論文獻手工檢索中的檢索流程

論文獻手工檢索中的檢索流程

現在，隨著計算信息的廣泛應用，許多信息客戶、研究人員認為他們需要計算機搜索，因此沒有必要檢查。這種觀點顯現偏激。1文獻檢索工具文獻手工檢索中最基本最常見的檢索要求是查找與某課題有關的、針對性較強的文獻,一般都遵循下述檢索步驟:(1)了解提問和檢索要求。鑒別提問中所用術語的真正含義,可避免誤檢;明了檢索的目的,可幫助選擇最有效的檢索工具、最合理的檢索步驟并作出最佳的檢索決策。(2)選擇合適的檢索工具。少而精、因地制宜地選擇合適的專業(yè)對口檢索工具是檢索成功的關鍵之一。為了了解檢索工具的概況,可查閱《國外科技文獻檢索工具簡介》等工具書,以助選擇。(3)確定檢索途徑,選取檢索項目與檢索詞,明確檢索回溯時間。檢索途徑一般要盡可能地短,也就是盡可能先用能迅速縮小檢索范圍的檢索條件進行檢索。檢索項目并非越多越好,而且使用太多的檢索項目還有可能限死被檢索的對象,從而造成檢不到完全滿足檢索要求的結果;檢索詞與分類號的利用最好要知道它的規(guī)范詞、同義詞、近義詞、多義詞、上位詞、下位詞等等,這樣才便于在必要時進行擴檢與縮檢。一般說來,為了申請專利與著作,檢索的結果應盡可能地全面。對于這種情況,檢索的回溯時間宜長些。如果是為了摸清某方面的動態(tài)、水平或最新成就等,回溯的時間就不必太長。但是,不管回溯時間長短,都應盡可能地將有關文獻的高峰出現期考慮進去。(4)選用合適的檢索方法,查找有關的資料。檢索方法通常應該由檢索要求與檢索條件來決定。若已知被檢索文獻的作用,而手邊又可找到作者索引,則當然可借助于作者索引達到快速查找的目的。追溯法、工具法與混合交替法是手工檢索中的三種最基本檢索方法。在實際查找中,由于參考文獻的年代一般都相對集中,所以,在混合使用追溯法之后,并不是逐年地瀏覽工具書,而是跳過工具書中的若干年以后再進一步查找,這樣比較省時。2減少誤檢或縮檢利用計算機進行信息檢索的方式有脫機與聯(lián)機之分,但其檢索過程大致相似,甚至可以說與手工檢索過程也差不多,只是計算機檢索可以提高檢索效率。如圖所示。計算機檢索的關鍵在于制定檢索策略,檢索策略的確定直接影響到檢索的速度與質量(查全率、查準率與服務質量)。減少誤檢或進行縮檢的方法主要靠:①提高檢索詞的專指度或采用其下位詞。在選擇檢索詞時,應盡量避免使用高頻標引詞作檢索詞,因為它會消耗較多的機時;②用指定檢索段或文獻的外部特征(如語種、年期等)盡可能地限制檢索范圍;③盡可能多地采用邏輯“與”(AND或“*”)組配;④在不得已非選高頻標引詞作檢索詞時,最好將其放在檢索包圍圈大大收縮之后。如A是高頻詞,B是一般檢索詞,則采用提問式B*A往往比A*B更好,因為它節(jié)約機檢時間。⑤采用邏輯“非”(NOT或“-”)等辦法。減少漏檢或進行擴檢的方法主要有:①減少用邏輯“與”聯(lián)結的較次要的檢索詞;②加用邏輯“或”(OR或“+”)聯(lián)結;③取其上位詞;④允許對檢索詞進行部分替代或截斷,比如先用“信息*”(這里*設為“萬能替換符”)則可檢索到包含有“信息”或“信息存儲”或“信息檢索”等的文獻。3機檢和手檢之間的比較從以上手工檢索與計算機檢索的討論中可以看出:(1)手工檢索與計算機檢索是文獻檢索技術發(fā)展過程中的兩大階段。手工檢索與計算機檢索這兩個發(fā)展階段的劃分是由于計算機的介入而導致的。(2)手工檢索方法與計算機檢索方法在原理上是相通的,手段上是相異的。從檢索原理來講,手檢與機檢并無差別,因為它們都必須遵循有序化這一基本原則。手工檢索工具一般是指經過人工排序或者說有序化組織了的檢索點的集合。文獻輸入計算機時,數據的先后次序可以是隨機的,但經過機器自行處理后的結果就有了前后聯(lián)系,這就是計算機的有序化。(3)手檢與機檢既各具特點、又相互關聯(lián)。手檢與機檢,不能一言以蔽孰優(yōu)孰劣,它們在內容上是有共性、而在具體形式上有所分別。在載體內容的直觀性方面,手檢優(yōu)于機檢。手檢工具(除縮微膠卷、平片等外)一般是印制或書寫在普通紙介質上,人們無須借助任何轉換設備便可一目了然。根據手檢工具的這一特征,人們在判讀具體文獻的描述內容時便能夠比較準確地了解其全部。機檢工具將文獻描述體以二進制信號形式儲存在磁介質上,如磁盤、磁帶等,或以激光刻痕的方式記錄在特殊材料上,如光盤,人們無法通過普通方法直接看到,而必須借助于相應的讀取工具,如計算機、光盤閱讀器,才能得以判讀。在載體貯存信息量的能力方面,機檢優(yōu)于手檢。由于機檢的工作對象是磁性載體,僅從其物理特性來看,貯存信息的密度就遠遠高于普通介質。盡管磁介質貯存信息的方式完全不同于一般紙張,但它經過轉換后“釋放”出的信息量卻比記錄在相同面積、體積或重量上的紙質品記錄量大得多,比如,一張普通密度的軟盤所存最詳盡題錄的數量幾乎相當于1000多張普通目錄數目。就檢索時搜尋的速度而言,機檢也優(yōu)于手檢。在手檢過程中,人們需要逐張翻看卡片,或逐條查看題錄,費工費時,極易產生錯誤,而對于機檢來說,就很容易進行類似的篩選。計算機的一個最大特點,就是進行邏輯運算,既比較又判斷,它能夠對所篩選對象是否符合某一條件作出迅速反應。如比較幾千、甚至幾萬條記錄,只需很短的時間。特別是它不存在神經疲勞的問題,能夠始終如一,只要給出的條件合乎實際,計算機系統(tǒng)就能及時響應,快捷準確地提供答案。由于與計算機系統(tǒng)相配套的通訊設施完善,檢索用戶即使遠在異地,也可以很快得到結果。美國DIALOG聯(lián)機檢索系統(tǒng)就是一個典型的例子,它能在幾分鐘內瀏覽十個不同學科的大型專業(yè)數據庫,經過邏輯運算,跨洋提供給用戶。由于機檢在存貯量和查找速度上的優(yōu)勢,因而能夠在用戶等待時間很短的情況下檢索到較大范圍內的有用資料,如果檢索策略(用來描述用戶要求的一系列表達指令)制定得當,它在準確性方面也同樣是十分有保障的。從檢索結果的形式來看,機檢比手檢更加多樣化,更具靈活性。手檢的渠道和結果通常都比較單一,涉及復雜條件的檢索時尤其不便,而機檢在這方面就十分優(yōu)越,因為它的一切運算過程和分步檢索均有程序按步就班地完成,而且它所能完成的那種繁瑣紛亂的工作是手工難以迅速無誤地做到的。如主題檢索是一種特指性很強的檢索途徑,如果用手檢來進行是非常麻煩的,這也是主題檢索長期難以被多數圖書情報部門采納的主要原因之一。計算機被引入這一領域后,主題詞和文獻題錄分別裝入不同的數據庫,但彼此仍保持著聯(lián)系,邏輯檢索時隨時組合或匹配,不論檢索條件多么復雜,都能比較迅速地形成正確結果,因此,主題檢索中這一重大技術難點幾乎沒有花費更多的時間就克服了。但是,在計算機檢索的實際過程中,由于各種因素的制約,檢索策略的制定往往并不理想,檢索出來的結果不是零就是無窮大。特別是在聯(lián)機檢索時,出現這種情況,這真叫人一愁莫展。而手檢則可以克服這種缺點,因為手檢不是通過一、二個檢索策略確定檢索結果,檢索人員在檢索的