中小企業(yè)管理制度-物資采購、供應(yīng)商管理手冊

集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件1XX內(nèi)控體系制度匯編時(shí)間：二〇二二年八月十五日物資選購、供給商治理手冊集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件--1-第一條物資選購、供給商治理體系的編訂目的：5R〔Righttime(Rightprice)，向最適當(dāng)?shù)墓┙o商(Rightplace)，購置品質(zhì)最正確(Rightquality)、最恰當(dāng)數(shù)量(Rightquantity)的原料、輔料、行政辦公用品、設(shè)備、備品備件或效勞，特制訂本手冊。本制度適用于XX各部門。選好供給商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨、收取發(fā)票、付款的過程。監(jiān)視活動。倉儲治理

選購需求選購的決策

選購的監(jiān)視選購活動的示意圖〔技術(shù)部、生產(chǎn)部等、選購部負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、公司高管、審計(jì)人員〔具有拒絕權(quán)〕〔現(xiàn)在由財(cái)務(wù)部替代、總經(jīng)辦選購的支持：財(cái)務(wù)部、倉儲部、質(zhì)檢部、技術(shù)部選購部經(jīng)理選購部作為原材料、設(shè)備選購和供給商治理的組織者，部門的組織構(gòu)造如下：選購部經(jīng)理戰(zhàn)操小采略作批購采采量統(tǒng)購購物計(jì)崗崗資崗采購選購部的職責(zé)：物資選購負(fù)責(zé)原材料、關(guān)心材料、設(shè)備和設(shè)備備件的選購組織工作負(fù)責(zé)外協(xié)、外購產(chǎn)品的選點(diǎn)、談判、選購、合同簽訂等工作準(zhǔn)時(shí)跟催供給商的到貨發(fā)票，核對發(fā)票中的數(shù)量、單價(jià)工作負(fù)責(zé)幫助倉庫完成物資的入庫及相關(guān)手續(xù)的辦理合同治理負(fù)責(zé)組織合同評審工作負(fù)責(zé)依據(jù)公司合同治理規(guī)定，向有關(guān)部門報(bào)送、備案正式簽訂、生效的合同生的重大問題，提出解決方案建議負(fù)責(zé)存檔治理工作，對合同的到貨、付款狀況等進(jìn)展整理、統(tǒng)計(jì)、填寫報(bào)表等工作供給商治理負(fù)責(zé)建立和治理供給商檔案，準(zhǔn)時(shí)更供給商的資料儲藏潛在的供給商資訊，培育供給商隊(duì)伍牽頭開展供給商資信、力量調(diào)查，定期組織等級評估，實(shí)行差異化治理供給商賜予適當(dāng)?shù)木?、懲罰甚至去除供給商隊(duì)伍部門的日常行政治理、員工培育行政部固定資產(chǎn)治理崗作為行政辦公用品選購和供給商治理的組織者。是計(jì)算機(jī)效勞、攝影效勞選購組織者。選購適用范圍料是在產(chǎn)品的制造本錢中，所占比例最高的工程。硅料五金電子元件組件材料輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。銀漿鋁漿組件輔料設(shè)備與備品備件：用于生產(chǎn)和科研的設(shè)備、工具和備品備件。行政辦公用品：辦公用品日常生活用品效勞、審計(jì)效勞、計(jì)算機(jī)維護(hù)、攝影效勞等。供給商治理的目的：為了解供給商之制造力量、品管功能，確認(rèn)其是否有供給任務(wù)。--4-集團(tuán)公司 內(nèi)控體系文件法。環(huán)節(jié)嚴(yán)密協(xié)作。一、選購需求部門的劃分各項(xiàng)材料的選購需求部門如下：(一)生產(chǎn)用料：生產(chǎn)部(二)樣品材料：技術(shù)部(三)其他材料：設(shè)備與備品備件：設(shè)備治理部門求單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及留意事項(xiàng)經(jīng)部門主管審核后依選購需求決策權(quán)限注明并編號“選購需求單〔1”送選購部門。(二)求單附表，一單多品方式，提出選購需求。(三)并加蓋“緊急選購”章，以急件遞送。(四)材料檢驗(yàn)須質(zhì)檢部參與，選購需求部門應(yīng)于“選購需求單”上注明“質(zhì)量檢三、行政辦公用品選購需求單的開立、遞送庫存狀況，填制“行政用品、費(fèi)用申請單〔2”提出選購需求。以下行政物品免開選購需求單，但需填寫“行政辦公用品、費(fèi)用登記表〔附件并計(jì)入相關(guān)申請部門的費(fèi)用范圍內(nèi)，如在外地不能填寫，其列舉如下：賀、奠用物品：花圈、花籃、禮物等。招待用品：飲料、水果、香煙等。筆、紙張、書報(bào)(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。打字、刻印、報(bào)表等。集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件集團(tuán)公司內(nèi)控體系文件--11-四、選購需求決策權(quán)限原輔料：選購需求金額預(yù)估在0.5萬元以內(nèi)者，由選購員負(fù)責(zé)擬定決策，審計(jì)部審核、選購部門經(jīng)理決策。0.510萬元者，由審計(jì)部審核、選購部門經(jīng)理和選購部主管副總決策。10萬元以上者，由審計(jì)部審核、選購部門經(jīng)理、主管副總和總經(jīng)理決策。設(shè)備選購：2000元以下者，由使用部門提交建議和“選購需求清務(wù)決策，最終綜合確定。20001萬元者，由設(shè)備使用部門供給建議和“選購使用部門、選購部和生產(chǎn)運(yùn)營副總決策。1由設(shè)備或技術(shù)部門供給技術(shù)決策，審計(jì)部、生產(chǎn)部、選購部和生產(chǎn)運(yùn)營副總和總經(jīng)理共同決策〔50萬以上，承受招標(biāo)的方式選購。備品備件選購：2000元以下者，由使用部門提交建議和“選購需求清〔質(zhì)檢部使用的設(shè)備為質(zhì)檢部。下同〕組織選購，設(shè)備或技術(shù)部門決策，審計(jì)部審核最終綜合確定。20001萬元者，由設(shè)備使用部門供給建議和“選購備使用部門和生產(chǎn)運(yùn)營副總決策。1選購部組織選購，由設(shè)備或技術(shù)部門供給技術(shù)決策，審計(jì)部、生產(chǎn)部和生產(chǎn)運(yùn)營副總和總經(jīng)理共同決策〔50萬以上，承受招標(biāo)的方式選購。行政辦公用品：選購需求金額預(yù)估在2000元以下者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理20001萬元者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理崗供給“行政用品、費(fèi)用申請單終審批。1萬元以上者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理崗供給“行政用品、費(fèi)用申請單最終審批。效勞選購：效勞選購需求金額預(yù)估在5000元以下者，由使用部門供給“效勞、費(fèi)用申500010萬元者，由使用部門供給“效勞、費(fèi)用申10萬元以上者，由使用部門供給“行政用品、費(fèi)用申五、選購需求申請的撤銷)選購需求申請的撤銷應(yīng)馬上由原選購需求部門通知選購部門停頓選購，同時(shí)于“選購需求單”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷緣由。(二)選購部門辦妥撤銷后，依以下規(guī)定辦理：選購部門于原選購需求單加蓋“撤銷”章后，送回原選購需求部門。物料治理部門據(jù)以將原選購需求單退回原選購需求部門。第九條選購一、選購部門的劃分(一)一般選購：依據(jù)具體分工，由具體的負(fù)責(zé)選購崗位〔如選購部的操作選購崗、行政部的固定資產(chǎn)治理崗〕組織辦理。(二)總經(jīng)理或相關(guān)部門經(jīng)理對于重要材料的選購，可直接與供給商或代理協(xié)商作業(yè)。二、選購作業(yè)方式嚴(yán)格依據(jù)流程執(zhí)行。選購嚴(yán)格原輔料選購將嚴(yán)格依據(jù)ABC分類的方法，A類供給商供給為關(guān)鍵物料，價(jià)格高，使用頻繁，B類供給商供給使用較多，但是價(jià)格不〔ABC分。A類產(chǎn)品承受戰(zhàn)略選購、操作性選購流程、B、C設(shè)備、備品備件和效勞的選購都嚴(yán)格承受相對應(yīng)的流程。有利的方式進(jìn)展選購：可核定材料工程，通知各選購需求部門依打算提出選購需求，選購部門定期集中組織辦理選購。(二)長期報(bào)價(jià)選購：凡常常性使用，且使用量較大宗的材料，選購部門應(yīng)事先三、選購作業(yè)處理期限限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)馬上修正。四、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)(一)選購經(jīng)辦人員接獲“選購需求單”后應(yīng)依選購需求申請的緩急，并參考市(二)假設(shè)廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與選購需求材料規(guī)格略有不同或?qū)偬娲闷氛?，選購經(jīng)用部門或選購需求部門簽留意見后注明于選購打算中。(三)屬于買賣慣例超交者(如最低選購量超過選購需求量)，選購經(jīng)辦人員于議中。(四)對于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以和等聯(lián)絡(luò)方式向廠協(xié)商價(jià)。(五)選購部門接到選購需求部門以聯(lián)絡(luò)的緊急選購案件，部門經(jīng)理應(yīng)馬上(六)“原材料需檢驗(yàn)”的選購條件，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“選購需求單”注明與五、選購決策(一)選購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于“選購需求單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂注明選購打算。(二)選購決策權(quán)限：選購類別金額范圍經(jīng)辦中間決策最終審批原輔料0.5萬及以內(nèi)選購員審計(jì)審核選購部經(jīng)理0.510萬選購經(jīng)理運(yùn)營總監(jiān)10萬以上總經(jīng)理設(shè)備2000元以下選購員技術(shù)決策、審計(jì)員選購部經(jīng)理20001萬元運(yùn)營總監(jiān)1萬元以上技術(shù)決策、選購經(jīng)理、運(yùn)營總監(jiān)總經(jīng)理備品備件2000元以下設(shè)備使用員員設(shè)備部門經(jīng)理20001萬元設(shè)備使用員員運(yùn)營總監(jiān)1萬元以上監(jiān)總經(jīng)理2000元以內(nèi)固定資產(chǎn)治理審計(jì)員行政部經(jīng)理用品20001萬元固定資產(chǎn)治理行政總監(jiān)1萬元以上審計(jì)員監(jiān)總經(jīng)理效勞選購5000元以內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審計(jì)員部門經(jīng)理500010萬元相關(guān)業(yè)務(wù)部門審計(jì)員、部門經(jīng)理總監(jiān)10萬元以上審計(jì)員部門經(jīng)理、總監(jiān)總經(jīng)理六、訂購(一)選購經(jīng)辦人員接到經(jīng)決策的“選購需求單”后應(yīng)以“選購合同”形式向廠商訂購，并以或確定交貨(到貨)日期，同時(shí)要求供給商于“送貨單”上注〔可不含價(jià)格信息〕一份，如需質(zhì)檢的，還應(yīng)給質(zhì)檢部一份〔可不含價(jià)格信息。(二)假設(shè)屬分批交貨者，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“選購合同”上加蓋“分批交貨”章以資識別。(三)但凡，先付款，后開發(fā)票的供給商，由選購經(jīng)辦人員使用暫借款選購，應(yīng)部加蓋“貨和發(fā)票兩訖”章。七、進(jìn)度掌握及事務(wù)聯(lián)系(一)選購部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“選購進(jìn)度掌握表”掌握選購作業(yè)進(jìn)度。(二)選購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度特別反響單”并注明“特別緣由”及“預(yù)定完成日期需求部門意見擬訂對策處理。八、整理付款(其)送選購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核審后送會計(jì)部門。(二)選購材料須待檢驗(yàn)者，其訂立合同局部，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同局部，依選購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。(三)短交應(yīng)補(bǔ)足者，選購需求部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)展整理付款。(四)超交應(yīng)逐級審批，最終經(jīng)運(yùn)營總監(jiān)核示才可以依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)展整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。九、價(jià)格復(fù)核與市場行情資料供給(一)選購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為選購及價(jià)格審核的參考，具體見供給商治理信息治理制度要求。(二)選購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的工程，供給市場行情資料，作為材料存量治理及決策價(jià)格的參考。十、質(zhì)量復(fù)核選購單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗(yàn))等。十一、特別處理處理表”(或附報(bào)告資料)，通知有關(guān)部門處理。選購材料須予退貨或退換時(shí)，選購部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知供給商。選購部門負(fù)責(zé)不良品退貨事宜。第三章供給商治理第十條供給商治理的目的和活動動應(yīng)當(dāng)包含以下活動：供給商信息收集供給商信息收集根本資料完善合作不是供給商調(diào)查評估合格不合格ABC供給商名選購交貨實(shí)施輔導(dǎo)需輔導(dǎo)評估不合格淘汰合格賜予嘉獎/戰(zhàn)略合作供給商治理活動示意圖構(gòu)成，幫助供給商改進(jìn)流程，降低營運(yùn)本錢，從而進(jìn)一步降低的選購本錢。第十一條：供給商治理的方針ABC三類，A類供給商供給為關(guān)鍵物料，價(jià)格高，使用頻繁，B類供給商供給使用較多，但是價(jià)格不高物料，C類供給商供給使用較少，價(jià)格相2、承受全面的科學(xué)的供給商選定和評價(jià)流程，與成熟的供給商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。分類選購特征供給商治理選購人員安排A類單一的選購金額大原則上每一種A類原料可單最優(yōu)秀的選購核心產(chǎn)品的選購簡單獨(dú)設(shè)立一名選購崗位，進(jìn)展員度高特地治理杠桿類產(chǎn)品的對選購人員的行業(yè)知每周提交一次價(jià)格信息和行選購經(jīng)理可兼識、技術(shù)學(xué)問和市場業(yè)信息，對將來價(jià)格波動趨B類或閱歷要求高勢進(jìn)展分析C類產(chǎn)品物料本錢是選購掌握每月對供給商進(jìn)展預(yù)評估一依據(jù)品種進(jìn)展的重點(diǎn)次，每季度對供給商進(jìn)展全相應(yīng)的合并面評估一次，對于成熟的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系B類小每月提交一次價(jià)格信息和行業(yè)信息，對將來價(jià)格波動趨每個(gè)選購員可3~4種除瓶頸產(chǎn)品之外，采勢進(jìn)展分析甚至更多物料購的簡單度較低每個(gè)季度對供給商進(jìn)展預(yù)評的選購對選購人員的要求一估一次，每半年對供給商進(jìn)依據(jù)品種的相般行全面評估一次，對于成熟的供給商建立戰(zhàn)略合作伙伴C類產(chǎn)品關(guān)系的選購C類單一物料的選購金額每月提交一次價(jià)格信息和行格外小業(yè)信息選購員可以擔(dān)選購風(fēng)險(xiǎn)低每年對供給商進(jìn)展全面評估任多種物料的標(biāo)準(zhǔn)化的程度較高一次選購實(shí)行簡潔的流程方案品種相關(guān)性要求較低第十二條供給商開發(fā)與調(diào)查一、供給商開發(fā)高質(zhì)量的選購，離不開高質(zhì)量的供給商的開發(fā)。選購員應(yīng)當(dāng)依據(jù)將來進(jìn)展的需要，不斷地開發(fā)高質(zhì)量的供給商。具體供給商開發(fā)程序如下：1〕供給商信息收集；2〕提出供給商調(diào)查申請。二、供給商調(diào)查評估商之各項(xiàng)治理力量，以確定其可否列為合格供給商名列。供給商。為本公司之供給商。C類物料供給商在同等條件下，經(jīng)過調(diào)查的程序的供給商優(yōu)先選用。1、價(jià)格評估用、估價(jià)方法、付款方式。2、技術(shù)評估〔或工藝部〕依以下因素作評估：技術(shù)水準(zhǔn)、技術(shù)資料治理、設(shè)備狀況、工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3、品質(zhì)評估標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)之方法與記錄、訂正與預(yù)防措施。4、生產(chǎn)部評估及最長之交貨期限、進(jìn)度掌握方法、特別排解力量。三、供給商復(fù)查規(guī)定復(fù)查不合格之供給商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不行列入次年合格供給商之列。假設(shè)供給商之交期、品質(zhì)、價(jià)格或效勞產(chǎn)生重大變異時(shí)，可于一年中，隨時(shí)對供給商作必要之復(fù)查。[附件]《供給商根本資料》[附件]供給商調(diào)查表》[附件]《供給商根本資料》廠商編號： 年 月 日名 稱傳真

地 址 法 人電 話E-mail 網(wǎng)址資本額 萬元建廠登記日期 年 日營業(yè)執(zhí)照

名稱

廠牌規(guī)購入時(shí)購入成性能格 間 本往來銀行司開頭往來時(shí)間停頓往來時(shí)間協(xié)力工廠數(shù)率平均月營業(yè)額

機(jī)器設(shè)備職能人數(shù)干部員工大學(xué)

高中以平均稱商料來源

員 數(shù) 數(shù) 上 月薪工名稱 比例 名稱 比例 名稱 比例 名稱 比例主要產(chǎn)品

主要客戶確認(rèn)： [附件]《供給商問卷調(diào)查表》供給商名稱： 年 月 日工程 調(diào)查工程內(nèi)容開發(fā)部門樣品確認(rèn)流程是否了解？

了解程度狀況□了解 □不了解 面溝通了解材料零2．您對本公司開發(fā)部門認(rèn)定之材料交貨依□了解 □不了解 □懇求當(dāng)面溝以作后續(xù)品質(zhì)治理之用？溝通了解了解？□不了解□懇求當(dāng)面溝2．以作后續(xù)品質(zhì)治理之用？溝通了解了解？□不了解□懇求當(dāng)面溝2．3．收同

1．貴公司目前產(chǎn)量足以應(yīng)付本公司需求 □可以 □不行以 彌補(bǔ)嗎？2．3．程

？2．3．

□了解 □不了解 當(dāng)面溝通了解您對質(zhì)檢有疑問時(shí)，會主動找哪一部門□質(zhì)檢 □技術(shù) □選購 □總售后服或主管？ 經(jīng)理務(wù) 2．3．您對本公司的建議事項(xiàng)項(xiàng)【注】本表由供給商填寫。供給商編號供給商名稱調(diào)查時(shí)間供給商編號供給商名稱調(diào)查時(shí)間第幾次調(diào)查調(diào)查評估工程得分評分說明調(diào)查評估者備注1．原料價(jià)格價(jià)格評估2．加工費(fèi)用估價(jià)方法付款方式1．技術(shù)水準(zhǔn)技術(shù)評估2．資料治理設(shè)備狀況工藝流程5．作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1．品管組織體系品質(zhì)評估2．品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)方法記錄訂正預(yù)防措施1．生產(chǎn)打算體系生產(chǎn)評估2．交期掌握力量3．進(jìn)度掌握力量4．特別排解力量合 計(jì)第十三條供給商評估為標(biāo)準(zhǔn)對合格供給商之日常評估，使供給商治理更合理、公正，需定期對供給AB一、評估工程供給商交貨實(shí)績之評估工程及分?jǐn)?shù)比例如下〔100：質(zhì)量評估：4025：20：151．質(zhì)量評估計(jì)算：進(jìn)料批次合格率=〔/總交驗(yàn)批數(shù)〕×100%評分：40×進(jìn)料批次合格率2.價(jià)格評估價(jià)格公正合理，定期快速報(bào)價(jià)：25價(jià)格略微偏高，定期報(bào)價(jià)緩慢：8價(jià)格甚不合理或報(bào)價(jià)格外低效：0交貨期評估201~223~4570平均，得出該月的交期評估得分。效勞評估埋怨處理評分誠意改善：5置之不理：0退貨交換行動評分按期更換：5其他評估1二、評估方法預(yù)評估一次，每半年評估一次，C每半年平均一次廠商得分，計(jì)算方式為：/三、評估分級供給商評估等級劃分如下：90.1~100均得分80.1~90分者為良好