辦公室秘書崗位職責(zé)

辦公室秘書崗位職責(zé)一、做好各類行政文獻，信函、報告等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞工作，做到手續(xù)完備，及時精確。需要清退歸檔的，資料應(yīng)做好登記和立卷工作。二、負責(zé)做好公司內(nèi)外來訪人員的接待工作，認真熱情，態(tài)度和藹，做到主動主動、不推諉、不拖拉。三、負責(zé)保管和對的使用公司印鑒，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據(jù)可查不出差錯。四、及時、精確地向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳達上級機關(guān)及有關(guān)部門的告知事項和每七天的會議安排。五、負責(zé)公司各類行政會議的告知，統(tǒng)計和辦公會議紀(jì)要、決策、決定的起草，印發(fā)，同時協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)行政文獻。六、要精確無誤地完畢公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜，并將完畢狀況及時報告。秘書不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責(zé)就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而精確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的對的決策。辦公室姓名**工作崗位后勤、文秘崗位

重要工作職責(zé)

負責(zé)后勤管理、固定資產(chǎn)管理、物資裝備、環(huán)境衛(wèi)生、公文收發(fā)及檔案管理、機要、保密等工作。

廉政風(fēng)險點1、違反規(guī)定、不按程序收、發(fā)文獻；2、不按規(guī)定、規(guī)定整頓、歸檔、保管文書檔案；3、固定資產(chǎn)管理帳、實不相符，登記不及時；4、后勤管理采買辦公用品等物資中違反有關(guān)規(guī)定。防備方法1、加強學(xué)習(xí)，強化本身素質(zhì)，不停提高業(yè)務(wù)技能；2、自覺、嚴(yán)格恪守各項內(nèi)部管理制度；嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定解決各項有關(guān)業(yè)務(wù)3、強化服務(wù)意識，努力做好后勤管理工作；4、廉潔自律、公開、公正、透明，工作中自覺接受群眾監(jiān)督。工作描述：秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責(zé)人解決日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有下列幾項：接聽電話，向電話詢問者提供信息，統(tǒng)計留言，轉(zhuǎn)接電話；收發(fā)與回復(fù)日常郵件；撰寫會議告知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；將信件及其它統(tǒng)計歸檔；備份信件及其它文檔；接待訪客；采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。秘書工作的范疇十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，能夠說，秘書本身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或機構(gòu)的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。核心競爭力：知識規(guī)定：普通狀況下，公司規(guī)定秘書含有中文或行政專業(yè)大專以上學(xué)歷，有文書寫作、檔案管理、財務(wù)會計等基本知識，并有一定的外語基礎(chǔ)。技能規(guī)定：文字功底深厚，含有較強的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，純熟使用多個辦公自動化設(shè)備，在授權(quán)范疇內(nèi)有一定的預(yù)見能力和判斷能力。經(jīng)驗規(guī)定：含有一年以上有關(guān)職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和公司狀況有所理解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和多個類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，含有較高的自我管理能力、工作主動主動并持久，含有較強的心理承受力和保密意識。職業(yè)現(xiàn)狀：秘書職業(yè)向來是職場上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，現(xiàn)在我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和公司競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為公司內(nèi)參加管理的特殊助手，他們不僅要純熟掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的狀況下體現(xiàn)出責(zé)任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在予以的權(quán)力范疇內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不停上漲的因素所在。風(fēng)險與回報：秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在公司中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠?qū)Φ睦斫馍纤镜囊鈭D，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，因此把握分寸是核心。據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元下列，月薪在5000—8000元之間的秘書有4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。職業(yè)趨勢：發(fā)展途徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。規(guī)定秘書持證上崗。轉(zhuǎn)型機會：根據(jù)秘書的知識構(gòu)造和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。職業(yè)典范：每一種成功者的背后都有一種默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關(guān)注和提起，千尋萬覓，終于找到一種，她就是世界首富比爾?蓋茨的秘書——露寶，比爾?蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功績”。參考資料：職場網(wǎng)秘書人員應(yīng)含有的素質(zhì)（一）、基本素質(zhì)1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)當(dāng)是做好任何工作的一種重要前提。要有一種健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。2、心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一種有著心理障礙的人，一種對社會充滿仇恨的人，一種喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。3、思想素質(zhì)：這是更高的一項規(guī)定，作為當(dāng)代社會的高級管理人員，在一種國際出名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)含有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，另外，還應(yīng)含有博大的胸懷、廣闊的視野和高度的社會責(zé)任感。在當(dāng)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加緊，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有某些新穎事、突發(fā)事，今天你的一種親戚玩股票掙了大錢；明天你的一種朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一種熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受多個狀況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，立刻又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好?。ǘ?、業(yè)務(wù)素質(zhì)1、理論知識：必須認識到理論學(xué)習(xí)的重要性，首先要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，涉及法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有協(xié)助的其它知識。另首先也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。2、實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)。3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就規(guī)定我們必須含有較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是解決日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事辦法與技巧。（詳見“四”）（三）、文化素質(zhì)1、社會科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的規(guī)定，而懂得一點文史哲，含有一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完畢此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一種叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學(xué)問終究有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完畢了招考工作。2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門，經(jīng)常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識，如機械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。首先，我們平時要注意積累；另首先，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。（四）另外，學(xué)會某些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你含有了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，如果你在那首先尚存缺點，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才干再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。四、秘書人員要掌握一定的工作原則、辦法和藝術(shù)工作原則：在工作中應(yīng)遵照的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。工作辦法：為了達成工作目的而采用的手段和途徑。例如過河:你能夠選擇游泳，劃船，架橋等，核心是要選擇切實可行的辦法。工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、含有發(fā)明性的工作辦法,順利地完畢工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享有。作為當(dāng)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)會：堅持工作原則，運用工作辦法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到下列幾點：1、要協(xié)調(diào)好多個關(guān)系：涉及與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系；與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門的關(guān)系等。在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作辦法、工作風(fēng)格以及工作特點。例如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強，但凡愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默幽默，你也不妨與他（她）開開玩笑。理解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點，目的是為了更加好地做好工作。固然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要勇于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是局限性取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會觀賞這種人?？创?dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。====================================================================當(dāng)好秘書的絕活秘書這個行業(yè)讓諸多人羨慕,卻又讓諸多人望而卻步,由于這個職業(yè)的性質(zhì)決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個好秘書的經(jīng)驗之談,相信會給想做秘書的朋友們一點協(xié)助！全能秘書的全部內(nèi)涵Monica年紀(jì)：28歲任職：4年傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū).現(xiàn)在外資公司越來越多,秘書是一種公司運作管理中不容無視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認為做一種真正意義上的好秘書要含有諸多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至能夠說是“全能型”秘書.首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——普通指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字解決的工作特別多,因此對某些當(dāng)代化機器的純熟掌握也是不用多說的最基本的能力,特別是電腦.另首先,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時工作中不可避免地會接觸到公司的某些內(nèi)部的文獻,保守秘密就顯得分外核心.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要解決某些文獻,有時需要立刻替他批復(fù).因此一種好秘書,除了講一口流利的英語、純熟使用計算機和擬寫多個文獻外,尚有很重要的是應(yīng)含有良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機應(yīng)變的能力.這些有時候需要數(shù)年的鍛煉和培養(yǎng).因此諸多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的.溝通最重要Jessy年紀(jì)：22歲任職：1年時常聽到某些對秘書的普遍性描述：聰穎、細心、謹慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)當(dāng)有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有發(fā)明性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象固然很重要.其實不用穿得很潮流、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒適即可.我的工作規(guī)定我有較好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我能夠算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要謀求到好的一種平衡點,對的傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思表達,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾.做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實還規(guī)定人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧,這也是一種溝通的能力.小心那些潛在的危機艾小姐年紀(jì)：26歲任職：3年我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個臺灣人.工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭.當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當(dāng),特別碰著這樣一種上司,自己再怎么端莊重謹,有時候也很無奈！上司不好服侍,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚.我不會由于想保住工作而失去原則,畢竟我懂得我是為了什么而工作,因此我開始暗地尋找機會跳槽.一種月后,我就遞交了辭呈.現(xiàn)在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排某些重大的會議和活動、銜接好多個差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板做某些決定.但也有煩心之事,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,普通狀況而言,往往與工作有關(guān).我又一次意識到：萬一在老板心情不好時解決不當(dāng),要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有方法避免的.我必須學(xué)會察言觀色,同時提高工作能力和辦事效率。=================================================高級秘書應(yīng)含有的素質(zhì)享有高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。