采購管理和應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

第七章采購及應(yīng)付款核實(shí)與管理子系統(tǒng)第1頁第一節(jié)采購與應(yīng)付款子系統(tǒng)概述采購與付款子系統(tǒng)組成方式1.兩個獨(dú)立子系統(tǒng)；合成為一個子系統(tǒng)；2.一體化系統(tǒng)中兩個子系統(tǒng)；3.ERP環(huán)境下方式。第2頁改革傳統(tǒng)物料采購西方制造業(yè)：70-80年代物料需求計(jì)劃MRP—P28按物料需求確定，而非按存貨采購計(jì)劃第3頁從ERP發(fā)展四個階段看采購與應(yīng)付款管理改進(jìn)1.MRP階段--物料需求計(jì)劃何時采購、采購什么、采購多少2.閉環(huán)MRP階段處理對MRP不能對采購計(jì)劃執(zhí)行和生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)行跟蹤問題。第4頁3.MRPⅡ--制造資源計(jì)劃MRPⅡ：處理閉環(huán)MRP沒有將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)同時問題。實(shí)現(xiàn)了采購與應(yīng)付款管理一體化管理。實(shí)現(xiàn)采購與應(yīng)付款業(yè)務(wù)信息向會計(jì)系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換、實(shí)時傳遞。第5頁4.ERP階段MRPⅡERPMRPⅡ基于供給鏈ERP企業(yè)內(nèi)部ERP采購物料逐步趨于零庫存第6頁ERP中采購與應(yīng)付集成與協(xié)同

庫存管理銷售管理存貨核實(shí)應(yīng)收系統(tǒng)采購管理應(yīng)付系統(tǒng)采購申請總賬系統(tǒng)發(fā)票憑證憑證客戶訂單財(cái)務(wù)子系統(tǒng)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)入庫單生產(chǎn)制造第7頁一、采購與應(yīng)付款系統(tǒng)主要目標(biāo)及時完成訂貨管理。采購日常業(yè)務(wù)處理。應(yīng)付賬款核實(shí)與管理：及時還款，降低信用成本。供給商管理。完成采購分析、采購統(tǒng)計(jì)。

建立各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞通道。第8頁二、采購與應(yīng)付款子系統(tǒng)特點(diǎn)與其它子系統(tǒng)聯(lián)絡(luò)廣泛數(shù)據(jù)存放量大數(shù)據(jù)改變頻繁管理要求高第9頁三、采購與應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程ERP扁平化管理與傳統(tǒng)采購區(qū)分ERP：物料需求MRP與MRPⅡ傳統(tǒng)采購：計(jì)劃、審批、監(jiān)督第10頁EDI--電子數(shù)據(jù)交換是一個在企業(yè)（企業(yè)）之間傳輸訂單、發(fā)票等作業(yè)文件電子化伎倆。

EDI經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)將海關(guān)、企業(yè)、稅務(wù)、銀行等各個行業(yè)信息,用一個國際公認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與處理，并完成以貿(mào)易為中心全部過程。電子數(shù)據(jù)交換(EDI)在世界各地發(fā)展與應(yīng)用普遍成熟。第11頁(一)手工采購與應(yīng)付系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程p219圖7-1方法：主要依靠單據(jù)傳遞與審核第12頁(二)計(jì)算機(jī)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程

P220圖7-2、7-3請購到貨第13頁計(jì)算機(jī)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程處理請購單。編制采購訂單。入庫處理。發(fā)票處理。采購結(jié)算。付款處理。賬表輸出。

第14頁(三)計(jì)算機(jī)與手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)區(qū)分

1．計(jì)算機(jī)條件下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享和及時傳遞

2．計(jì)算機(jī)條件下確保數(shù)據(jù)一致性和工作高效性。3．計(jì)算機(jī)條件下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力。采購統(tǒng)計(jì)表、入庫統(tǒng)計(jì)表、暫估統(tǒng)計(jì)表、在途統(tǒng)計(jì)表、采購資金分析表、采購貨齡分析表、應(yīng)付賬款賬齡分析表等等。

第15頁(三)計(jì)算機(jī)與手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)區(qū)分

4．計(jì)算機(jī)條件下使得無紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能。伴隨INTERNET和EDI廣泛使用，無紙采購系統(tǒng)成為可能；無紙付款系統(tǒng)成為可能。第16頁四、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)任務(wù)1．對采購訂單進(jìn)行財(cái)務(wù)審核2．處理采購發(fā)票，完成采購成本核實(shí)3．產(chǎn)生付款結(jié)算憑單，完成付款業(yè)務(wù)4．對在途材料進(jìn)行分析，對那些已付款而久未到貨供給商發(fā)出催貨函進(jìn)行查詢5．對應(yīng)付賬款賬齡進(jìn)行分析6．對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行分析第17頁會計(jì)準(zhǔn)則--在途物資核實(shí)1401“材料采購”科目：采取計(jì)劃成本企業(yè)采取。(會計(jì)制度--物資采購）1402“在途物資”科目：采取實(shí)際成本企業(yè)采取。未入庫：借記“在途物資”，貸記“應(yīng)付賬款”、“銀行存款”科目驗(yàn)收入庫：借記“原材料”，貸記“在途物資”第18頁第二節(jié)采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)功效結(jié)構(gòu)p223圖7-3采購與應(yīng)付采購初始設(shè)置采購申請管理采購結(jié)算應(yīng)付款管理采購訂單管理采購收貨入庫賬表輸出采購?fù)素浱幚淼?9頁第三節(jié)采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)一、采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼材料代碼設(shè)計(jì)通常采取群碼方案×××××××××大類中類小類規(guī)格供給商代碼設(shè)計(jì)通常也是采取群碼方式?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢链髤^(qū)號省號市縣號供給商序號第20頁二、采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫文件設(shè)計(jì)本系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)文件有：請購單文件、供給商檔案文件、材料市價(jià)文件、采購訂單文件、發(fā)票文件、付款結(jié)算憑單文件、采購執(zhí)行文件。

第21頁供給商檔案錄入界面第22頁第23頁第四節(jié)采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)初始設(shè)置-p230圖7-4~8一、供給商檔案設(shè)置二、采購類型設(shè)置三、結(jié)算方式設(shè)置四、付款條件設(shè)置五、期初余額設(shè)置第24頁第五節(jié)采購與入庫管理一、采購價(jià)格管理

提供采購價(jià)格管理屏幕增加供給商采購價(jià)格信息手工輸入網(wǎng)上獲取第25頁二、處理請購單處理請購單模塊功效包含：錄入請購單自動獲取請購單審核請購單第26頁三、選擇供給商

在沒有評價(jià)體系之前，供給商選擇經(jīng)常受到人主觀意識影響，選擇供給商通常要求含有較高專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然，選擇供給商，并不能以價(jià)格作為唯一選擇依據(jù)，所以，很多企業(yè)采取了先進(jìn)供給商模型，經(jīng)過系統(tǒng)自動排名，為企業(yè)提供合理供給商選擇依據(jù)。第27頁選擇供給商基本原理自動生成供給商排名供給商評價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置第28頁四、采購訂單管理第29頁五、采購入庫處理(一)采購入庫類型采購入庫單是依據(jù)采購到貨簽收實(shí)收數(shù)量填制單據(jù)。按進(jìn)出倉庫方向劃分為，入庫單、退貨單；(二)采購入庫單錄入方式直接錄入或依據(jù)訂單生成第30頁第六節(jié)采購發(fā)票、采購結(jié)算與應(yīng)付款處理一、采購發(fā)票編制錄入電子發(fā)票并存放到數(shù)據(jù)庫中第31頁二、采購結(jié)算采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過采購發(fā)票和倉庫確認(rèn)入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購成本。計(jì)算機(jī)方式采購結(jié)算電子結(jié)算+發(fā)票送達(dá)第32頁三、應(yīng)付款處理(一)準(zhǔn)備付款通知書(二)付款1．自動付款。有些先進(jìn)應(yīng)付處理模塊依據(jù)付款準(zhǔn)備通知書文件，經(jīng)過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬，并生成付款憑證。2．普通付款。出納接到準(zhǔn)備付款通知書，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證。第33頁四、采購、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化策略1.定義憑證模板2.自動轉(zhuǎn)賬第34頁第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析

采購明細(xì)表—聯(lián)查結(jié)算明細(xì)表應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)分析第35頁

采購賬簿（全部采購業(yè)務(wù)）第36頁本章實(shí)踐與思索做采購試驗(yàn)賬套備份后不能引入問題處理用光盤800賬套第37頁采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)掌握流程熟練業(yè)務(wù)第38頁小型ERP結(jié)構(gòu)舉例

庫存管理銷售管理決議支持財(cái)務(wù)分析報(bào)表存貨