ERP系統(tǒng)作業(yè)流程及崗位責任管理制度

第一章總則第一條為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃(以下簡稱ERP)系統(tǒng)的管理，特制定本制度。第二條ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責管理除有公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。ERP以本制度為依據(jù)，納入公司KPI目標考核體系。第四條公司ERP系統(tǒng)分為采購管理、銷售管理、存貨管理、生產(chǎn)管理、工藝路線、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、客戶關(guān)系十類模塊。根據(jù)系統(tǒng)職能的設(shè)置，對各模塊最終用戶職責進行界定，共分解出如下崗位：關(guān)鍵關(guān)鍵用戶行政部經(jīng)理業(yè)務(wù)部經(jīng)理倉庫助理生產(chǎn)部主管工程部主管張總、會計、出納業(yè)務(wù)部經(jīng)理系統(tǒng)管理員塊采購管理銷售管理存貨管理管理工藝路線受托加工委托加工質(zhì)量管理財務(wù)管理客戶關(guān)系系統(tǒng)維護數(shù)據(jù)輸入員購業(yè)務(wù)員管物料員工程文員物料員AIPQC數(shù)據(jù)審核員行政部經(jīng)理業(yè)務(wù)部經(jīng)理倉庫助理生產(chǎn)部主管生管部主管業(yè)務(wù)部經(jīng)理職能部門行政部業(yè)務(wù)部行政部生產(chǎn)部工程部PMCPMC行政部業(yè)務(wù)部行政部第五條ERP項目實施小組由各模塊部門數(shù)據(jù)輸入及審核人員、主管、ERP系統(tǒng)管理員及公各部門經(jīng)理、主管組成項目領(lǐng)導(dǎo)小組，對項目的實施負領(lǐng)導(dǎo)責任，通過調(diào)配和協(xié)調(diào)中遇到的各種問題，為項目的實施提供技術(shù)支持和保障，提供系統(tǒng)二次開辟；用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題。第七條各部門主管必須結(jié)合本部門情況組織制定出本模塊操作規(guī)范，說明本模塊主要業(yè)務(wù)流程、各流程操作步驟、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓(xùn)新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第八條最終用戶在操作過程中如遇到問題應(yīng)先查詢操作手冊，如不能解決，再聯(lián)系部門主管和系統(tǒng)管理員解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。都同時是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部份數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正；第十條ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的權(quán)限，如因帳號和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯誤的，所造成的后果由本人承當，由系統(tǒng)管理員處罰。第十一條ERP系統(tǒng)各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊站點，同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數(shù)據(jù)錯誤，視為其本人失誤，并承當ERP則各項規(guī)定。第二章崗位說明第十三條系統(tǒng)設(shè)置管理模塊(行政部)(一)系統(tǒng)設(shè)置管理模塊—管理員2、審核并簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括物料編碼文件、3、負責制定、完善物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的修改增加操作流程，編寫流程圖，并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數(shù)的改變處理流4、對于物料數(shù)據(jù)表中的物料屬性(自制、外購)、缺省倉庫、財務(wù)科目、提前期、生產(chǎn)類型、生產(chǎn)工藝路線、檢驗方案方式等部份以及物料BOM表中損耗率、工序?qū)傩圆糠?，負責?lián)系或者指導(dǎo)最終用戶聯(lián)系各相關(guān)部門提供其相關(guān)數(shù)據(jù)完成設(shè)置；5、分配、指導(dǎo)、監(jiān)督物料系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員的工作，檢查物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的(二)、系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)—系統(tǒng)專員生產(chǎn)損耗，并提供給系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)管理員執(zhí)行；2、負責在有新產(chǎn)品、新材料或者須修改數(shù)據(jù)時，必須在一個工作日內(nèi)采集數(shù)據(jù)并提供輸入、修改數(shù)據(jù)；(三)、系統(tǒng)設(shè)置管理—系統(tǒng)專員5、當收到采購部、生產(chǎn)部、生管部的物料數(shù)據(jù)錯誤置疑通知(郵件、書面)后，應(yīng)在提出置疑部門要求的時間內(nèi)查清情況，如確有錯誤，應(yīng)及時糾正，如無誤，應(yīng)通知6、負責根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員簽發(fā)的BOM層次設(shè)置方案和工藝路線文件，設(shè)置物料清修改物料清單并以系統(tǒng)中改變后的物料清單簽字確認后發(fā)放到生產(chǎn)部和倉庫等相8、負責根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員簽發(fā)的工藝路線流程文件，輸入、更新工作中心、設(shè)備、工作流程：1、收到系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員提供的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——錄入系統(tǒng)——本人檢查確認——反饋給數(shù)據(jù)提供人員審核確認——列印受控規(guī)格、物料屬性、物料所屬倉庫、自制件來源、提前期、物料的生產(chǎn)類型、物料的式、檢驗方案等；號、子項物料單位用量、損耗率、物料替代等；完整提供，要限期在半個工作日內(nèi)更正提供，否則責任自己承擔；第十四條采購管理模塊(采購部)(一)、采購管理模塊--采購部主管括供應(yīng)商編碼、供貨，編寫流程碼、稅率等發(fā)生改變時，應(yīng)及定單、委外加單的正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導(dǎo)糾正；(二)、采購定單采購員編碼、供應(yīng)商資料，輸入、更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)；對于新增加供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)編碼原則進行編碼，確保編碼的一致性、統(tǒng)一性；3、負責根據(jù)采購申請確定的采購定單輸入、修改、列印、以及傳送物流財務(wù)部門；4、當日交采購定單、委外加工單給物流出入庫控制員，不能因自己的延誤影響物流行情況，對于再也不執(zhí)行的定單和委外加工單應(yīng)及時關(guān)閉；6、如發(fā)現(xiàn)上層采購申請單不正確或者有疑問，應(yīng)及時通知生產(chǎn)管理配合解決，如沒有得到解決，應(yīng)書面向部門主管報告，在有關(guān)錯誤解決后才干進行下一步工作；—錄入采購定單——審核列印定單——傳送物流財務(wù)；系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱：采購管理——定單處理、采購管理——采購申請，委外加工管理(一)、銷售管理模塊—業(yè)務(wù)部經(jīng)理、PMC主管編碼、操作人員的工作分配；2、制定、發(fā)布、完善銷售管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，增加修改流程、正常銷售處理流程、銷售退4、如有特殊情況或者定單變更時，應(yīng)及時通知銷售定單處理員；6、跟蹤銷售定單執(zhí)行情況，如有錯誤及時指導(dǎo)糾正；(二)、銷售數(shù)據(jù)管理員入、更新；改銷售定單；理，如沒有得到解決，應(yīng)向模塊的部門主管反應(yīng)并等候相關(guān)指示；修改結(jié)果知會相關(guān)人員，最多不能延誤超過半日，不能影響下層業(yè)務(wù)處理；6、跟蹤定單執(zhí)行情況，監(jiān)督、催促下游環(huán)節(jié)及時處理定單，以免延誤，并及時將情況工作流程：饋給部門主管審核確認——列印交財務(wù)——通知下層用戶；名稱：基礎(chǔ)資料——客戶、銷售定單處理第十六條計劃管理(PMC)(一)、計劃數(shù)據(jù)管理員--(PMC主管、物控)第十七條存貸管理模塊(行政部)主要職責：1、負責計劃運算方案、計劃展望期等計劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設(shè)定；BOM單的完整性、準確性；理的采購申請單，并在當天通知采購部門；P一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤即將協(xié)助解決；系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱：物料需求計劃——方案設(shè)置、物料需求計劃——MRP計算、采購(二)、生產(chǎn)任務(wù)管理員；(PMC)、當天生成的生產(chǎn)任務(wù)單必須當天內(nèi)完成下達，跟蹤生產(chǎn)任務(wù)單執(zhí)行情況明細；產(chǎn)投料單的維護、審核、列印工作；、發(fā)現(xiàn)上游MRP生成的生產(chǎn)任務(wù)單有錯誤或者疑問的，生產(chǎn)任務(wù)管理員有義務(wù)向其相關(guān)人員提出，并要求在限期內(nèi)配合解決BOM誤不完整或者不存在導(dǎo)致無法生成正確的生產(chǎn)投料單，必須通知工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱：生產(chǎn)任務(wù)管理——生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)任務(wù)管理——生產(chǎn)投料單工作流程：—調(diào)整審核生成的采購申請單——通知采購部門；2、檢查生成的生產(chǎn)任務(wù)單——調(diào)整并下達生產(chǎn)任務(wù)單——維護審核生產(chǎn)投料單——列印生產(chǎn)投料單——通知物流部門備料；(一)、存貸管理模塊—倉庫助理、倉管庫盤點流程，庫存數(shù)據(jù)分析管理規(guī)則，編寫、發(fā)布、更新流程圖；處理權(quán)限文件等；(二)、倉庫數(shù)據(jù)管理員1、根據(jù)部門主管簽發(fā)的倉庫資料文件，輸入、更新系統(tǒng)倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，當倉庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，應(yīng)及時通知各相關(guān)部門；2、在接到采購部門簽字確認后的采購定單，倉庫收料、退料通知單和送貨單位送貨單后，當天輸入采購收貨數(shù)量完成(藍字、紅字)外購入庫單及其他入庫單，并3、在接到物流收料通知單和加工單位送貨單后，當日完成委外加工物料入庫，并確4、在接到經(jīng)生產(chǎn)或者其他使用部門簽字確認的生產(chǎn)投料單、退料單、物料領(lǐng)用通知后，當日輸入完成(藍字、紅字)生產(chǎn)發(fā)料單、其他出庫單并審核；5、接到生產(chǎn)管理部門簽發(fā)的發(fā)貨通知單后，一個小時內(nèi)輸入銷售出庫單，并確認審6、如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正；7、所有操作須在接到通知后半日內(nèi)執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務(wù)，造成公司經(jīng)濟8、如發(fā)現(xiàn)倉儲基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、發(fā)貨通知單、采購定單、生產(chǎn)投料單、生產(chǎn)物料報廢單不正確或者有疑問，應(yīng)及時通知相關(guān)人員，如沒有得到解決，應(yīng)書面向部門主管反應(yīng)，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結(jié)果錯誤。9、在接到經(jīng)各有關(guān)部門簽字確認的車間成品入庫單后，作庫存轉(zhuǎn)移，將成品從收貨倉調(diào)入成品庫，樣品散數(shù)調(diào)入樣品庫，操作及時準確；10、以上各項操作要謹慎，否則會影響系統(tǒng)各項庫存的準確性；11、負責每月月初核對實際庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)根據(jù)庫存歷史數(shù)據(jù)管理員提(三)、生產(chǎn)部文員供的上月庫存歷史數(shù)據(jù)和倉管員提供的倉庫進出資料，找出原因記錄備案并報告12、照各個物料的盤點周期，倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉庫數(shù)據(jù)管理員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)，列印盤點表交倉系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱：倉存管理——入庫、出庫、調(diào)撥、盤點第十八條生產(chǎn)管理模塊(生產(chǎn)部)(一)、生產(chǎn)管理模塊—生產(chǎn)部主管簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的資源清單、生產(chǎn)工序、工作中心，2、負責制定、完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)增加修改處理流程、工序計劃流程，編寫、發(fā)布、更新流3、傳送經(jīng)計劃管理員確認的生產(chǎn)任務(wù)單至生產(chǎn)工序派工單，并跟蹤派工計劃執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)錯誤及時與計劃部溝通，共同解決指導(dǎo)糾正；、成品的生產(chǎn)任務(wù)至工序匯報單，并跟蹤執(zhí)行情況；5、分配、指導(dǎo)、監(jiān)督、生產(chǎn)流程控制員的工作及工作結(jié)果，包括生產(chǎn)定單、原材料領(lǐng)時性；(二)、生產(chǎn)流程控制員(拉長、物料員)主管，或者及時通知相關(guān)部門，如發(fā)現(xiàn)沒有得到及時解決應(yīng)上報項目組采取措施；誤應(yīng)及時找出原因記錄備案，并及時糾正。更新工序計劃單，并正派或者倒排計劃單后審核確認；錄入工序派工單，審核下發(fā)工序派工給相關(guān)工作中心；表給生產(chǎn)部門主管，便于生產(chǎn)主管控制整個生產(chǎn)進度；6、所有操作要及時、準確，不能影響原料庫存、原材料領(lǐng)用、生產(chǎn)活動。統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱：車間管理、生產(chǎn)任務(wù)管理、倉庫管理第十九條財務(wù)管理模塊(行政部)(一)、總賬管理員—財務(wù)、出納事務(wù)處理過帳到財務(wù)模塊核對科目總賬；6、針對實施過程中浮現(xiàn)的問題，結(jié)合的特點，提出合適的財務(wù)解決方案，并能促進7、就生產(chǎn)、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關(guān)部門保持有效溝通以達到解(三)、成本控制員(會計)(四)、對付賬款管理員(會計、出納)是否已被正確過帳至財務(wù)事務(wù)處理；4、月結(jié)時跟進采購員和收貨部門出具已處理的收貨單、未處理但已收貨的收貨單報進真正的往來。(五)、應(yīng)收賬款管理員(會計、出納)決，應(yīng)書面向項目組反應(yīng)，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結(jié)果錯誤。系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能：總帳、報表、應(yīng)收款管理、對付款管理、固定資產(chǎn)管理第二十條系統(tǒng)管理(一)、ERP管理員2、負責系統(tǒng)日常管理、維護和備份(見日常維護操作手冊、計算機系統(tǒng)維護及備份操作手控制項目進度，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；第三章危機預(yù)防及應(yīng)急處理辦法第二十一條數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)管理員必須定期進行相關(guān)數(shù)據(jù)備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數(shù)據(jù)的正確性；徹底備份和歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。第二十二條系統(tǒng)管理員定期檢查服務(wù)器等關(guān)鍵設(shè)備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理；同時通過對關(guān)鍵部件采用冗余技術(shù)，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行及數(shù)據(jù)第二十三條在發(fā)生系統(tǒng)故障或者突發(fā)事件發(fā)生時，系統(tǒng)管理員必須在第一時間把相關(guān)情況向上級匯報并通知各有關(guān)部門采取措施降低由此造成的影響和損失；系統(tǒng)管理員必須根據(jù)當時具體情況制定計劃盡快恢復(fù)系統(tǒng)運行。第二十四條各相關(guān)職能部門在收到系統(tǒng)管理員故障或者突發(fā)事件通知后，必須組織本部門相關(guān)人員就有關(guān)事項做出安排，手工解決與系統(tǒng)有關(guān)單據(jù)處理，待系統(tǒng)恢復(fù)正常工單據(jù)重新輸入到系統(tǒng)；第二十五條涉及其他如操作流程調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重組等情況，必須首先保證內(nèi)部各環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn),特殊是不能讓生產(chǎn)線停工待料；然后由系統(tǒng)管理員牽頭組織各相關(guān)部門會議討論決定相關(guān)解決辦法并實施。第二十六條第二十七條第二十八條第二十九條第三十條第三十一條第三十二條第三十三條第三十四條第四章獎懲辦法各崗位人員由于沒有按規(guī)定對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行檢查而導(dǎo)致錯誤沒有及時被發(fā)現(xiàn)的各崗位人員如發(fā)現(xiàn)其他人員提供的數(shù)據(jù)錯誤卻沒有反饋到相關(guān)人員或者項目組，各崗位人員如沒有在規(guī)定時限內(nèi)對其他人員按《ERP問題處理流程》提出的問由于沒有及時制定有關(guān)數(shù)據(jù)流程或者其它與系統(tǒng)運行相關(guān)