《職業(yè)溝通》6書面溝通

第六講書面溝通秦皇島技師學院李欣杭一、文書的含義1.文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成的具有應用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務的憑證性工具。2.文書的分類公務文書私人文書〔法令、通知、決定、方案、合同等〕〔著作、手稿、遺囑、房地契、家譜等〕公務文書私人文書國家機關、社會團體、企事業(yè)單位個人、家庭或宗族二、文書的開展過程形成文書的兩大要素——表述方式和載體都有其開展變化的過程。繩結、符號、圖像〔繩、巖石、竹片、殼骨〕文字〔絹帛、器皿、碑石、竹木簡冊、紙張〕20世紀中國檔案界“四大發(fā)現(xiàn)〞殷墟甲骨居延漢簡敦煌文書清朝內(nèi)閣檔案結繩記事?易經(jīng)·系辭?記載：“上古結繩而治，后世圣人易之以書契。〞其結繩方法，據(jù)古書記載為：“事大，大結其繩；事小，小結其繩，之多少，隨物眾寡。〞〔?易九家言?〕

德昂族的結繩記事刻契記事人們就用契刻的方法，將數(shù)目用一定的線條作符號，刻在竹片或木片上，作為雙方的“契約〞。后來人們把契從中間分開，分作兩半，雙方各執(zhí)一半，以二者吻合為憑。古代的契上刻得是數(shù)目，主要用來作債務的憑證。甘肅省西寧縣周家寨出土的仰韶期遺址的骨契圖形西雙版納基諾族的刻木記事器物銘文海內(nèi)三大重器〔毛公鼎大盂鼎大克鼎〕之一的大盂鼎，通高1021mm；口徑784mm；腹深490mm；重153.5kg。鼎內(nèi)鑄有銘文19行，共291字。銘文分為兩個局部，分別記載了周康王對貴族盂的訓誥和賞賜。1、準確指溝通時要準確用字用詞。準確使用語言文字的關鍵是要正確理解它們的含義，不要輕易使用自己不熟悉、不常用的字詞。①要注意防止錯字、漏字◆某小學生寫作文時寫道：“老師有一張爪子臉〞。◆某班主任一次怒斥班里學生上課不好好聽講的時候，說到：“你們以后再這樣，就別怪我翻臉不是人了！〞二、書面溝通的根本準那么◆某英語老師教語法，下課前問大家：“我都講完了，大家還有明白的么？〞學生習慣性地齊聲答道：“沒有了！〞◆下面列舉的是一些常見的錯別字錯誤正確錯誤正確松馳松弛如火如茶如火如荼相形見拙相形見絀題綱提綱穿流不息川流不息善長擅長甘敗下風甘拜下風一愁莫展一籌莫展一諾千斤一諾千金世外桃園世外桃源旁證博引旁征博引出奇不意出其不意②要注意防止含義的錯誤◆有一次在修改學生論文時，學生寫道：……他們倆的做法幾乎如出一轍、大相徑庭?！粲袑W生在運動會的宣傳稿上寫道：“運動會１００米比賽終于開始了，同學們像一只只脫韁的野狗奔了出去。〞◆某小學語文考卷上有一道閱讀題，大意是講一位母親為了孩子吃盡了苦，最后去世的事。閱讀后，要求學生在一年后的清明節(jié)對母親說幾句心里話。某小學生這樣寫道：“祝媽媽清明節(jié)快樂，福如東海，壽比南山！〞。③要注意防止字跡潦草引發(fā)的錯誤◆有位名叫“邵偉華〞的患者將掛號處護士填寫好姓名的病歷交到內(nèi)科排隊等著看病，一會兒內(nèi)科護士拿著他的病歷大聲叫道：“邪偉華！〞。◆1913年，茅盾中學畢業(yè)，報考北京大學預科，本想考得不錯，回家安心等通知，但發(fā)榜時卻沒有看到“沈德鴻〞〔茅盾本名〕的名字，很是失望，不久他卻收到了來自北京大學的錄取通知書，但上面的名字是“沈德鳴〞，他趕忙跑到報名處查詢，結果發(fā)現(xiàn)是自己填寫報名表時字跡太潦草，把個“鴻〞字寫得像個“鳴〞字。從此，他一改字跡潦草的毛病，直到八十歲高齡時，仍用毛筆正楷書寫，字跡清楚俊秀。④要準確使用標點符號◆相傳徐文長到朋友家里去，適逢下雨，主人寫了一個條子跟他開玩笑，上面寫的是“下雨天留客天留我不留〞，他讀成：“下雨天，留客天，留我不？留！〞這樣就和主人的意思相反了。其實這一句可以有七種寫法：“下雨天留客，天留我不留。〞“下雨天留客，天留我？不留〞“下雨天留客，天留我不？留〞“下雨，天留客，天留我不留？〞“下雨天，留客天，留我？不留！〞“下雨天，留客天，留我不？留！〞“下雨天，留客天，留我不留？〞◆在抗戰(zhàn)時，日本侵略者在我東北淪陷區(qū)寫了這樣的標語：〞糧食不賣給八路軍。〞而老百姓在“賣〞字的后邊加了一個逗號，就成了“糧食不賣，給八路軍〞?！裟骋粭l巷子里的一戶人家，在靠路邊的一面墻角下，常常有人在那里小便，于是主人在墻上寫了一句話：“行人等不得在此小便。〞沒想到，過了幾天，逗號小精靈跑到這句話里，變成了“行人等不得，在此小便。〞主人一看，氣得臉色都變白了。◆一男子回家檢查上小學三年級的兒子當天的日記，看后對其妻大發(fā)雷霆，原來兒子寫道：今天王叔叔到家里來玩兒，我寫完作業(yè)后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。妻哭笑不得地解釋道：那是你兒子把標點符號給點錯了！應該是：叔叔親了我，媽媽也親了我！2、簡練簡練的語言對于提高溝通效果是至關重要的，有學者曾進行過這方面的研究，研究的結果是人們注意力集中的時間一般平均為二十分鐘，年齡越小的人，其注意力的集中時間越短。因此，我們在寫作時，應當盡量語言簡練，使閱讀者能夠在二十分鐘以內(nèi)能夠讀完它，或者在與別人談話時，應當盡可能將談話的時間控制在二十分鐘以內(nèi)?！艉喚毷遣拍艿逆⒚谩！韲骷移踉X夫◆要盡量將那些可有可無的字、句刪去，毫不可惜。——魯迅◆前段時間電視臺播出的電視劇?我的團長我的團?，其中第十二集遭到劇評和觀眾的批評，就是因為這集讓人覺得太冗長、太沉悶，男主角龍文章一個人“鼓唇弄舌〞說了整整一集。他在這集講述了他的身世：一歲在河北；二歲在河南；四歲到了山西，去過運城的硝石湖，去過關云長的故居；六歲到了綏遠；蒙古、甘肅、迪化，直皖之戰(zhàn)時是在康藏；然后往東行，四川、陜西、湖北，安徽。他說完了這段，又接著說道：“北平的爆肚，涮肉，皇城根；南京的干絲燒賣，還有銷金的秦淮風月，上海的潤餅，蚵仔煎，看得我直瞪眼的花花世界。天津的麻花狗不理，廣州的艇仔粥和腸粉，旅順口的咸魚餅子和炮臺，東北地三鮮，酸菜白肉燉粉條，火宮殿的鴨血湯，臭豆腐，還有被打成粉了的長沙城。〞接下來，龍文章又說出了一大串的地名：鐵驪，扶余，呼倫池，貝爾池，海拉爾和長白山，大興安，小興安，營口，安東，老哈河呢，承德，郭家屯，萬全，灤河，白河，桑乾河，北平，天津，濟源，鎮(zhèn)頭包，歷城，道口，陽曲，開封，郾城，南陽，襄陽，賒旗店，長臺關，正陽關，潁水，汝水，巢湖，洪澤湖。鎮(zhèn)江，南京，懷寧，上海，蘇州，黃浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，漢口，修水，宜昌，怒江以西，保山，騰越，和順還，還有他們現(xiàn)在身處的禪達。當然，簡練要注意尺度，不能單純?yōu)榱撕喚毝屓水a(chǎn)生誤解，或根本就不能理解你要表達的意思。◆某大學生物系設有動物學、昆蟲學、植物學三個專業(yè)。在全系學生大會上，主持人大聲招呼：動物坐左邊，昆蟲坐右邊，植物坐中間。平，天津，濟源，鎮(zhèn)頭包，歷城，道口，陽曲，開封，郾城，南陽，襄陽，賒旗店，長臺關，正陽關，潁水，汝水，巢湖，洪澤湖。鎮(zhèn)江，南京，懷寧，上海，蘇州，黃浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，漢口，修水，宜昌，怒江以西，保山，騰越，和順還，還有他們現(xiàn)在身處的禪達。

當然，簡練要注意尺度，不能單純?yōu)榱撕喚毝屓水a(chǎn)生誤解，或根本就不能理解你要表達的意思?！裟炒髮W生物系設有動物學、昆蟲學、植物學三個專業(yè)。在全系學生大會上，主持人大聲招呼：動物坐左邊，昆蟲坐右邊，植物坐中間。3、符合邏輯每個人在成長的過程中都會形成自己的思維和表達邏輯習慣，一般來說，使用同一種語言的人，其邏輯習慣是比較接近的，他們之間的溝通就更容易，而使用不同語言的人之間，由于邏輯習慣的不一致，其溝通也就會更困難一些，這也就是我們?yōu)槭裁锤械綄W習和理解外民族語言更難的原因。所以，我們?nèi)绻胱寗e人更好地理解我們所要表達的意思，就必須選擇一種與其相適應的表達邏輯，這樣才能起到更好的溝通效果?！粼谂c中國人溝通的時候，你要先進行鋪墊，把要說的重點內(nèi)容放在后面來說，對方就能理解你的意思；而與美國人溝通的時候，你必須先把你要說的重點內(nèi)容先說出來，對方才能真正理解你的意思?！粑覀冏畛蹰_始學外語的時候，首先需要克服的就是邏輯習慣，“我能幫你嗎？〞這句話，英文說成是“CanIhelpyou?〞〔能我?guī)湍銌?？〕，這就會讓我們覺得很是別扭。另外，英文的人稱代詞在主格、賓格、所有格時的變化，也不符合中國人的邏輯習慣，同樣讓我們覺得難以理解，等等。與外國人溝通時，邏輯習慣會影響到溝通的效果，同樣，與中國人溝通時，如果不講究邏輯上的問題，也會出現(xiàn)問題?！粜W老師出半命題作文：“我的ｘｘｘ〞隨便寫人寫物，結果有同學作文題目：?我的戰(zhàn)友邱少云??！簟啊瓐@林里只有我們倆人坐在樹下，四周靜靜的，偶爾幾聲清脆的蟲鳴，還有細碎的腳步聲……〞◆老師嚴厲地對課堂上講話的學生說：“講話不許出聲！〞◆某小學老師罵學生：“我一巴掌把你踢出去！〞◆某老師出一作文題目?生命的價值?，有同學寫道：“活魚每斤80元，死魚每斤20元；活蝦每斤100元，死蝦每斤30元；活蟹每斤40元，死蟹只能丟進垃圾桶。因此，生命是很珍貴的，我們一定要珍惜。〞4、文采指語言使用時的整齊美、豐富美、韻律美、意境美、聰明美等。如果我們能夠在溝通的過程中，時不時展現(xiàn)出自己語言中的文采，自然會對別人形成巨大的吸引力，溝通的效果也就必然會在很大程度上得到提高?！?021年3月13日，溫總理在人民大會堂，答復記者提出的經(jīng)濟問題時，有兩段經(jīng)典答復：“只有信心才能產(chǎn)生勇氣和力量，只有勇氣和力量才能戰(zhàn)勝困難……莫道今年春將盡，明年春色倍還人。我期待著明年中國和世界都會變得更好。〞注：溫總理隨口吟出的“莫道今年春將盡，明年春色倍還人〞這句詩，前半句是溫總理的創(chuàng)造，后半句出自唐朝詩人杜審言七律?春日京中有懷?：“今年游寓獨游秦，愁思看春不當春。上林苑里花徒發(fā)，細柳營前葉漫新。公子南橋應盡興，將軍西第幾留賓。寄語洛城風日道，明年春色倍還人。〞“我以為，心暖那么經(jīng)濟暖，我深知這場金融危機任何國家都不可能獨善其身，克服困難也不能脫離國際經(jīng)濟的影響。但是我們懂得一個道理，那就是乞火莫假設取燧，汲水莫假設鑿井。因此，我希望全體中國人都要以自己的暖心來暖中國的經(jīng)濟。〞注：“乞火不假設取燧，寄汲不假設鑿井。〞出處是?淮南子?卷六的?覽冥訓??，F(xiàn)實生活中，有許多人長得是一表“人采〞，堪稱是“帥哥〞、“靚妹〞，但你就是不能讓他們張嘴說話、提筆寫字，他們一開口、一提筆馬上會使人有種唾之亦感惡不除，棄之猶覺恨難消的感覺。人生得一副好“人采〞是幸運的，但它是暫時的，正所謂紅顏易老，青春難留；而如果能夠擁有絕好的“文采〞，那才是永恒的，這才是一個人成功的最大資本。當然，也并非只是那些大雅大俊、流傳千古的東西才能稱得上“文采〞，其實，現(xiàn)實生活中一些略顯俗氣的東西也未必不能稱得上有“文采〞，前者可以稱作“大文采〞，后者不妨稱其為“小文采〞。而在我們的現(xiàn)實生活中，“大文采〞的作用是很有限的，反而是“小文采〞卻對提升我們的溝通效果起著至關重要的作用?！羧绻喑贼~可以補腦讓人變聰明的話，那么我至少得吃一對兒鯨魚……◆和女性爭辯是不明智的。無論這個女性是不是明智。TIMEWAYNECONSULTING書面溝通分析

四、

文書寫作流程1、書面溝通的類型？2、有效書面溝通的特點？3、文字溝通首要重點？信涵、備忘錄、報告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、方案、討論文件A。傳達必要的，精確的信息。B。文字的表述對特定的情況應是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達指示解釋事情事后補遺

制定語氣和修辭策略TIMEWAYNECONSULTING寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細節(jié)，確認無誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡短使用短句強調(diào)最重要的段落清楚總結和結論盡量生動隨意開始寫寫停停被動句雙重否認長句無關信息錯別字過長書面溝通分析TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您效勞過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的談話后，我很快樂再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的效勞符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習目標：判別兩封信的高低，并說明原因〔10分鐘〕形式：團隊討論、形成理由、代表陳述?！?分鐘〕TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您效勞過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的談話后，我很快樂再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的效勞符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不原費心查明聯(lián)系人語意模糊語法錯誤與錯別字無關信息文書過長說明寫信原因暗示下一步應采取的行動知道此信發(fā)給誰說明積極的態(tài)度只寫了一頁表達不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯別字和標點錯誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害，。判別兩封信的高低，并說明原因書面溝通分析TIMEWA