有效會議技巧

集團人力資源及行政部-培訓及員工溝通組14hNov,20121有效會議技巧2破冰遊戲諾亞方舟傳說在地球遭洪水襲擊時,只有諾亞一家乘舟得救的故事。

現(xiàn)在請你想象，如果你正搭乘這艘諾亞方舟，除了諾亞一家之外，你還想讓動物搭上這個方舟，你會如何抉擇？在你眼前，只剩下六種動物。由于方舟的容量有限，只能讓三種動物上船。你會讓哪些動物搭乘呢？首先請把最想讓他上船的動物表示在第一、其次表示在第二、最后則是第三。A.馬B.兔子C.鹿D.羊E.雞F.豬諾亞方舟之傳說為什么？掌握有效會議技巧的方法1掌握會議中溝通與反饋的技巧2掌握會議主持人的會議管理方法3學會提高會議管理效率4課程目標有效會議的必要性及會前準備1有效會議技巧2會議主持人的領導魅力3會議問題人物及棘手問題處理4課程大綱有效會議總結5課程時間表時間課程內(nèi)容10：00—10：20課程介紹/破冰游戲10：20—10：35有效會議的必要性及會前準備10：35—11：05有效會議技巧10：05—11：15休息11：15—11：25會議主持人的領導魅力11：25—11：40會議問題人物及棘手問題處理11：40—11：50有效會議總結11：50—12：00課程考核一

有效會議必要性及會前準備我們?yōu)槭裁葱枰_會？溝通渠道優(yōu)點缺點面談可以利用現(xiàn)場氣氛雙向溝通面子作用傳達范圍有限會議集思廣益可當場看到對方的身體語言須事先準備有可能出現(xiàn)混亂局面電話溝通方便雙向溝通可能誤解看不到非語言的反饋電子郵件費用低廉傳播范圍廣看不見非語言信息反饋慢正式文件完整全面可以事前充分準備須多重審核不能及時獲取反饋簡報/短片/海報/展架生動形象，視覺沖擊力強，印象深內(nèi)容伸縮性強，可重復使用制作時間及成本相對高需要專業(yè)人員協(xié)助會議和溝通渠道對比10分鐘練習會議的獨特優(yōu)勢1.身體語言2.語調(diào)3.言辭不可比擬！如果BECDA必須把信息同時傳達給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作有些事情需要當眾表揚或批評給小組委派任務1.1

有效會議必要性HOWWHYWHATWHEREWHENWHO5W1H會議準備的五要素（5W1H）會議目的討論主題參會者日期地點方法1.2

有效會議的準備WHY：會議目的“會議的具體目的是什么？”會議主題≠會議目的！會議目的：通過開會達到預期的結果會議主題：會議討論的核心議題WHY：會議的目的WHY:會議目的請根據(jù)以下情景，寫出會議主題及目的。(時間：5分鐘)1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會議主題:會議目的：2．我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務部匯報。會議主題：會議目的：3．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。會議主題：會議目的：4．基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標。會議主題：會議目的：練習1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會議主題:假期薪金制度

會議目的：各部門主管知曉2．我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務部匯報。會議主題：哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議會議目的：向銷售部及服務部匯報3．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。會議主題：部門新晉員工工作士氣忽高忽低會議目的：問題急需解決4．基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標。會議主題：基于今年本部門的銷售業(yè)績會議目的：確定明年的銷售目標答案WHO:關鍵人物？WHO：關鍵人物“誰參加？”“每個成員的獨特作用”

考慮因素：職位會議中發(fā)揮的作用會后發(fā)揮的作用WHEN&WHERE：何時何地？WHEN&WHERE

“何時開會最有效達到會議目的”“在哪里開會最合適？”“座位如何擺放？”會議座位圖.ppt“需要哪些設備？”“需要哪些食物準備？”WHAT：議程WHAT：議程

“議程有哪些？”

“每項議題的時間分配？”

制訂議程注意事項議程應提前分發(fā)，使與會者有備而來與會者可在會前及會議開始時合理提議重要議題應留有充分時間常規(guī)議題先討論(時間簡短)重要議題之間應穿插一些簡單議題一次會議不要安排太多重要議題會前合理劃分每個議題的討論時間HOW：用什麼方法？HOW用什么方法“如何讓大家作最好準備？”“哪些內(nèi)容需提前通知？”“會議規(guī)則有哪些？”CASE：說說案例中的5W1Hwhatywhenywhyywherewhohowy1.2

有效會議的準備會議準備工作核對清單1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準備會議臺卡12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準備資料19.確定相關資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知執(zhí)行：產(chǎn)生結果階段正?；悍e極工作階段爭論：摸底階段形成：安撫階段會議的四個階段

幫助大家相互溝通、學習、并達到共識

聽取多方意見，獲得大家支持

通過討論獲得最佳決策

傳達會議內(nèi)容，使大家正確理解開會要點

匯報各項項目進展情況，解決問題

鼓舞/激勵員工1.3

有效會議的意義目前開會面臨的最大困難是什么？想一想有效會議的必要性！二有效會議技巧如何開場？如何分配發(fā)言時間如何掌握會議進度掌控會議中的溝通與反饋如何達成會議決議有效會議技巧定時時間約為3-5分鐘，宗旨明確，語言簡潔克服恐懼心里內(nèi)容開會目的，時間安排，議事方式、紀律要求等引用故事/名言/數(shù)據(jù)/短片等方式程序概述會議進行程序提供會議相關的資料規(guī)范議程指定會議記錄者征求意見2.1如何開場？2.2如何分配發(fā)言時間？1熱點話題保持均衡2控制時間互動交流語言方式身體語言、表情的傳達提示卡投影2.3如何掌握會議進度？(1)有效溝通原則有明確的溝通時間和目標重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標2.4會議中的溝通與反饋你心里想的100%別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%會議中的溝通圖(2)造成溝通困難的因素缺乏自信重點強調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽,有偏見,先入

為主,判斷錯誤按自己的思路思考,忽略他

人的需求失去耐心,造成爭執(zhí)2.4會議中的溝通與反饋會議討論層面---說出內(nèi)容事實（信息）會議反饋層面---討論結果的落實（行動）會議的冰山模式話題環(huán)境5%~20%討論層面80%~95%反饋層面(3)

如何建立信任

找共同點.在別人困難時給予幫助適當提醒和給予關心.適當展示自己的能力和水平.實事求是,不夸大,不說慌.保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風度2.4會議中的溝通與反饋反饋的兩種方式.團隊反饋一對一反饋

反饋的兩種類型正面指導反饋建設性（批評）反饋2.4會議中的溝通與反饋會議中的反饋技巧2.4會議中的溝通與反饋

如何接受反饋仔細傾聽弄清所有的問題承認你聽到的和懂得的而不去爭論要開明,不要防衛(wèi)性太強要包容,不要獨斷專橫要平等,不要有優(yōu)越感1.四種群體決策權威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策2.5如何達成決議？2常用方法列舉或圖示各提案并討論客觀比較各提案的優(yōu)劣評估數(shù)據(jù)以中立角度檢視正反意見尋求與會者之認同對提案作適當?shù)男拚M成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督人員確認議事結果2.5如何達成決議？休息10分鐘三

會議主持人的領導魅力1絕不評判2評價分開3給予機會4適時幽默5歸納總結領導魅力1在頭腦風暴會議上，絕不允許對別人的建議進行評判

-絕不評判決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開領導魅力2-評價分開讓每個人都有發(fā)言的機會領導魅力3-給予機會制造幽默的會議氛圍

領導魅力4-適時幽默適時應用切臘腸策略：對取得的成果進行歸納總結領導魅力5-歸納總結四

會議問題人物及棘手情況處理

問題人物處理棘手情況處理事不關己者夸夸其談者挑起爭論者連粉帶刺者4.1

會議問題人物事不關已解決措施：直接提問多作口頭鼓勵會后給予實際工作夸夸其談解決措施：適時插入，直接提問他人時間有限會后交流

問題人物處理方法挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時總結，直接提問他人

連粉帶刺者解決措施：直接提問客觀事實、數(shù)據(jù)提問簡短、客觀，不容主觀發(fā)揮不要介入負面情緒

問題人物處理方法與會者陷入僵局或手足無措與會者陷入緘默與會者不正視問題與會者不斷地重復已提出的觀點產(chǎn)生沖突時4.2

會議棘手問題與會者陷入僵局或手足無措時：詢問提醒

清除障礙解決的問題

休息

棘手問題處理方法與會者陷入緘默時：澄清存在不清楚的觀點或問題給予建議，打破沉默確保行為舉止鼓勵參與

棘手問題處理方法與會者不斷重復已提出觀點時：把想法記錄在活頁板上，并提問：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？”與會者不正視問題時：明確發(fā)言人界定問題、議題或機會的實質(zhì)

棘手問題處理方法產(chǎn)生沖突時：控制情緒制止衝突注重實質(zhì)內(nèi)容而不是個人風格鼓勵成員保持觀點的主動性和建設性避免過評價挖掘潛在問題

棘手問題處理方法五

有效會議總結參會者守則與責任提高會議質(zhì)量建議12參會者9大守則會前充分準備會中全心投入,貢獻自已的創(chuàng)意與意見以解決問題為主要任務開放的心態(tài),摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽,尊重他人的意見勇于發(fā)言,言之有物不隱善揚惡,不人身攻擊避免不當?shù)闹w語言1.1時間參會者的責任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自已的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結果還有哪些事情未完成分配給自已的任務如何完成1.2只有必要時才開會召集會議前提早著手準備制訂出色的會