電算化對會計信息的影響

電算化對會計信息的影響

1從中小企業(yè)的工作流程看與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比，在數(shù)字化條件下，會計信息的方法和過程發(fā)生了變化，會計工作機制發(fā)生了質的變化。兩種條件下,會計信息處理工作流程如下:傳統(tǒng)手工賬工作流程:原始憑證→授權批準→財務審核→制單→經財務分工后登記日記賬、明細賬、總賬→手工賬試算平衡→報表編制→賬證表核對與控制。會計電算化工作流程:原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸入(制單)→電算審核→計算機系統(tǒng)處理→賬表輸出。從以上工作流程可以看出,手工會計處理方式條件下,其內部控制主要通過組織控制和賬簿控制來實現(xiàn)。首先,企業(yè)依據(jù)不相容職務相分離這一基本原則,建立各種會計崗位與機構,制定各級財務制度與職責,不同人員限制在各自特定的業(yè)務領域內,各級主管依制度實行嚴密監(jiān)督。其次,企業(yè)通過對會計業(yè)務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。在電算化條件下,會計信息系統(tǒng)是按計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,經濟業(yè)務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)組織控制功能減弱。同時,由于會計信息系統(tǒng)是將輸入的數(shù)據(jù)集中存儲于一個數(shù)據(jù)庫文件中,根據(jù)程序設定的方式進行多重處理,多層次輸出所需要的會計信息,因此會計信息系統(tǒng)中不區(qū)分總賬和明細賬、日記賬,這雖然使數(shù)據(jù)處理流程大為簡捷,但也使賬簿間的相互控制不復存在,使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此手工條件下行之有效的內部牽制網(wǎng),在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用,會計電算化內部控制出現(xiàn)了很多新問題,表現(xiàn)為:1.1處理方法的變化帶來的問題1.1.1輸出信息失真一旦輸入操作不當,將會引發(fā)明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤,造成輸出信息的失真。因而數(shù)據(jù)輸入不當?shù)目刂茊栴}成為內部控制中最重要的控制環(huán)節(jié)。1.1.2失效系統(tǒng)的潛在危險一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效,就會影響系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性,嚴重的可能會導致系統(tǒng)的崩潰,給企業(yè)造成不可估量的損失。系統(tǒng)風險問題成為內部控制的主要風險。1.1.3會計數(shù)據(jù)的準確性和安全性受到威脅由于數(shù)據(jù)處理集中進行,導致職責合并嚴重,會計人員大大減少,從而使一些不相容職務得不到分離,從而使會計數(shù)據(jù)的準確和安全性受到威脅。1.2暫住證、控制手工條件下,會計數(shù)據(jù)和信息記錄在紙介質的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。而在電算化條件下,會計電算的資料,如證、賬、表都是通過計算機處理系統(tǒng)完成的,資料的表現(xiàn)形式主要是打印的賬表和存儲在計算機軟硬盤和其他存儲介質中的會計數(shù)據(jù),這些存放在磁性介質中的會計檔案,可以方便地被不留痕跡地加以修改,很容易遭到損壞和破壞,影響會計信息的真實可靠性。1.3信息傳輸?shù)娘L險網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展及其在財務工作中的進步帶來了層出不窮的新問題。網(wǎng)絡環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點,這給會計信息系統(tǒng)內部控制帶來了許多新問題,如大量會計信息通過網(wǎng)絡通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大等等?？傊?網(wǎng)絡環(huán)境的開放性和動態(tài)性加劇了會計信息失真的風險,甚至威脅到企業(yè)財產的安全性,對會計內部控制提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。2問題的途徑和方法設計并建立周密的內部控制體系是解決上述及其他一系列問題的有效途徑。將內部控制劃分為對系統(tǒng)使用者的控制和對系統(tǒng)開發(fā)者的控制兩大類,分別制定相應的控制制度,具體措施如下:2.1中小型企業(yè)員工信息系統(tǒng)控制制度企業(yè)可在保持傳統(tǒng)內部控制合理部分的基礎上,結合計算機系統(tǒng)的特點,制定相應的控制制度,包括組織控制、企業(yè)內部操作管理控制、計算機硬件和軟件管理控制、會計檔案控制制度等等。2.1.1組織控制組織控制是指將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離,即將系統(tǒng)中的各類人員進行分工,并以相應的管理規(guī)章與之配套。2.1.2對未授權及審批的經濟業(yè)務進行控制包括:防止數(shù)據(jù)輸入不當?shù)目刂?。如對使用計算機的數(shù)據(jù)輸入人員加以控制,規(guī)定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機,確保業(yè)務處理之前已經過適當?shù)氖跈嗪蛯徟?防止操作人員對未經授權和審批的經濟業(yè)務進行處理。2.1.3計算機硬件和軟件管理控制對于擁有計算機的單位,無論是否用于會計核算,一般都要求制定軟硬件管理制度。2.1.4管理制度。會計記錄的存儲分在實行會計電算化之后,隨著存儲介質的改變,對會計檔案管理的要求也比較嚴格,對會計檔案的概念也有所變化。對會計檔案的管理制度應涵蓋對打印輸出的證、賬、表和存儲會計數(shù)據(jù)和程序的存儲介質以及系統(tǒng)開發(fā)文檔的存檔、安全保管和保密工作,管理制度一般包括:存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;各種安全保證措施,如備份軟盤應貼上保護標簽,應存放在安全、潔凈、防潮的地方;采用磁性介質保存的會計檔案要定期進行檢查和定期復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。2.2系統(tǒng)開發(fā)者的控制這項控制不在企業(yè)內部,而體現(xiàn)在對軟件的要求之中,主要包括:2.2.1會計核算的其他規(guī)范《會計電算化管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》《會計核算軟件的具備功能規(guī)范》《會計法》以及《內部會計控制規(guī)范基本規(guī)范(試行)》等等。2.2.2中小型企業(yè)對數(shù)據(jù)處理的控制程序控制是對系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。它一般包括輸入控制、處理過程控制和輸出控制三個方面。輸入控制包括:確保輸入的授權控制,采用程序密碼或運行口令,只有通過授權密碼或口令的人員才能進行數(shù)據(jù)輸入;在計算機內設置控制功能,退回和改正不正確的輸入記錄;設置責任控制,系統(tǒng)通過登記日志文件,留下審核、修改的痕跡等。處理過程控制,這種控制是指對電算化系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制,通過運行有關程序,可以對輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行檢驗、計算、分類、排序、合并等?？刂拼胧┌?登賬條件檢驗,即系統(tǒng)要有確認數(shù)據(jù)經復核后才能登賬的控制能力;修改權限和修改痕跡控制,即對已入賬的憑證與賬簿,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能,對已結賬的憑證與賬簿以及已生成的報表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不提供更改功能;系統(tǒng)間的核對控制,即系統(tǒng)不但應自動生成規(guī)定的報表、賬簿數(shù)據(jù),而且還能提供與其他系統(tǒng)的核對功能,通過系統(tǒng)間的校驗控制能夠更加充分地保證其可靠性和有效性;數(shù)據(jù)合理性控制,即系統(tǒng)程序應根據(jù)單位各種業(yè)務的正常變動范圍,規(guī)定各種業(yè)務數(shù)據(jù)變化極限,一旦數(shù)據(jù)超出限值,計算機就會給出錯誤提示;防止重大誤操作的控制,一般的誤操作可以通過重新編制修改分錄進行調整,但如果錯用了對數(shù)據(jù)庫有重大破壞性的指令,則會產生重大的后果,因此系統(tǒng)應具備提示或警示