《國家行政機關(guān)公文格式》釋義

《國家行政機關(guān)公文格式》釋義來源：嘉善縣語言文字網(wǎng)注：黑色字體標(biāo)記部分為《國家行政機關(guān)公文格式》原文，藍色字體標(biāo)記部分為所對應(yīng)原文的釋義。1范疇本原則規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張規(guī)定、印制規(guī)定、公文中各要素排列次序和標(biāo)記規(guī)則。本原則合用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其它機關(guān)公文可參考執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參考本原則按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。本章規(guī)定了原則的內(nèi)容范疇、合用范疇和特定范疇。(1)內(nèi)容范疇內(nèi)容范疇只涵蓋國家行政機關(guān)公文（下列簡稱“公文”）格式中的紙張規(guī)定、印制規(guī)定、公文各要素的排列次序和標(biāo)記規(guī)則，并不是公文格式的全部范疇。對公文格式的完整規(guī)定應(yīng)是把《國家行政機關(guān)公文解決方法》中對公文格式的規(guī)定與本原則結(jié)合起來學(xué)習(xí)。(2)合用范疇本原則合用于國家各級行政機關(guān)的公文，其它機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參考執(zhí)行。所謂參考執(zhí)行的含義是能夠結(jié)合自己的實際執(zhí)行。(3)特定范疇《方法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文能夠同時使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與中文不同，執(zhí)行本原則在某些地方可參考本原則另行規(guī)定。2引用原則GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸。在本原則中引用的國標(biāo)GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，重要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在普通的公文用紙中，重要是采用印刷紙和書寫紙。由于該原則是根據(jù)國際原則ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際原則一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為±3mm。因此GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的根據(jù)就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。3定義本原則采用下列定義。3．1字Word標(biāo)記公文中橫向距離的長度單位。一種字指一種中文所占空間。3．2行Line標(biāo)記公文中縱向距離的長度單位。本原則以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。在本原則中為擬定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是中文的橫向距離。一“行”的概念(除2號標(biāo)題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在原則中所指的一行就是一種固定的數(shù)量單位。由這兩個定義能夠把公文中橫縱坐精確地將公文中的任何一種要素加以定位。4公文用紙重要技術(shù)指標(biāo)公文用紙普通使用紙張定量為60g／m2～80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5～9．5。由于公文的特殊地位，首先要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另首先更要考慮其頻繁使用和作為檔案長久保存的規(guī)定，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出對應(yīng)的規(guī)定。公文用紙的質(zhì)量為60g／m2～80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。經(jīng)濟條件相對差某些的單位能夠采用紙張質(zhì)量不低于60g／m2的膠版印刷紙，普通公文用紙能夠采用70g／m2的膠版印刷紙。對于某些使用高檔印制設(shè)備的單位能夠采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的狀況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合原則的。公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙有關(guān)的國標(biāo)和行業(yè)原則有關(guān)紙張白度的指標(biāo)，進行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，猶如報紙普通，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒適。橫向耐折度≥15次是為了確保公文用紙的紙張不能太脆，必須確保一定的柔韌性。由于諸多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。不透明度≥85％是為了確保公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)互相洇透，看上去文字很花很亂，造成印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標(biāo)。pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制訂的行業(yè)原則DA／T11—1994《文獻用紙耐久性測試法》中的有關(guān)規(guī)定擬定的。這項行業(yè)原則規(guī)定，存檔時間在2以上的普通耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長久保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。5．2公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)本原則變化了我國公文用紙長久以來始終沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際原則紙型A4型。作出這項規(guī)定應(yīng)當(dāng)說是在進行大量調(diào)查研究和對變化公文用紙紙型將對我國對應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。作出這項重大變化重要是基于下列三方面的考慮：(1)采用國際原則已成為國際范疇公文用紙的普遍趨勢國際原則化組織(ISO)早在1975年就制訂了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格原則，即ISO262：1975，其重要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充足考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適?，F(xiàn)在慣用的復(fù)印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型原則作為基本紙型的。鑒于A4型紙是國際原則的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文獻用紙。在修訂該原則的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙狀況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。(2)我國已基本含有采用國際原則A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制訂了我國國標(biāo)GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際狀況，在這兩項原則中，還規(guī)定了我國自己的原則16開型。隨著國際原則A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時多種辦公自動化設(shè)備含有解決A4型紙的功效，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規(guī)定國際原則A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際原則A4型，使我國公文用紙與國際原則接軌奠定了基礎(chǔ)。(3)裁減16開型紙的必要性及基本條件分析長久以來，我國在公文用紙方面始終沿用16開型。這種紙型原則實際是日本早期用的原則?，F(xiàn)今天本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙尚有一種弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，尚有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，造成有的政府文獻的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際原則A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會超出lmm，可確保文獻用紙紙型的統(tǒng)一。因此裁減l6開型公文用紙紙型，采用國際原則A4型作為公文用紙是十分必要的。將公文用紙由l6開型改為國際原則A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從現(xiàn)在理解到的狀況看，我國的印刷設(shè)備制造公司已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際原則A系列的印刷設(shè)備，并將逐步裁減舊式生產(chǎn)設(shè)備。并且現(xiàn)在使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，諸多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，能夠印制A4型公文?，F(xiàn)在，裁減16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。因此在《國家行政機關(guān)公文解決方法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國標(biāo)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格普通采用國際原則A4型。6公文中圖文的顏色未作特殊闡明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在普通狀況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)記、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其它部分均為黑色。為避免在本原則背面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。7排版規(guī)格與印制裝訂規(guī)定7．1排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，普通每面排22行，每行排28個字。7．2制版規(guī)定版面干凈無底灰，筆跡清晰無斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超出lmm。7．3印刷規(guī)定雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超出2mm。黑色油墨應(yīng)達成色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達成色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。7．4裝訂規(guī)定公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超出4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。長久以來，我們的公文缺少一種較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此某些公文在印制和裝訂時由于不懂得或不清晰有哪些統(tǒng)一規(guī)定，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。因此在修訂原則時將公文印制和裝訂的規(guī)定規(guī)定下來，重要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清晰理解如何印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)原則的。(1)在原則中給出排版規(guī)格是確保公文行數(shù)和字數(shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采用的必要方法。在正常一面滿排公文正文的狀況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果碰到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)節(jié)某一面的字數(shù)和行數(shù)，以確保下一面有公文的正文內(nèi)容。這種狀況就屬特殊狀況。因此在原則中規(guī)定的普通狀況是相對特殊狀況而言的。(2)在原則中給出制版規(guī)定，是確保采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以確保公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。(3)在原則中給出印刷規(guī)定，是確保公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。有關(guān)印刷制品的質(zhì)量原則是有諸多指標(biāo)的，在此原則中僅給出最基本和最通用的某些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認真看待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使此后公文在油墨的色譜上能夠基本達成一致，在原則中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按原則中給出的油墨色譜來印制公文，就能夠基本確保公文的顏色的相對一致。(4)在原則中給出裝訂規(guī)定，是確保公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為確保公文的長久保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，某些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而造成公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本原則將公文的裝訂規(guī)定加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以確保公文的質(zhì)量。8公文中各要素標(biāo)記規(guī)則本原則將構(gòu)成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)下列至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞下列的各要素統(tǒng)稱版記。本原則將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了含有數(shù)年從事公文解決工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而擬定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已數(shù)年使用，“主體”是本原則提出的新概念。之因此這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，含有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本原則對眉首所含各要素位置的規(guī)定，就能夠設(shè)計文獻的“紅頭”部分(具體設(shè)計辦法后文介紹)。主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本原則的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記尚有一種是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一種單獨部分加以敘述。用一種形象的比方，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本原則對公文構(gòu)造劃分提出的新觀點，也是本原則在構(gòu)造上的最大特點。8．1眉首8．1．1公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的次序編號。如需標(biāo)記公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)記在版心左上角第l行。并不是全部的公文都需要編制份數(shù)序號?！斗椒ā芬?guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文獻都編有份數(shù)序號。編份數(shù)序號的目的是精確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范疇及對象。當(dāng)文獻需要收回保管或銷毀的時候，就能夠?qū)φ辗輸?shù)序號掌握其與否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號能夠掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。本原則規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。普通來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但最少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，覺得是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功效，能夠與成文同時印刷，對此本原則不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機關(guān)可自行掌握。本原則規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。8．1．2秘密等級和保密期限如需標(biāo)記秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)記在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標(biāo)記秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)記在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。秘密等級是標(biāo)記公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《方法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范疇的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是普通的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述規(guī)定在公文中標(biāo)記公文的秘密等級。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的闡明。如公文制發(fā)單位能夠懂得保密期限，可按照國家保密局的規(guī)定在密級程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要闡明的是，如不標(biāo)記保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。8．1．3緊急程度如需標(biāo)記緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)記在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)記秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)記在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)記在版心右上角第2行。緊急程度是對公文送達時限的規(guī)定。根據(jù)《方法》規(guī)定，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間規(guī)定是多少，由各地行政機關(guān)主管自行擬定。在原則中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)記位置是居于版心右上角頂格第l行。如果碰到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)記時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。8．1．4發(fā)文機關(guān)標(biāo)記由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文獻”構(gòu)成；對某些特定的公文可只標(biāo)記發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記上邊沿至版心上邊沿為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)記上邊沿至版心上邊沿為80mm。如需標(biāo)記公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)記上空2行向下依次標(biāo)記(見圖3)。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)記。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但普通應(yīng)不大于22mm×15mm(高×寬)。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文獻”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須確保公文首頁顯示正文。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記即人們普通所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文獻”二字構(gòu)成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以同意該機關(guān)成立的文獻核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。有某些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱背面不加“文獻”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免告知”紅頭形式，本原則給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文獻”二字，但只限于特定的公文。普通來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加“文獻”二字。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記的字體，本原則推薦使用小標(biāo)宋體字，是由于小標(biāo)宋體字顯得莊重，其它字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)當(dāng)說不適于標(biāo)記含有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記的字號，本原則以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文獻”的字號即是22mm×15mm。本原則以此為高限，就是規(guī)定除“國務(wù)院文獻”以外，其它各級行政機關(guān)標(biāo)記的字號要不大于“國務(wù)院文獻”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。有關(guān)發(fā)文機關(guān)標(biāo)記的位置，本原則提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)記上邊沿至版心上邊沿為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)記上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標(biāo)記，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文獻紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm+25mm＝62mm的距離。第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)記上邊沿至版心上邊沿為80mm，即要留出80mm-25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文獻用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)記距上頁邊為天頭37mm+25mm+55mm＝117mm。各行政機關(guān)在設(shè)計文獻“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)含有，即平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)記距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)記距上頁邊為117mm。有關(guān)聯(lián)合行文，本原則規(guī)定“文獻”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)上下居中。本原則還特別提出“文獻首頁必須顯示正文”這一明確規(guī)定。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的狀況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不懂得文獻內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至能夠說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至確保公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。8．1．5發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)記下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)記；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號構(gòu)成。機關(guān)代字普通由兩個層次構(gòu)成。第一種層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文獻的部門的代字。如鐵道部文獻的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文獻的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是懂得了文獻的主辦部門是誰，能夠比較精確地對文獻進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包含其它的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文獻”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文獻機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)記不對的。年份應(yīng)用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，由于當(dāng)引用公文時，標(biāo)題背面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低檔符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，兩者形狀也略有不同。有的文獻把年份用圓括號括起，此后也要按本原則的規(guī)定使用六角括號。序號是發(fā)文的流水號。普通都是按文獻的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按次序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文獻內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的方法。本原則規(guī)定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，重要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。發(fā)文字號的位置，本原則規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)記下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標(biāo)記與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。8．1．6簽發(fā)人上報的公文需標(biāo)記簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)記簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其它簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)次序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一種簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。簽發(fā)人標(biāo)記僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標(biāo)記簽發(fā)人姓名，重要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人理解下級單位誰對上報事項負責(zé)。因此上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本原則規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，但是此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。如果有多個簽發(fā)人，或者有的文獻按規(guī)定還需要標(biāo)注會簽人，這時的標(biāo)記辦法是，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文獻主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其它簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標(biāo)記的次序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列次序和原則不變，發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人姓名居右空l字的規(guī)定不變。8．2主體8．2．1公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。本原則規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)記，居中排布。應(yīng)當(dāng)說，在現(xiàn)在普遍使用電子設(shè)備打印公文的狀況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊狀況下能夠在不違反原則規(guī)定原則的前提下合適變通。例如，本原則規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何狀況下不能違反。在不違反這個原則的狀況下，必要時可作合適變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都能夠采用變通的辦法。但在變通中還要恪守基本規(guī)定，如發(fā)文機關(guān)多但主辦機關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一種簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標(biāo)題再長但排列美觀、回行不停開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本原則時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，由于格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。8．2．2主送機關(guān)標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)記，回行時仍頂格；最后一種主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)記辦法同抄送。本原則規(guī)定主送機關(guān)在標(biāo)題下空l行頂格標(biāo)記，回行時仍頂格。本原則又講了當(dāng)主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通方法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就能夠不擠出正文時，主送機關(guān)在標(biāo)題下也能夠不空1行，道理不再贅述。標(biāo)記主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。8．2．3公文正文主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文的標(biāo)記辦法同寫信同樣，在主送機關(guān)名稱之下第1行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字。本原則特意規(guī)定公文中的數(shù)字、年份、(用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)記的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定的。由于公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行極易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。8．2．4附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)記“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)記“附件”，有序號時標(biāo)記序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)記應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)記公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)記附件(或帶序號)。公文正文中有某些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而又是放在公文生效標(biāo)記印章之后。需要明確的是，公文的附件是正文內(nèi)容的構(gòu)成部分，與公文正文同樣含有同等效力。為了確保這一點，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標(biāo)記附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如果正文之后的附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，能夠不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。因此，本原則對此做了較具體的規(guī)定。其要點一是附件應(yīng)與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標(biāo)記所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標(biāo)記應(yīng)與附件的標(biāo)記前后一致。三是對某些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點符號。四是對標(biāo)記的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)記要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標(biāo)記在左上角頂格第l行。8．2．5成文日期用中文將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”；成文日期的標(biāo)記位置見8．2．6。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其精確性，本原則規(guī)定成文日期要用中文書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與中文混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成“○”，是由于“零”與中文的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一種序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調(diào)。由于印章普通要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8.2.6條會分別介紹。8．2．6公文生效標(biāo)記公文生效標(biāo)記是證明公文效力的體現(xiàn)形式。它涉及發(fā)文機關(guān)印章或簽訂人姓名。公文生效標(biāo)記有下列兩種狀況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)記公文生效標(biāo)記，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)記公文生效標(biāo)記。8．2．6．1單一發(fā)文印章單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)記成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅下列弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章是公文的生效標(biāo)志。普通狀況除了會議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。鑒于行政機關(guān)公文的法定性和印章的特定功效，《中華人民共和國刑法》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、消滅國家機關(guān)的公文、證件、印章的，處3年下列有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上下列有期徒刑”。為了確保印章的真實性，提高印章的防偽性，本原則對印章的格式做了詳密的規(guī)定。對只蓋一種印章的單一機關(guān)發(fā)文，本原則規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)記成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其原則就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。這樣規(guī)定是為了避免變造公文，由于如果空白過大，就容易被人私自加入其它內(nèi)容，即“變造”公文。本原則規(guī)定印章加蓋要端正、居中(即居成文日期之中)。此話說來簡樸，但執(zhí)行起來卻要認真看待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合原則。國家行政機關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負責(zé)的態(tài)度。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時也要嚴(yán)肅認真，嚴(yán)格按本原則執(zhí)行。本原則還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，合用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的原則是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅下列弧壓在成文日期上。讀者可對照現(xiàn)行國務(wù)院文獻和本原則所附的樣式來掌握。之因此這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊重性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，避免因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以識別。另一種稱之為中套方式，合用于印章下弧有文字的印章(行政機關(guān)的部門印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式)。中套的規(guī)定是印章的中心線壓在成文日期上。8．2．6．2聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整潔。兩印章間互不相交或相切，相距不超出3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為避免出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章次序排列在對應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一種或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)記成文時間。兩個單位聯(lián)合行文，本原則規(guī)定應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超出3mm。其它規(guī)定均同一種印章。三個單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)最少有一種以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現(xiàn)最少有一種以上的印章是空白印章?，F(xiàn)在印刷公文大量采用當(dāng)代印刷設(shè)備，其套印印章的辦法就是將一種印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了全部收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了避免出現(xiàn)空白印章，本原則做了這樣的規(guī)定：全部的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白的印章。印章每排最多排3個，這樣規(guī)定是避免印章邊沿超出版心。在具體排布印章時應(yīng)使主辦機關(guān)的印章在前，協(xié)辦機關(guān)的印章按照發(fā)文機關(guān)標(biāo)記的次序依次排布。當(dāng)最后一排剩余一種印章或兩個印章時，應(yīng)居中排布。成文時間標(biāo)記在最后一排印章之下空l行位置，右空2個字。同樣應(yīng)確保印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。本原則對兩個或兩個以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采用一種，要下套均下套，要中套均中套，以確保印章排列整潔、美觀。8．2．6．3特殊狀況闡明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采用調(diào)節(jié)行距、字距的方法加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采用標(biāo)記“此頁無正文”的辦法解決。現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種“此頁無正文”的格式，即當(dāng)正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標(biāo)記“此頁無正文”，并用圓括號括起。這樣做是考慮到了避免在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本原則作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述狀況時，以采用調(diào)節(jié)行距或字距的方法加以解決。具體的調(diào)節(jié)辦法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時，能夠加寬行距，最少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，能夠縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本原則明確規(guī)定，出現(xiàn)上述狀況時不得采用標(biāo)記“此頁無正文”的辦法解決。因此本原則實施后，各單位要注意改掉標(biāo)注“此頁無正文”的習(xí)慣。8．2．7附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)記在成文日期下l行。附注普通是對公文的發(fā)放范疇、使用時需注意的事項加以闡明，如“此件發(fā)至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋普通在公文正文中采用句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。附注應(yīng)用圓括號括入，左空2字標(biāo)記在成文時間的下一行。8．3版記8．3．1主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)記，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門互相銜接的一項工作。公文主題詞普通由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責(zé)制訂和公布。如國家行政機關(guān)公文主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定。本原則規(guī)定主題詞居左頂格標(biāo)記，“主題詞”三字用黑體，后標(biāo)全角冒號；詞目用小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。8．3．2抄送機關(guān)公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)記“抄送”，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一種抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)記辦法同抄送機關(guān)。本原則規(guī)定抄送機關(guān)標(biāo)記于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關(guān)居左空l字，這與主題詞頂格標(biāo)記不同。二是抄送機關(guān)回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，這與標(biāo)題之下的主送機關(guān)回行時仍頂格不同。三是抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標(biāo)注句號，這是為了避免在抄送機關(guān)之后私自加入其它的抄送機關(guān)，同樣有避免變造公文之意。如果在抄送機關(guān)之上、主題詞之下需標(biāo)記主送機關(guān)，前面所講的主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀(jì)要”文種時會發(fā)生這種狀況。本原則特別闡明，標(biāo)記辦法與抄送機關(guān)的標(biāo)記辦法相似，即也要注意上面提到的三點。8．3．3印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)記。印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)記或在公文標(biāo)題中顯示。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，普通應(yīng)是各機關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標(biāo)記發(fā)文機關(guān)。標(biāo)記印發(fā)日期是為了精確反映公文的生成時效。普通來說，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時間之后，往往需要通過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)。本原則闡明了印發(fā)日期以公文付印的時間為準(zhǔn)，是為了界定生效時間與印發(fā)時間的區(qū)別。通過理解生效時間與印發(fā)時間的時間差，既能夠使發(fā)文機關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也能夠使收文機關(guān)掌握公文的傳遞時間，都有助于公文的辦理。本原則規(guī)定印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空l字，并且只能占一行位置。因此，印發(fā)機關(guān)如果字數(shù)太多，能夠自行簡化；本原則規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)記，也有盡量縮小位置的考慮，以確保一行位置能容下印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。8．3．4版記中的反線版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。本原則規(guī)定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計顯得美觀。要注意最后一種要素之下要有一條反線，具體標(biāo)記辦法可參見原則中的圖4。8．3．5版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一種要素置于最后一行。本原則規(guī)定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一種要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本原則規(guī)定公文雙面印刷)的最下面的位置。之因此這樣規(guī)定，是為了確保公文的完整性。由于公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是本原則規(guī)定的版記。這樣，紅頭與版記之間的全部部分都是公文不可缺少的部分，由此能夠精確認定公文與否完整。擬定版記的位置在實際操作中會碰到下列狀況：(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)記版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。(2)公文的篇幅如果在一種折頁(即有四周)以上，這時公文的頁數(shù)普通應(yīng)是4的倍數(shù)，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(普通不會超出3面)。(3)公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文獻，該文獻背面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文獻的版記不能替代轉(zhuǎn)發(fā)文獻的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文獻還應(yīng)標(biāo)記自己的版記。9頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)記，置于版心下邊沿之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊沿7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉摵髞淼捻摬粯?biāo)記頁碼。本原則規(guī)定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。規(guī)定空白頁和空白頁后來的頁不標(biāo)記頁碼(涉及印有版記的那面)是為了避免在空白頁私加文字。也就是說，頁碼只標(biāo)記到公文主體部分結(jié)束的那頁。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標(biāo)記頁碼，印有版記的那面也就要標(biāo)記頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。10公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，又當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文獻最后一頁(封四)上。在實際工作中，有些公文需要附某些表格。為使表格裝排得規(guī)范，本原則對表格如何放置作了較為明確的規(guī)定。對于橫排A4表格的頁碼，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可確保持續(xù)編排的表格能夠依次次序向下看，否則有可能出現(xiàn)單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要重復(fù)顛倒來看，很不方便。公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，并且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，因此應(yīng)使表格處在封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。ll公文的特定格式11．1信函式格式發(fā)文機關(guān)名稱上邊沿距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下l行版心右邊沿頂格標(biāo)記。發(fā)文字號下空l行標(biāo)記公文標(biāo)題。如需標(biāo)記秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊沿頂格標(biāo)記。兩線之間其它要素的標(biāo)記辦法從本原則對應(yīng)要素闡明。在制發(fā)機關(guān)公文的實踐中，經(jīng)常使用一種只標(biāo)記發(fā)文機關(guān)名稱而不標(biāo)記“文獻”二字的“信函式”公文，用于解決日常事務(wù)的平行文或下行文，并且使用頻率很高。這種公文除了不標(biāo)記簽發(fā)人以外，其它各要素均與“文獻式”公文相似。為此，本原則為這種“信函式”公文設(shè)計了格式，具體為：(1)發(fā)文機關(guān)名稱上邊沿距上頁邊30mm，也就是打破了本原則規(guī)定的“文獻式”公文上白邊為37mm的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30mm，然后在30mm之下標(biāo)記發(fā)文機關(guān)名稱。由于不加“文獻”二字，這時的發(fā)文機關(guān)名稱普通不用簡稱，如國務(wù)院這種“信函式”公文，機關(guān)名稱便標(biāo)記為“中華人民共和國國務(wù)院”，而不像“文獻式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標(biāo)記為“國務(wù)院文獻”。(2)在發(fā)文機關(guān)名稱4mm之下印一條上粗下細的武文線，在距”下頁邊20mm處印一條上細下粗的文武線，線的長度為170mm。這樣設(shè)計，可確保“信函式”公文與“文獻式”公文的版心基本一致，只但是將發(fā)文機關(guān)標(biāo)記移出了版心。(3)“信函式”公文的份數(shù)序號、密級、緊急程度能夠放在武文線下版心左上角頂格(普通說來，“信函式”公文極少同時出現(xiàn)這三項)，發(fā)文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最后一行(第22行)文字下邊沿與文武線距離6mm。其它各要素的標(biāo)記辦法均同“文獻式