固定資產(chǎn)使用指南

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用指南

為正確使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，特編寫此使用指南，供各部門資產(chǎn)管理員日常操作查詢使用。一、系統(tǒng)登錄此固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)運行于windows98/xp操作系統(tǒng)，是基于校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)版操作軟件，首先必須在電腦終端上安裝固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并且連接到服務(wù)器上，才能進行正常的固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)上操作。開機后在桌面上會發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的快捷方式，用鼠標雙擊后可進入管理系統(tǒng)，也可由開始菜單進入，進入后會看到登錄界面，在用戶名對話框中輸入用戶名或編號，在密碼框輸入密碼，即可進入管理系統(tǒng)操作界面。在日常的固定資產(chǎn)管理中，共有三種固定資產(chǎn)的操作：固定資產(chǎn)的增加、固定資產(chǎn)的變動、固定資產(chǎn)的處置。二、固定資產(chǎn)的增加系統(tǒng)對學(xué)校的每一件固定資產(chǎn)，統(tǒng)一編號進行管理。在軟件的操作界面上最上方是菜單欄，依次是“資產(chǎn)管理”、“審核”、“查詢”、“統(tǒng)計分析”、“帳表”、“資產(chǎn)清查”、“系統(tǒng)設(shè)置”、“輔助功能”、“幫助”，點擊“資產(chǎn)管理”菜單下的“固定資產(chǎn)增加”菜單項，如果當前年份的數(shù)據(jù)沒有進行記賬，出現(xiàn)輸入錄入數(shù)據(jù)年份的窗口，作為新添加資產(chǎn)流水號的年份。確定后進入固定資產(chǎn)增加管理窗口，窗口的左側(cè)為單位列表和教育部十六大類資產(chǎn)類別列表，右側(cè)為驗收單和卡片的信息所顯示區(qū)域。固定資產(chǎn)增加的操作程序為先在左側(cè)的管理單位列表選擇單位，然后點擊資產(chǎn)類別列表選擇新增加的資產(chǎn)的明細，這時在右側(cè)會出現(xiàn)新增加的資產(chǎn)的驗收單，通過雙擊或點擊上方的“切換窗口”快捷按鈕，可以轉(zhuǎn)換到填寫驗收單的詳細內(nèi)容窗口，在這里可以進行新增加資產(chǎn)詳細信息的錄入。在填寫完驗收單后，點擊上方“建卡”快捷按鈕，對資產(chǎn)卡片信息進行補充，再點擊“提交”按鈕，提交歸口管理部門審核。在驗收單和資產(chǎn)卡片的填寫中主要的信息項有：（一）資產(chǎn)分類：高校固定資產(chǎn)的分類必須按照國家教育部高教司編寫的《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》（2000年第三版）進行分類。自制的儀器設(shè)備或其它資產(chǎn)，按照資產(chǎn)的自然屬性歸類，確屬無法歸類的，可納入自制資產(chǎn)編碼中。不能自行增加新的分類號，若目錄中沒有，則在二級編碼以下填“00”。本項目為8位字節(jié)，字符型。屬于關(guān)鍵信息，向教育部傳送，不能為空項。（二）資產(chǎn)名稱：固定資產(chǎn)名稱一般有三欄，一是系統(tǒng)中與編碼對應(yīng)的資產(chǎn)名稱欄，此處自動生成，不能改動，二是可輸入漢字名稱欄，此欄資產(chǎn)名稱可以與編碼名稱不一致，用戶可以根據(jù)資產(chǎn)的標準名稱或根據(jù)儀器設(shè)備面板上的出廠標牌所標注的全稱填寫，如果儀器設(shè)備上未標注名稱，則按說明書上的全稱填寫，若兩者皆無，可按發(fā)票名稱或常用名稱填寫，但不宜用俚語、別名或希奇古怪的名稱。漢字字數(shù)過多（超過10個漢字）的資產(chǎn)名稱，可以采用簡稱。三是外文名稱欄，進口的儀器設(shè)備或其它資產(chǎn)應(yīng)將外文名稱譯成中文名稱后填寫。本項目為20位字節(jié)，字符型，即10個漢字，系向教育部傳送數(shù)據(jù)，不能為空項。（三）資產(chǎn)編號：是由系統(tǒng)自動分配給某一資產(chǎn)的唯一編號，用于唯一地確定某一資產(chǎn)，不因資產(chǎn)的調(diào)轉(zhuǎn)或報廢而更改，不能有重復(fù)編號出現(xiàn)，但可以出現(xiàn)空號、不連續(xù)。本項目屬于關(guān)鍵信息項，向教育部傳送，不能為空項。本項目為10位字節(jié)，字符型，前8位上報國家教育部，后兩位是自定義的標識碼。資產(chǎn)編號的前四位為年號，從第五位到第八位為該年度內(nèi)的流水號，最后兩位自定義，或稱作標識碼，平時為“00”。（四）型號：是識別和確定資產(chǎn)品種的基本標識。應(yīng)按照資產(chǎn)自身的廠家標牌或產(chǎn)品說明書上的內(nèi)容填寫，如果兩者皆無，應(yīng)用“*”號代替，但計算機類可以填寫微處理器的主頻指標。（五）規(guī)格：規(guī)格是規(guī)定資產(chǎn)的大小或主要技術(shù)參數(shù)的指標，儀器設(shè)備類辦公室、XX教研室、XX實驗室、XX檔案庫、XX機房等編碼，3位。教學(xué)樓、學(xué)生公寓、食堂等以樓號作為二級編碼，房間號作為三級編碼。該項目為關(guān)鍵信息項，是落實資產(chǎn)安全完整和清產(chǎn)核資的關(guān)鍵，不能為空項。（二十）關(guān)于房屋構(gòu)筑物的管理信息項。坐落位置：是指房屋或構(gòu)筑物的具體所在，通常填寫校區(qū)名、院落等。樓幢號：是指單位擁有兩個建筑物以上需要統(tǒng)計排序的序列號，如1#學(xué)生公寓、5#職工住宅等。單價：以每座建筑物、每條道路等單位計價。結(jié)構(gòu)：指房屋或建筑物的構(gòu)成性質(zhì)，如磚混結(jié)構(gòu)、鋼混結(jié)構(gòu)、磚木結(jié)構(gòu)等。方向：是指房屋或建筑物的朝向，如朝東或朝南等。層次：是指樓房或構(gòu)筑物的層次。承建單位：是指某承擔(dān)該資產(chǎn)建設(shè)施工任務(wù)的單位。建筑面積：一般指房屋建筑面積。房屋建筑面積系房屋外墻（柱）邊角以上各層的外圍水平投影面積，包括陽臺、走廊、地下室、室外樓梯等，備有上蓋，結(jié)構(gòu)牢固，層高2.20米以上（含2.20占地面積：是指房屋或構(gòu)筑所占用的土地面積。產(chǎn)權(quán)來源：是指資產(chǎn)的取得方式，如國家調(diào)撥、購建、劃轉(zhuǎn)、捐贈等等。（二十一）關(guān)于土地類的管理信息項。四至：是指某一建筑基地或地塊四周跟別的基地或地塊分界的地方。四鄰：是指前后左右的鄰居。（二十二）關(guān)于植物類的管理信息項。綱、科、屬：是根據(jù)植物之間的差異程度進行分類的單位。由大到小依次為：門、綱、科、屬、種。（二十三）關(guān)于文物及陳列品的管理信息項。質(zhì)料：是指該資產(chǎn)的主要構(gòu)成材料。文物級別：根據(jù)國家《文物藏品定級標準》由專家為文物鑒定的級別。所由來地：是指文物從何處發(fā)掘或發(fā)現(xiàn)并取得到地點名稱。（二十四）

關(guān)于牲畜的管理信息項。綱、科、屬：是根據(jù)動物的形態(tài)和解剖構(gòu)造的相似程度進行分類的方法，設(shè)立了界、門、綱、目、科、屬、種七個從大到小，由高到低的從屬等級。（二十五）關(guān)于附件的管理信息項。如果資產(chǎn)還有附件，可以點擊上方“附件”快捷按鈕，進入附件信息的錄入窗口，相關(guān)的信息項有：附件一般是指與主機配套使用，離開主機就不再是一個完整的機器，而只是一個部件的資產(chǎn)。件編號：11位字節(jié)，字符型。必須滿11位，前八位為儀器編號（主機校內(nèi)唯一號），后三位為附件序號?？梢猿霈F(xiàn)編號不連續(xù)。附件數(shù)量：3位字節(jié)，數(shù)值型。附件名稱：10位字節(jié)，字符型。用漢字或漢字名稱縮寫填列。附件型號規(guī)格：20位字節(jié)，字符型。附件總價：10位字節(jié)，數(shù)值型。附件進口價：10位字節(jié)，數(shù)值型。對附件的管理原則上應(yīng)與主機的管理相同，附件的使用單位和使用人必須與主機一致，經(jīng)費科目、使用方向，原則上應(yīng)當與主機一致，確實有不一致的情況也允許出現(xiàn)。（二十六）需要注意的問題有：使用部門一定要到末級單位，只有末級單位才有資產(chǎn)；提交歸口管理部門審核后，如歸口審核通過，則在新增資產(chǎn)驗收單前面顯示歸口審核通過的標志，如未通過，則顯示未通過的標志，這時資產(chǎn)管理員應(yīng)重新檢查驗收單有沒有錯誤，查看未通過的原因，修改后重新提交，直到通過。歸口審核通過的資產(chǎn)，如還未通過財務(wù)審核，這時想做修改，可以點擊驗收單前面的提交標志，撤銷提交，待修改后重新提交。已通過財務(wù)審核的資產(chǎn)，不能撤銷提交做修改。如果想修改只能通過資產(chǎn)變動流程進行變動。如果有多項相似的資產(chǎn)同時添加，在填寫完一件資產(chǎn)的驗收單后，可以點擊“復(fù)制”按鈕（可輸入復(fù)制的件數(shù)），快速添加，再對驗收單做簡單的修改后提交，提高輸入的速度。提交完成后，點擊“存盤”按鈕，退出錄入窗口。如果想查看添加資產(chǎn)有沒有通過歸口審核，必須重新進入資產(chǎn)添加窗口，查看提交的資產(chǎn)是否通過歸口審核和財務(wù)審核。三、固定資產(chǎn)的變動固定資產(chǎn)變動管理的范圍包括使用單位、使用人、使用方向、現(xiàn)狀（除調(diào)撥、丟失、報廢之外）、存放地點、單價、附件的變動。不同屬性的變動，會關(guān)聯(lián)到不同的單位和不同的審核、記賬方式，變動后系統(tǒng)會對變更進行完完全全的跟蹤記錄和必要的審核。固定資產(chǎn)變動管理的流程是先選擇單位，再選擇需變動的資產(chǎn)，可一次選擇一條或多條然后點擊“固定資產(chǎn)變動”按鈕。如果你選擇的記錄已經(jīng)被變動且沒有審核通過，系統(tǒng)會提示你不能再進行變動，否則將會在下面的數(shù)據(jù)窗口中添加一條新的變動報告單內(nèi)容。設(shè)置完變動項目并輸入原因后，按下“確定”按鈕，系統(tǒng)將會進行變動操作，但變動情況只是記錄在了變動表中，而主件表、附件表并不發(fā)生變化，直到被審核通過。需要注意的是引起價值變化的變動要提交到歸口、財務(wù)部門審核，一般的使用單位、使用人等變動只需提交到歸口部門審核。變動報告單如果沒有通過財務(wù)審核，可以刪除，通過財務(wù)審核以后，就不能被刪除。四、固定資產(chǎn)的處置固定資產(chǎn)的處置管理是一件固定資產(chǎn)完成其作用，失去了其基本功效，將其從現(xiàn)有資產(chǎn)賬目中去除所履行的最后一道手續(xù)。其操作包括現(xiàn)狀的調(diào)撥、丟失、報廢和出售等四種處置方式。固定資產(chǎn)的處置必須按照《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定辦理。首先選擇要進行處置的固定資產(chǎn)的主件或附件，可一次選擇一條或多條，點擊被選擇數(shù)據(jù)的“變動框”，選中該項，然后按下工具欄上的“固定資產(chǎn)處置”按鈕。如果你選擇的記錄已經(jīng)被處置且沒有審核通過，系統(tǒng)會提示你不能再進行變動，否則將會在下面的數(shù)據(jù)窗口中添加一條新的處置報告單內(nèi)容。處置報告單在沒有通過財務(wù)審核的情況下，可以刪除。在“處置編輯”窗口中列出了四種處置方式，數(shù)據(jù)窗口下面是一個文本編輯框，用于輸入變動原因說明。所要進行變動的主件如果存在附件，則附件同時被處置。設(shè)置完處置項目并輸入原因后，按下“確定”按鈕，系統(tǒng)將會進行處置操作，但處置情況只是記錄在了變動表中，而主件表、附件表并不發(fā)生變化，直到被審核通過。所有的處置都需要經(jīng)過歸口、財務(wù)審核。五、固定資產(chǎn)增加、變動、處置的流程增加：根據(jù)《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，固定資產(chǎn)由各歸口管理部門統(tǒng)一組織采購，增加的固定資產(chǎn)驗收后，發(fā)票由歸口管理部門負責(zé)人和采購員簽字。使用部門資產(chǎn)管理員填制固定資產(chǎn)領(lǐng)用單一式四聯(lián)，由使用部門負責(zé)人、資產(chǎn)使用人（或管理人）分別簽字。部門自籌資金購置的固定資產(chǎn)，分下列情況辦理手續(xù)：（1）用部門基金或A類科研經(jīng)費購置，領(lǐng)用單由部門負責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字；（2）用B類科研經(jīng)費購置，領(lǐng)用單由項目負責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字；（3）用C類科研經(jīng)費購置，領(lǐng)用單由科技處負責(zé)人和資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字。使用部門資產(chǎn)管理員持領(lǐng)用單到歸口管理部門辦理資產(chǎn)增加手續(xù)。歸口管理部門資產(chǎn)管理員根據(jù)發(fā)票、領(lǐng)用單、驗收報告等，將資產(chǎn)錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成固定資產(chǎn)驗收單和固定資產(chǎn)卡片，提交后打印驗收單、固定資產(chǎn)卡片和條形碼。驗收單一式四聯(lián)，由歸口管理部門資產(chǎn)管理員簽字，使用部門留存一聯(lián)，歸口管理部門留存一聯(lián)，二聯(lián)連同發(fā)票、領(lǐng)用單等送財務(wù)報銷入帳。資產(chǎn)卡片由資產(chǎn)使用人（或管理人）簽字，由使用部門資產(chǎn)管理員保管。條形碼貼在固定資產(chǎn)實物上。獨立核算單位自籌資金購置增加的固定資產(chǎn)，由使用單位資產(chǎn)管理員填寫固定資產(chǎn)增加三聯(lián)單（代發(fā)票），歸口管理部門資產(chǎn)管理員根據(jù)三聯(lián)單辦理資產(chǎn)增加手續(xù)。歸口管理部門審核員根據(jù)簽字后的發(fā)票和資產(chǎn)驗收單，對新增固定資產(chǎn)進行歸口管理部門審核。財務(wù)部門審核員根據(jù)財務(wù)記帳憑證和資產(chǎn)驗收單，對新增固定資產(chǎn)進行財務(wù)管理部門審核后，在《固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》中形成新增資產(chǎn)。變動：固定資產(chǎn)在使用過程中，其使用部門、使用人、使用方向、現(xiàn)狀、存放地點等發(fā)生變化。（1）跨院系變動的，資產(chǎn)管理員持書面手續(xù)到歸口管理部門辦理變動，歸口管理部門資產(chǎn)管理員將變動情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成并打印資產(chǎn)變動報告單，歸口管理部門審核員審核，資產(chǎn)卡片由接收部門使用人簽字交部門資產(chǎn)管理員保管，該項資產(chǎn)變動完成。（2）院系內(nèi)部變動，由使用部門資產(chǎn)管理員將變動情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，持部門負責(zé)人簽字的報告，到歸口管理部門打印資產(chǎn)變動報告單，歸口管理部門審核員審核，資產(chǎn)卡片由接管資產(chǎn)使用人簽字交部門資產(chǎn)管理員保管，該項資產(chǎn)變動完成。固定資產(chǎn)在使用過程中，其價值發(fā)生變化，按照固定資產(chǎn)增加或固定資產(chǎn)處置的程序辦理。處置：報廢、盤虧、調(diào)撥、出售減少的固定資產(chǎn)。使用部門提出申請，歸口管理部門組織鑒定、提出處理意見，根據(jù)《山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》規(guī)定的審批權(quán)限，報相關(guān)部門審批。歸口管理部門資產(chǎn)管理員將處置情況錄入《高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》，生成并打印資產(chǎn)處置報告單。歸口管理部門審核員根據(jù)資產(chǎn)處置報告單和書面處置手續(xù)，對處置固定資產(chǎn)進行歸口管理部門審核。財務(wù)部門審核員根據(jù)財務(wù)記帳憑證和資產(chǎn)處置報告單，對處置固定資產(chǎn)進行財務(wù)管理部門審核后，該項資產(chǎn)處置完成。六、系統(tǒng)的維護該“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”在設(shè)計中充分考慮到操作的簡便化，大部分的操作都可通過鼠標點擊選擇來完成，只有很少一部分需要手動輸入信息，使資產(chǎn)管理員可以方便快捷地掌握系統(tǒng)的使用。為保證系統(tǒng)的正常運行，資產(chǎn)管理員應(yīng)對系統(tǒng)登錄密碼妥善保護，既不要遺失或遺忘，更不要被他人獲知，并且要定期更換，禁止非資產(chǎn)管理人員非法登錄系統(tǒng)。同時資產(chǎn)管理員應(yīng)嚴格遵守固定資產(chǎn)管理規(guī)定，在權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)進行工作，禁止非法侵入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，禁止隨意進行資產(chǎn)的添加、變動、處置，以免造成系統(tǒng)資源的浪費。七、查詢?yōu)榭焖俜奖阌脩魧潭ㄙY產(chǎn)基本信息的查詢，本系統(tǒng)設(shè)置了各種查詢功能（菜單欄中的“查詢”）和“查找”、“篩選”等記錄操作工具（工具欄A的后部分，需結(jié)合查詢結(jié)果操作）。資產(chǎn)信息查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為多欄式表格。附件信息查詢：查詢資產(chǎn)的附件信息，結(jié)果為多欄式表格。驗收單信息查詢：查詢增加資產(chǎn)的驗收單信息，結(jié)果為多欄式表格。按使用單位查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為左右二部分，左部為單位樹，可選擇不同單位，右部為所對應(yīng)單位資產(chǎn)信息的多欄式表格。點擊工具欄B中“下級單位”可顯示包含下級單位資產(chǎn)的多欄式表格。按使用人查詢：查詢資產(chǎn)的主件信息，結(jié)果為左右二部分，左部為單位樹，可