會(huì)議技巧-李曉明-很全面

高效會(huì)議管理技巧李曉明鄭州2004年10月2023/9/231對于會(huì)議,我們的愿望是……2023/9/232明確的會(huì)議的目的、種類和體系有效為會(huì)議做準(zhǔn)備會(huì)議中良好的溝通和反饋會(huì)議主持人的良好管理和專業(yè)的組織高效率和質(zhì)量的會(huì)議過程2023/9/233第一講

當(dāng)今會(huì)議面面觀2023/9/234

會(huì)議的意義

會(huì)議的目的

會(huì)議的種類

會(huì)議的頻率會(huì)議的成本的計(jì)算2023/9/235會(huì)議的意義集思廣益的渠道顯示或組織的存在是重要的溝通方式2023/9/236會(huì)議的八大目的1開展有效的溝通傳遞資訊監(jiān)督員工和工作進(jìn)展達(dá)成協(xié)議、解決問題2023/9/237會(huì)議的八大目的2決策和資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)員工的士氣鞏固經(jīng)理人的地位2023/9/238會(huì)議的種類（按目的）固定的部門會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議宣布人事安排和政策的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)和批評的會(huì)議集思廣益的會(huì)議2023/9/239按方式電話網(wǎng)絡(luò)、視頻面對面2023/9/2310關(guān)于會(huì)議頻率的建議固定的部門會(huì)議建議1次/月全體的會(huì)議建議1次/半年處理突發(fā)事件的會(huì)議要避免頻繁一對一的會(huì)議可以隨時(shí)進(jìn)行2023/9/2311會(huì)議成本的計(jì)算18個(gè)人（部門經(jīng)理）準(zhǔn)備時(shí)間2小時(shí)出差差旅的時(shí)間共2天秘書的時(shí)間準(zhǔn)備最小4小時(shí)服務(wù)人員全程6小時(shí)410個(gè)小時(shí)2023/9/2312會(huì)議成本的計(jì)算2小時(shí)*每小時(shí)的薪水=時(shí)間成本會(huì)議成本：場地、器材、住宿、差旅、文件、餐飲效率損失：管理的，機(jī)會(huì)成本的，處理客戶投訴的，停產(chǎn)的2023/9/2313第二講

會(huì)議效率不高的原因及解決方案2023/9/23141、

會(huì)議效率不高的原因2、

如何進(jìn)行預(yù)防性管理3、

高效會(huì)議的八大特征4、會(huì)議規(guī)范2023/9/2315效率不高的原因1時(shí)間安排不合適地點(diǎn)安排不妥當(dāng)開會(huì)對象選擇的不得當(dāng)2023/9/2316效率不高的原因2主持人影響力不夠參會(huì)者技能不夠準(zhǔn)備工作不夠充分目的和結(jié)果不明確2023/9/2317預(yù)防管理時(shí)間安排不合適地點(diǎn)安排不妥當(dāng)開會(huì)對象選擇的不得當(dāng)主持人影響力不夠參會(huì)者要有傾聽的技能準(zhǔn)備工作不夠充分目的和結(jié)果不明確2023/9/2318高效會(huì)議的八大特征1只有必要時(shí)才召集經(jīng)過好好的籌備擬定和分發(fā)了議程表嚴(yán)格遵守了時(shí)間2023/9/2319高效會(huì)議的八大特征2一切都是按部就班的請了有經(jīng)驗(yàn)的人出席結(jié)束時(shí)作了評論和總結(jié)記錄了決議、建議和負(fù)責(zé)人2023/9/2320會(huì)議規(guī)范時(shí)間安排的規(guī)范固定的會(huì)議流程的規(guī)范“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”2023/9/2321會(huì)議規(guī)范1會(huì)議本身要遵守的規(guī)則參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席超過一小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知所有參會(huì)者都要有發(fā)言的心態(tài)會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束2023/9/2322會(huì)議規(guī)范26、負(fù)責(zé)人對會(huì)議決議是否達(dá)成負(fù)有直接責(zé)任7、要在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)8、要有人提出不同的意見9、會(huì)后要拿到書面的紀(jì)錄10、參會(huì)者要履行反饋職責(zé)11、邀請第三防監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量2023/9/2323自由發(fā)言：日常會(huì)議中效率不高的主要表現(xiàn)2023/9/2324第三講

開會(huì)前的準(zhǔn)備工作2023/9/23251、

引言2、

如何判斷是否需要開會(huì)3、

會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法4、

會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容5、

主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/2326不需要開會(huì)的情況已經(jīng)按慣例開過了的固定會(huì)議沒有要討論的特別的事情還有比開會(huì)更好的方法預(yù)算出會(huì)議的成本太大決策者已經(jīng)做出決策的事情2023/9/2327必須開會(huì)的情況把信息傳遞給許多人需要多人參與集思廣益需要聽取多部門的工作匯報(bào)需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評給小組或部門分配任務(wù)時(shí)2023/9/2328會(huì)議準(zhǔn)備的作用可以選擇合適的討論方式使參會(huì)者有討論的方向事先通知參會(huì)者有所準(zhǔn)備節(jié)省會(huì)議時(shí)間和成本2023/9/2329會(huì)議準(zhǔn)備的1H5W原則怎么開為什么開開什么樣的會(huì)何時(shí)開會(huì)誰來參加會(huì)議在那里開會(huì)2023/9/2330會(huì)議的準(zhǔn)備2023/9/2331核對單目的一定嗎形式時(shí)間地點(diǎn)主持人人數(shù)會(huì)場安排名單座位安排11、名簽12、交通工具13、住宿14、資料15、輔助器材16、流程表17、文具18、會(huì)場周邊位置圖19、是否要求與會(huì)者帶資料20、娛樂項(xiàng)目21、其他，民族的、媒體的等。2023/9/2332討論：我們的省級辦事處會(huì)議和推廣會(huì)議應(yīng)該怎樣開2023/9/2333主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃如何應(yīng)對爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析2023/9/2334第四講

成功會(huì)議的五種策略2023/9/2335如何作開場白2023/9/2336開場白的程序概括會(huì)議的程序提供跟討論有關(guān)的資訊規(guī)范會(huì)議的議程指定會(huì)議的記錄者征求對會(huì)議議程的意見2023/9/2337如何分配發(fā)言時(shí)間主持人占20%其他人80%只有80%的時(shí)間在開會(huì)15%的時(shí)間大家都不說話5%的時(shí)間是搶著發(fā)言2023/9/2338如何掌控會(huì)議進(jìn)度1、語言式2、非語言式2023/9/2339會(huì)議決策類型權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策無異議決策2023/9/2340達(dá)成團(tuán)隊(duì)決策的方法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法易地思考法思路轉(zhuǎn)換法2023/9/23411、

引言2、

如何做開場白3、

如何分配發(fā)言時(shí)間4、

如何掌握議事進(jìn)度5、

如何達(dá)成會(huì)議決策2023/9/2342第五講

會(huì)議中的溝通與反饋技巧2023/9/23431、

引言2、

會(huì)議中的溝通技巧3、

會(huì)議中的反饋技巧2023/9/2344溝通漏斗你心里想的100%你口里說的80%別人聽到的60%別人聽懂的40%別人行動(dòng)的20%2023/9/2345溝通的定義為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體間或者群體間傳遞并達(dá)成共識的過程。2023/9/2346有效溝通的原則明確的溝通目標(biāo)明確的時(shí)間限制充分做好準(zhǔn)備工作要重視每一個(gè)環(huán)節(jié)要積極努力的傾聽雙方努力達(dá)成目標(biāo)2023/9/2347建立信任的方法找出雙方的共同點(diǎn)適當(dāng)展示能力和水平適當(dāng)暴露薄弱的地方建立信任2023/9/2348會(huì)議中的反饋技巧批評三部曲：表揚(yáng)特定的成就找出做的不好的地方以肯定和支持結(jié)束2023/9/2349第六講

主持人的會(huì)議管理技巧2023/9/23501、

傾聽技巧2、

講話技巧3、

情景模擬2023/9/2351傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望，全神貫注的理解說話者的內(nèi)容，跟他一起去體驗(yàn)感受這個(gè)過程。2023/9/2352傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事2023/9/2353傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)作記錄2023/9/2354展示心理感受我也有你的經(jīng)歷如果是我，我的感覺跟你是一樣的2023/9/2355傾聽的誤區(qū)別人講是想自己的事情和自己的觀點(diǎn)比較打斷別人為正在說的人草草結(jié)束挑著聽想盡快得到結(jié)論走神2023/9/2356講話的技巧1展示Presenting探尋Probing評論Commenting建立Building測試Testing總結(jié)Summarizing排除Shoutingout2023/9/2357測試Testing總結(jié)Summarizing排除Shoutingout引進(jìn)Brining建議Proposing講話的技巧22023/9/2358第七講

如何對待會(huì)議中的意外情況2023/9/2359不同類型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對方法1、“蟬”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法2、“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法3、“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法4、“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法5、“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法6、情景模擬2023/9/2360“蟬”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法癥狀：講故事（和主題無關(guān)）講了很久才能進(jìn)入主題講得太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的觀點(diǎn)2023/9/2361辦法搖頭微笑手勢總結(jié)動(dòng)作2023/9/2362“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法癥狀有攻擊別人的傾向給予消極否定意見2023/9/2363辦法非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法2023/9/2364“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法癥狀防衛(wèi)性特別強(qiáng)，心里有堵墻不能站在別人的立場上想問題過于敏感2023/9/2365方法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)2023/9/2366“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的方法2023/9/2367方法肯定它的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序2023/9/2368“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法癥狀：做別的事小團(tuán)體討論經(jīng)常打電話經(jīng)常打瞌睡其他的方式2023/9/2369方法：強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默2023/9/2370第八講

主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任2023/9/23711、

主持人的守則與責(zé)任2、

參會(huì)者的守則與責(zé)任3、

主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議2023/9/2372主持人的守則與責(zé)任1營造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行負(fù)責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去解釋2023/9/2373主持人的守則與責(zé)任2幫助參會(huì)者整理思路避免會(huì)中意見向一邊倒減少和議題無關(guān)的爭論要保持中立的態(tài)度2023/9/2374主持人調(diào)停失敗的原因1聽完陳述后就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄指出雙方都有錯(cuò)誤2023/9/2375主持人調(diào)停失敗的原因2縮小問題的嚴(yán)重性引導(dǎo)雙方攻擊自己建議舉行其他主持人會(huì)議表達(dá)出自己不愉快的情緒2023/9/2376參會(huì)者的十大守則1會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中貢獻(xiàn)創(chuàng)意意見以解決問題為己任摒除部門之見盡可能的獲得信息2023/9/2377參會(huì)者的十大守則2耐心傾聽,尊重他人的意見勇于發(fā)言,言之有物不隱惡揚(yáng)善,不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)2023/9/2378主持人和與會(huì)者如何達(dá)成協(xié)議決斷不決斷不合作合作回避協(xié)作競爭(暴力)遷就(適應(yīng))沖突的二維模型2023/9/2379處理沖突的類型暴力型遷就型回避型協(xié)作型妥協(xié)型2023/9/2380第九講

會(huì)議記錄2023/9/23811、

記錄者功能和勝任條件2、

對會(huì)議記錄的十大建議3、

團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)2023/9/2382記錄者功能和勝任條件功能僅次于主持人記錄及維持會(huì)議程序所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納2023/9/2383勝任條件反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力強(qiáng)組織能力強(qiáng)的人傾聽能力強(qiáng)的人總結(jié)能力強(qiáng)的人2023/9/2384對會(huì)議記錄的十大建議1重要的會(huì)議應(yīng)該錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議制定會(huì)議記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面2023/9/2385團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠團(tuán)體思維團(tuán)體極化2023/9/2386對會(huì)議記錄的十大建議2會(huì)議內(nèi)容全面準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)由組織的整理與主席共同糾正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者2023/9/2387第十講

會(huì)后跟進(jìn)2023/9/23881、

引言2、

參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)3、

主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)4、

會(huì)后自我評定5、

如何提高下次會(huì)議質(zhì)量2023/9/2389參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始2023/9/2390主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)請大家填寫會(huì)議評估表針對意見提出改進(jìn)措施詢問和連洛缺席的同志制定跟進(jìn)計(jì)劃，進(jìn)行跟進(jìn)如果需要，