關(guān)于材料采購建議

PAGEPAGE3關(guān)于建筑材料（設(shè)備）采購管理幾點(diǎn)建議這里所說材料，包括建筑項(xiàng)目部生產(chǎn)性材料、固定資產(chǎn)、高值周轉(zhuǎn)材，不包括包工包料類材料采購，樣板房及開放展示區(qū)家具、裝飾物品、擺件，行政資產(chǎn)類等。材料從采購環(huán)節(jié)分工及執(zhí)行主體來說，分為三類1公司采購、由公司確定供應(yīng)商，簽訂合同、公司采購；2公司選定，公司確定供應(yīng)商，簽訂合同、項(xiàng)目部采購；3項(xiàng)目部采購，項(xiàng)目部確定供應(yīng)商，項(xiàng)目部簽訂合同（公司參與合同會簽）、項(xiàng)目部采購；材料采購須遵循原則，1因客觀原因，對采購單價在1萬以上而不能訂立合同的材料采購，按“零星采購”流程辦理審批，并嚴(yán)格履行比價手續(xù)。2每宗采購，必須按規(guī)范填寫《申購單》，嚴(yán)禁先采購再補(bǔ)申購，或申購未經(jīng)審批直接采購等現(xiàn)象，由公司財(cái)務(wù)部或各項(xiàng)目成本員把關(guān)監(jiān)督每宗申購都有對應(yīng)的《申購單》。3項(xiàng)目采購員（組）須及時更新并查看各項(xiàng)材料的已入庫數(shù)量，根據(jù)入庫量與合同總量的對比，正確選擇審批流程，同時對超出合同金額的采購及時重新簽署合同或補(bǔ)充協(xié)議，避免合同外申購。對采購額超出合同金額5000元以上（含5000元），或供貨量、價款須超出合同暫定總價的1%的，超出部分必須簽訂補(bǔ)充協(xié)議，否則，相關(guān)材料款不得準(zhǔn)予結(jié)算或報(bào)銷。4對須現(xiàn)購的材料，如其借支額在申購的審批范圍內(nèi)，采購部門可憑經(jīng)審批的《申購單》直接辦理借支。以下著重講述第3類項(xiàng)目采購流程職責(zé)分工1驗(yàn)收小組驗(yàn)收小組是材料驗(yàn)收工作的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。小組成員至少包括：項(xiàng)目采購員（組）、項(xiàng)目倉庫等，公司采購員（組）、工程管理員（組）、根據(jù)材料情況參與工程材料的進(jìn)場驗(yàn)收。2項(xiàng)目采購員（組）負(fù)責(zé)“項(xiàng)目采購類”材料采購的申請、采購實(shí)施、臺帳建立等工作，并參與材料的進(jìn)場驗(yàn)收。3項(xiàng)目預(yù)算員（組）負(fù)責(zé)建立“零星采購類”材料的采購臺帳，審核“項(xiàng)目采購類”材料采購申請。建立著重審核材料申購是否符合合同要求，是否超出目標(biāo)成本，零星采購是否超出項(xiàng)目審批的權(quán)限等。4生產(chǎn)主管審核材料申購的必要性及數(shù)量的合理性，并向項(xiàng)目經(jīng)理提出實(shí)際采購數(shù)量的建議。5項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)權(quán)限審核或?qū)徟牧喜少徤暾垺?公司采購員（組）（以下6-10設(shè)公司級別可兼任）審核超建筑項(xiàng)目部審批權(quán)限的“零星采購”申請，著重審核材料的價格及需用數(shù)量是否合理。7成本管理員（組）審核超建筑項(xiàng)目部審批權(quán)限的“零星采購”申請，主要從該項(xiàng)目資金分配情況及目標(biāo)成本等方面審核。8工程管理員（組）審核超建筑項(xiàng)目部審批權(quán)限的“零星采購”申請，主要審核該宗申購的必要性及數(shù)量的合理性。并根據(jù)材料性能或其他部門的需要，參與相關(guān)材料的進(jìn)場驗(yàn)收工作。9審計(jì)監(jiān)察員（組）審計(jì)監(jiān)察部是材料采購工作的監(jiān)督部門，根據(jù)需要選擇性參與材料的申購及進(jìn)場驗(yàn)收工作，并對相關(guān)工作流程提出修改意見。10總經(jīng)理辦公室根據(jù)需要選擇性參與或檢查材料的申購及進(jìn)場驗(yàn)收工作流程，負(fù)責(zé)收集相關(guān)部門對于制度流程的修改意見，并對相關(guān)工作流程進(jìn)行修訂。辦理申購1發(fā)起申購項(xiàng)目采購類材料，由建筑項(xiàng)目部發(fā)起《申購單》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格/型號、單位、數(shù)量、需使用日期等信息，由項(xiàng)目采購員（組）補(bǔ)充單價、總價、下單時間等。2審批環(huán)節(jié)項(xiàng)目采購及合同采購，需經(jīng)由項(xiàng)目采購員（組）、項(xiàng)目預(yù)算員（組）、生產(chǎn)主管、項(xiàng)目經(jīng)理審批。 零星采購，３千元/宗以下（含）需經(jīng)由項(xiàng)目采購員（組）、項(xiàng)目預(yù)算員（組）、生產(chǎn)主管、項(xiàng)目經(jīng)理審批，３千元/宗以上，需經(jīng)由公司采購員（組）、成本管理員（組）、工程管理員（組）審批。經(jīng)審批的《申購單》送項(xiàng)目采購員（組）、項(xiàng)目倉庫、項(xiàng)目預(yù)算等部門，對固定資產(chǎn)和高值周轉(zhuǎn)材的，還需抄送公司工程管理員（組）和財(cái)務(wù)部?！咀ⅰ吭谌齻€工作日內(nèi)，對同一種類產(chǎn)品的申購，無論規(guī)格型號是否相同，都視同為“同一宗申購”。零星采購材料申購審批流程1材料詢價，若無預(yù)定供應(yīng)商的材料，則由項(xiàng)目采購員（組）尋找三家或以上的供應(yīng)商進(jìn)行比價，填寫《比價單》并建議供應(yīng)商。若因特殊原因須免比價的，填寫《免比價單》，與《申購單》一并送項(xiàng)目預(yù)算員（組）審核。已有預(yù)定供應(yīng)商的材料，對預(yù)先已確定供應(yīng)商的物品，由采購員（組）在固定的供應(yīng)商間詢價后，填寫《比價單》并建議供應(yīng)商。若只有一個供應(yīng)商或其他原因須免比價的，填寫《免比價單》，與《申購單》一并送項(xiàng)目預(yù)算員（組）審核。2生產(chǎn)主管審核本次申購的必要性及數(shù)量的合理性，并向項(xiàng)目經(jīng)理提出實(shí)際申購數(shù)量的建議。3項(xiàng)目經(jīng)理除審核材料的實(shí)際需用量外，須從項(xiàng)目的工程節(jié)點(diǎn)要求及工程月度進(jìn)度款的申請、使用情況等方面考慮材料申購數(shù)量。項(xiàng)目采購類材料進(jìn)場驗(yàn)收1材料進(jìn)場前知會項(xiàng)目采購類材料到貨時由項(xiàng)目采購員（組）、項(xiàng)目倉庫、領(lǐng)料人共同進(jìn)行驗(yàn)收，如為建筑工程主材還須工程管理員（組）、審計(jì)監(jiān)察員（組）參與驗(yàn)收。同時，工程管理員（組）還須參與園林配套類材料的進(jìn)場驗(yàn)收。公司采購員（組）、審計(jì)監(jiān)察員（組）根據(jù)工程需要參與或監(jiān)督材料驗(yàn)收過程。2驗(yàn)收驗(yàn)收小組隨機(jī)抽取進(jìn)場材料（設(shè)備）進(jìn)行驗(yàn)收，材料驗(yàn)收主要檢查以下幾個方面：a檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）的品牌是否符合合同或《申購單》的要求；b檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）的色澤、材質(zhì)（指材料）、外觀等是否符合合同或《申購單》要求；c檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）的尺寸、規(guī)格、型號等是否符合合同或《申購單》要求；d檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）是否符合出廠標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同要求達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或符合現(xiàn)場使用需要；e檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確；f檢查進(jìn)場材料（設(shè)備）的產(chǎn)品保護(hù)措施是否到位。3材料驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收成員共同在《送貨單》和《入庫單》簽字確認(rèn)，項(xiàng)目采購員（組）辦理已驗(yàn)收材料的入庫手續(xù)。4材料檢測對于必須經(jīng)過檢測才能使用的材料（設(shè)備），可委托工程所在地政府部門認(rèn)可的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。檢測結(jié)果不合格的材料，凡未采購的應(yīng)停止采購，凡已采購運(yùn)至現(xiàn)場的，應(yīng)立即由供應(yīng)商運(yùn)出現(xiàn)場，由此造成的全部材料采購費(fèi)用，由供應(yīng)商承擔(dān)。5材料供應(yīng)商提供的材料與合同或《申購單》不符的，按下列情況分別處理：a材料送貨單價與合同或《申購單》不符，由供應(yīng)商承擔(dān)所有差價；b材料的種類、規(guī)格、型號、質(zhì)量等級與合同或《申購單》不符，建筑項(xiàng)目員（組）嚴(yán)禁該批材料進(jìn)場，并要求供應(yīng)商清運(yùn)出施工現(xiàn)場，并向公司采購員（組）及工程管理員（組）匯報(bào)；c到貨地點(diǎn)與合同或《申購單》不符，供應(yīng)商負(fù)責(zé)倒運(yùn)至約定地點(diǎn)；d供應(yīng)數(shù)量少于或多于《申購單》的約定數(shù)量時，項(xiàng)目倉庫須請示項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)同意后可準(zhǔn)許該批材料入庫。同時，根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的指令，要求供應(yīng)商將數(shù)量補(bǔ)齊。如項(xiàng)目經(jīng)理不同意本批材料入庫，供應(yīng)商負(fù)責(zé)將多余部分或本批次的全部材料運(yùn)出施工現(xiàn)場；e供應(yīng)時間早于約定時間，供應(yīng)商承擔(dān)因此發(fā)生的保管費(fèi)用及保管風(fēng)險(xiǎn)；f因以上原因或遲于約定時間供應(yīng)而導(dǎo)致的追加合同價款，由供應(yīng)商承擔(dān)。對由于材料供應(yīng)發(fā)生延誤導(dǎo)致工期相應(yīng)順延，由供應(yīng)商賠償公司由此造成的損失。g重新運(yùn)送的材料經(jīng)驗(yàn)收或已入庫材料經(jīng)現(xiàn)場實(shí)體使用過程中仍發(fā)現(xiàn)有與合同或《申購單》的規(guī)格、質(zhì)量等級不符的情況，供應(yīng)商還應(yīng)承擔(dān)重新采購及返工的追加合同價款。其實(shí)在注重材料