高校辦公室工作的思考與探索

高校辦公室工作的思考與探索

隨著高校規(guī)模的擴大、辦學水平的提高、辦學水平的提高，我們必須走內涵發(fā)展的道路，發(fā)展我國的有效管理理念。規(guī)范化、科學化的管理已成為高校管理的迫切需要。高校辦公室如何履行職能、深化管理、有效促進學校更好更快發(fā)展,值得深入思考和探索。一、堅持開發(fā)先進的信息途徑,發(fā)揮學校辦公室的協(xié)調作用辦公室是學校對內對外的窗口,工作具有繁瑣性、時效性、復雜性、政策性且責任重大等特點,辦公室人員素質高低直接影響著工作效果乃至學校形象,選配好辦公室工作人員,建立一支高素質的工作隊伍是做好辦公室工作的前提。辦公室人員應著力培養(yǎng)三種能力。我國高等教育是為社會主義現(xiàn)代化建設服務的,高校辦公室工作具有很強的政治性、政策性,必須用正確的理論做指導。這就要求辦公室人員要深刻學習領會黨的基本理論和各項方針政策,提高政治敏銳性。經常學習研究上級文件精神,善于分析和把握時政脈絡、預見形勢發(fā)展方向,準確把握領導意圖,作出準確判斷。辦公室人員要為領導當好參謀做好服務,正確領會決策意圖,據此分析和判斷工作的重要程度和緊迫程度,以便分清主次和輕重緩急;要熟悉和掌握學校各種政策,不斷提高參政議政的能力,做好領導的“智囊”。辦公室是綜合協(xié)調部門,要組織、督查、協(xié)調好學校各項決策和重大工作部署的落實。這要求辦公室人員能獨當一面,放眼全局來謀劃和處理問題,將各方力量聯(lián)系好、溝通好、組織好、協(xié)調好。一要深入基層開展調研,摸準實情,掌握第一手資料,做到為領導提供信息準確無誤,開展督查有的放矢。二要理順工作思路,善于統(tǒng)籌安排。辦公室人員要頭腦冷靜,思路清晰,對紛至沓來的工作能科學統(tǒng)籌安排,要善于找準切入點,對工作部署能充分協(xié)調各方力量,調度有方。三要待人以誠、處事以公。在日常工作中,要做到尊重上級、理解同級、善待下級,時刻保持平和之心、謙虛之德,以真誠待人,以公正處事,處理好與領導、同事和廣大教職工的關系,以和諧的人際關系贏得廣泛的尊重和支持,得心應手地開展工作。辦公室是學校信息的集散中心,辦公室人員要具備信息處理能力,準確地把握信息,熟練地運用信息。一要善于收集信息,獲取信息是辦公室人員開展工作的前提,是確定工作方向和目標判斷的依據。在日常工作中,注意收集上下左右(上級部門、基層組織、兄弟單位)的有關政策、意見建議、工作經驗等關系學校改革發(fā)展的資料情報并進行加工、分析和處理,形成有價值的決策依據。二要及時反饋信息,對來自上下左右的信息,要及時加工整理向領導匯報,使領導在充分了解各方面情況的基礎上作出正確的決策;加強與有關部門跟蹤溝通,使相關部門及時了解決策意圖和相關規(guī)定,便于工作落實到位。三要積極開展現(xiàn)代化信息管理。辦公室人員要充分利用現(xiàn)代信息技術,熟練掌握辦公自動化知識,通過現(xiàn)代化手段獲取和處理信息,實現(xiàn)咨詢參謀、綜合協(xié)調、處理事務信息化、智能化、現(xiàn)代化。二、加強制度建設,保證各項工作有規(guī)可依規(guī)范化管理是辦公室工作效率和質量的保障,只有制度完善、責任明確、程序合理,才能使辦文辦事有章可循、工作有序,從而保證高質高效地完成各項工作。沒有規(guī)矩,不成方圓。建立健全合理的規(guī)章制度是開展工作的基礎和前提。高校辦公室人手少,任務重,沒有科學的管理規(guī)章,就沒有工作的規(guī)范運行。要按照從嚴、從細、從實的原則,建立健全一系列規(guī)章制度,主要包括側重學校層面的管理規(guī)范,即有關學校決策和部署的落實、學校管理活動的協(xié)調、規(guī)則的制定、工作過程的監(jiān)控等管理規(guī)范;以及側重于辦公室內部管理制度如辦文、辦會、辦事等內部管理的規(guī)范。對合理有效的制度要認真執(zhí)行,對尚不夠嚴密和應當建立而尚未建立的制度要及時補充修訂完善。通過制度的建立,使各項工作有章可循,有規(guī)可依。通過三種規(guī)范的確立,形成科學規(guī)范的管理機制、周密清晰的責任體系和高效運轉的工作體系,做到每項工作有規(guī)章、每個環(huán)節(jié)有規(guī)范、每個崗位有落實。三、堅持溝通協(xié)調,發(fā)揮協(xié)調各方的作用。根據第一通高校辦公室承擔著參與政務、處理事務、提供服務的職能。辦公室要把握教育發(fā)展形勢,圍繞學校各項工作,超前思考運籌、深入調查研究、正確預測趨勢,及時反饋信息,做到積極地參與政務、有效地處理事務、細致地做好服務。辦公室是領導決策的參謀者,學校發(fā)展與學校決策密切相關,決策正確與否很大程度上在于辦公室的參謀作用是否到位。一要做好決策調研,提供決策依據。辦公室要經常學習研究有關教育方面的最新政策、文件精神,搜集有關教育方面的文件、資料、數(shù)據等各類重要信息,經常深入基層深入教學一線,充分了解情況,掌握一手資料,進行分析整理,形成決策方案,提出決策意見,為領導提供有價值的決策依據。二要做好領導助手,督查決策落實。協(xié)助領導統(tǒng)攬全局,協(xié)調各方力量,部署工作落實,促使全校上下圍繞中心工作齊心協(xié)力推進學校建設和發(fā)展。三要主動開展督促檢查,使學校決策和工作部署得到切實執(zhí)行,工作落到實處。在日常工作中,辦公室要積極溝通上下,聯(lián)系內外,協(xié)調各方,向領導匯報情況,向基層傳達決策,向有關部門反饋信息。要依靠和尊重各部門做好綜合協(xié)調工作,調動各部門的主動性和積極性,形成合力,發(fā)揮整體效應,從而保證高質高效地完成各項工作。開展專項工作協(xié)調。即對學校重大決策、重要工作部署、重點難點和突出問題進行專項協(xié)調。對重大決策的出臺、重要工作的部署要做好充分的調研論證,廣泛聽取各方意見,平衡各種利益。對師生員工普遍關心的熱點、難點問題,要深入一線,掌握一手資料,分析具體情況,做好工作預案,協(xié)調各方力量,化解矛盾,妥善處理,維護學校大局,維護廣大師生利益。對內協(xié)調好各部門之間、各項工作之間的關系,要促進各部門和諧互補、各環(huán)節(jié)精誠合作,保證工作有序高效運轉。對外協(xié)調好上級機關、兄弟單位與學校之間的關系,為學校發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。做好領導之間的溝通協(xié)調工作,各領導之間由于管理風格、工作思路不盡相同難免會有意見分歧的時候,辦公室要及時居中調度,及時溝通,增進了解,消除分歧,實現(xiàn)行動上協(xié)調一致,以利于學校有統(tǒng)一的發(fā)展方向。提供服務是辦公室的基本職能,要樹立為學校改革發(fā)展服務、為教學中心服務的意識,要把服務態(tài)度、服務水平、服務質量能不能讓領導滿意、讓基層滿意、讓師生滿意作為衡量辦公室工作的標準。既要不折不扣為領導服務,完成領導交辦的工作任務,協(xié)助領導從繁雜的日常事務中解脫出來,集中精力抓好學校的發(fā)展大事。也要熱情細致、誠心誠意為基層和廣大師生服務,從大處著眼,從細節(jié)入手,嚴密細致,盡職盡責地履行好服務職能。一提高政府事務的能力，即加強政治理論素質和政治水平，提高政治敏感性二這是對組織協(xié)調能力的培訓三這是提高信息能力的能力一這是一項標準化的管理制度二強化責任落實辦公室要從崗位職責要求和實際出發(fā),確立崗位目標責任,制訂工作標準,細化分解工作任務,逐項把每一項工作落實到崗,責任到人。對工作目標完成情況實行季度考評和年度考核,做到人人有事干,事事有人管,件件有落實。杜絕責任不清、推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車等不良現(xiàn)象。三堅持工作宏觀、職能辦公室工作既要抓