EHS體系文件控制程序

文獻控制程序1目的通過對管理體系運行的有關文獻實行控制，保證有關場所所使用文獻的合用性和有效性。2合用范圍本程序合用于與管理體系運行有關的文獻的控制。3職責3.1辦公室負責管理手冊的編制工作。3.2各有關部門負責與本部門有關的程序文獻的編制。3.3檔案室負責文獻的歸檔、借閱等管理工作。3.4辦公室負責管理體系文獻、企業(yè)管理制度和合用的外來文獻的控制和管理。3.5技術研發(fā)部負責技術文獻的搜集、匯總和存檔工作。3.6各職能部門負責本部門與體系運行有關文獻的控制和管理工作。4工作程序4.1文獻的分類和編號4.1.1文獻的范圍和分類——管理體系文獻：綜合手冊、程序文獻、作業(yè)指導書及登記表式等；——企業(yè)管理類文獻：包括技術原則、工藝規(guī)程（規(guī)范）及管理制度等文獻；——外來文獻：法律、法規(guī)、原則及多種外來文獻。4.1.2文獻的標識措施A、管理手冊的標識HBG01-B-0其中：HBG代表企業(yè)01代表第一層次文獻（綜合手冊）B代表版本號0代表修訂號B、程序文獻代號HBG02-B-0其中：HBG代表企業(yè)02代表第二層次文獻（程序文獻）B代表版本號0代表修訂號C、規(guī)章制度代號XXX03-001-0其中：XXX代表部門代號（注1）03代表第三層次文獻001代表序列號0代表修訂號D、記錄的標識XXX-XX其中：XXX代表部門代號（注1）XX代表記錄編號注1：部門代號為：辦公室(包括信息中心、檔案室)HBB；采購部HBG；財務部HBC；營銷部HBX；設備科HBS；計劃科HBD；技術科HBJ；品管部HBZ；研發(fā)部HBY；投資發(fā)展部HBE。4.2文獻的編制4.2.1管理手冊由管理者代表組織辦公室進行編制。4.2.2程序文獻由各有關職能部門負責編制。4.2.2技術性文獻由技術研發(fā)部負責編制，如產品企業(yè)原則、檢測規(guī)范、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。4.2.3企業(yè)企業(yè)管理文獻、規(guī)章制度等由辦公室負責組織編制。4.2.4其他文獻如質量、生產、設備、計量、財務、貿易、能源、環(huán)境保護、安全、衛(wèi)生等由各有關部門負責編制。4.2.5文獻的編制必須規(guī)范、合用、完整和統(tǒng)一，并按4.1.2規(guī)定進行標識。4.2.6文獻編制后，應規(guī)定其版次、公布、實行日期等內容。4.3文獻的審核、同意4.3.1管理手冊由管理者代表審核，總經理同意。4.3.2程序文獻由辦公室負責審核，由管理者代表同意。4.3.3技術性文獻由技術科負責人或專業(yè)技術人員進行審核，報技術研發(fā)部主管同意。4.3.4設備管理類文獻由設備科負責人審核，報制造部負責人同意。4.3.5企業(yè)管理類文獻由辦公室審核，報總經理同意。4.3.6其他文獻經有關部門負責人會審后，由主管部門負責人同意。4.3.7對直接應用于生產、檢查的各類外部技術文獻，要經技術研發(fā)部負責人同意。4.4文獻的發(fā)放4.4.1文獻發(fā)放部門應對文獻規(guī)定其控制性質（分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)），對受控文獻發(fā)放前應加蓋“受控”印章予以標識。4.4.2受控文獻發(fā)放時，由主管部門確定發(fā)放范圍，辦公室按規(guī)定范圍進行發(fā)放，文獻領用人應在《文獻發(fā)放、回收登記表》上簽收。4.4.3當文獻破損嚴重影響使用時，文獻領用人應到文獻主管部門辦理更換手續(xù)，交回破損文獻，補發(fā)新文獻，并要在原發(fā)放登記表上注明更換日期，有分發(fā)號的仍沿用原文獻發(fā)放號，并將破損文獻加蓋“作廢“章，按4.9執(zhí)行。4.4.4當文獻使用人文獻丟失后，應到文獻主管部門申請領用手續(xù)，并在原發(fā)放登記表上注明丟失和補發(fā)日期。4.4.6外來文獻的發(fā)放參照上述條款執(zhí)行。4.5文獻的復印4.5.1一般性及非保密性文獻需復印時，由專人進行復印。對于保密性文獻的復印，應由辦公室負責人同意后方可復印。4.6文獻的管理4.6.1各部門要對本部門內使用的文獻加強管理，保證在現場使用的是對應文獻的有效版本。檔案室負責文獻的歸檔管理工作，并要在《檔案資料移交清單》上作好記錄。4.6.2受控文獻由部門負責人、檔案員或文獻使用人妥善保管，保證文獻保持清晰、易于識別，不得隨意借閱和涂改。4.6.3文獻持有者因故調動工作時，由雙方辦理移交手續(xù)。4.6.4企業(yè)員工需借閱文獻時，需經檔案管理員同意，并在《借閱登記表》上簽字登記后即可借閱。4.6.5對非企業(yè)員工需外借文獻的，必須經辦公室審定借閱內容、范圍、時間，經同意同意后方可借閱。4.7文獻的評審4.7.1對于在多種場所下，評審不合格項所采用糾正和防止措施，并審定與否需要修改文獻，若需修改。按4.8執(zhí)行。4.7.2在管理體系的內部審核和管理評審中。若發(fā)現管理體系文獻不合適時應提出文獻評審，若需修改，按4.8執(zhí)行4.8文獻的更改和換版4.8.1發(fā)行的文獻不合用時，由原文獻編制部門提出申請，經主管部門同意后，由文獻編制部門進行修改。4.8.2如協(xié)議有規(guī)定期，文獻更改應征得顧客的同意。4.8.3文獻修改后，由編制部門按《文獻發(fā)放、回收登記表》上原發(fā)放名單，對受控文獻在規(guī)定期限內逐一實行更改，同步，需更改存檔文獻。4.8.4文獻的更改可根據狀況采用下列三種措施之一：采用附頁更改的方式，文獻持有者簽收更改頁，并納入文獻中；采用換頁更改的方式，將文獻原頁抽掉并由發(fā)放部門回收，納入更改頁，但需注明版次或更改次數。采用在原文獻上進行更改的方式，文獻持有者在原文獻上進行更改，必要時注明更改人、日期。4.8.5對4.8.4中a、b更改后的發(fā)放，需在《文獻發(fā)放、回收登記表》上，由收到更改頁的人簽字確認。4.8.6文獻一般經四次更改后或進行了大幅度的修改時作換版。原版次文獻作廢，按4.9作廢和銷毀條款執(zhí)行。4.9文獻的作廢和銷毀4.9.1有下列狀況之一的文獻可作“作廢”處理：多次修改已換版的；破損嚴重需重新更換的；已過有效有效期限的；由于多種原因已失效的或失去使用價值的。4.9.2文獻“作廢”后，由檔案室或主管部門收回所有“受控”版本，劃掉“受控”章，加蓋“作廢”章，并在《文獻發(fā)放、回收登記表》上作用好記錄，回收的作廢文獻，一律加蓋“作廢”章，以防止誤用。4.9.3對于因法律或積累知識的目的需要保留已作廢的文獻，應加蓋“參照”圖樣章，作好標識，由檔案室妥善保管。4.9.4除4.9.3外的所有作廢文獻，應經主管部門負責人簽字同意后在主管部門指定專人在場監(jiān)督的狀況下一律予以銷毀，并填寫在《銷毀登記表》上。4.10對電子文獻應經有關主管審核后設置密碼，如需發(fā)放需經有關主管同意后方可發(fā)出，發(fā)出按4.4.2執(zhí)行。4