高效會議管理PPT

Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...時間：202X.XX匯報人：某某某項目匯報|企業(yè)管理|企業(yè)培訓(xùn)|會議管理Effectivemanagement2023會議管理高效LOGO輸入名稱目錄CONTENTS會議的成本01會議的意義02會議的五項功能03會議的目的04高效率會議管理技巧05會議的分類06會議的成本Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...PART01LOGO輸入名稱PART會議的成本一個大型企業(yè)的主管一年有60%的時間在開會（約30%參加上級部門的會議，30%參加本部門會議）；每年召開的會議約240個；每年會議成本達3500萬元！權(quán)威統(tǒng)計會議的成本020103會議的成本間接成本—機器設(shè)備的折舊、因為會議而導(dǎo)致的加班會議的成本機會損失成本(如:不及時處理客戶投訴,不能及時解決本職工作范圍內(nèi)的突發(fā)事件而造成的損失等)。會議的成本直接成本—工資、租場地,多媒體設(shè)備,差旅費,食宿費,文件復(fù)印費等)。會議的意義Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...PART02LOGO輸入名稱PART會議的意義群體溝通的方式會議的意義顯示一個組織或部門的存在會議的意義集思廣益的渠道,很多高水準創(chuàng)意,都是相互碰撞出來的會議的意義會議的五項功能Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...PART03LOGO輸入名稱PART會議的五項功能會議的五項功能

會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練會議的目的Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...PART04LOGO輸入名稱PART會議的目的開展有效的溝通資訊傳達監(jiān)督員工的工作進展達成協(xié)議,解決問題決策和資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵員工士氣鞏固經(jīng)理人的地位0102030405060708會議的目的想一想:討論三分鐘會議為什么沒有實效?思考題會議的目的會議前的原因8.會議地點不當(dāng)。9.會議場地設(shè)備欠佳。10.與會者無準備而來。11.未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)。12.會議不能準時開始。13.會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。14.向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。1.欠缺目標。2.目標不明確。3.欠缺議程。4.與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)。5.會議時間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。6.開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)。7.開會通知內(nèi)容欠周詳。會議的目的會議中的原因9.與會者之間交頭接耳。10.與會者不表明真正感受或意見。11.與會者之間爭論。12.與會者與主席爭論。13.視聽器材發(fā)生故障。14.與會者欠缺熱心。15.會議超出預(yù)定時間。16.主席未能總結(jié)會議成果。1.從事交誼活動。2.外界干擾。3.與會者發(fā)言離題。4.主席出難題。5.讓沒有必要留在會場的人員留在會場。6.猶豫不決。7.資料不充足，卻貿(mào)然決策。8.少數(shù)人壟斷會議。會議的目的12345欠缺會議記錄不能對決議事項進行追蹤不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組與會者對會議感到不滿不能對會議成敗得失進行檢討會議后的原因會議的目的12月16日,客戶將50個樣品速遞到新華公司后,要求新華公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)1000萬產(chǎn)品,并于2月26日交貨.公司接到如此大的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來800萬元的利潤。憂的是:

在短短的10天內(nèi)做不出1000萬產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門主管開會,要求業(yè)務(wù),生管,制造,品管,研發(fā),采購,工程等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準時交貨.請問:假如你是總經(jīng)理,你打算如何召開這次會議?練習(xí)題高效率會議管理技巧Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconciselanguage,simplespecificationcan...PART04LOGO輸入名稱PART高效率會議管理技巧會前會中會后會前準備工作要想經(jīng)營成功的會議，必須要有周全的會前準備工作。很多會議因為缺乏充分的會前準備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。決議追蹤會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主席在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進行匯報。議事過程是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進行，以保證會議的高效率進行。高效率會議管理技巧開會目的是否清楚；決定與會者名單；決定由誰來擔(dān)任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、長度與會議地點；準備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。切記:會前準備失敗了,就意味著準備失敗!會前準備清單高效率會議管理技巧時間:12月16日上午11點地點:公司大會議室1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜

（12：00）會間休息6、（12：15）財務(wù)事項7、（12：45）特別事宜8、（13：15）下次會議細節(jié)例:會議議程高效率會議管理技巧010203會議前的要領(lǐng)會議人員依目的而定，盡是減少參加人數(shù)（5~12人為宜），明確會議目的。會議前的要領(lǐng)事先分送議程、議題或草案，以使參加人員有所準備。會議前的要領(lǐng)出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。會議前的要領(lǐng)選定最適當(dāng)?shù)臅r間、日期、地點（場所）。高效率會議管理技巧01主席預(yù)估會議可能的狀況及結(jié)果。會議前的要領(lǐng)02個人接觸之應(yīng)用（會前之溝通）。會議前的要領(lǐng)03指定專人記錄和簽到。會議前的要領(lǐng)04主席報告本議案和與會人員之關(guān)系，及回應(yīng)會中應(yīng)決定的問題。會議前的要領(lǐng)高效率會議管理技巧會議進行中的要領(lǐng)(6)不推責(zé)任，不誹他人。(7)發(fā)生爭辯，設(shè)法緩和。(8)掌握議程，按部就班。(9)集中主題，不談廢話。(10時間太長，中途休息。

(1)準時開會，準時散會。

(2)遵守制度，避免離席。

(3)會議目的，人人清楚。

(4)充分參與，全員發(fā)言。

(5)發(fā)表意見，條理清楚。

(11)集中精力，減少走動。(12)相關(guān)事項，作好記錄。(13)議題結(jié)論，復(fù)述一遍。(14)達成共議，分配工作。會議參考流程主席開場白導(dǎo)言：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達成共識。1、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認以上原因各與會者都無異議，再進行下一步驟）。2、商討并列出可能的對策：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認以上原因都已詳細討論，再進行下一步驟）。3、比較第二步所列對策,對其進行評估,看何者最符合原議事目標，并達成決議、確定對策（1）…（2）…（3）……討論過程：高效率會議管理技巧詢問與會者有無異議；請會議記錄者重述已達成的決議；確認工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。結(jié)論：020103高效率會議管理技巧主席的幾大職責(zé)01營造和諧的氣氛；主席的幾大職責(zé)02控制討論方向，使會議照議程進行；主席的幾大職責(zé)03正確總結(jié)各段落或議題的討論內(nèi)容；主席的幾大職責(zé)04引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；主席的幾大職責(zé)05尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的情況；主席的幾大職責(zé)06減少與議題無關(guān)的爭辯與討論；高效率會議管理技巧控制會議——讀出消極信號對抗嚴重混亂借口設(shè)伏高效率會議管理技巧愛講故事的發(fā)言者；控制會議——意外情況處理如何面對“攻擊他人”的參會者；控制會議——意外情況處理“防衛(wèi)心理強”的參會者；控制會議——意外情況處理010203高效率會議管理技巧愛唱“反調(diào)”的參會者；控制會議——意外情況處理愛唱“反調(diào)”的參會者；控制會議——意外情況處理0405高效率會議管理技巧控制會議——意外情況處理暴力型

暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型

遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型?；乇苄?/p>

回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型

協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型

妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”。高效率會議管理技巧發(fā)言內(nèi)容要有組織給與會者的幾個建議適時發(fā)言給與會者的幾個建議一次只討論一個要點給與會者的幾個建議高效率會議管理技巧口齒清晰、陳述有力給與會者的幾個建議避免不當(dāng)?shù)闹w語言給與會者的幾個建議仔細傾聽他人討論給與會者的幾個建議高效率會議管理技巧(1)盡快編寫會議記錄，分送與會人員及有關(guān)單位。

(2)記錄力求減要，設(shè)計一定的格式，項目包括：會議名稱、記錄時間、地點主席、出席人員、報告事項、討論事項、決議事項及工作分配、負責(zé)人員、完成期限，上次會議決議執(zhí)行追蹤結(jié)果。

(3)會議之追蹤下次會議先提出討論或進度報告平時或定時追蹤會議后的進行要領(lǐng)高效率會議管理技巧1、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；2、除非有必要，定期招開的會議通常不用錄音。因花費時間錄下的詳細內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；4、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢，易于了解，同時不失真；5、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；6、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；7、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。給會議記錄的幾點建議會議的分類Clickenteryourcontent,orbycopyingyourtext,choosethepastetothis.Clearandconcis