大型會議會務工作流程清單

大型會議會務工作流程清單,,,,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內(nèi)容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議確認,會議事由確定,會議名稱,,,,

,,會議時間,,,,

,,會議地點,,,,

,,會議室預訂,根據(jù)會議形式及人數(shù)預訂會議室,,,

,,與會人員,確定與會人員類別及郵件發(fā)送地址,,,

,,會議議程,明確列明會議各項議題及時間、形式、主講人等,,,

,,確定酒店,根據(jù)與會人員的類別確定房間預訂的類型，日前致電酒店人員做好準備,,,

會議前期準備,準備會議,明確人員分工,將具體人員分工填入此表,,,

,資料,準備與收集,電子版資料，包括會議議程、會議指引（外部）、回執(zhí)、會議使用文檔初稿,,,

,會議通知,撰寫通知,附：資料（參見上一行）,,,

,回執(zhí)收集,確定參會人員信息,確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務、聯(lián)絡方式,,,

,,整理通訊錄,（內(nèi)容同上）,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內(nèi)容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議前期準備,資料,準備與收集,電子版資料，包括會議使用文檔正式版、會務指引（內(nèi)部）、通訊錄、簽到表,,,

,,存儲,確定會議用電腦，將所有需要展示的資料儲存到一定的文件夾，并告知相關人員,,,

,,印刷,聯(lián)系印刷廠，確定價格、印刷完成及送貨時間,,,

,,打印,列出打印清單及打印份數(shù),,,

,,裝訂,將文件整理裝入資料袋,,,

,,發(fā)放,發(fā)送郵件,,,

,住宿,酒店預訂,聯(lián)系酒店，確定房間類型及數(shù)量，詢問是否含早餐,,,

,接機,接機,確定接機人員名單、聯(lián)絡方式及航班到達時間,,,

,,,預訂車輛,,,

,餐飲,就餐形式、地點確定,公司食堂：填寫客餐申請單位并交食堂人員,,,

,,,外面餐館：餐館預訂、提前到現(xiàn)場踩點、點菜、車輛預訂、酒水準備,,,

,,,茶點：填寫客餐申請單并交食堂人員，通知物業(yè)人員安排茶點擺放處,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內(nèi)容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議前期準備,文具,文具準備及領取,準備好筆、本、熒光筆、草稿紙、白板筆、白板紙、激光筆、錄音筆、代表證,,,

,會場,會議室預訂,投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,會場布置,桌椅擺放：文具擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,攝影,投影聯(lián)系,與總辦專業(yè)人員聯(lián)系攝影事宜,,,

,,自備數(shù)碼相機,會議現(xiàn)場抓怕用,,,

,回程安排,回程機票預訂,回城人員姓名、航班，聯(lián)系前臺確認出票,,,

,禮品,會議禮品預訂,若有需要，提前確定贈送禮品樣式及數(shù)量，聯(lián)系總辦協(xié)助,,,

,會后活動安排,活動地點及人數(shù),聯(lián)系活動場所，車輛預訂,,,

,人員報到,人員報到,直接前往酒店報到,,,

,,資料發(fā)放,包括會議材料、代表證等,,,

會議第一天工作,設備,設備就緒,檢查會議使用電腦、投影設備、音響設備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會場,檢查會場情況,桌椅擺放：文具及資料擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,專家會議指引,會議地點指引,指引與會人員到會議地點參加會議,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內(nèi)容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議第一天工作,電腦與網(wǎng)絡,筆記本電腦使用協(xié)助,查看會場中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，通知去也管理處接待人員協(xié)助,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負責現(xiàn)場倒茶或飲水機到位,,,

,攝影,攝影把關,與總辦專業(yè)攝影人員溝通場景拍攝，照片效果把關,,,

,,現(xiàn)場抓拍,用自備數(shù)碼相機抓拍會場情況,,,

,專家會議,會議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場記錄,,,

,麥克風,麥克風傳遞,若臺下代表需發(fā)言，明確麥克風傳遞人,,,

,會場收拾,清潔整理會場,回復會場衛(wèi)生、設備設施維護、是否有物品遺漏,,,

,午餐,就餐地點指引,帶領與會人員前往餐飲場所就餐,,,

,會場設備準備,設備就緒,設備復查，會場布置,,,

,經(jīng)理會議指引,會議地點指引,指引與會人員到會議地點參加會議,,,

,電腦與網(wǎng)絡、茶水、攝影、會議記錄、麥克風,會議過程開展,同上午會議過程,,,

,會場收拾,清潔整理會場,回復會場衛(wèi)生、設備設施維護、是否有物品遺漏,,,

,招待宴會,就餐地點指引,帶領與會人員前往餐飲場所就餐,,,

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環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內(nèi)容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議第一天工作,設備,設備就緒,檢查會議使用電腦、投影設備、音響設備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會場,檢查會場情況,桌椅擺放：文具及資料擺放，橫幅懸掛，歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負責現(xiàn)場倒茶或飲水機到位,,,

,專家會議,會議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場記錄,,,

,麥克風,麥克風傳遞,若臺下代表需發(fā)言，明確麥克風傳遞人,,,

會議后期工作,宣傳報道,宣傳資料準備,稿件撰寫及照片整理,,,

,,宣傳報道發(fā)布,將稿件及照片發(fā)至新媒體部進行宣傳報道,,,

,會議紀要,紀要整理,會議后盡早整理會議紀要,,,

,,郵件發(fā)布,經(jīng)領導審閱后通過郵件發(fā)布,,,

,后續(xù)