知的付款人審查后暫停支付的一種方式

指喪失票據(jù)的失票人直接向人民法院提起民事訴訟，要求法院送信給付款人，并要求其支付票據(jù)金額的活動(dòng)指在票據(jù)喪失后由失票人向人民法院提出申請(qǐng)，請(qǐng)求人民法院以公告方式宣告所喪失的票據(jù)為無效票據(jù)的法律制度辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（三）常用票據(jù)支票支票是出票人簽發(fā)的、委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行在見票時(shí)無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。它適用于在同一票據(jù)交換區(qū)域需要支付各種款項(xiàng)的單位或個(gè)人。支票的出票人是在銀行開立的可以使用支票的存款賬戶所有者。支票的付款人為支票上記載的出票人開戶銀行。支票的付款地為付款人所在地。支票分為現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票和普通支票。在普通支票左上角劃兩條平行線的，為劃線支票，劃線支票只能用于轉(zhuǎn)賬，不能支取現(xiàn)金。1辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔簽發(fā)支票必須記載下列事項(xiàng)（見圖6-52）。圖6-52簽發(fā)支票必須記載事項(xiàng)簽發(fā)支票必須記載事項(xiàng)無條件支付的委托出票日期付款人名稱確定的金額出票人簽章表明“支票”的字樣辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔欠缺記載任何一項(xiàng)的，支票都為無效。支票的記，未補(bǔ)記前不得背書轉(zhuǎn)讓。支票的提示付款期，限自出票日起10日內(nèi)，超過提示付款期限要求付款的，持票人開戶銀行不予受理，付款人不予付款。出票人在付款人處的存款足以支付支票金額時(shí)，付款人應(yīng)當(dāng)在見票當(dāng)日足額付款。存款人領(lǐng)購支票，必須填寫“票據(jù)和結(jié)算憑證領(lǐng)用單”并簽章，簽章應(yīng)與預(yù)留銀行的簽章相符。存款賬戶結(jié)清時(shí)，必須將全部剩余空白支票交回銀行注銷。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔支票簽發(fā)時(shí)，要注意。簽發(fā)支票應(yīng)使用碳素墨水或墨汁。簽發(fā)現(xiàn)金支票和用于支取現(xiàn)金的普通支票必須符合國(guó)家現(xiàn)金管理的規(guī)定。支票的出票人簽發(fā)支票的金額不得超過付款時(shí)在付款人處實(shí)有的金額。禁止簽發(fā)空頭支票。支票的出票人在票據(jù)上的簽章，應(yīng)為其預(yù)留銀行的簽章，該簽章是銀行審核支票付款的依據(jù)。銀行也可以與出票人約定使用支付密碼，作為銀行審核支付支票金額的條件。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔出票人不得簽發(fā)與其預(yù)留銀行簽章不符的支票；使用支付密碼的，出票人不得簽發(fā)支付密碼錯(cuò)誤的支票。出票人簽發(fā)空頭支票、簽章與預(yù)留銀行簽章不符的支票，使用支付密碼錯(cuò)誤的支票，銀行將予以退票，并按票面金額處以5%但不低于1000元的罰款；持票人有權(quán)要求出票人賠償支票金額2%的賠償金。對(duì)屢次簽發(fā)有誤的出票人，銀行將停止其簽發(fā)支票的權(quán)利。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔持票人可以委托開戶銀行收款或直接向付款人提示付款。用于支取現(xiàn)金的支票僅限于收款人向付款人提示付款。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔委托開戶銀行：持票人委托開戶銀行收款時(shí)，應(yīng)作委托收款背書，在支票背面背書人簽章欄簽章、記載“委托收款”字樣、背書日期，在被背書人欄記載開戶銀行名稱，并將支票和填制的進(jìn)賬單送交開戶銀行。

直接向付款人提示付款：持票人持用于轉(zhuǎn)賬的支票向付款人提示付款時(shí)，應(yīng)在支票背面背書人簽章欄簽章，并將支票和填制的進(jìn)賬單送交出票人開戶銀行。收款人持用于支取現(xiàn)金的支票向付款人提示付款時(shí)，應(yīng)在支票背面“收款人簽章”處簽章，持票人為個(gè)人的，還需交驗(yàn)本人身份證件，并在支票背面注明證件名稱、號(hào)碼及發(fā)證機(jī)關(guān)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔銀行匯票銀行匯票是出票銀行簽發(fā)的，是見票時(shí)按照實(shí)際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。它適用于單位和個(gè)人在異地的各種款項(xiàng)的結(jié)算。

銀行匯票：銀行匯票可以用于轉(zhuǎn)賬，標(biāo)明現(xiàn)金字樣的“銀行匯票”也可以提取現(xiàn)金。銀行匯票的出票銀行為銀行匯票的付款人，銀行匯票的付款地為代理付款人或出票人所在地。銀行匯票的出票人在票據(jù)上的簽章，應(yīng)為經(jīng)中國(guó)人民銀行批準(zhǔn)使用的該銀行匯票專用章加其法定代表人或其授權(quán)經(jīng)辦人的簽名或者蓋章。2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔簽發(fā)銀行匯票必須記載下列事項(xiàng)（見圖6-53）。圖6-53簽發(fā)銀行匯票必須記載的事項(xiàng)簽發(fā)銀行匯票記載事項(xiàng)表明“銀行匯票”出票金額出票人簽章出票日期收款人名稱無條件支付的承諾付款人名稱辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔欠缺記載以上事項(xiàng)之一的，銀行匯票無效。銀行匯票的提示付款期限自出票日起1個(gè)月。持票人超過付款期限提示付款的，代理付款人（銀行）不予受理。銀行匯票的債務(wù)可以依法由保證人承擔(dān)保證責(zé)任。填明“現(xiàn)金”字樣和代理付款人的銀行匯票喪失，可以由失票人通知付款人或者代理付款人掛失止付。未填明“現(xiàn)金”字樣和代理付款人的銀行匯票喪失，不得掛失止付。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申辦銀行匯票的基本程序。申請(qǐng)人使用銀行匯票，應(yīng)向出票銀行填寫“銀行匯票由請(qǐng)書”，填明收款人名稱、匯票金額、申請(qǐng)人名稱、申請(qǐng)日期等事項(xiàng)并簽章，其簽章為預(yù)留銀行印。申請(qǐng)人或收款人為單位的，不得在“銀行匯票申請(qǐng)書”上填明“現(xiàn)金”字樣。出票銀行受理銀行匯票申請(qǐng)書，收妥款項(xiàng)后,將簽發(fā)銀行匯票，并用壓數(shù)機(jī)壓印出票金額，將銀行匯票和解訖通知一并交給申請(qǐng)人。簽發(fā)轉(zhuǎn)賬銀行匯票，不得填寫代理付款人名稱。但可由人民銀行代理兌付銀行匯票的商業(yè)銀行，向設(shè)有分支機(jī)構(gòu)地區(qū)簽發(fā)轉(zhuǎn)賬銀行匯票。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申請(qǐng)人應(yīng)將銀行匯票和解訖通知一并交付給匯票上記明的收款人。銀行匯票的實(shí)際結(jié)算金額低于出票金額的，其多余金額由出票銀行退交申請(qǐng)人。申請(qǐng)人因銀行匯票超過付款提示期限或其他原因要求退款時(shí)，應(yīng)將銀行匯票和解訖通知同時(shí)提交出票銀行，并提供本人身份證件或單位證明。對(duì)于代理付款銀行查詢的該張銀行匯票，應(yīng)在匯票提示付款期滿后方能辦理退款。申請(qǐng)人缺少解訖通知要求退款的，出票銀行將于銀行匯票提示付款期滿一個(gè)月后辦理。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔兌付銀行匯票的基本程序（見圖6-54）。圖6-54兌付銀行匯票的基本程序收款人收到銀行匯票時(shí)，應(yīng)審查全部事項(xiàng)對(duì)銀行匯票審查無誤后，應(yīng)在出票金額以內(nèi)，根據(jù)實(shí)際需要的款項(xiàng)辦理結(jié)算持票人超過期限向代理付款銀行提取付款不獲付款的，必須在票據(jù)權(quán)利時(shí)效內(nèi)向出票銀行作出說明持票人向銀行提取付款時(shí)，必須同時(shí)提交銀行匯票和解訖通知，缺少任何一聯(lián)，銀行都將不予受理辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔信用卡信用卡是指商業(yè)銀行向個(gè)人和單位發(fā)行的，可以向特約單位購物、消費(fèi)和向銀行存取現(xiàn)金，且具有消費(fèi)信用的特制載體卡片。信用卡按使用對(duì)象分為單位卡和個(gè)人卡；按信譽(yù)等級(jí)分為金卡和銀卡。3辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔申領(lǐng)信用卡的基本程序，如表6-14所示。表6-14申領(lǐng)信用卡的基本程序辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔續(xù)表辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔信用卡使用的基本規(guī)定。信用卡僅限于合法持卡人使用，持卡人不得出租或轉(zhuǎn)借信用卡。持卡人可持信用卡在特約單位購物、消費(fèi)。單位卡不得用于10萬元以上的商品交易和勞務(wù)供應(yīng)款項(xiàng)的結(jié)算，不得支取現(xiàn)金。持卡人憑卡購物、消費(fèi)時(shí)，需將信用卡和身份證一并交特約單位。信用卡透支額，金卡最高不超過1萬元，普通卡最高不超過5000元。信用卡透支期限最長(zhǎng)為60天。持卡人使用信用卡不得發(fā)生惡意透支。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔信用卡透支利息，自簽單日或銀行記賬日起15日內(nèi)按日息萬分之五計(jì)算，超過15日按日息萬分之十計(jì)算，超過30日或透支金額超過規(guī)定限額的，按日息萬分之十五計(jì)算。透支利息不分段計(jì)算，按最后期限或最高透支額的最高利率檔次計(jì)算。單位卡在使用過程中，需要向其賬戶續(xù)存資金的，一律從其基本存款賬戶轉(zhuǎn)賬存入。信用卡喪失，持卡人應(yīng)立即持本人身份證件或其他有效證明，并按規(guī)定提供有關(guān)情況，向發(fā)卡銀行或代辦銀行申請(qǐng)掛失，辦理掛失手續(xù)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔持卡人不需要繼續(xù)使用信用卡時(shí)，應(yīng)持信用卡主動(dòng)到發(fā)卡銀行辦理銷戶。銷戶時(shí)單位卡賬戶余額轉(zhuǎn)入其基本存款賬戶，不得提取現(xiàn)金。發(fā)卡銀行辦理銷戶，應(yīng)當(dāng)收回信用卡。有效信用卡無法收回的，應(yīng)當(dāng)將其止付。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔（四）秘書懂得銀行業(yè)務(wù)的意義銀行業(yè)務(wù)是指開立銀行賬戶、使用各種票據(jù)和信用卡的知識(shí)。這些知識(shí)是創(chuàng)辦公司或完成辦公室工作，尤其是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的臨時(shí)性工作所不能缺少的。當(dāng)代秘書，不可能僅承擔(dān)辦公室的一般文職工作，在現(xiàn)代公司中，集中管理事務(wù)的辦公室需要工作人員懂得上述知識(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，處理工作人員票據(jù)業(yè)務(wù)事故和辦理與銀行相關(guān)的各種手續(xù)。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔第四節(jié)現(xiàn)代辦公設(shè)備與現(xiàn)代

交通工具本節(jié)要點(diǎn)一、現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用二、現(xiàn)代交通工具的掌握辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔使用好現(xiàn)代辦公設(shè)備是現(xiàn)代秘書的一項(xiàng)重要技能。隨著科學(xué)技術(shù)的提高，現(xiàn)代辦公設(shè)備的種類和技術(shù)也在與時(shí)俱進(jìn)，因此對(duì)秘書的要求也越來越高。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔一、現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用主要介紹秘書在日常工作中經(jīng)常要用的辦公設(shè)備，側(cè)重于介紹設(shè)備的性能和一般使用維護(hù)常識(shí)。（一）常用辦公設(shè)備介紹主要介紹三類設(shè)備。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

文字處理設(shè)備這里主要介紹計(jì)算機(jī)、靜電復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、小型速印機(jī)。

計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化設(shè)備中居首要地位。人們可以利用微機(jī)處理文字、圖像，處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通訊……可以說，不掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，就無法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。對(duì)于辦公室工作來說，應(yīng)從滿足工作需要出發(fā)，沒有必要盲目追趕計(jì)算機(jī)升級(jí)的潮流，以免浪費(fèi)資金。11辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔計(jì)算機(jī)在日常使用中要注意維護(hù)，應(yīng)當(dāng)做到（見圖6-55）。圖6-55計(jì)算機(jī)在日常使用中的維護(hù)

計(jì)算機(jī)在日常使用中的維護(hù)防范病毒，避免破壞辦公文件定期運(yùn)用Windows中的系統(tǒng)維護(hù)功能防范病毒，避免破壞辦公文件防范病毒，避免破壞辦公文件辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔

靜電復(fù)印機(jī)靜電復(fù)印機(jī)屬精密設(shè)備，其品種型號(hào)很多，結(jié)構(gòu)性能也各有差異。在使用時(shí)，操作者應(yīng)根據(jù)所用復(fù)印機(jī)的具體情況，嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，以確保復(fù)印機(jī)的正常運(yùn)行。2辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔靜電復(fù)印機(jī)的操作步驟，如表6-15所示。表6-15靜電復(fù)印機(jī)的操作步驟辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔續(xù)表辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔在復(fù)印過程中，由于設(shè)備、操作和技術(shù)等原因會(huì)使復(fù)印品產(chǎn)生各種缺陷。常見的復(fù)印品缺陷主要有：底灰大、顏色淺；圖像模糊、顏色濃淡不均勻；復(fù)印品出現(xiàn)白點(diǎn)或白條,或出現(xiàn)黑點(diǎn)或黑條；復(fù)印品全白、復(fù)印品全黑。辦公室環(huán)境管理行政公文工作范文實(shí)用文檔靜電復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)