外事管理辦法

外事管理辦法1目的規(guī)范管理XX發(fā)電股份有限公司（簡(jiǎn)稱公司）的外事工作，加強(qiáng)外事工作的政策性、科學(xué)性、計(jì)劃性和時(shí)效性，貫徹落實(shí)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則。2定義公司外事是指公司主辦或參與的在境內(nèi)、外（含港、澳、臺(tái)，以下同）執(zhí)行的、涉及境外機(jī)構(gòu)、人員或項(xiàng)目的事務(wù)，包括但不限于因公出國(guó)（境）考察與培訓(xùn)、組織或參加國(guó)際會(huì)議與展覽、涉外業(yè)務(wù)洽談、邀請(qǐng)和接待國(guó)外人員訪華等事務(wù)。3適用范圍本辦法適用于公司。4職責(zé)范圍公司對(duì)外事實(shí)行統(tǒng)一歸口管理。公司總經(jīng)理工作部為統(tǒng)一歸口管理部門。5涉外事項(xiàng)請(qǐng)示與審批5.1公司重要涉外事項(xiàng)實(shí)行請(qǐng)示制度。主辦部門須提交書面申請(qǐng)并附帶詳實(shí)資料，經(jīng)總經(jīng)理工作部審核后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及2個(gè)以上部門的，由主辦部門事先征求相關(guān)部門的意見。5.2以下事項(xiàng)屬請(qǐng)示范疇：5.2.1擬請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席的外事活動(dòng)；5.2.2擬請(qǐng)公司部門主要負(fù)責(zé)人出席的外事活動(dòng)；5.2.3擬以公司名義與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人簽署合同與協(xié)議；5.2.4擬以公司名義舉辦國(guó)際性會(huì)議及參加國(guó)際性展覽；5.2.5擬在境外設(shè)立分支機(jī)構(gòu)；5.2.6派遣臨時(shí)因公出國(guó)（境）和長(zhǎng)期駐外人員；5.2.7擬邀請(qǐng)、接待境外代表團(tuán)來訪；5.2.8其它涉外事項(xiàng)；5.2.9各主辦部門要求請(qǐng)示的其它涉外事項(xiàng)。5.3外事請(qǐng)示事項(xiàng)的辦理程序:5.3.1公司領(lǐng)導(dǎo)出席的外事活動(dòng)：主辦部門應(yīng)至少提前3個(gè)工作日向總經(jīng)理工作部提出書面意見，并提交詳實(shí)的背景資料，由總經(jīng)理工作部提出初步意見，經(jīng)公司總經(jīng)理工作部會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批，然后上報(bào)中電投江西分公司。如需出席活動(dòng)的公司領(lǐng)導(dǎo)講話，主辦部門應(yīng)提前2個(gè)工作日向總經(jīng)理工作部提交講話稿備案。5.3.2公司部門主要負(fù)責(zé)人出席的外事活動(dòng)：主辦部門應(yīng)提前3個(gè)工作日向總經(jīng)理工作部提出書面意見，并提交詳實(shí)的背景資料，由總經(jīng)理工作部擬簽報(bào)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)。5.3.3以公司名義與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人簽署合同與協(xié)議：依照公司合同管理的規(guī)定程序，辦理向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示手續(xù)。5.3.4以公司名義舉辦大型國(guó)際性會(huì)議及參加國(guó)際性展覽：業(yè)務(wù)歸口部門應(yīng)至少提前6個(gè)月會(huì)商總經(jīng)理工作部，并由總經(jīng)理工作部報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后向分公司提出申請(qǐng)。獲得批復(fù)同意后，業(yè)務(wù)歸口部門方可依據(jù)批文對(duì)外發(fā)放通知和資料?；顒?dòng)結(jié)束后2周內(nèi)，業(yè)務(wù)歸口部門應(yīng)將書面總結(jié)報(bào)告和多媒體資料交總經(jīng)理工作部備案。5.3.5在境外設(shè)立分支機(jī)構(gòu)和派遣臨時(shí)及長(zhǎng)駐人員：由總經(jīng)理工作部會(huì)商公司人事勞動(dòng)部，并按照職責(zé)分工請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)。5.3.6邀請(qǐng)、接待境外代表團(tuán)來訪：主辦部門應(yīng)提前3周書面商總經(jīng)理工作部，并附接待方案和代表團(tuán)成員名單及單位簡(jiǎn)介?？偨?jīng)理工作部在3個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見后簽報(bào)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)。獲得批準(zhǔn)后，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽發(fā)簽證通知和接待通知。5.4臨時(shí)因公出國(guó)（境）任務(wù)審批和管理:5.4.1公司黨委書記、總經(jīng)理的出訪任務(wù)按照外交部（港澳辦、臺(tái)辦）的有關(guān)規(guī)定報(bào)政府主管部門審核后，呈分公司審批。5.4.2公司其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員的出訪任務(wù)由公司總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理審批（赴臺(tái)灣地區(qū)的，由總經(jīng)理簽署意見，報(bào)臺(tái)辦審批），并由總經(jīng)理工作部報(bào)上級(jí)備案。5.4.3公司各部門人員的出訪任務(wù)由組團(tuán)業(yè)務(wù)部門提出書面意見?？偨?jīng)理工作部提出初步審核意見后，報(bào)請(qǐng)分公司審批。其中，部門主要負(fù)責(zé)人部門副職領(lǐng)導(dǎo)及以下人員的出訪任務(wù)報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審核，再呈請(qǐng)分公司總經(jīng)理工作部審批。5.4.4出訪任務(wù)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理工作部出具公司出國(guó)（境）任務(wù)通知書正式通知相關(guān)部門準(zhǔn)備出國(guó)（境）所需材料，包括照片、《公司因公出國(guó)（境）人員審查一覽表》、《簽證明細(xì)表》等必要材料。由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)辦理護(hù)照（港澳通行證）和簽證（簽注）等出國(guó)（境）手續(xù)。5.4.5公司人員應(yīng)在出訪前2個(gè)工作日到總經(jīng)理工作部辦理領(lǐng)用護(hù)照（港澳通行證）的相關(guān)手續(xù)。出訪任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)于1周內(nèi)將護(hù)照（港澳通行證）交回總經(jīng)理工作部管理，并自回國(guó)之日起1個(gè)月內(nèi)向所在部門和總經(jīng)理工作部提交團(tuán)組出訪報(bào)告。5.5其它未盡事宜，由業(yè)務(wù)歸口部門事前商總經(jīng)理工作部處理。需向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示的，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司員工不得擅自對(duì)外聯(lián)系或承諾有關(guān)事宜。6涉外函電管理公司對(duì)國(guó)際往來函電實(shí)行歸口管理，由總經(jīng)理工作部會(huì)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)。公司領(lǐng)導(dǎo)的國(guó)際往來函電由總經(jīng)理工作部商總經(jīng)理工作部處理，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)存檔。公司各部門的國(guó)際往來函電由業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)管理并歸檔。7外事會(huì)見、宴請(qǐng)及禮品7.1公司總部設(shè)立外事會(huì)議室，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一調(diào)配，公司外事活動(dòng)優(yōu)先使用。7.2外事會(huì)見安排7.2.1公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見外賓，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)商有關(guān)部門準(zhǔn)備會(huì)談背景資料和對(duì)外表態(tài)口徑，安排陪見人員、譯員、會(huì)見場(chǎng)所和外賓迎送，并安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)談內(nèi)容和整理會(huì)談紀(jì)要。7.2.2公司各部門主要負(fù)責(zé)人與外賓會(huì)談的會(huì)談紀(jì)要應(yīng)及時(shí)呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并抄送總經(jīng)理工作部備案。7.2.3公司各部門其他人員會(huì)見外賓，主辦部門須事先將會(huì)見安排意見送交總經(jīng)理工作部登記，其外事會(huì)談紀(jì)要由主辦部門管理并存檔。7.3外事宴請(qǐng)安排7.3.1因工作需要宴請(qǐng)外賓，應(yīng)本著“講求實(shí)效，規(guī)格對(duì)等，維護(hù)形象，勤儉節(jié)約”的原則進(jìn)行。7.3.2外事宴請(qǐng)應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)。公司領(lǐng)導(dǎo)出面宴請(qǐng)外賓，由總經(jīng)理工作部按照外事會(huì)見程序安排。7.4外事禮品7.4.1根據(jù)國(guó)際慣例和外事工作需要，公司總部人員在對(duì)外交往時(shí)可以與外方互贈(zèng)禮品。公司外事禮品由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一管理。7.4.2在涉外公務(wù)活動(dòng)中，對(duì)方贈(zèng)送禮金或其它有價(jià)證券，應(yīng)當(dāng)婉言謝絕。確屬難以謝絕的，所收禮金或有價(jià)證券須經(jīng)總經(jīng)理工作部交與公司財(cái)務(wù)管理部門管理。7.4.3公司總部人員代表公司接受外方贈(zèng)送的貴重禮品，應(yīng)及時(shí)交總經(jīng)理工作部登記后統(tǒng)一保管?？偨?jīng)理工作部應(yīng)向交回禮品者出具《外事禮品上交回執(zhí)》。8出國(guó)（境）團(tuán)組費(fèi)用管理8.1公司各部門根據(jù)工作需要，于每年年底前將下一年度的出國(guó)（境）計(jì)劃及總費(fèi)用預(yù)算建議以書面形式交與總經(jīng)理工作部匯總，并按照公司機(jī)關(guān)費(fèi)用預(yù)算管理規(guī)定履行報(bào)批手續(xù)。各部門根據(jù)批準(zhǔn)預(yù)算控制使用出國(guó)（境）費(fèi)用。8.2公司領(lǐng)導(dǎo)出差可乘飛機(jī)公務(wù)艙，其他人員出差乘坐飛機(jī)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。8.3出國(guó)（境）團(tuán)組在外的食宿、公雜、交通及零用費(fèi)參照國(guó)家財(cái)政部、外交部頒發(fā)的《臨時(shí)出國(guó)人員費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法》（財(cái)行〔2001〕73號(hào)文件）執(zhí)行。公司領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)組在外的住宿費(fèi)本著節(jié)約的原則安排，據(jù)實(shí)報(bào)銷。8.4出國(guó)（境）團(tuán)組經(jīng)辦人需在成行前7天編制所需費(fèi)用預(yù)算表。該費(fèi)用預(yù)算如符合財(cái)政部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，由團(tuán)組主辦部門和總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人簽字后辦理借款手續(xù)。該費(fèi)用預(yù)算如超出財(cái)政部規(guī)定的額度，須由團(tuán)組主辦部門以簽報(bào)方式提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理工作部會(huì)簽后報(bào)公司分管外事工作領(lǐng)導(dǎo)審批，并按上述程序辦理借款手續(xù)。8.5出國(guó)（境）團(tuán)組經(jīng)辦人憑本國(guó)電力投資公司出國(guó)（境）任務(wù)批件或確認(rèn)件、費(fèi)用預(yù)算表和借款單到機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)辦理借款手續(xù)，并按國(guó)家外匯管理局的規(guī)定辦理?yè)Q匯手續(xù)。8.6出國(guó)（境）團(tuán)組在回國(guó)后2周內(nèi)憑有效票據(jù)履行報(bào)銷手續(xù)，由出國(guó)（境）團(tuán)組經(jīng)辦人填寫出國(guó)（境）費(fèi)用結(jié)算表和報(bào)銷單后依次報(bào)團(tuán)組負(fù)責(zé)人、所在部門和總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人審核同意后報(bào)銷。8.7有效票據(jù)必須有各項(xiàng)開支的明細(xì)，凡外文部分必須用中文注明。結(jié)算匯率按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。9外事禮儀9.1公司人員參加外事活動(dòng)時(shí)，應(yīng)著裝整齊，并保持良好的精神風(fēng)貌。男士應(yīng)著西裝，系領(lǐng)帶；女士應(yīng)著職業(yè)套裝。9.2遵照中央近年來實(shí)行的領(lǐng)導(dǎo)人迎送“講求實(shí)效，從簡(jiǎn)安排”的禮賓制度改革原則，公司領(lǐng)導(dǎo)出訪的迎送禮儀從簡(jiǎn)，并由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人代表公司前往機(jī)場(chǎng)迎送。9.3公司領(lǐng)導(dǎo)出訪，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)按照機(jī)場(chǎng)及出入境管理等有關(guān)規(guī)定，辦理公司領(lǐng)導(dǎo)出入境手續(xù)。9.4應(yīng)公司邀請(qǐng)并負(fù)責(zé)接待的境外代表團(tuán)抵離境時(shí)，業(yè)務(wù)歸口部門可視情況派人赴機(jī)場(chǎng)迎送。9.5公司來訪的外賓一般應(yīng)由專人憑總經(jīng)理工作部簽發(fā)的《外賓來訪通知單》在公司大門口迎送；重要外賓可專車迎送。10外事紀(jì)律10.1公司總部人員在外事活動(dòng)中應(yīng)保守國(guó)家秘密和集團(tuán)公司商業(yè)秘密。10.2在涉外公務(wù)活動(dòng)中，不得私自接受外方禮品、禮金或其它有價(jià)證券。嚴(yán)禁明示或暗示外方贈(zèng)送禮品、禮金或其它有價(jià)證券。10.3對(duì)違反外事紀(jì)律和保密規(guī)定的事件，總經(jīng)理工作部將協(xié)助公司紀(jì)檢、監(jiān)察等有關(guān)部門依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。11支持性文件和相關(guān)表單11.1支持性文件11.1.1中供中壤、國(guó)五院關(guān)于印發(fā)《關(guān)于全國(guó)外事管理工作的若干規(guī)定》的通知（中發(fā)〔2000〕17號(hào)）。11.1.2國(guó)資委《關(guān)于印發(fā)〈國(guó)五院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)外事工作管理辦法〉（試行）的通知》（國(guó)資外事〔2003〕44號(hào)）。11.1.3財(cái)政部、外交部關(guān)于《臨時(shí)