公文處理管理制度

公文處理管理制度1目的1.1實(shí)現(xiàn)公文管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，確保國家和企業(yè)機(jī)要文件秘密安全。2適用范圍2.1適用公司及各部門。3依據(jù)3.1依據(jù)《本國電力投資集團(tuán)公司公文管理制度》。4職責(zé)4.1總經(jīng)理工作是公文管理的歸口管理部門，主要職責(zé)是：4.1.1指導(dǎo)公司各部門的公文流轉(zhuǎn)工作。4.1.2負(fù)責(zé)公司收文的統(tǒng)一接收、登記、編號、文印、用印、歸檔、立卷等工作。4.2公司各部門為公文的承辦部門，其職責(zé)是：4.2.1按照公司領(lǐng)導(dǎo)批示和文件的要求，對承辦事項(xiàng)予以執(zhí)行落實(shí)。4.2.2公文的起草、會簽和分發(fā)傳遞工作。5管理內(nèi)容要求和程序5.1公司常用的公文種類主要有：5.1.1決定：適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排。5.1.2通知：適用于發(fā)布規(guī)章；要求辦理和需要有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。5.1.3通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。5.1.4報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問。5.1.5請示：適用于向上級單位請示、批準(zhǔn)。5.1.6函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用“便函”。5.1.7會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。5.1.8意見：適用于對某項(xiàng)工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見；答復(fù)對方征求對某項(xiàng)工作的意見。5.2公文格式5.2.1公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。5.2.2主送單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。5.2.3有保密要求的公文，應(yīng)根據(jù)保密程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“機(jī)密”、“秘密”。5.2.4緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。同時需要標(biāo)明保密程度和緊急程度的公文，應(yīng)將保密程度與緊急程度上下排列，保密程度在上，緊急程度在下。5.2.5發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。公文的發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號標(biāo)注在橫線下方右側(cè)。5.2.6上報的公文，應(yīng)在橫線上方左側(cè)標(biāo)注字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會簽單位，應(yīng)注明會簽姓名。5.2.7公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。5.2.8公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱。5.2.9公文除會議紀(jì)要（以會議紀(jì)要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。5.2.10成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。5.2.11文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞；上報的文件，應(yīng)按照上級單位的要求標(biāo)注主題詞；下發(fā)的文件，應(yīng)標(biāo)主題詞表中規(guī)定的詞，一般不超過五個詞。5.2.12文字從左至右橫寫、橫排；用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)為A4型，左側(cè)裝訂。標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體（宋體18030）字，正文用3號仿宋體字。5.3行文規(guī)則5.3.1一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送越過的單位。向下級單位的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級單位。5.3.2請示的公文應(yīng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。5.3.3報告中不得夾帶請示事項(xiàng)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)人。5.4公文辦理5.4.1收文處理收文一般包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。收到所屬部門擬文，文秘管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；文種、格式是否規(guī)范。對不符合規(guī)定的文件，應(yīng)退回來文單位；對不符合規(guī)范但需要集團(tuán)公司辦理的急文，可先通知承辦部門辦理。5.4.2承辦承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限辦理。確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時向來文單位和文秘管理人員予以說明。5.4.3催辦5.4.3.1對重要的和有時限要求的文電，文秘人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。5.4.3.2除文秘人員負(fù)責(zé)催辦外，承辦單位的領(lǐng)導(dǎo)也要及時催辦，并將辦理情況向有關(guān)方面及時反饋。5.4.4發(fā)文處理發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。5.4.5擬稿公司發(fā)文，均應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)按照“發(fā)文稿紙”格式擬稿，機(jī)密文件參照有關(guān)保密規(guī)定辦理。擬稿人應(yīng)按發(fā)文稿紙上的欄目要求填寫清楚。草擬公文應(yīng)做到：5.4.5.1要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合電力工業(yè)的實(shí)際情況，符合集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定。5.4.5.2情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。5.4.5.3人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用英文字母縮寫時，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫。5.4.5.4結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。5.4.5.5必須使用國家法定計量單位。5.4.5.6公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.4.6會簽5.4.6.1公司發(fā)文，幾涉及其他部門業(yè)務(wù)的，應(yīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽，會簽部門需表明意見。5.4.6.2規(guī)范性文件需經(jīng)總經(jīng)理工作部會簽。5.4.7核稿公司領(lǐng)導(dǎo)要對文電稿進(jìn)行全面審核，嚴(yán)格把關(guān)。公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿；各部門必須指定專人負(fù)責(zé)對本單位草擬的文件進(jìn)行初核，起到審核把關(guān)作用，對不符合要求的文件應(yīng)及時退經(jīng)辦人修改或重辦。核稿的重點(diǎn)是：5.4.7.1是否需要行文；5.4.7.2有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽；5.4.7.3提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行；5.4.7.4公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。5.4.8簽發(fā)5.4.8.1重要請示、報告先送主管副總經(jīng)理審核，再送總經(jīng)理簽發(fā)。5.4.8.2一般發(fā)文按分工送副總經(jīng)理簽發(fā)。發(fā)文內(nèi)容如涉及兩位以上領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先送分管領(lǐng)導(dǎo)核簽，再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.4.9電報收發(fā)和處理5.4.9.1明碼、密碼電報由總經(jīng)理工作部機(jī)要人員簽收，集中分辦、管理，注明“親收”的“絕密”文件，指人譯電報，必須由收電人或收電人指定的人親自啟封；5.4.9.2屬于需要辦復(fù)的電報，應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)，急電隨到隨辦，不得積壓。5.4.9.3草擬電報稿，堅(jiān)持一事一電、密來密復(fù)、明來明復(fù)、不得明密混用的原則，做到簡明扼要，文字清楚，說明問題。5.4.9.4密碼電報是經(jīng)密碼隱蔽過的公文。幾屬秘密和緊急、重要的事項(xiàng)，應(yīng)按規(guī)定采用密碼加密譯發(fā)。5.4.9.5密碼電報要嚴(yán)格管理，不準(zhǔn)擅自抄錄、翻印、復(fù)制，不得在不利保密的場合存放、交接密碼電報。不得攜帶密碼電報到公共場所或作為出差、辦事的證明。5.5公文立卷及銷毀公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《本國電力投資集團(tuán)公司檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料（包括音像）整理好，文件由總經(jīng)部文書立卷。5.5.1公文歸檔要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證歸檔文件材料的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本部門主要工作情況，以便于保管和利用。5.5.2聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷。5.5.3具有長期或永久保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。5.5.4整理好的案卷，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保管應(yīng)歸檔的公文。5.5.5沒有歸檔和無存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。5.6機(jī)要文件管理5.6.1公司要建立機(jī)要室，配備專用保險柜。要建立機(jī)要閱文室，閱讀機(jī)要文件應(yīng)在閱文室閱讀。不得私自攜帶機(jī)要文件外出，如工作需要攜帶機(jī)要文件外出時，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部經(jīng)理同意，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。5.6.2嚴(yán)格按規(guī)定的閱讀范圍閱讀機(jī)要文件，不準(zhǔn)私自擴(kuò)大閱讀范圍。5.6.3嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度和保密紀(jì)律，公司保密委員會辦公室應(yīng)定期檢查上級文件的分發(fā)、閱讀、保管、清退情況，及時研究解決存在問題，充分發(fā)揮文件的作用，嚴(yán)防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。5.6.4密級為秘密以上的上級不得復(fù)印。如確需復(fù)印和擴(kuò)大傳達(dá)范圍，必須經(jīng)公司機(jī)要人員請示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印，復(fù)印的機(jī)要文件一律登記，并按正式文件清退、銷毀。其他上級單位標(biāo)有密級的公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，可經(jīng)總經(jīng)理工作部經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，復(fù)印件同正式文件一樣管理。翻印時，要注明翻印機(jī)關(guān)、時間、份數(shù)和