行政公文知識

第四章行政公文第一節(jié)公文的格式公文格式包括外觀形式和內(nèi)在結(jié)構(gòu)兩部分：1、公文的外觀形式：公文用紙一般為16開；也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。2、公文的內(nèi)在結(jié)構(gòu)：公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間等部分組成。正式制發(fā)的法定公文的書面文字材料，一般包括文頭、行文與文尾3個部分，唯有公告、通告、公函、會議紀(jì)要等類的公文無需3部分均齊備。1、文頭格式：文頭由代碼、份號、文件名稱、秘密等級、緊急程度、收文處理、發(fā)文字號、界欄線等組成，占第一頁的1/3位置。代碼

010101010收文機(jī)關(guān)全稱份號000001編號機(jī)密特急日期存檔號文件x發(fā)[2003]x號代碼為9位阿拉伯?dāng)?shù)字碼，位于文頭左上方。份號即印刷順序號，為6位阿拉伯?dāng)?shù)字。文件名位于文頭的正中央，多為鋅版套紅大字。2、行文部分行文部分指公文的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)與印章、成文時間等。

1）標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、公文種類3項組成。（完整標(biāo)題）如：

《國務(wù)院關(guān)于中國銀行地位問題的通知》

標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡要、清楚、醒目不規(guī)范標(biāo)題：《關(guān)于干部崗位培訓(xùn)的報告》2）主送機(jī)關(guān)指承辦或處理公文的機(jī)關(guān)。*凡下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)發(fā)出的請示或報告等，一般只寫1個主送機(jī)關(guān)。*上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)按慣例排列。如：

各區(qū)、市屬各企業(yè)、市屬和駐深各局以上單位：*向社會或群眾發(fā)布的公文，如通告、公告等不必寫主送機(jī)關(guān)。3）正文是公文的主體，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容。先敘述發(fā)文的因據(jù)；然后根據(jù)發(fā)文的目的，說明有關(guān)事項，或提出某項主張；最后寫上得體的結(jié)束語。4）附件：指附屬于主體的有關(guān)文字、圖表材料。5）發(fā)文機(jī)關(guān)與印章6）成文時間3、文尾閱讀范圍主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)行政公文的寫作要求：要符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，標(biāo)點要正確。人名、地名、數(shù)字、時間、引文準(zhǔn)確。公文中的數(shù)字一般要用漢字書寫。引用公文，應(yīng)注明發(fā)文時間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號。用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范。行文格式要規(guī)范化。公文寫作方法要規(guī)范化。第二節(jié)常用性行政公文一、決定：是行政領(lǐng)導(dǎo)對重要事項或重大行動做出安排而形成的決策性公文。是各級機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種公文。1、決定的分類：知照性決定：用于表彰先進(jìn)、處理有關(guān)事件與人員、設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免干部、公布重要事項等。

指令性決定：用于對某些方針政策作出決定和對重大事項或行動作出安排等。2、決定的結(jié)構(gòu)：決定一般由標(biāo)題、正文和落款三部分構(gòu)成。（1）標(biāo)題：有兩種寫法發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如：《中共中央關(guān)于科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》事由+文種，如：《關(guān)于環(huán)境保護(hù)工作的決定》（有的標(biāo)題下面要表明xxx年x月x日xxx會議通過）（2）正文：包括作出決定的根據(jù)和原由；決定的事項、問題或重大行動；執(zhí)行決定的要求和提出號召。（3）落款：如果標(biāo)題已有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，落款處一般不用寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，在標(biāo)題下面要表明已標(biāo)明了成文時間，落款處一般不用寫成文時間。例文

國務(wù)院關(guān)于在對外活動中不贈禮、不受禮的決定（一九九八年十一月七日國務(wù)院常務(wù)會議通過）為改革我國在對外活動中有關(guān)贈禮、受禮的規(guī)定，特作如下決定：一、我國各級政府、軍事機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位及其成員，在同外國單位和個人的交往中，除確有必要，并經(jīng)授權(quán)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)者外，一律不向?qū)Ψ劫浰投Y品，也不接受對方的禮品。二、在對外交往過程中，嚴(yán)禁公開示意或暗示對方贈予禮品，或以托對方代購物品為名變相敲詐勒索。違者從嚴(yán)處分。三、在對外交往過程中，由于難以謝絕而接受的禮品，一律交公，不得自行處理。四、國際上交換科研資料、技術(shù)資料、圖書期刊，相互提供貿(mào)易樣品，在特定的國際友好活動中，交換非消費性的紀(jì)念品，有關(guān)國家贈予我援外人員和勞務(wù)人員的獎品，個人親友之間的饋贈，不屬于本決定范圍。請代擬一份決定文稿：某市政府辦公會議研究決定，對5個在命名“文明單位”之后放松管理和教育，出現(xiàn)許多問題，并產(chǎn)生不良社會影響的單位，進(jìn)行處理，撤銷其“文明單位”稱號，并向全體下屬單位發(fā)文。2、決議決議是指辦公會議、職工代表大會等具有法定權(quán)威的會議，針對某些重大問題，經(jīng)過法定程序討論通過所形成的決策性文件書。決策的形式：1）表態(tài)性批準(zhǔn)式?jīng)Q議：它是與會人員在行使自己的權(quán)力范圍內(nèi)，就某項議案或條例、規(guī)定、報告、方案等，表明和批準(zhǔn)的態(tài)度，使之生效并得以實施。2）決斷性指令式?jīng)Q議：它是會議就某項重要工作或某個重大事項，直接提若干原則意見，要求有關(guān)組織和人員認(rèn)真慣徹執(zhí)行。寫決議應(yīng)注意的事項：決議具有法規(guī)作用，作者要懂有關(guān)方面的法律知識，以免同憲法、法律相矛盾的行文。決議是鄭重而嚴(yán)肅的文件，遣詞造句要準(zhǔn)確、精練。要運用好“會議”的第三人口氣，作為決議事項的行文的標(biāo)志。如：“會議聽取了”、“會議討論了”等。練習(xí)：改錯關(guān)于xx省xx縣楊林縫紉機(jī)廠侵犯天津縫紉機(jī)廠牡丹牌注冊商標(biāo)的處理決定

xx省xx縣楊林縫紉機(jī)廠擅自使用天津縫紉機(jī)廠牡丹牌注冊商標(biāo)，經(jīng)協(xié)同xx省xx縣工商管理局查處此案。為了保護(hù)商標(biāo)專用權(quán)，維護(hù)名牌產(chǎn)品信譽，xx縣楊林縫紉機(jī)廠擅自使用天津縫紉機(jī)廠牡丹牌注冊商標(biāo)，暢銷自己的產(chǎn)品，進(jìn)行欺騙群眾，以其謀利，侵犯了商標(biāo)專用權(quán)，違反了商標(biāo)法，根據(jù)《中華人民共和國商標(biāo)法》第三十八條第一款和第三十九條的規(guī)定：對xx省xx縣楊林縫紉機(jī)廠使用牡丹牌商標(biāo)，責(zé)其停止生產(chǎn)，所查封牡丹牌貼花予以全部銷毀，并公告在《人民日報》上檢討其錯誤，以挽回影響。

天津市郊區(qū)工商行政管理局2002年1月9日4、通知通知是領(lǐng)導(dǎo)部門向所屬單位和有關(guān)人員傳達(dá)特定事項的知照性公文。通知的特點：適用范圍的廣泛性，文體功用的曉諭性，行文要求的時間性。通知的分類：以外部聯(lián)系為標(biāo)準(zhǔn)和以內(nèi)部聯(lián)系為標(biāo)準(zhǔn)。常見的幾種通知：1）指令性通知：國家的政策法令以及上級機(jī)關(guān)發(fā)布的行政法規(guī)，而根據(jù)內(nèi)容又不宜用命令或指示發(fā)布時，往往使用指令性通知。2）指示性通知：組織對所屬部門的工作有所指示，而內(nèi)容不適宜用指示發(fā)布，便使用這種指示性通知行文，包括部署任務(wù)、闡明原則、交代方法，指導(dǎo)如何正確執(zhí)行方針政策。3）通告性通知：凡是按其通知內(nèi)容的性質(zhì)、特點不適于用通告發(fā)布的，便用通告性通知行文。4）一般性通知：傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部，可用這種行文，它兼有知照性和執(zhí)行性的特點。通知的格式和寫法標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如：深圳市人民政府關(guān)于寶安龍崗兩個市轄區(qū)有關(guān)稅收政策問題的通知（一九九九年一月一日）深府[1999]1號正文：原由+事項+執(zhí)行要求簽署和成文時間例文：華南理工大學(xué)華南工研字[2001]20號關(guān)于公布2001年春季授予博士、碩士學(xué)位人員名單的通知各院、系：經(jīng)我校學(xué)位評定委員會2001年4月17日全體委員審議，決定授予張亞峰等7人工學(xué)博士學(xué)位，熊開華等6人經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士學(xué)位，王泉清等189人工學(xué)碩士學(xué)位。附：華南理工大學(xué)二OO一年春季授予博士、碩士學(xué)位人員名單華南理工大學(xué)二OO一年四月二日主題詞：高等教育博士碩士名單通知華南理工大學(xué)辦公室印校對：某某會議通知例文關(guān)于今夏在大連理工大學(xué)舉辦《組織行為學(xué)教學(xué)方法研討班》的通知華南理工大學(xué)工商管理學(xué)院：

鑒于全國MBA教育指導(dǎo)委員會已把“組織行為學(xué)”列為MBA必修核心課之一，我院自1980年起，已開設(shè)此課，在教指委中又分工發(fā)展與推動我國MBA教育中的案例教學(xué)工作，考慮多數(shù)MBA院校開設(shè)此課較遲，我院受MBA教育指導(dǎo)委員會委托，擬于今年暑假在我校舉辦“OB教法班”，以推動此課的發(fā)展。目前我們正在具體策劃此班的活動安排?，F(xiàn)將研討班有關(guān)事項通知如下：研討班地點：大連理工大學(xué)管理學(xué)院研討內(nèi)容：費用細(xì)則：研討班時間：為做好這項工作，我們現(xiàn)謹(jǐn)附上下列調(diào)查問卷，并期待貴院有關(guān)教師及時填寫反饋，于5月20日前寄抵我院，謝謝。

大連理工大學(xué)二ΟΟ一年四月十七日

華南理工大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院

通知xxx老師：您好！為了落實葉英模院長關(guān)于認(rèn)真抓好教學(xué)工作，組織力量搞好教學(xué)文件的建設(shè)的指示精神，繼續(xù)教育學(xué)院準(zhǔn)備組織工商管理專業(yè)的任課教師利用“五一”假期的時間召開教師懇談會，會議的主要議題包括：1、

關(guān)于課程設(shè)置的研討；2、

關(guān)于教學(xué)方法、教學(xué)管理的研討；3、

關(guān)于課程教學(xué)大綱的研討。為了圓滿開好本次會議，需要您大力協(xié)助做好以下工作：1、

提出開會地點的建議；2、

事先編寫好您負(fù)責(zé)課程的教學(xué)大綱，關(guān)于課程教學(xué)大綱的編寫體例參考附錄；并請您在4月5日前交給我或勞老師。特此，致謝！市場營銷專業(yè)主任二○○三年三月二十五日頒轉(zhuǎn)類通知是用來頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知。由于這一通知的正文是對所頒發(fā)公文做批示性意見，因此又叫批示性通知。由因其作用是轉(zhuǎn)發(fā)公文，故又被叫做轉(zhuǎn)發(fā)性通知。按照被轉(zhuǎn)發(fā)的來源或性質(zhì)的不同，又被分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知，他們分別承擔(dān)著不同的任務(wù)。批轉(zhuǎn)通知，承擔(dān)上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的來文加以批示后再轉(zhuǎn)給下屬機(jī)關(guān)參照執(zhí)行的任務(wù)。轉(zhuǎn)發(fā)通知：承擔(dān)將上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的來文再轉(zhuǎn)發(fā)給自己的下屬機(jī)關(guān)的任務(wù)；印發(fā)通知：主要承擔(dān)黨或行政職能部門發(fā)布黨內(nèi)或行政法規(guī)的任務(wù)。標(biāo)題寫作的異同頒轉(zhuǎn)類通知的標(biāo)題與其他通知的標(biāo)題寫法基本相同。三要素標(biāo)題由：發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。兩要素標(biāo)題由：事由和文種組成。“事由”由介詞關(guān)于引出，后面是頒轉(zhuǎn)詞和所發(fā)文件名稱，最后標(biāo)明通知。如：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)關(guān)于行政審批制度改革工作實施意見的通知》，《關(guān)于印發(fā)<沈陽市推進(jìn)國有中小型企業(yè)轉(zhuǎn)制指導(dǎo)意見>的通知》轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)公文的通知，在標(biāo)題中往往出現(xiàn)兩個“關(guān)于”和“通知”，為了使標(biāo)題簡練，通常采用以下兩種方式：1、轉(zhuǎn)發(fā)的公文不是“通知”時，省略第一個“關(guān)于”；2、轉(zhuǎn)發(fā)的公文是“通知”時，如：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會化改革意見的通知》，改成《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會化改革意見的通知》。省略第一個“關(guān)于”和最后一個“的通知”，如：《XX省關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<國務(wù)院關(guān)于開展全國物價大檢查的通知>的通知》，修改后《XX省轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展全國物價大檢查的通知》?？h人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)《X省人們政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳〈中華人民共和國森林法〉的通知》的通知各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府，縣直各單位：現(xiàn)將《X省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳〈中華人民共和國森林法〉的通知》印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。今年以來，我縣連續(xù)發(fā)生森林大火，是由于生產(chǎn)用火造成的，各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)要從中吸取教訓(xùn)，要嚴(yán)格管理生產(chǎn)用火。如果再發(fā)生類似事情，要追究主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

XX縣人民政府零四年X月X日練習(xí)：下列事項中，可用通知來處理的有：X省人大常委會擬頒發(fā)一項地方法規(guī)。X市水電局將召開水利建設(shè)工作會議，需要告知各縣、區(qū)水電部門先做好準(zhǔn)備。X縣紀(jì)委擬批評x局xxx等干部玩忽職守，造成國家就損失的錯誤。X市政府?dāng)M批轉(zhuǎn)市衛(wèi)生局《關(guān)于做好災(zāi)后防疫防病工作的意見》。X縣縣委擬向所屬各級黨組織布置學(xué)習(xí)江澤民同志“七一”講話的有關(guān)事宜。用下列材料擬寫一份通知：

xx市財政局于19xx年x月x日向各區(qū)財政局轉(zhuǎn)發(fā)了一份通知。這份通知即財政部19xx年x月x日財x字[19xx]98號《關(guān)于各部門召開訂貨會議，其住宿費一律由招待所、旅館等單位出據(jù)收費的通知》。xx市財政局在通知中指出，今后我市各單位召開會議，其住宿費出據(jù)收費的單位均應(yīng)按照財政部通知的規(guī)定執(zhí)行。抄送本市市直各單位。評改下面的通知

關(guān)于召開布置開展增產(chǎn)、勞動競賽會議的通知各分公司、分廠、各車間黨支部、公司中直屬各部門：為貫徹上級精神，董事會研究決定在全公司范圍內(nèi)廣泛開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽活動?，F(xiàn)在把會議有關(guān)問題通知如下：一、會議時間：10月4－8日。二、會議地點：總公司招待所。三、與會人員：各分公司、分廠、總公司各直屬部門主管生產(chǎn)的負(fù)責(zé)同志、工會主席等。四、請各單位準(zhǔn)備好開展本單位開展勞動競賽活動的經(jīng)驗材料，限5000字，報到時交給會務(wù)組。并請與會人員于10月4日前來報到。XX省石化總公司一九XX年九月二十日錯誤主要表現(xiàn)在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容兩方面：結(jié)構(gòu)方面：1、標(biāo)題不當(dāng)，沒有明確會議的內(nèi)容，改為：關(guān)于召開增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽會議的通知。2、主送機(jī)關(guān)表達(dá)不當(dāng)，改為：各分公司、分廠、總公司各直屬部門。3、正文開頭部分?jǐn)M定不當(dāng)。首先沒有角度清楚開會原因，“現(xiàn)在把會議有關(guān)問題通知如下”過于口語化，改為：現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下。內(nèi)容方面：1、會議時間和地點表達(dá)不清