Outlook基本功能操作說(shuō)明

Outlook基本功能操作目錄一、收發(fā)郵件 11、發(fā)送郵件 12、接受郵件 3a)閱讀郵件 3b)答復(fù)發(fā)件人 3c)轉(zhuǎn)發(fā)郵件 4d)刪除郵件 4二、郵件的分類管理及規(guī)則應(yīng)用 41、按收發(fā)件人、日期、標(biāo)志等對(duì)郵件進(jìn)行排序 42、查找郵件 43、創(chuàng)立規(guī)則 44、設(shè)置外出時(shí)的助理程序 55、其他 6三、設(shè)置會(huì)議 6四、創(chuàng)立便箋 71、新建便箋 72、查看便箋 73、轉(zhuǎn)發(fā)便箋 7五、創(chuàng)立日志 71、自動(dòng)創(chuàng)立日志 72、手動(dòng)創(chuàng)立日志 8六、任務(wù)管理 81、創(chuàng)立任務(wù) 82、為他人分派任務(wù) 83、處理任務(wù) 8七、有關(guān)發(fā)送傳真 9八、管理聯(lián)絡(luò)人 9九、在企業(yè)外收發(fā)郵件 10Outlook基本功能操作闡明序言：Outlook是微軟企業(yè)出品的套裝軟件的組件之一，它對(duì)OutlookExpress的功能進(jìn)行了擴(kuò)充。Outlook的功能諸多，可以用它來(lái)收發(fā)電子郵件、安排日程、管理聯(lián)絡(luò)人信息、任務(wù)管理、日志跟蹤和使用便箋組織信息等功能，可以這樣說(shuō)Outlook是一種個(gè)人信息管理器（PIM）。企業(yè)目前大多數(shù)信息傳播將使用Outlook，因此能否很好地處理信息將取決于您對(duì)Outlook的使用。下面我們將一一簡(jiǎn)介Outlook的幾大重要功能，便于您能迅速掌握（如下以O(shè)utlook為例）。收發(fā)郵件1、發(fā)送郵件單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“郵件”選項(xiàng)，會(huì)彈出編輯對(duì)話框，所圖1所示。圖1在對(duì)應(yīng)欄目中輸入主題及內(nèi)容。圖2假如是發(fā)送給集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部人員，點(diǎn)擊一下“收件人”，將彈出選擇姓名對(duì)話框，從左邊分別選擇接受人的名字，點(diǎn)根據(jù)不一樣狀況，點(diǎn)擊“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后點(diǎn)擊“確定”，返回圖2界面，假如還想插入附件，點(diǎn)擊菜單上的“插入”→“文獻(xiàn)”，選擇需要插入的文獻(xiàn)后返回圖2界面，再點(diǎn)擊“發(fā)送（S）”按鈕即完畢郵件的發(fā)送。圖3假如是發(fā)送給集團(tuán)企業(yè)外部人員，直接在收件人及抄送人中輸入對(duì)方的郵件地址，如輸入，然后點(diǎn)擊發(fā)送按鈕即可完畢郵件的發(fā)送了。（秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。這常用于發(fā)相似的郵件給不一樣的客戶，經(jīng)如年終你也許將一張賀卡發(fā)給不一樣的客戶，而又不但愿客戶名單泄露，一般采用這種措施。）2、接受郵件收到的郵件一般保留在Inbox文獻(xiàn)夾里，只需打開(kāi)Inbox文獻(xiàn)夾就可以看到郵件。有未讀郵件Inbox和未讀郵件文獻(xiàn)夾會(huì)以粗體字顯示，并標(biāo)有未讀郵件的數(shù)量。圖4a)閱讀郵件雙擊需要閱讀的郵件，就可以打開(kāi)郵件，閱讀其內(nèi)容。點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的郵件會(huì)在閱讀窗格中也會(huì)顯示郵件內(nèi)容。b)答復(fù)發(fā)件人假如想答復(fù)發(fā)件人，如圖中選中某一主題，然后點(diǎn)擊工具欄上的“答復(fù)發(fā)件人”，假如想答復(fù)所有人，點(diǎn)擊“答復(fù)所有人”然后輸入答復(fù)內(nèi)容，再點(diǎn)擊發(fā)送即可。c)轉(zhuǎn)發(fā)郵件假如想將某一郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，在如圖中選中某一主題，點(diǎn)擊工具欄上的“轉(zhuǎn)發(fā)”，然后輸入對(duì)應(yīng)內(nèi)容，再點(diǎn)擊“發(fā)送”即可。d)刪除郵件在如圖中選中某一主題，點(diǎn)擊左上角的“”刪除圖標(biāo)，即將郵件轉(zhuǎn)移到DeletedItems文獻(xiàn)夾中。刪除在DeletedItems文獻(xiàn)夾中的郵件將徹底刪除。二、郵件的分類管理及規(guī)則應(yīng)用大家在郵件使用過(guò)程中，也許會(huì)將郵件進(jìn)行分類，例如說(shuō)將某人發(fā)的郵件或某部門的郵件放在一起，或者對(duì)郵件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，或按收發(fā)件人、日期、主題等等進(jìn)行排序，查找郵件、外出時(shí)的自動(dòng)答復(fù)等功能以以便組織和管理郵件。下面將一一簡(jiǎn)介其功能。1、按收發(fā)件人、日期、標(biāo)志等對(duì)郵件進(jìn)行排序如圖所示右擊“排序字段”，在下拉菜單中選擇對(duì)應(yīng)的排序字段，即可對(duì)郵件進(jìn)行排序操作。圖52、查找郵件如圖所示點(diǎn)擊工具欄“查找”按鈕，會(huì)彈出“查找工具條”，在“查找”中輸入特性字段和對(duì)應(yīng)的范圍，點(diǎn)擊“立即查找”按鈕即可。圖63、創(chuàng)立規(guī)則為了便于管理我需要將某人發(fā)來(lái)的郵件放在一種特定的文獻(xiàn)夾中，便于我來(lái)跟蹤和管理，這就需要使用創(chuàng)立規(guī)則。如下以創(chuàng)立管理信息部文獻(xiàn)夾為例，簡(jiǎn)介怎樣創(chuàng)立規(guī)則。a)單擊菜單“工具”→“規(guī)則和告知”；b)在規(guī)則和告知對(duì)話框中單擊“新建規(guī)則（N）”；圖7c)在規(guī)則向?qū)?duì)話框中選擇“將某人發(fā)來(lái)的郵件移至文獻(xiàn)夾”選項(xiàng)，將“發(fā)件人為個(gè)人或通訊組列表改為*mtcnitdepartment”，將“將它移動(dòng)到指定文獻(xiàn)夾中”更改為MIS，單擊完畢。即完畢規(guī)則的創(chuàng)立。圖8此后所有發(fā)件人是IT部門組的郵件將所有移到MIS文獻(xiàn)夾下。4、設(shè)置外出時(shí)的助理程序假如你即將要出差或休假，請(qǐng)不要忘了設(shè)置外出時(shí)的助理程序。這樣在外出期間，每收到一封郵件，郵件服務(wù)器會(huì)自動(dòng)答復(fù)發(fā)件人，告知對(duì)方你已外出，臨時(shí)無(wú)法處理郵件。操作：點(diǎn)擊菜單上的“工具”“外出時(shí)的助理程序”，彈出如下對(duì)話框。在“如下文字僅自動(dòng)答復(fù)每一發(fā)件人一次”的內(nèi)容中輸入你要答復(fù)的內(nèi)容，點(diǎn)擊“我目前外出”就可以自動(dòng)答復(fù)了?；仄髽I(yè)上班后，點(diǎn)擊一下“我目前在辦公室”即可。圖95、其他根據(jù)企業(yè)MT055文獻(xiàn)規(guī)定，個(gè)人郵箱大小為100M（包括Inbox、SentItems、DeletedItems文獻(xiàn)夾）。當(dāng)郵箱容量超過(guò)100M時(shí)，會(huì)定期收到管理員發(fā)出的郵件告知（也可以在郵箱屬性查看容量），將限制郵件的發(fā)送功能，部分郵件也會(huì)轉(zhuǎn)移到SystemCleanup文獻(xiàn)夾中。圖10三、設(shè)置會(huì)議大家在平時(shí)工作中，也許會(huì)告知大家在何時(shí)何地開(kāi)會(huì)或培訓(xùn)等其他事務(wù)，但愿到了時(shí)間能自動(dòng)提醒，Outlook已為我們提供了這一功能。操作：?jiǎn)螕糇笊辖恰靶陆ǎ∟）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“約會(huì)”選項(xiàng)，會(huì)彈出編輯對(duì)話框。如圖2所示。輸入對(duì)應(yīng)的主題、地點(diǎn)、時(shí)間、提醒時(shí)間、重要內(nèi)容，再點(diǎn)擊“反復(fù)周期”，可以設(shè)置每隔定期開(kāi)會(huì)的時(shí)間，屆時(shí)間會(huì)自動(dòng)提醒。圖11假如只要告知并提醒自己：在以上內(nèi)容填寫好后就可以點(diǎn)擊“保留并關(guān)閉”，屆時(shí)會(huì)自動(dòng)提醒自己。假如要告知并提醒其他人：在以上內(nèi)容填好后，再點(diǎn)擊“邀請(qǐng)與會(huì)者”，在彈出的收件人中填寫將要告知的人員并確定，然后點(diǎn)擊“發(fā)送”即可，收件人均會(huì)收到此郵件，到了開(kāi)會(huì)并會(huì)提醒所有收件人。四、創(chuàng)立便箋便箋是一種可以用于迅速以便記錄某些信息的工具。Outlook也提供了這一功能。1、新建便箋如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“便箋”選項(xiàng)，會(huì)彈出便箋。就可以進(jìn)行編輯。2、查看便箋如圖5所示點(diǎn)擊便箋圖標(biāo)，便可打開(kāi)便箋。3、轉(zhuǎn)發(fā)便箋如圖12所示，右擊需要轉(zhuǎn)發(fā)的便箋便可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)。

圖12五、創(chuàng)立日志1、自動(dòng)創(chuàng)立日志點(diǎn)擊菜單工具→選項(xiàng)，點(diǎn)擊日志選項(xiàng)，如圖所示選擇需要記錄的選項(xiàng)便可自動(dòng)記錄日志。該措施只能自動(dòng)記錄Office組件的記錄。圖132、手動(dòng)創(chuàng)立日志點(diǎn)擊日歷，點(diǎn)擊需要?jiǎng)?chuàng)立的時(shí)間點(diǎn)，即可創(chuàng)立日志。圖14六、任務(wù)管理1、創(chuàng)立任務(wù)如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊的向下箭頭鍵，單擊“任務(wù)”選項(xiàng)，會(huì)彈出任務(wù)編輯對(duì)話框。輸入對(duì)應(yīng)的主題、開(kāi)始時(shí)間、截止時(shí)間、優(yōu)先級(jí)、完畢率等，再點(diǎn)擊“反復(fù)周期”，可以設(shè)置定期任務(wù)。2、為他人分派任務(wù)在創(chuàng)立任務(wù)的基礎(chǔ)上，點(diǎn)擊分派任務(wù)，在彈出的收件人一欄中輸入需要完畢任務(wù)的人，點(diǎn)擊發(fā)送即可完畢分派任務(wù)。3、處理任務(wù)當(dāng)接受或謝絕一項(xiàng)任務(wù)后，Outlook會(huì)自動(dòng)刪除Inbox中的任務(wù)規(guī)定，對(duì)于接受的任務(wù)會(huì)保留在任務(wù)欄中。任務(wù)實(shí)行者需要自己跟蹤任務(wù)進(jìn)度。圖15七、有關(guān)發(fā)送傳真請(qǐng)參閱Faxmaker客戶端的使用闡明八、管理聯(lián)絡(luò)人在使用Outlook中，可以將你常常聯(lián)絡(luò)的客戶信息及郵件地址存在Outlook中，以便此后發(fā)郵件時(shí)直接調(diào)用。操作措施：如圖2所示單擊左上角“新建（N）”按鈕旁邊