秘書日常事務(wù)工作接待工作

秘書日常事務(wù)工作

接待工作接待工作，是指組織在對內(nèi)、對外的聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。接待工作既是組織整個聯(lián)絡(luò)工作中的一個重要的組成局部，也是秘書工作的一個重要內(nèi)容。從不同的角度來看，接待工作可分為假設(shè)干類型：從接待對象的國別來看，有內(nèi)賓接待和外賓接待。從接待的組織關(guān)系來看，有上級來訪接待、下級來訪接待、平級來訪接待和公眾來訪接待。從來訪目的來看，有視察、檢查接待，參觀、考察接待、一般的事務(wù)接待、會議接待等。從接待對象是否預(yù)約來看，那么可分為有約接待和無約接待。從來賓人數(shù)來看，有團(tuán)體接待和個體接待。從接待規(guī)格來看，有日常一般性接待和高規(guī)格接待。一、日常一般性個體接待日常一般性個體接待幾乎是秘書每天都必須要面對的。處理日常一般性個體接待，無須制訂具體的接待方案，只需有禮有序地接待便可。一般來說，日常一般性個體接待又有有約接待和無約接待之分。㈠有約接待約見對象就約見的有關(guān)事宜預(yù)先有了約定，秘書接待依約而來的來賓，稱有約接待。在有約接待中，秘書一定要做好充分的準(zhǔn)備，使接待有禮有序地進(jìn)行。1.事先準(zhǔn)備一般來說，對預(yù)先約好的客人，在約見前夕便要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備：如適時提醒領(lǐng)導(dǎo)，做好接待室的衛(wèi)生和布置以及相關(guān)的其他準(zhǔn)備工作。如果有必要，還要跟對方予以確認(rèn)，保證約見按方案順利進(jìn)行。2.熱情待客對依約前來的客人，秘書應(yīng)立即停下手頭上的工作，禮貌而熱情地起身招呼客人。如果來賓進(jìn)入辦公室時，秘書正在接打，這時，秘書也應(yīng)先以目光或手勢向來賓示意，然后迅速結(jié)束，招待來賓。招呼后，秘書應(yīng)或及時用適當(dāng)方式把來賓來訪信息通知領(lǐng)導(dǎo)，或直接把來賓引到接待地點(diǎn)，而不能讓來賓久等。3.禮貌引導(dǎo)迎接來賓后，應(yīng)妥善地把來賓引導(dǎo)到事先安排好的領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室或其他接待場所。引導(dǎo)來賓途中，秘書應(yīng)配合來賓的步調(diào)，在來賓左前方稍前處引導(dǎo)。到達(dá)接待場所，應(yīng)為來賓推拉門，面對來賓，請來賓先入內(nèi)。進(jìn)入接待場所后，秘書應(yīng)為初次來訪的來賓和領(lǐng)導(dǎo)作介紹，然后將來賓引領(lǐng)入座。

座次的安排，一般是采用“面門定位〞法，即以面對大門為參照物，座次的上下是“先遠(yuǎn)后近；如果與門等距離，按照國際慣例是“以右為尊〞，即主人把來賓安排在其右側(cè)。假設(shè)來賓是內(nèi)賓，有時也可以按照我國“以左為尊〞的傳統(tǒng)來排列座位。4.妥善處理來賓依約前來，而領(lǐng)導(dǎo)還在與前一位賓客會談，這時，可禮貌地先招呼來賓稍作等候。來賓依約前來，領(lǐng)導(dǎo)卻因急事外出或非外出不可，而又來不及及時通知來賓，秘書應(yīng)代表領(lǐng)導(dǎo)對來賓誠懇地說明情況，表示歉意，請求諒解，并及時采取措施予以補(bǔ)救處理。5.適時告退一般情況下，在領(lǐng)導(dǎo)和來賓入座后，秘書要端上茶水、飲料，然后，便應(yīng)適時告退了。退出接待室關(guān)門時不要背對來賓，應(yīng)以正面倒走方式退出。在領(lǐng)導(dǎo)和來賓會談時，秘書應(yīng)在適當(dāng)時候添加茶水、飲料。㈡無約接待來訪賓客事先沒有約定而臨時來訪，這種接待稱無約接待。對于臨時來訪的來賓，秘書不能“有求必應(yīng)〞，但又不能無禮怠慢。1.了解來賓的身份及來意

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作大都是按方案進(jìn)行的，不速之客的到來可能會使既定方案受到干擾。對于不速之客，秘書必須禮貌委婉地了解其身份及來意，以便做出恰當(dāng)?shù)慕哟才拧?.分流秘書在了解了來賓的身份和意圖后，應(yīng)及時對來賓作出恰當(dāng)?shù)姆至魈幚?。確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自接待的重要來賓或有重要、緊急事務(wù)者，秘書對他們作了初步接待后，或盡快安排他們的會面時間，或立即通知領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)的指示處理。應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)接待，但事情不是非常的緊急，領(lǐng)導(dǎo)目前有沒有時間接待的，秘書可以誠懇地與來賓協(xié)商另外的會見時間。對不需領(lǐng)導(dǎo)出面就能解決問題的來賓，秘書不應(yīng)態(tài)度漠然地予以拒絕，而應(yīng)熱情地把他們介紹到其他有關(guān)的部門。對于不受歡送的來客，秘書可委婉而堅決地打發(fā)他們離開。3.婉拒來賓對于不愿說明來意的來賓，可使用“善意的謊話〞，先說明不清楚領(lǐng)導(dǎo)去向。接著想方法盡快請示領(lǐng)導(dǎo)，要是領(lǐng)導(dǎo)不準(zhǔn)備會見來賓，應(yīng)明確婉拒來賓。4.禮貌相送即使來賓是不速之客，但秘書同樣也應(yīng)以禮相送。㈢幫領(lǐng)導(dǎo)接待來賓由于領(lǐng)導(dǎo)外出或其他的原因，秘書被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)接待一些來賓，應(yīng)認(rèn)真做好接待工作。清楚明確授權(quán)范圍。妥善處理來賓事情。及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。㈣其他相關(guān)接待要領(lǐng)1.交換名片隨著社交方式的不斷開展，交換名片已成為人們初次見面作自我介紹時的一種重要方式和常用的交往手段。⑴名片交換的禮儀遞送名片時，一般是來賓或地位較低的人或晚輩先行遞出；遞送時起立，上身稍微前傾以示尊敬，用雙手的拇指和食指輕握名片的前端，文字正向朝向?qū)Ψ健．?dāng)對方不只一人時，應(yīng)把名片先遞給職務(wù)較高者或年齡較大者，假設(shè)看不出職務(wù)上下或年齡的大小，那么可從最先進(jìn)來的一邊開始，依次交換名片。接收名片時，應(yīng)雙手恭敬地接過，并認(rèn)真地看一遍，遇有不懂的字，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ秸埥獭＂泼芾韥碣e走后，可在名片的反面記下初次見面的時間、對方的特征等，以便于再見面時的記憶，使名片成為交際檔案。對名片進(jìn)行分類擺放。分類的方法可以采用地區(qū)劃分法、單位劃分法、人名劃分法、拼音法、子母法等，也可幾種方法配合使用。分類后，有序擺放，以方便查找。接到某人的新名片或收到其效勞單位、號碼變更等新信息，要及時更換或更改。2.學(xué)會記住來賓姓名戴爾?卡耐基說：“記住對方的名字，并把它叫出來，等于給對方一個很巧妙的贊美〞。美國前總統(tǒng)羅斯福說：“交際中，最明顯、最簡單、最重要、最能得到好感的方法，就是記住人家的名字。〞作為整天跟人打交道的秘書，學(xué)會記住來賓的姓名并正確稱呼來賓，有利于改善人際關(guān)系網(wǎng)，有時會給工作帶來意想不到的效果。3.做好來訪記錄

為了更好地掌握接待來訪工作情況，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高接待工作質(zhì)量，秘書應(yīng)對每天的來訪情況進(jìn)行記錄。4.必要時幫助領(lǐng)導(dǎo)中止會客在紙條上寫上下一個接待的時間和來賓的名字，或夾上來賓的名片。直接進(jìn)入接待室通知領(lǐng)導(dǎo)下一個來賓已到。用內(nèi)線通知領(lǐng)導(dǎo)，特別是領(lǐng)導(dǎo)不宜自己出面催促來賓時，可以重復(fù)屢次打。進(jìn)入接待室請示領(lǐng)導(dǎo)，即將進(jìn)行的下一個接待是否安排在接待室以外的場所進(jìn)行。二、團(tuán)體接待團(tuán)體接待比日常一般性個體接待工作要復(fù)雜得多，對組織形象的影響也更大。重要的團(tuán)體接待往往需要多個部門的協(xié)作與配合，或是由有關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同有關(guān)人員組成一個接待機(jī)構(gòu)來完成。

㈠接待準(zhǔn)備1.環(huán)境準(zhǔn)備自然環(huán)境：所有接待區(qū)域不管大小都予以有效的安排、整理、布置，尤其是接待室、會議室和辦公室等，創(chuàng)造一個宜人、整潔、美觀的接待環(huán)境。人文環(huán)境：根據(jù)接待目的的不同，注意從不同的方面彰顯組織文化，組織調(diào)配好各類接待工作人員。2.設(shè)施物資準(zhǔn)備

對接待來賓過程所需設(shè)施、物資的準(zhǔn)備、調(diào)配，每一樣、每一項(xiàng)的每個細(xì)節(jié)都必須具體落實(shí)，不能有半點(diǎn)疏忽。3.信息資料準(zhǔn)備

做好信息資料方面的準(zhǔn)備，對于有針對性做好接待工作，有很大的幫助。⑴來賓方面。來賓的職務(wù)、級別、性別、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗、身體狀況以及人數(shù)、來意、來訪性質(zhì)、逗留時間、抵離日期。

⑵接待材料。對上級用的匯報介紹性材料，用于平級組織的專業(yè)技術(shù)性材料和合作成果性材料，還有禮儀宣傳性材料。

⑶活動材料。日程安排、旅游參觀點(diǎn)的介紹材料。

4.方案準(zhǔn)備

⑴接待方針。即接待的指導(dǎo)思想。⑵接待規(guī)格。接待規(guī)格實(shí)際上就是來賓所受到的禮遇，它表達(dá)出接待方對來賓的重視程度和歡送程度。接待規(guī)格的上下，往往根據(jù)接待的目的、性質(zhì)、方針以及來賓的身份、地位、影響、賓主雙方的關(guān)系等實(shí)際因素來綜合確定。一般來說，對組織價值大的重要接待，可采用高規(guī)格接待，但通常情況下，接待根本上是采用對等接待；偶爾由于一些特殊的原因，可采用低規(guī)格接待，但選用時要特別慎重。⑶接待方案。詳細(xì)接待方案的制定，須與對方聯(lián)絡(luò)協(xié)商并得到有關(guān)部門的同意。接待方案一般包括接待日程和接待形式的安排。接待日程的安排要周全、合理，應(yīng)具體標(biāo)示出每項(xiàng)接待活動的時間、名稱〔如接站、陪車等〕、出面人、地點(diǎn)等，不能疏漏。日程的安排要尊重來賓的意愿，并且在時間安排上既要緊湊，又要留有彈性。⑷接待形式。指接待活動進(jìn)行的形式，如個別會談或集體會談或現(xiàn)場參觀等。⑸接待責(zé)任。指各項(xiàng)接待活動的責(zé)任部門或人員的具體職責(zé)。落實(shí)接待責(zé)任時應(yīng)將其分解，實(shí)行專人或工程負(fù)責(zé)制。⑹接待經(jīng)費(fèi)。接待方案中應(yīng)該對接待經(jīng)費(fèi)的來源和支出做具體的說明。⑺其他事宜。㈡迎送迎來送往，是接待工作的一項(xiàng)重要禮節(jié)。這里的迎送既指有關(guān)的接待人員到機(jī)場、碼頭、車站等交通場所迎接送別來賓，也包括在接待過程的每一項(xiàng)接待活動中，接待人員在活動的舉辦地迎送來賓。一般性的工作訪問，迎送領(lǐng)導(dǎo)人的身份應(yīng)與來賓身份相當(dāng)、對口〔即職責(zé)范圍或?qū)I(yè)相似〕，迎送人員應(yīng)提前到達(dá)迎送地點(diǎn)，讓來賓等待主人是不禮貌的。來賓到達(dá)后，應(yīng)上前打招呼、問候，表示歡送，并做自我介紹。如果賓主是初次見面，這時雙方應(yīng)互相介紹。握手致意是迎來送往的根本禮節(jié)。㈢宴請1.宴請種類正式宴會(FormalBanquet，Dinner)。宴請規(guī)格較高的來賓時，便舉行正式宴會。正式宴會對宴會地點(diǎn)、菜肴酒水、桌次席位、效勞人員的效勞水平和儀態(tài)等都有十分嚴(yán)格的要求。正式宴會上一般都有正式的致辭和祝酒。非正式宴會，即便宴(InformalBanquet)。常見的有午宴(Luncheon)、晚宴(Supper)，有時還有早宴(Breakfast)，形式簡便，可用于日常友好交往。

冷餐會(也稱自助餐)(Buffet，Buffet-dinner)。當(dāng)出席的人數(shù)較多時，一般采用這種形式。食品中除備一定數(shù)量的熱菜外，多數(shù)為冷食。宴會場不排桌次座位，以方便進(jìn)餐人員交際和交談。

酒會(也稱雞尾酒會)(Cocktail，Drinks)。形式活潑、自由、隨便，這是國際上最常用的接待形式。食品以酒水為主，略備一些小吃、菜點(diǎn)。宴會過程的任何時候，客人可隨意走動、交談，也可以隨時出席和退席，來去自由。

茶會(TeaParty)。這是一種更簡便的招待形式。一般不在餐廳，而在客廳、會議室等地方舉行。通常不排席位，但為利于交談，常有意識地安排主賓和主人坐在一起。招待品以茶為主(外國人習(xí)慣用紅茶、咖啡〕，略備一些點(diǎn)心和。工作餐會。按用餐時間分為工作早餐會〔Working-breakfast〕、工作午餐會(Working-lunch)和工作晚餐會(Working-dinner)。工作餐會在現(xiàn)代國際交往中經(jīng)常被采用，尤其是在日程安排不開的情況下更常用。因?yàn)榭衫眠M(jìn)餐的時間，邊吃邊談問題。2.請柬

請柬又稱請?zhí)蜓垥?。它是為邀請對方參加本組織或本人舉辦的重要活動時而發(fā)出的簡短通知書。秘書收到邀請領(lǐng)導(dǎo)的請柬后要進(jìn)行登記，并馬上報告領(lǐng)導(dǎo)，詢問是否接受邀請。在征得領(lǐng)導(dǎo)的意見后，要代為回復(fù)。3.安排桌次席位

桌次。即桌位的上下次序，桌位標(biāo)示出各桌就座人員的身份。排桌次一般遵循“中心為上，遠(yuǎn)門為上，近主為上，以右為上〞的原那么，即數(shù)桌圍成眾星捧月形時，以中間一桌為主桌；離門越遠(yuǎn)，桌次越高；越靠近主桌，桌次越高；與主桌等距離時，以面向正門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)桌次相當(dāng)于左側(cè)高。席位。即通一桌中的座次上下。席位安排原那么與桌次大體相似。正式宴請時，每個桌上都應(yīng)放置桌次牌和座位卡。㈣會見會談會見會談是接待工作中的重要環(huán)節(jié)。會見跟接待緊密相聯(lián)，可以是接待的目的，也可以是實(shí)現(xiàn)接待目的一種手段。而會談也是合作者達(dá)成具體協(xié)議的一種主要對話形式。1.會見的含義

會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關(guān)心的問題交換意見，有時也稱為會晤。在國內(nèi)，會見有時也稱為接見，指各級領(lǐng)導(dǎo)人會見下屬人員。一般來說，接見可由主方或身份高的一方主動安排，也可根據(jù)客方或身份低的一方的請求來安排。

在國際交往活動中，會見那么有接見和拜會之分。一般來說，身份較高者會見身份較低者，或主人會見客人，稱之為接見；反之，那么稱為拜會或拜見。而我國那么不作上述區(qū)分，不管是接見或拜見，一律都統(tǒng)稱為會見。會見就內(nèi)容而言，可側(cè)重于政治性的、工作性的、公眾性的，也可側(cè)重于禮節(jié)性的或慰問性的。2.會談的含義會談是指雙方或多方就某些重大的問題進(jìn)行深入接觸，交換意見。會談的內(nèi)容很廣，既可以是政治、經(jīng)濟(jì)、外交、軍事、文化等重大問題，也可以是具體的業(yè)務(wù)性、事務(wù)性或技術(shù)性問題。3.會見和會談的聯(lián)系和區(qū)別友好的會見往往為正式的深入會談或定下了基調(diào)，或創(chuàng)造了條件；而會見中彼此達(dá)成的原那么性共識，通常還要通過具體而細(xì)致的會談加以系統(tǒng)化、條文化，使之成為以后彼此合作的依據(jù)。如果說，會見、會談和談判是合作者之間對話的不同方式或階段的話，那么，會見往往是“最初階段〞，而談判那么是最正式的方式和“最后階段〞。會見和會談的區(qū)別

對身份要求不同。會見中，各方代表的身份可以上下不同，但會談時各方代表的身份或規(guī)格除特殊情況外，一般都要求應(yīng)當(dāng)相當(dāng)。目的不同。會見的