英文電子郵件及傳真格式及要點(diǎn)

英文email及根本格式及要點(diǎn)二零一三年EMAILEmail根本構(gòu)成主題Subject稱呼Salutation正文Body附件Attachment結(jié)束語(yǔ)與簽名ComplimentaryClose&Signature主題Subject1.主題〔Subject〕框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany〔太長(zhǎng)〕2.主題框的內(nèi)容切忌模糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)，

YES：應(yīng)改為T(mén)omorrow'smeetingcanceled。3.一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。

4.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI〔ForYourInformation，供參考〕，如：URGENT：Submityourreporttoday!主題Subject稱呼Salutation一般從第一行的頂格寫(xiě)起，在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。1、DearSir,：「敬啟者」，用在「只知其人不知其名」的狀況下。

2、MydearSir,：「敬啟者」，用在「只知其人不知其名」的狀況下。

3、DearSirs,：「敬啟者」，用在只知為一群人中的「某一人」。4、DearMadam,：「親愛(ài)的小姐」，表示對(duì)不分已婚或未婚也不知其名女士的稱呼。

5、DearMr.[Mrs.]Wang,：「親愛(ài)的王先生[王太太]」，用在知道對(duì)方的姓氏。

6、DearMissJones,：「親愛(ài)的瓊斯小姐」，表示對(duì)未婚女士的稱呼。

7、DearMs.Jones,：「親愛(ài)的瓊斯小姐」，表示無(wú)法確定對(duì)方是否已婚或未婚的女士稱呼。8.DearDoctorWang,：「親愛(ài)的王醫(yī)師」，用在知道對(duì)方的職稱。

9.Gentlemen:：「敬啟者」，用在只知為一群人中的「某一人」。

10.Towhomitmayconcern,：「貴寶號(hào)鈞鑒」，用在不知道收件者是誰(shuí)或?qū)懡o公司、部門(mén)時(shí)使用。

11.DearChris,：「親愛(ài)的克里斯」，用在熟悉對(duì)方的情況。

12.HiChris,：「嗨，克里斯」，用在與對(duì)方有一定的交情的情況。

稱呼Salutation正文BODY現(xiàn)代的齊頭式(TheModernBlockedForm)美式結(jié)構(gòu)那么是齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務(wù)英語(yǔ)中比較流行，尤其普遍運(yùn)用于電子郵件的交流中，其特點(diǎn)是所有段落的第一行都頂格寫(xiě)，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫(xiě)。

〔Salutation〕(Body)

(ComplimentaryClose〕

(Signature〕正文BODY傳統(tǒng)的縮頭式(TheConventionalIndentedForm)英式結(jié)構(gòu)即縮進(jìn)式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，即每一段的第一行都向里縮進(jìn)4-8個(gè)字符，且所有段落的縮進(jìn)距離必須保持一致；稱呼頂格寫(xiě)，落款那么在中間偏右的位置。

〔Salutation〕(Body)

〔ComplimentaryClose〕(Signature)正文BODY如果是你主動(dòng)寫(xiě)電子郵件給別人的話，以你寫(xiě)此郵件的目的開(kāi)頭。例如，"Iamwritingtoenquireabout…"或是"Iamwritinginreferenceto…“在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子簡(jiǎn)短明了并句意前后一致。如果你在回復(fù)客戶的詢問(wèn)，你應(yīng)該以感謝開(kāi)頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說(shuō)，"ThankyouforcontactingABCCompany.“如果此人已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，那就一定要說(shuō)，"Thankyouforyourpromptreply."或是"Thanksforgettingbacktome."如果你可以找到任何時(shí)機(jī)那一定要謝謝收信人。這樣對(duì)方就會(huì)感到比較舒服，而且顯得更禮貌。1.盡量簡(jiǎn)單的詞匯—“soon〞insteadof“inthenearfuture〞—“Please〞insteadof“Willyoubekindenoughto...〞—“now〞insteadof“atthepresentmoment〞etc.2.盡量使用短句—“Wearepleasedto...〞for“Itgivesusmuchpleasureto...〞3.盡量防止在一個(gè)句子里使用相同的詞匯—“Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality.〞for“Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality.〞應(yīng)注意表達(dá)簡(jiǎn)潔清楚提出要求要客氣禮貌"Iwant."之類的詞能防止那么防止出現(xiàn)，相比之下，"Iwouldlike"顯得更尊重對(duì)方。又如"Iaminterestedin"是提出請(qǐng)求建議或?qū)で笠庖?jiàn)的好方法。正文BOdyIenclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。Attachedpleasefindtoday‘smeetingnotes.今天的會(huì)議記錄在附件里。Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.設(shè)計(jì)文檔在附件里,請(qǐng)?jiān)u閱。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。附件Attachment1.表示合作支持Thankingyouandassuringyouofourbesteffortsatalltimes.謝謝，我們保證將盡我們最大的努力Weensureourearnestandcontinuedsupport.我們將竭誠(chéng)提供支持。Wesolicityourcooperationonthisregard.我們懇切期盼與您的合作。2.表示等待和期望Wearewaitingforyourconfirmation.Weareexpectingfromyouthat.Yourimmediatereplywillbeappreciated.

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3.期待反響建議請(qǐng)隨意提出您的建議。Feelfreetogiveyourcomments.有任何問(wèn)題,歡送和我聯(lián)系。Anyquestion,pleasedon‘thesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.結(jié)束語(yǔ)及簽名ComplimentaryClose&Signature結(jié)束語(yǔ)及簽名ComplimentaryClose&Signature書(shū)信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞例子:

1、VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正規(guī)的(例如客戶)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

Note：電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、、、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。

一般公司都有固定的格式，一般我們需要清楚地填妥頭，起擬內(nèi)容，準(zhǔn)確、快捷地將有關(guān)內(nèi)容傳到對(duì)方。

FAXTo:XXCompanyAttn:MrXFrom:MrWangDate31/01/2001FaxNo+39XXXXXXXRefNoFO1216-01TotalPages:1

Subject:AboutYourPromotingProjects

DearMrSmith

Itwasapleasuremeetingyouthisweekandlearningofyourinterestinourpromotingproject.

PleasefindencloseddetailedinformationofourspecialpromotionpackagefortheMarchissue.

Astimeisshortfinaldeadlinehaspassed.Yourpromptconfirmationwouldbehighlyappreciated.

ThankyouforyourkindattentionandIlookforwardtoyourpromptreply.

Bestregards.常規(guī)格式To:XXXXXXXXcompanyAttn:Mr.SmithFaxNo.:+30XXXXXXXXXXXSender:Mr.LeeDate:26/07/2001

Re：ABOUTYOURPROMOTINGPROJECTS

DearMrSmith

Itwasapleasuremeetingyouthisweekandlearningofyourinterestinourpromotingproject.

Pleasefindencl