小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理

小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則，根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料的來源渠道。

二、資料分類整理

收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。

三、檔案內(nèi)容

范圍分類資料內(nèi)容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖

業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

四、資料歸檔整理

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。

2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯，分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定：出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到"三防"，即防火、防潮、防變質(zhì)。

篇2：物業(yè)項(xiàng)目顧問咨詢資料檔案管理制度

物業(yè)項(xiàng)目顧問咨詢資料、檔案管理制度

為使公司顧問管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

一、顧問咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、ISO9001、ISO14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。

三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。

四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

五、對(duì)顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

七、顧問項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。

九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

篇3：別墅項(xiàng)目物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理

別墅項(xiàng)目物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

管理規(guī)章制度包括：公眾制度、崗位職責(zé)、管理維護(hù)運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)及制度、工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)及制度：業(yè)主公約、業(yè)主手冊(cè)、安全管理規(guī)定、裝修管理規(guī)定、保安巡邏制度、門衛(wèi)工作制度、儀容儀表規(guī)定、衛(wèi)生管理制度、房屋維修養(yǎng)護(hù)措施、設(shè)備安全運(yùn)行管理方案、供配電系統(tǒng)運(yùn)行管理方案、供配電系統(tǒng)維修養(yǎng)護(hù)規(guī)定、消防系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定、給排水系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定、公用配套設(shè)施管理規(guī)定。

管理規(guī)章制度

(一)公眾制度服務(wù)合約,業(yè)主公約,樓體使用及維護(hù)管理規(guī)定,裝修管理,治安消防車輛管理,公用設(shè)施管理等十余項(xiàng)

管理規(guī)章制度

(二)崗位職責(zé)各級(jí)各類人員職責(zé)共二十余項(xiàng)

物業(yè)管理的保障實(shí)施物業(yè)管理的準(zhǔn)則

(三)管理運(yùn)作制度包括各類制度、規(guī)范、方法共二十余項(xiàng)

(四)員工考核制度各級(jí)各類人員考核制度和考核表共近十項(xiàng)

檔案的建立與管理：

1.資料收集

資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā)，擴(kuò)大信息的收集來源，從時(shí)間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部，大到房屋本體公共設(shè)施，小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號(hào)。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存，便于查找調(diào)用，以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定，檔案管理必須專人負(fù)責(zé)，應(yīng)做到保管、保密，工作細(xì)致；如有破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的"三防"標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理

1.開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料1)產(chǎn)權(quán)資料：4類

2)技術(shù)資料：17類19項(xiàng)

(一)檔案資料的分類簡(jiǎn)索3)物業(yè)資料：4類

2.管理單位自建檔案資料1)業(yè)戶資料：2類7項(xiàng)

2)日常管理資料:17類49項(xiàng)

(二)檔案、資料的

管理辦法

檔案的建立與管理

1.檔案資料收、發(fā)管理程序A重要資料須經(jīng)管理處主任驗(yàn)收歸檔

收集整理歸檔利用B日常管理按程序文件規(guī)定歸檔

(三)檔案資料

管理要求1.采用多形式儲(chǔ)存文檔

2.盡可能把其他形式文檔轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存

3.分類管理

4.編制目錄

5.檔案的廢止權(quán)在管理處主任或指定人員

6.檔案分類造冊(cè)

7.檔案專人負(fù)責(zé)整個(gè)文檔的管理過程及借閱手續(xù)

8.檔案室達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等"三防"要求

篇4：新建物業(yè)小區(qū)檔案資料建立管理

新建物業(yè)小區(qū)檔案資料的建立與管理

物業(yè)資料

1產(chǎn)權(quán)資料

(1)項(xiàng)目批準(zhǔn)資料

(2)用地批準(zhǔn)資料

(3)建筑許可證照

(4)拆遷安置資料

(5)房地產(chǎn)平面圖

2技術(shù)資料

（1）竣工圖--包括總平面圖，建筑，結(jié)構(gòu)，設(shè)備，附屬工程及隱蔽管線的全套竣工圖

（2）地質(zhì)勘查報(bào)告

（3）工程合同及開，竣工報(bào)告

（4）工程預(yù)決算

（5）施工圖會(huì)審記錄

（6）工程設(shè)計(jì)變通及技術(shù)核定單

（7）隱蔽工程驗(yàn)收簽證

（8）沉降觀察記錄

（9）竣工驗(yàn)收證明書

（10）剛才水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

（11）新材料，構(gòu)配件的鑒定合格書

（12）水，電，采暖，衛(wèi)生器具，電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格書

（13）砂漿，混凝土試塊試壓報(bào)告

（14）供水供暖的試壓報(bào)告

（15）園林綠化圖及其詳情

（16）設(shè)備清單，安裝高度記錄，使用注意事項(xiàng)說明書，質(zhì)保書和

保修單

（17）有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件

3物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)，及更新改造時(shí)的資料

業(yè)主檔案

管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)主檔案，業(yè)主檔案一戶一袋；

業(yè)主檔案的管理辦法按公司檔案室要求操作；

文檔管理員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的收集、整理、歸檔、利用；

業(yè)戶服務(wù)部主管應(yīng)在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)主資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單送管理處文檔管理員簽收；

管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)主檔案工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題用書面通知整改；

業(yè)主檔案內(nèi)容：

入伙通知單；

入伙手續(xù)書；

業(yè)主使用公約；

裝修責(zé)任書；

驗(yàn)房簽收單；

入伙手續(xù)資料簽收單；

產(chǎn)權(quán)清單；

租賃清單；

售房合同復(fù)印件；

權(quán)證復(fù)印件；

其他有關(guān)業(yè)主資料。

權(quán)籍管理

業(yè)戶服務(wù)部主管要掌握管理區(qū)域內(nèi)入住業(yè)主的權(quán)屬情況，負(fù)責(zé)業(yè)主資料的收集，并將業(yè)主相關(guān)的資料記錄在管理手冊(cè)中，管理手冊(cè)要?jiǎng)討B(tài)的反映業(yè)主產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移、使用權(quán)的變更情況；能正確反映業(yè)主權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更的時(shí)間和方式；

業(yè)戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)編制產(chǎn)權(quán)清冊(cè)、租賃清冊(cè)，并輸入計(jì)算機(jī)；

產(chǎn)權(quán)清冊(cè)內(nèi)容：

房屋類型；使用面積、建筑面積；土地分?jǐn)偯娣e；使用情況；附設(shè)設(shè)施情況；車庫(kù)使用情況。

租賃清冊(cè)內(nèi)容：

租賃戶姓名；租賃時(shí)間；使用房屋地址；內(nèi)部裝修情況；其他。

業(yè)戶服務(wù)部主管每月出一份產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單，清單要系統(tǒng)正確反映目前實(shí)際情況；

管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審核產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單。每月一次抽查管理手冊(cè)，對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)記錄不規(guī)范或不及時(shí)登錄權(quán)屬變更情況，管理處經(jīng)理應(yīng)書面通知，進(jìn)行整改。

篇5：物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理

一、管理規(guī)章制度

科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ希瑸榱诉_(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理目的，我公司已成功導(dǎo)入ISO9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)模式。在接管物業(yè)以后，將嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計(jì)74條，其中公眾制度12條，內(nèi)部崗位制度20條，運(yùn)作管理制度32條，員工培訓(xùn)考核制度10條。

1.公眾制度

(1)《業(yè)戶手冊(cè)》。

(2)《業(yè)主公約》。

(3)《精神文明公約》。

(4)《樓宇使用維護(hù)管理規(guī)定》。

(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

(8)《出入物品管理規(guī)定》。

(9)《安全管理規(guī)定》。

(10)《消防管理規(guī)定》。

(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

2.崗位職責(zé)

(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(2)經(jīng)理助理崗位職責(zé)。

(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(4)物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。

(5)物業(yè)管理員崗位職責(zé)。

(6)物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。

(7)物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。

(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(9)工程技術(shù)員崗位職責(zé)。

(10)強(qiáng)電技工崗位職責(zé)。

(11)弱電技工崗位職責(zé)。

(12)暖通工崗位職責(zé)。

(13)維修工崗位職責(zé)。

(14)工程文員、資料員、倉(cāng)管員崗位職責(zé)。

(15)安全經(jīng)理崗位職責(zé)。

(16)安全管理員崗位職責(zé)。

(17)財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(18)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)。

(19)財(cái)務(wù)出納崗位職責(zé)。

(20)財(cái)務(wù)收費(fèi)員崗位職責(zé)。

3.運(yùn)作管理制度

(1)《員工手冊(cè)》。

(2)《管理人員文明服務(wù)準(zhǔn)則》。

(3)《員工辦公制度》。

(4)《各部門月工作計(jì)劃及總結(jié)制度》。

(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

(6)《員工培訓(xùn)制度》。

(7)《內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度》。

(8)《檔案資料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申請(qǐng)、購(gòu)買、領(lǐng)用制度》。

(11)《員工宿舍管理評(píng)比制度》。

(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

(13)《維修回訪制度》。

(14)《機(jī)電設(shè)備的編號(hào)方法》。

(15)《機(jī)電設(shè)備的統(tǒng)計(jì)制度》。

(16)《配電房管理制度》。

(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

(18)《大廈應(yīng)急滅火搶救方案》。

(19)《物業(yè)管理運(yùn)作流程》。

(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

(26)《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護(hù)工作程序》。

(27)《機(jī)電設(shè)備維修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防應(yīng)急處理工作程序》。

(30)《園林綠化管理工作程序》。

(31)《清潔管理工作程序》。

(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。

4.員工培訓(xùn)考核制度

(1)《新員工入職培訓(xùn)制度》。

(2)《在崗員工循