咖啡吧財務管理制度

PAGEPAGE4咖啡吧財務管理制度概述財務管理辦法是咖啡吧在財務管理業(yè)務、會計制度的基礎上，結合業(yè)務需要所訂立的運作規(guī)條。本管理辦法所包括的規(guī)定內容，咖啡吧所有員工必須遵守，不得違犯，或以任何形式蓄意背離原意，以致虛應或走樣。財務管理辦法的內容，包括各項管理辦法的細則都是財務管理業(yè)務上用以規(guī)范業(yè)務運作標準，使用符合咖啡吧業(yè)務運作要求。這些管理辦法的制定，在原則和方向上，應依循和符合會計制度的規(guī)定和精神。如遇財務管理辦法與會計制度的規(guī)定內容產生茅盾或不一致時，應以會計制度的規(guī)定執(zhí)行。財務管理辦法的相關部分應停止執(zhí)行，并由咖啡吧財務經理根據會計制度的規(guī)定及時作出修訂。財務管理辦法的內容包括：第二節(jié)、資金管理辦法咖啡吧的資金收支必須按本制度的規(guī)定辦法管理。違反本制度所規(guī)定將按財務法規(guī)和員工手冊的有關規(guī)定給予處分，并追究應負的經濟責任?？Х劝傻馁Y金包括銀行存款和現(xiàn)金，除按規(guī)定留存的備用金，存放在咖啡吧規(guī)定的貯存處外，均存入咖啡吧在銀行開立的基本賬戶內。上述賬戶的提取及使用須由總經理（或他的代表），及財務經理共兩人以上的會簽，并加蓋咖啡吧的財務專用章、私章方可提取。上述銀行賬戶的支票私章由出納保管。財務專用章由財務經理保管。上述銀行賬戶的支票由銀行領出后，經出納登記保管，并憑有效批準后的付款通知單填寫支票，不符本項規(guī)定的任何情況，不予填寫支票。如果在取得發(fā)票之前需要預先領取支票的，應在5個工作日之內，將有關原始憑證交回財務部，予以核準報銷。支票未能按原定用途使用時，必須及時退交出納員，可根據業(yè)務需要重新辦理支票領用手續(xù)。不得開具空白支票，支票的收款人、用途、金額等必須填列齊全。如因特殊情況確需將某項內容空置不填的，應在《用款申請單》的備注欄填寫清楚，按程序經有關領導審批后方可開具。經辦人需在支票開出后三日內將原空置項目的實際內容告知財務部。出納員負責督促相關工作。按本管理制度存放在咖啡吧內的周轉資金規(guī)定為：出納備用金：僅作為本制度規(guī)定的其他備用金的報銷回填，和支付零星現(xiàn)金支付。收銀員找零備用金：收銀處的找零備用金，只作為收款業(yè)務中找零給客人的專用備用金，并應按規(guī)定在每班交接班時，由交接雙方核點交接，不得截留滯交。采購部備用金：采購部的備用金，規(guī)定只作為解決咖啡吧零星采購，業(yè)務急用所需。專用備用金：經總經理和財務經理的同意，在特殊情況下個別部門可獲撥留不超過人民幣壹仟元的臨時專用備用金。在事情辦理完畢后或被通知回繳時必須即時交回。所有備用金包括出納的備用金均采用隨用隨報的回填辦法控制。除出納的備用金按實際支付后，并經批準開出支票由銀行賬戶存款回填補充外，其他備用金以報銷方式回填，報銷均應在指定辦公時間內，在出納的辦公室辦理回填手續(xù)。辦理回填手續(xù)應在5個工作日以內，所有備用金均采用報銷回填的定額控制方法，使備用金固定在規(guī)定的額度，不得隨意增減，所有備用金額度的變更，均須獲總經理和財務經理批準?？Х劝伤匈M用的報銷，均須經部門經理同意，加簽后送財務部辦理審批手續(xù)，經獲批準后在出納處領取或退繳現(xiàn)金?，F(xiàn)金借款。公司嚴格控制現(xiàn)金借款。確因業(yè)務需要而必須借款時，借款人應填寫《借款申請單》(一式三聯(lián)，見附表一)，公司人員借款由總經理審批。借款1萬元以下由總經理審批，借款1萬元以上及公司總經理本人借款由董事長審批。借款人申請臨時借款時，應填明估計還款日期。除特殊情況外，一般借款不得超過25個工作日。出納員應及時向財務經理報告借款逾期未還情況，并向借款人發(fā)送暫借款催款單。接到催款單后既不說明原因又不歸還借款者，財務部有權扣發(fā)其工資，直至結清借款為止。結清借款前不再給予第二次借款。收銀員繳納報告應予保存不少于12個月，收銀繳納登記簿應予保留少于18個月。出納每日現(xiàn)金日報表應作為輔助帳表并由出納加以保管。各項檢查均應留有記錄，記錄應有檢查人和收銀員雙方的加簽，以確證當時的檢查結果。為保證檢查在公正和認真的情況下進行，所有的現(xiàn)金檢查，均應具備第三者作為見證，整個檢查過程應在見證人監(jiān)督下進行，并由見證人在雙方人員在檢查記錄上加簽后，最后加簽證明。營業(yè)的各種報告及營業(yè)帳單，在下班后交到辦公室。第五節(jié)報銷管理制度單據的處理所有申請報銷的支出經過完整的驗收、審核、批準手續(xù)，方可報銷。經手人、領導批準、財務審核原則上不能有同一人重復的情況。不準自審、自批自己開支的費用，一律報上一級核批（如，副總經理的支出報總經理核批，總經理的支出由董事長或執(zhí)行董事核批）。所有開支一律須經有關領導審批、指定的財務人員復核后方能付款。所有申請報銷的支出必須附有正確及有效的票據來證實支出，依據必須是正本，并加蓋對方發(fā)票章，復印件將不受理。發(fā)票、信用卡支付存根聯(lián)、收據或其他證明文件必須粘在報銷憑證后。如果是報銷采購物品的，在有保修單、說明書的情況下，也應附上。各人自行支付、報銷自己發(fā)生的費用。多人參如的活動（如用餐、乘坐出租車等），應由其中職級最高者報銷。對員工實行現(xiàn)金周報制度。上周發(fā)生的各項現(xiàn)金報銷費用，應于本周內一次性填寫“現(xiàn)金報銷報告”辦理報銷手續(xù)，一般不允許跨月報銷。報支差旅費者，必須在出差回來后兩星期內，到財務部辦理報銷手續(xù)。財務部實行每周兩次報銷單據，時間分別為每星期二上午、星期四上午，除此以外的時間一般不受理報銷申請。對外（指外單位及外部人士）付款不受報銷時間限制。報銷申請人首先將所有發(fā)票整理分類。定額小尺寸發(fā)票（如車票、餐飲發(fā)票）應分類粘貼在一張或多張票據粘貼單上，并在粘貼單上注明該類發(fā)票的張數及金額。購物發(fā)票應有手續(xù)完整的驗收單、發(fā)票、保修單（保修單是附上，而不是粘上）；車票、機票上應注明起訖地點、時間；所有接待、應酬費用必須每次結賬，不可以月結的形式報銷。在填寫《現(xiàn)金報銷單》時要包括：姓名、部門、用途、金額、附件張數等，經部門經理審核后，送財務部審核員辦理報銷手續(xù)。審核員核對金額是否準確、是否符合公司規(guī)定的開支標準、各類審批手續(xù)是否適當、單據粘貼是否規(guī)范等等。如果有疑問，或發(fā)現(xiàn)不應報銷的項目，應及時向申請人落實及說明。審核員審核無誤，經財務經理審批后，按審批權限規(guī)定，呈送總經理/副總經理審批。未經財務部審核員、財務經理簽署的報銷單據，不得送總經理或副總經理審批。審核員一般應在三天內辦妥審批的手續(xù)，并交由出納員付款。出納員應及時通知報銷申請人領款，付款時收款人應在收款欄簽名及填寫日期。付款之后出納員應在發(fā)票、《現(xiàn)金報銷單》蓋上“現(xiàn)金付訖”章。本地差旅費報銷市內交通車（船）費時，應在報銷報告附件上注明每次行程的事由、起止地點及費用。嚴格控制市內的的士費報銷。市內辦事搭乘的士，應取得總經理/副總經理/部門經理的批準，方可報銷。對弄虛作假者，一經查出，將從嚴處理。如沒有總經理或副總經理批準，凡搭乘“的士”的費用一律不予報銷。現(xiàn)金報銷實行周報制度，即上周發(fā)生的各項現(xiàn)金報銷費用，應于本周規(guī)定的時間內辦好報銷手續(xù)。差旅費填于《現(xiàn)金報銷單》，經審核簽批后于每周規(guī)定的報銷時間交財務部報銷。一般不允許跨月報銷。出差并當天往返的視同市內出差辦理，不能當天往返的作為異地出差。外地差旅費1、出差審批所有業(yè)務到外地出差，必須由員工本人填寫《外地出差申請表》經部門經理審核后，由總經理或副總經理批準，方可出差外地。《外地出差申請表》一式二聯(lián)：行政聯(lián)及財務聯(lián)。在出差前2天，必須把手續(xù)完備的申請表行政聯(lián)交行政部考勤及訂票等使用，而保留財務聯(lián)直到報銷為止。2、出差補貼/費用報銷標準（包括住宿、交通、伙食等）規(guī)定：住宿費標準、伙食補貼標準：級別住宿標準（元/天）伙食補貼標準（元/天）一般城市大城市省內省外其他總經理45050副總經理35040經理/業(yè)務部職員200220204030職員130150交通工具：機場至市區(qū)往返乘大巴，市區(qū)可以乘坐出租車。長途旅行一般乘坐火車或汽車，夜間乘車每夜補貼25元。補貼天數的計算辦法：以機票/車票時間為準，出發(fā)當天，在12點之前出發(fā)的算1天，12點之后出發(fā)的算半天；返程到達當天，不計算補貼天數。出差人員趁出差方便，經上級主管批準就近回家探親、辦事，其間的交通費自理，并且該期間不享受出差補貼。除以上規(guī)定外，出差人員不享受任何其他出差補貼。差旅預支款項對需預支款項的，需填寫《借款申請單》，列明有關事項，由上級領導（部門經理或以上）審核，總經理及財務經理批準。批準時必須評估所需的款項與出差期及目的是否合理。每一次預支金額不高于人民幣5,000元。所有借款須在1個月內必須報銷及結清，以《現(xiàn)金報銷單》送達財務部為準。確有特殊情況要延期，必須在到期前到財務部說明情況，方可延期。員工報賬時不退還《借款申請單》，由財務部開給申請人收款收據。申請借款時，須附審批手續(xù)完整的《外地出差申請表》復印件辦理。財務部必須及時記錄所有預支款項，確保沒有久未退還的預支款項。在旅途中尚未使用的預支款項應在報銷時交還財務部，禁止把款項保留或轉至其他員工。預支款項退還財務不應用委托他人傳遞的方式，若款項遺失，一切后果自負。交通工具選擇最經濟的交通工具是公司所需求的。限制乘坐飛機、火車軟臥。普通員工需要乘坐飛機、火車軟臥，應事先經總經理或副總經理特別批準。經理及以上人員出差可乘坐飛機、火車軟臥。機票/車票/船票的訂購必須向指定的代理訂取。不使用的機票/車票必須退回代理公司領回退款，不應保留作將來之用。5、住宿安排咖啡吧訂房盡可能向指定的代理訂房或使用有優(yōu)惠協(xié)議的咖啡吧。住宿費在限額內據實報銷。多人出差至同一地點，應盡量安排至少兩人住同一房間。不同級別的員工合住房間時，適用其中較高級別員工的住宿標準。到外地參加會議、培訓等活動，統(tǒng)一安排住宿的，住宿費可以據實報銷。不論是否合住房間，均應按人分別付款，分別開具住宿發(fā)票。第四條差旅支出報銷及結算報支差旅費者必須在出差回來后兩星期內到財務部辦理報銷手續(xù)。報支外地差旅費者必須附相應的《外地出差申請表》的財務聯(lián)及《出差工作報告》，詳列每天行程及出差期間工作內容。財務部應確?！冬F(xiàn)金報銷單》上的預支款項金額與《外地出差申請表》上所預支款項相符，否則不受理差旅費財務報銷手續(xù)。差旅支出報銷若不按公司的報銷程序將均不受理，此情況包括，例如：沒有填寫《現(xiàn)金報銷單》或《出差工作報告》?！冬F(xiàn)金報銷單》的資料不正確或沒有完全地填寫。沒有附上正本發(fā)票、信用卡支付存根聯(lián)或其他有關證明文件。沒有總經理或副總經理的批準。沒有一次性將本次的所有開支報銷完畢。第五條與其他部門協(xié)調財務部應通知兩個月或以上尚未退還預支款項的員工，尚欠余額將會在下期工資內扣除。對于離職/解聘的員工，行政部必須確?！峨x職手續(xù)表》中各項手續(xù)（其中包括辦理償還借支手續(xù)）已經完成才發(fā)出《員工保證金、工資領取通知書》，離職/解職的員工才能到財務部領取保證金及應領工資。第六條特殊情況若有特殊情況而不能履行以上條文，必須有總經理/副總經理的批準。第六節(jié)發(fā)票管理辦法為使咖啡吧對發(fā)票的使用得到有效的管理制度，特制定本管理制度，咖啡吧所有人員必須嚴格遵守執(zhí)行，違反者除按違反咖啡吧員工手冊的規(guī)定給予嚴格處分處，還將循《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》的有關規(guī)定追究應負責任。第一條開出發(fā)票1、咖啡吧使用由稅務機關統(tǒng)一的稅控發(fā)票，由指定發(fā)票管理員憑發(fā)票領購簿和規(guī)定的文件及財務專用章向稅務機關領購發(fā)票，并負責保管和控制使用，并向稅務機關報送使用情況。2、所有發(fā)票由指定會計員設立登記本記錄和控制作用。在加蓋財務專用章后，由各崗位點的收銀員向指定會計員直接辦理領出和繳銷。收銀必須按照本管理制度的各項規(guī)定執(zhí)行，并接受監(jiān)督和指導，各崗位點的收銀員要嚴格遵守發(fā)票的使用和繳銷。在發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定時，應立即通知指定發(fā)票管理員協(xié)同調查并報財務部經理處理。4、發(fā)票必須順序、按時限使用，不得折本跳頁（指：訂本式），每次打印發(fā)票后必須檢查印刷號碼與輸出號碼是否相同。發(fā)票的開具不準涂改、撕毀，如有作廢，應注明原因，整份完整保存，交回給發(fā)票管理員核銷。如發(fā)生丟失、損壞必須即時報告候查，因此造成損失的由當事人賠償。發(fā)票不得轉借、轉讓，不得為其他單位或個人代開，只能對經營業(yè)務收取款項使用。任何情況不得拐帶或以任何方法將空白發(fā)票帶離咖啡吧。發(fā)票管理員必須定期檢查發(fā)票的管理和使用情況，監(jiān)督和責成完善和防止可能出現(xiàn)的疏漏。每班次結束后，收銀員均要打印發(fā)票使用報告，附于營業(yè)收入報告之后。收取發(fā)票1、購買商品和其他付款事項，應向收款方向取得發(fā)票，該等發(fā)票必須具稅務機關規(guī)定的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章，并由收款方加蓋財務專用章或發(fā)票專用章，并經開票人簽字方可接受。2、發(fā)票必須符合有關稅務規(guī)定，內容不得涂改。3、對不符合規(guī)定的發(fā)票，不得接受，不得作為報銷憑證。4、所收發(fā)票金額應與交易事項的金額相符，在正常情況下，發(fā)票應直接開給咖啡吧。如有特殊情況，應具報告說明，并經財務經理批準，方可給予報銷。5、發(fā)票的商品或服務內容應與交易事項相符，不得串通開票單位虛構作假，以相同金額發(fā)票抵充頂替。6、財務人員應以交來發(fā)票核銷各項報銷事項，審核其真實性、合法性、完整性。第七節(jié)支票使用管理辦法咖啡吧銀行賬戶的提存和支票使用采用雙簽和加蓋專用印鑒的多控方法，確保銀行存款和支票使用得到合理和有效的監(jiān)控：銀行賬戶的款項提取須由總經理（或他的代表）和另一位經授權人員蓋章，并加蓋咖啡吧的財務專用章方可提取。財務專用章由財務經理保管；支票由出納保管。在任何情況下對未具備經財務經理批準的有效支取憑證下，不得填制任何支款支票。支票由出納憑留存銀行印鑒從銀行領出后，由出納登記保管，并憑有效批準的《用款申請單》填寫支票。不符本項規(guī)定的任何情況，不予填寫支票。付款后在《用款申請單》上蓋“銀行付訖”章。付款要求通知單由要求付款人按要求填寫，內容包括收款單位/收款人名稱；大、小寫金額；付款方式；要求付款原因，經部門經理核實加簽后，聯(lián)同有關憑據送財務部進行財務審核。通過財務審核的《用款申請單》由財務部送呈總經理批準，最后轉出納填寫支票。對不符合財務審核要求和不獲批準的《用款申請單》，在注明緣由后，退回原提出付款要求部門。出納必須嚴格要求保管和開出支票，對未經批準的付款要求不得開出支票。開出的支票必須寫明收款人或收款單位的名稱、金額、日期和用途。不得使用空白支票作任何用途，或將空白支票帶離咖啡吧。因業(yè)務確有所需，不能確定實際金額的情況，允許在填寫收款人，及用途后，開出限額支票。按本項規(guī)定開出的支票，領出支票人必須在2個工作天內，將使用情況報回出納，辦理財務手續(xù)。支票必須使用墨汁或炭素墨水填寫。金額、用途和收款人不得涂改，其他事項的更變，必須加蓋與留存銀行印鑒一致的印鑒。因故取消或作廢的支票必須注明原因，并在支票上明顯位置，用大號字標上“作廢”字樣。作廢的支票除按上述規(guī)定標注外，應按號與同號存根一并訂在存?zhèn)洳?。支票在使用前應按銀行原裝訂本保存，不得折本使用。支票頁在使用前必須與存根聯(lián)保持原狀，不得撕離。支票本存根上的各項資料應與開出支票一致，各欄資料必須如實填寫，不得留空。支票必須按從銀行領出的先后次序順號使用，不得跳頁跨頁使用。已經整本使用的支票本的存根必須按票號和日期封存保管備查，并按有關制度的規(guī)定期限保存?？Х劝蓪χ钡氖褂贸毞媳竟芾磙k法的各項規(guī)定外，尚應遵守開戶銀行對支票使用的各項要求和有關守則。如當地人民銀行有訂立支票管理法則或規(guī)條的，應按有關法則和規(guī)條修訂本管理辦法。并于當月報送公司行政部備查。第八節(jié)收據管理辦法收據是財務部用以記錄和證明業(yè)務事項的的書面憑證，開具收據的情況羅列如下：收取客戶的定金以后須退還得；借款人歸還借款；員工繳納的制服保管金；收回的賠償款；收取支票、發(fā)票等一些重要的憑證資料；代收代之的款項；預收款。確保開具收據的真實性和完整性。未發(fā)生業(yè)務時不得開具，咖啡吧營業(yè)收據應確保合法有效，并由專人保管、領用、發(fā)放。收據填寫要求項目齊全、字跡清楚、全部聯(lián)次、一次復寫，內容一致，因工作失誤或其他原因開錯的，要加蓋“作廢”章，并將全部聯(lián)次與存根訂在一起，不可私自銷毀。開具收據應使用中文，可同時使用英文。不得私自轉借、轉讓、涂改或擅自銷毀收據。收據使用完畢后，應及時把收據存根交回管理人統(tǒng)一保管。收據按號碼必須連續(xù)使用。所領用收據出現(xiàn)問題，由責任人承擔。第九節(jié)各種消費券（卡）管理在咖啡吧用于替代現(xiàn)金支付住宿或餐飲等其他服務，包括免費的消費憑證?？Х劝砂l(fā)出的消費券僅限用于自身咖啡吧內。消費券上必須注明可消費金額。消費券不能兌換現(xiàn)金，并且未使用的價值不被償還。消費券必須在消費前出示。消費券上必須注明有效使用期限，過期作廢。所有消費券由財務部按序號控制并保存。所有消費券的使用需經財務部蓋章后，方可生效。咖啡吧員工不能使用消費券，特殊情況例外。消費券在申請或發(fā)放中，不得作假或發(fā)放與此無關人員，一經查出，嚴肅處理。免費的消費券上須注明，如持券人到咖啡吧消費，需提前預訂，以視客房及餐廳的消費安排情況申請免費消費券，應事先填寫申請表，注明時間及原因，而后經部門經理及總經理批準。任何消費券如延期使用，需由財務經理和總經理同意，并在消費券上簽字確認，在原來的消費券上注明延遲的日期，方可生效。所有消費券均由財務部保管、發(fā)放，任何部門需要領取消費券時，由財務部負責保管人員登記消費券號碼、領取日期等資料，并由領取人簽收。消費券根據其發(fā)放的性質，相應作帳務處理。15、如果為IC卡，亦由財務部控制，包括：制卡、更換、充值等等。第十節(jié)采購制度采購制度的大原則是：先審批，后購買；先驗收，后付款。 為了加強咖啡吧的成本控制，壓縮不合理的費用支出，特制度本制度。（一）、請購制度部門每月做好日常物品的采購計劃，填寫《采購申請單》后，部門負責人審閱后，送行政部審批，超越行政部審批權限的，應送總經辦審批。在計劃外和超計劃的采購，要由總經辦審批。部門對于固定資產的申購，要按實際情況，提交扼要的報告，說明有關情況，由總經辦審批。更換原有的設備，要有專業(yè)部門的意見書。一些特殊設備申購，涉及多個部門的，要互相進行溝通，完善方案。（二）、采購實施采購物品由采購部負責，如是專業(yè)用品，應有相關的專業(yè)人員陪同。專用物品、常用用品的采購一般通過供應商送貨，并有一定范圍的詢價，選定兩家以上的供應商。固定資產的采購必須采取比價的方式進行，擇優(yōu)購買。（參見《固定資產管理制度》有關固定資產的采購部分）。采購物品先急后緩，營業(yè)部門優(yōu)先。（三）、驗收制度收貨必須掌握三個重要環(huán)節(jié)，即數量、質量和價格。未經批準的采購定貨單，而提前采購所列貨品，收貨部一律拒收。收貨記錄上的金額應與發(fā)票金額相符，供應商名稱應與采購申請單名稱一致。對收到的食品原料和物品進行數量盤點，收貨量應與訂購數量相同。所采購的物品和原料應符合咖啡吧質量要求，不合乎要求，收貨部有權拒收。實行雙重驗收制度，收貨部為第一驗收人，使用部門為第二驗收人，必須各負其責。貨品驗收后的收貨單必須加蓋收貨章。收貨記錄必須有收貨人、倉管員或使用部門雙方簽字，方可生效。另外，貴重干貨入庫時，收貨記錄必須有使用部門的廚師長簽名確認。當天收貨記錄的匯總金額應等于收貨日報匯總表的總計金額。收貨記錄應于當天下班之前交與成本部審核入帳，確認無誤后，轉交應付部復核。工作時間以外，如使用部門需要的緊急貨品，由使用部門通知采購部，貨到后，由使用部門主管級以上人員驗收，同時填寫相關的收貨證明，簽名后交給采購員，并在收貨部上班后的第一個工作日內補齊相關手續(xù)。購買的物品如果有保修單、說明書的必須收齊，送成本部資產管理員。固定資產還要按固定資產管理制度操作。（四）、采購貨款付款制度凡購買“低值易耗品”或“固定資產”的，均應先由行政部門、使用部門、財務部門分別辦理“低值易耗品”或“固定資產”登記驗收手續(xù)，然后再履行審批程序，辦理付款或核銷。供應商采取月結方式進行，經過對賬確認后，按計劃支付貨款。貨款以銀行轉賬的形式為主。采購員一般采取每星期一次結算貨款，不能滯后，報銷時應分門別類進行報銷。報銷時如有借款，同時還款手續(xù)。付款時審核：發(fā)票是否完備，是否在計劃期限，是否有完善的驗收手續(xù)（包括：驗收單、保修單），是否經有關領導批準。第十一節(jié)倉庫管理制度咖啡吧倉庫分別存放餐料和物料等用品，必須有效劃分和管理，編排位置代碼方式，方便管理。倉庫門口必須放置干粉滅火器兩瓶。易燃品單獨存貨。每日由倉庫保管員去前臺領取倉庫鑰匙。檢查封包鑰匙信封是否開啟。如封包鑰匙被開啟，請通知財務經理。同時檢查倉庫貨物存放情況是否異常。出庫入庫餐料及物料，必須立刻登記進電腦，倉管員并在單據上簽字。每日檢查餐料是否有過期、變質，發(fā)霉等情況。對快過期餐料要提前三個月書面通知使用部門。每日檢查存貨情況，及時填寫《采購申請單》補充存貨。每日關倉之前整理物貨堆放，清潔倉庫衛(wèi)生，關閉電源。倉庫鑰匙必須使用信封包裝封存，由庫管員在信封封口簽字并住明日期。關倉后保存在前臺鑰匙箱并登記在冊，每月末倉庫由財務經理組織和監(jiān)督貨物盤點，并記錄《倉庫盤點表》。成本控制負責核對盤點數量是否一致。發(fā)現(xiàn)問題及時匯報財務經理。第十二節(jié)資產管理制度概述為加強資產的申購、使用及保管管理，提高資產利用效率，規(guī)范公司資產的進出流程及資產核算，參考集團公司的管理制度，結合地區(qū)和行業(yè)特點，特制定本制度。資產分為：固定資產和低值資產（指未達到定資產的標準，單位單價在100～2000元之間，并在使用中保持其物質形態(tài)的資產），低值資產再劃分為：一般資產和專用資產，專用資產的特點是：容易損壞，流動性強，是嚴格管理和監(jiān)控的對象。以下將固定資產和低值資產簡稱為：資產，除非特別指出。低值資產是否劃入資產管理范圍，由財務部酌情考慮，不納入資產管理范圍的物品，也要造冊登記，進行以舊換新的辦法進行管理。公司資產的計價采用歷史成本計價的方法，固定資產的折舊采用直線法計提，固定資產殘值率統(tǒng)一確定為固定資產原值的5%。低值資產采用分期攤銷，期限根據其實際情況具體制定，一般分為：3、6、9、12期，如果超過12期則為長期待攤費用，仍按本制度進行管理。建立各類固定資產清冊，及時反映固定資產的增減變動情況。當月增加的固定資產，次月開始計提折舊費；當月減少的固定資產，次月開始不提折舊。低值資產當月增加當月分攤。固定資產的修理費用，原則上列入當期費用，但修理費用數額較大（1萬元以上）的修理費用，可先列入待攤費用，在相當于在大修理周期的期限內進行攤銷。低值資產的維修費均列入當期費用。固定資產分類表（后附折舊年限表）房屋及建筑交通運輸工具電器及餐飲設備家具設備其他設備資產編號方案為了方便管理，便于記憶，科學地制定編號方案是十分必要的，資產編號方案如下第一位用于劃分固定資產、低值資產的分類，使用英文字母。A代表房屋建筑，B代表機械設備，C代表交通運輸工具，D代表電器影視設備，E代表家具辦公設備，F(xiàn)代表文體娛樂設備，G代表其他設備；Y代表一般資產，Z代表專用資產。第二、三位用于表示購進年限，采用數字表示，以簡短的方式表示。第四～六位用于資產流水號，使用數字表示，可以劃分999種類，采取不重復編號，則固定資產和低值資產均采用同一組流水編號；將來號碼不夠用，可以在百位加入字母，以A代表1千，B代表1千1百，依此類推，編號可以到達3600個。舉例：2005年3月購進6千元電腦1臺，5百元打印機1臺，之前的流水編號為450，那么電腦的編號為E05451，打印機編號為Z05452（打印機被列入專用資產）。管理員制度1、財務部負責資產管理制度的制訂和完善，推行制度并對制度的執(zhí)行情況進行考評；負責對資產的進出業(yè)務進行賬務處理。2、資產在使用時應貫徹“誰使用、誰保管”的原則，使用部門的領導為資產責任人，對資產的完整、安全負責；另指定1名人員作部門資產管理員，對資產進行日常的管理，并配合財務部資產管理員的日常工作。3、資產責任人和資產管理員離職、部門調動等重大變更，必須進行清點和交接，以明確責任。4、各部門的資產應建立臺賬監(jiān)管制度。臺賬用卡片形式，一卡記錄一個資產（如果有附屬設備，該附屬設備也有一張臺賬卡），上面應詳細注明資產的名稱、編號、投入使用開始時間、原始價值、折舊年限（分攤期限）、使用狀況、使用部門、存放地點、轉移簽收等內容，臺帳上的資產編號以財務部編碼作為統(tǒng)一索引編碼，各臺賬管理部門應定期對臺賬與實物、會計帳的相符性進行復核。資產管理及保養(yǎng)細則由各使用部門自行制定。資產購買、驗收制度1、固定資產采購實行申購制度。由固定資產需求單位提出申請，填寫《固定資產申購單》，經相關部門審批后（按銀河集團的財務制度要求，須向銀河集團公司報批），交由采購部采購，審批程序嚴格按《報銷制度》執(zhí)行。2、固定資產的采購，必須通過招、詢、比、議價確定供貨商，具體根據公司采購管理制度執(zhí)行。3、達到5千元固定資產采購，必須和供貨商簽定采購合同，提供與固定資產相匹配的發(fā)票應是采購合同的重要內容，對于不合規(guī)、無發(fā)票的固定資產采購，財務部拒絕付款。4、如屬于有保修期的資產，必須同時提供保修資料，交由財務部保管，這也是付款的條件之一。5、所有采購合同副本應交財務部存檔。6、低值資產申購程序按《物品申購制度》執(zhí)行。7、驗收資產除了驗收人員外，使用部門也要進行必要的驗收（詳細參看驗收制度）。8、資產到達實用部門后，財務部的資產管理員必須進行相關的登記，按會計制度及公司規(guī)定的固定資產分類折舊年限、折舊計提辦法進行折舊處理。屬于建立臺帳的，必須建立臺帳，并提供一份臺帳卡給使用部門，部門資產管理員在臺帳卡上簽署，并在資產上貼上標簽，任何人不得損毀。9、對資產進行必要的分類，確立重點檢查的資產清單，方便日后的正常管理。10、對于資產的維修，應及時通知財務部，檢查該資產是否在保修期限內，享受保修待遇的資產可減少修理費用的支出。第六條資產付款管理：申請付款時，必須附資產申購單、采購合同（固定資產）、發(fā)票及資產驗收單、保修單等憑據，按付款審批制度進行審批后付款。對于未辦理驗收手續(xù)或未達到合同要求的采購，一律不予付款。第七條固定資產內部調動：因生產經營需要或其它原因，資產需在公司各部門之間進行調撥，需經相關領導批準，辦理“資產調撥單”作為資產內部轉移的依據，財務部對臺賬作相應的調整，臺帳卡跟隨資產轉移，接受人在臺帳卡簽收。資產處置：固定資產不堪使用應由使用部門填寫“資產處理報告”，并詳細說明不堪使用的具體原因；財務部門收到資產處理單后，組織有關技術人對該設備進行技術鑒定，經鑒定確實不堪使用且無修理價值的，鑒定意見后報總經理批準；對經批準報廢的資產，使用部門對其加報廢標識，另行存放，由公司統(tǒng)一處理。財務部以“資產處理單“作為資產減少的憑據，做相關的處理。對于不執(zhí)行《資產管理制度》的部門和個人視情況給予通報、上報總經辦，提請經濟處罰等管理措施。財務部門應堅持每半年與資產管理部門進行帳帳、帳實核對，平時進行不定期的抽查，特別是對認定為重點檢查的資產，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題。每年11月份進行資產的盤點工作，各部門的資產管理員必須配合，以負責任的態(tài)度進行實地盤點。在盤點的過程中，把資產的運作狀態(tài)作調查，方便管理者。各資產管理部門定期對閑置封存資產進行清理，加強資產實物與臺賬的核對，對閑置資產上報公司，協(xié)調使用，減少不必要投資，提高資產的利用效率。第十三節(jié)財務會計檔案管理制度會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料。它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據，是檢查財經紀律情況的書面證明，也是總結經營管理經驗的重要參考資料，本制度在《會計檔案管理辦法》的基礎上訂立的。每年由會計活動而形成的會計檔案，都由財務部負責整理裝