醫(yī)藥醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度（匯編）

浙江貝尼菲特藥業(yè)有限公司文件貝尼藥辦【2015】03號檔案管理制度一、總則公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。1、凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期遞交原件（或備份）至檔案室進行管理，而總經(jīng)辦作為公司檔案管理的最高部門負責(zé)審核檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。2、綜合管理部作為檔案的主要管理部門，負責(zé)公司檔案管理、文書立卷的工作，并對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各部門負責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。醫(yī)療儀器、設(shè)備檔案管理制度為了保證醫(yī)院設(shè)備檔案資料的齊全、完整與安全，特制定如下制度：一、凡醫(yī)院購置的二千元以上且使用年限在五年以上的儀器、設(shè)備必須逐一編號登記，建立完整的技術(shù)檔案。醫(yī)療儀器、設(shè)備檔案設(shè)專人管理。二、檔案的內(nèi)容包括：1、購置設(shè)備的申請報告。2、定貨合同書、購置設(shè)備手續(xù)憑證或影印件。3、儀器、設(shè)備全部的技術(shù)資料如產(chǎn)品使用說明書、技術(shù)圖紙等。4、開箱單、驗收報告單。5、設(shè)備運行維修記錄或報告。6、定期巡檢情況記錄或報告。7、新添置的設(shè)備，開箱驗收時要由檔案管理員及使用科室人員參加，詳細填寫驗收報告。三、已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。四、歸檔的文件資料力求完整、系統(tǒng)、準確；改造、更換原部件的圖紙必須與實物相符。各項設(shè)備應(yīng)歸檔的材料，除隨設(shè)備帶來的產(chǎn)品合格證，技術(shù)資料，說明書等外,還應(yīng)對設(shè)備添置時間，必要的性能型號，顏色等登記存檔。五、檔案管理人員負責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、統(tǒng)計、建檔工作，醫(yī)療儀器、設(shè)備檔案每年要整理、核對一次，做到賬物相符。歸檔文件要編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，查找方便。要建立計算機儀器、設(shè)備檔案臺賬和檢索。六、醫(yī)療儀器、設(shè)備的技術(shù)檔案原件原則上不外借，確因工作需要時：1、在檔案管理人員監(jiān)督下復(fù)印，原件如數(shù)收回。2、寫出借閱申請，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)，時間不得超過一個月。3、借閱人必須愛護檔案，妥善保管按時歸還，造成缺損、丟失將給予經(jīng)濟處罰。七、醫(yī)療儀器、設(shè)備的檔案要保存在安全可靠的地方，注意防潮、防蟲咬、防霉變。醫(yī)師技術(shù)檔案管理制度一.總則.為建立、健全醫(yī)院技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理我院的醫(yī)師技術(shù)檔案，充分發(fā)揮醫(yī)師技術(shù)檔案在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的作用，特制訂本管理制度。.醫(yī)師技術(shù)檔案是反映衛(wèi)生技術(shù)人員在醫(yī)療、科研工作中形成的具有保存價值的圖紙、文字材料、數(shù)據(jù)、照片等技術(shù)資料。.醫(yī)院各職能部門要把醫(yī)師技術(shù)檔案工作納入本部門的業(yè)務(wù)管理工作中，保證醫(yī)師技術(shù)文件材料的形成和積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。.按照集中統(tǒng)一管理醫(yī)師技術(shù)檔案的基本原則，我院建立醫(yī)師技術(shù)檔案室，并配備相關(guān)人員進行管理。二.醫(yī)師技術(shù)檔案資料的歸檔1.醫(yī)師技術(shù)檔案的歸檔范圍主要包括如下：1）醫(yī)師基本信息：姓名、政治面貌、畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時間、學(xué)歷、現(xiàn)任職崗位、入職時間、擔任職務(wù)、職稱、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷。2）醫(yī)師在職期間發(fā)表論文信息：論文題名、是否通訊作者、是否第一作者、刊物名稱、發(fā)表時間、卷、期、頁、歸檔時間。3）醫(yī)師在職期間出版論著信息：論著題名、出版社、出版時間、是否主編、是否副主編、歸檔時間。4）醫(yī)師在職期間參加科研工作情況：項目名稱、合同編號、課題來源、經(jīng)費、研究起止時間、承擔單位、課題負責(zé)人、參加者名次、實際完成時間。5）醫(yī)師在職期間科研課題完成情況：課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、課題負責(zé)人、參加者名次、歸檔時間。6）醫(yī)師在職期間科研成果獲獎情況：獲獎名稱（科技成果、醫(yī)療成果、優(yōu)秀論文、專利證書、榮譽證書）、授獎單位、授獎時間、獲獎級別（國家、省、部、市）、證書號、歸檔時間。7）醫(yī)師在職期間參與學(xué)術(shù)會議情況：會議名稱、會議時間、參加地點、主辦單位。8）醫(yī)師在職期間參加培訓(xùn)、進修情況：培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)起止時間、進修單位、考核成績/鑒定結(jié)果。9）醫(yī)師在職期間擔任學(xué)術(shù)職務(wù)情況：學(xué)術(shù)團體、職務(wù)、任職時間、聘任單位、受聘者。10）獎懲情況：獎懲事由、獎懲時間、受何獎懲。11）其他情況。2.醫(yī)師技術(shù)檔案材料歸檔要求：1）各部門、各科室要建立主動送交醫(yī)師技術(shù)檔案材料的工作制度，及時將屬于收錄范圍的技術(shù)檔案材料形成、積累、整理和交送到檔案室歸檔。2）收集的醫(yī)師技術(shù)檔案材料須經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準，屬于收錄范圍的材料及時送交歸檔，不屬于收錄范圍的材料，不得擅自歸檔，需經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)鑒別后，分情況予以處理。3）提供的醫(yī)師技術(shù)檔案材料要做到真實準確、完整齊全、文字清晰、手續(xù)完備,禁用字跡不牢固的書寫工具。4）歸檔的醫(yī)師技術(shù)檔案材料復(fù)印件，一律用A4紙復(fù)印。三.醫(yī)師技術(shù)檔案管理人員職責(zé)L集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好醫(yī)師技術(shù)檔案，維護醫(yī)師技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負主要責(zé)任。.協(xié)助各部門和有關(guān)衛(wèi)生技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。.遵守醫(yī)師技術(shù)檔案保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。.嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、查（借）閱、銷毀制度。.保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復(fù)制。四.醫(yī)師技術(shù)檔案的保管、查（借）閱和銷毀制度.嚴格完成醫(yī)師技術(shù)檔案的登記和交接手續(xù)1）檔案進庫歸檔時，送交人員和檔案管理人員須及時在檔案歸檔登記冊上簽字、登記，明確責(zé)任，以免“賬目不清”，造成檔案泄密、丟失等情況。2）檔案管理人員要及時將送交的檔案材料分類歸檔①檔案編號：按照醫(yī)師技術(shù)檔案索引卡上編號原則進行編號，并及時填寫索引卡；②檔案材料分類登記：將送交的檔案材料按照收錄范圍歸類、編序、登記，并在該材料上蓋上醫(yī)師技術(shù)檔案專用章并加以填寫（專用章模板如下），以備查閱。醫(yī)師技術(shù)檔案歸檔專用章檔案號檔案類別序號③編號、登記結(jié)束后，科學(xué)排序、及時上架歸檔。.嚴格檔案查（借）閱制度1）確因工作需要、查閱檔案時，須檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準并及時在檔案查（借）閱登記冊上簽字、登記。一般只限在檔案室查閱,如有特殊情況外借時，應(yīng)按要求在三日內(nèi)歸還。2）查（借）閱檔案人員必須遵守保密制度，不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責(zé)任。3）查（借）閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。.嚴格醫(yī)師技術(shù)檔案的銷毀制度凡要銷毀的醫(yī)師技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、函件等）5、政府、項目批文、合同；6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；7、施工建筑設(shè)計施工圖；技術(shù)部門的專利研發(fā)資料、圖紙、方案；質(zhì)管部門的中藥配方資料、質(zhì)檢記錄，生產(chǎn)部門的工藝流程、生產(chǎn)過程記錄等。8、各部門及公司各部門年度工作計劃及資金計劃；9、公司簽定的各類合同（含買賣合同）；10、公司有效證照、證件、印章；11、具有法律效力及保存價值的文件；12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；14、公司、各部門獲得的社會榮譽資料；15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、公司綜合管理部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；原則上各部門應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度文檔辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，各部門檔案須進行電子檔備份，密級檔案電子檔備份提交總經(jīng)辦。特殊文件可提前申請歸檔。公司各部門應(yīng)及時向管理部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。2、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、檔案保管期限1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定公司檔案保管期限的原則(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。有密檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。檔案的密級由檔案提交人提議，由總經(jīng)辦核定密級。2、檔案級別及密級分類部門部門文檔歸類級別類目編號密級總經(jīng)辦戰(zhàn)略規(guī)劃、高層決議書等保密文件一級類目ZJB/Al-2015-xxx秘密總經(jīng)辦人事任命文件二級類目ZJB/A2-2015-XXX無其他文件檔三級類目ZJB/A3-2015-XXX無綜合管理部員工人事檔案、勞動合同一級類目ZH/Al-2015-xxx無員工體檢單、會議紀要二級類目ZH/A2-2015-XXX無其它文件三級類目ZH/A2-2015-XXX無財務(wù)部財務(wù)報表、銀行賬務(wù)往來憑證一級類目CW/Al-2015-xxx秘密員工工資表、物料采購報銷憑證二級類目CW/A2-2015-XXX無其它財務(wù)憑證類三級類目CW/A3-2015-xxx無研發(fā)部中藥配方顆粒工藝規(guī)程、質(zhì)量標準、一級類目YF/Al-2015-xxx絕密研發(fā)項目記錄二級類目YF/A2-2015-XXX機密其它文檔三級類目YF/A3-2015-XXX無質(zhì)量部工藝配方檢驗報告一級類目ZL/Al-2015-xxx機密車間質(zhì)量報告來料檢測報告二級類目ZL/A2-2015-XXX無其它文檔三級類目ZL/A3-2015-XXX無生產(chǎn)部生產(chǎn)工藝流程一級類目SC/Al-2015-xxx秘密生產(chǎn)計劃、物料配置單、二級類目SC/A2-2015-XXX無其它文檔三級類目SC/A3-2015-XXX無采購部采購計劃、采購合同、一級類目CG/Al-2015-xxx無采購申請單、物料清單二級類目CG/A2-2015-XXX無其它文檔三級類目CG/A3-2015-XXX無六、檔案的借閱1、公司建立檔案室，依據(jù)部門在檔案室設(shè)立檔案柜，密級檔案另設(shè)專柜；檔案室門鑰匙由綜合管理部保管，檔案柜鑰匙由本部門保管，密級檔案柜鑰匙由副總或公司授權(quán)專人保管。2、密級檔案原則上只許在檔案室翻閱，限歸檔人使用，借閱時除借閱人外，須有一人同時在場；借閱時需經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準，憑“檔案借閱申請單”遞交至綜合管理部安排閱讀；絕密級檔案需外借或復(fù)制時，需經(jīng)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準方可。3、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。4、各部門因工作需要，借閱本部門的一般檔案只需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準即可借閱。5、公司各部門借閱非本部門的一般檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意。6、借閱檔案必須履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。7、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。8、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過10天。9、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。七、檔案的鑒定與銷毀1、公司總經(jīng)辦定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。2、檔案鑒定工作由公司總經(jīng)理經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。八、處罰措施1、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，在公司內(nèi)通報批評，并處罰部門責(zé)任人100元?500元。2、若擅自泄露一般檔案，公司視情節(jié)嚴重，給