總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程

總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程B01作業(yè)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料核決權(quán)限辦法一、作業(yè)方式核決權(quán)限辦法存貨編號(hào)辦法存貨編號(hào)辦法生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單1.各主廚根據(jù)菜單上所需要準(zhǔn)備之材料，通知生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單資材人員由其依各大類(lèi)別逐一編號(hào)，而成生（MarketingList）花卉請(qǐng)購(gòu)單倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單包括冷凍食品及乾貨類(lèi)。倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單（（Purchaserequest-Storeroom）供生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單一式三聯(lián)（MarketingList）給廚房人員，在規(guī)定時(shí)間以前，由餐廳主廚依據(jù)業(yè)務(wù)需要及庫(kù)存情形填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程一般物品請(qǐng)購(gòu)單單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交由采購(gòu)單位進(jìn)一般物品請(qǐng)購(gòu)單（PurchaseRequestRequestGeneral）花卉依需要量請(qǐng)購(gòu)，由成本控制人員提供花卉請(qǐng)購(gòu)單一式三聯(lián)予花房人員，花房人員預(yù)估需要花材之種類(lèi)及數(shù)量填入花卉請(qǐng)購(gòu)單，除一聯(lián)自留外，另二聯(lián)交采購(gòu)單位進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。鮮食品請(qǐng)購(gòu)單方式訂購(gòu)；另一為用品類(lèi)及煙Request-Storeroom）請(qǐng)購(gòu)。2.為節(jié)省請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)的作業(yè)程序，并考慮資金運(yùn)用及庫(kù)存空間，倉(cāng)庫(kù)管理項(xiàng)目皆依一定之原則決定采購(gòu)點(diǎn)及采購(gòu)量。3.食品乾貨固定每周依估計(jì)需要量統(tǒng)一訂貨，若訂購(gòu)項(xiàng)目有所增減，則廚房應(yīng)隨時(shí)通知倉(cāng)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程庫(kù)，一般用品與煙酒類(lèi)原則上一個(gè)月請(qǐng)購(gòu)一留，另二聯(lián)依核決權(quán)限核準(zhǔn)後送采購(gòu)單位采Request-General）計(jì)一式三聯(lián)，系由第一次購(gòu)買(mǎi)之項(xiàng)目、或非倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存項(xiàng)目使用。2.請(qǐng)購(gòu)單位依需要填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，依核決權(quán)限適作業(yè)項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料3.經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之請(qǐng)購(gòu)單傳回采購(gòu)部，由采購(gòu)人小額物品采購(gòu)申員於采購(gòu)單上編寫(xiě)序號(hào)後，將一聯(lián)交還請(qǐng)購(gòu)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程Request1.小額物品采購(gòu)申請(qǐng)單一式三聯(lián)（PurchaseFractionalRequestFractionalItem系針對(duì)非倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存項(xiàng)目且采購(gòu)金額在二仟元以下者。工程倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單2.請(qǐng)購(gòu)單位依需要填寫(xiě)小額物品采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)主管簽名核準(zhǔn)後，即送交采購(gòu)部進(jìn)行（PurchaseEngineerStoreroom）1.工程部倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)控制庫(kù)存料之庫(kù)存2.在需要請(qǐng)購(gòu)時(shí)，填寫(xiě)工程倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單一式三聯(lián)，依核決權(quán)限規(guī)定經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)，最後送采購(gòu)部，由采購(gòu)部收件編號(hào)，退回一連由工程二、管理重點(diǎn)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程1.請(qǐng)購(gòu)流程是否皆遵照公司規(guī)定辦理。2.各項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)是否皆依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)。3.各類(lèi)請(qǐng)購(gòu)單之使用是否合乎公司規(guī)定。4.生鮮食品及倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存之請(qǐng)購(gòu)數(shù)量應(yīng)考慮實(shí)際作業(yè)項(xiàng)目采購(gòu)作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料一、作業(yè)程式核決權(quán)限辦法一、作業(yè)程式價(jià)辦法生鮮食品估價(jià)單（1）由於生鮮食品之市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)頻生鮮食品采購(gòu)單繁，通常由采購(gòu)人員會(huì)同主廚及成控生鮮食品采購(gòu)單人員作定期之市場(chǎng)訪(fǎng)價(jià)，作為議價(jià)之總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程商品變價(jià)表（2）采購(gòu)部針對(duì)一定期間較常使用之蔬一般商品比價(jià)、議果類(lèi)及海鮮食品皆定期安排標(biāo)單議價(jià)辦法價(jià)作業(yè)。由采購(gòu)部選定較可靠之供應(yīng)一般物品請(qǐng)購(gòu)單商，提供所需食品之生鮮食品估價(jià)單，由供應(yīng)商投標(biāo)後，選擇品質(zhì)價(jià)格最符合公司需要者，作為此一期間之（3）采購(gòu)人員將選定之供應(yīng)商及價(jià)格填入生鮮食品估價(jià)單，并經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後，將做為訂貨之依據(jù)。（4）花卉之比價(jià)程式與生鮮食品同。彩購(gòu)人員將每日取得之生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單上之請(qǐng)購(gòu)數(shù)量輸入電腦，列印廠商別之生鮮食品同生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單交驗(yàn)收人員作為次日收貨總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程單價(jià)輸入電腦作為日後采購(gòu)之依據(jù)。當(dāng)采購(gòu)價(jià)格改變時(shí)，采購(gòu)人員需填寫(xiě)商品變價(jià)表說(shuō)明理由，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)主管核準(zhǔn)方可采購(gòu)。4.花卉之采購(gòu)程式與生鮮食品同，并定期以標(biāo)單議價(jià)方式?jīng)Q定購(gòu)買(mǎi)價(jià)格。購(gòu)價(jià)格原則上應(yīng)與電腦中之單價(jià)相同，若有漲價(jià)情形，采購(gòu)人員針對(duì)漲價(jià)項(xiàng)目進(jìn)行比價(jià)2.依據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)之倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單訂貨。1.采購(gòu)人員依使用單位所填寫(xiě)之一般物品請(qǐng)購(gòu)單中需要條總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程作業(yè)項(xiàng)目采購(gòu)作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料件進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)廠商數(shù)則依金額大小決定。小額物品采購(gòu)申請(qǐng)單權(quán)限表核準(zhǔn)，依此完全采購(gòu)作業(yè)。要與廠商簽訂合約。1.采購(gòu)部人員在經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)之小額物品采購(gòu)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程2.采購(gòu)人員將金額填入小額物品采購(gòu)申請(qǐng)交驗(yàn)收人員作為收貨之依據(jù)。1.采購(gòu)人員依工程部開(kāi)立之倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行2.例行性采購(gòu)多向原購(gòu)買(mǎi)廠商以原價(jià)采購(gòu)，若價(jià)格變動(dòng)太大時(shí)，則再行比價(jià)，經(jīng)采購(gòu)部主管核準(zhǔn)後決定廠商。2.是否確實(shí)依請(qǐng)購(gòu)部門(mén)之需求進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。3.生鮮食品之采買(mǎi)是否皆向比價(jià)得標(biāo)者采購(gòu)。總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料驗(yàn)收作業(yè)要點(diǎn)一、作業(yè)程式驗(yàn)收作業(yè)要點(diǎn)生鮮食品采購(gòu)單生鮮食品采購(gòu)單生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單1.采購(gòu)於進(jìn)貨前一日下午將預(yù)計(jì)隔日進(jìn)貨之生生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單鮮食品采購(gòu)單及生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單交予驗(yàn)收單生鮮食品交貨單倉(cāng)庫(kù)物品管理規(guī)2.將生鮮食品采購(gòu)單按廠商別分別歸入待驗(yàn)資則料簿內(nèi)的各該廠商頁(yè)次內(nèi)，以便利廠商來(lái)貨生鮮食品應(yīng)交未生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表3.廠商來(lái)貨時(shí)，取出生鮮食品采購(gòu)單與實(shí)際貨生鮮食品驗(yàn)收單品核對(duì)品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、單位，并將正確生鮮食品驗(yàn)收單數(shù)量書(shū)寫(xiě)於采購(gòu)單的驗(yàn)收欄位內(nèi)，物品放置於各該餐廳的貨架上，以稱(chēng)重方式驗(yàn)收者，其收貨不得超過(guò)采購(gòu)量之5%為限。總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程4.於電腦初收檔中輸入采購(gòu)單號(hào)及正確的驗(yàn)收量後，列印出生鮮食品交貨單一式二聯(lián)，待驗(yàn)收人員簽名後依餐廳別置於資料架上。5.廚房人員前來(lái)領(lǐng)取物品時(shí)，依交貨單核對(duì)應(yīng)領(lǐng)取物品，若無(wú)誤則在交貨單的使用單位欄內(nèi)簽收，并取走交貨單一聯(lián)，另一聯(lián)留於驗(yàn)6.活的海產(chǎn)類(lèi)物品經(jīng)驗(yàn)收後，由廠商直接將物品及交貨單送至各該單位；倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存品經(jīng)驗(yàn)收後，亦由廠商直接送至倉(cāng)庫(kù)。經(jīng)各單位核一聯(lián)由廠商攜回交給驗(yàn)收。7.當(dāng)使用單位對(duì)物品品質(zhì)或規(guī)格有異議時(shí)，可於復(fù)收欄內(nèi)表示，驗(yàn)收人員則據(jù)以進(jìn)入電腦之復(fù)收檔將正確的數(shù)量輸入復(fù)收欄。8.將采購(gòu)單與交貨單序號(hào)整理排列，檢查是否連號(hào)，并以此兩種單據(jù)互相核對(duì)。若交貨單有復(fù)收量時(shí)，則再核對(duì)電腦之收貨量是否已總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程9.針對(duì)未到貨項(xiàng)目，列印當(dāng)日生鮮食品應(yīng)交未交明細(xì)表，據(jù)以逐筆與采購(gòu)單的驗(yàn)收欄核對(duì)，以確任所列各項(xiàng)物品確未到貨。收檔，依廠商別列印當(dāng)日生鮮食品驗(yàn)收單一式二聯(lián)，其中一聯(lián)交成本控制室，另一聯(lián)按廠商別分別放入待驗(yàn)資料簿中各該廠商之頁(yè)次內(nèi)，以便廠商於再次交貨時(shí)取回該帳。作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料采購(gòu)單一聯(lián)交予廠商作為扣帳依據(jù)?？倓?wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程12.食品類(lèi)驗(yàn)收應(yīng)注意其品名及制造日期，對(duì)乳一般物品請(qǐng)購(gòu)單制品及冷凍食品則需注意是否標(biāo)示保存期限一般物品交貨單驗(yàn)收單1.采購(gòu)將采購(gòu)單及一般物品請(qǐng)購(gòu)單之一聯(lián)一并交予驗(yàn)收，驗(yàn)收按照采購(gòu)單序號(hào)排列歸檔，待廠商來(lái)貨時(shí)驗(yàn)收。項(xiàng)物品之采購(gòu)單及請(qǐng)購(gòu)單，依照采購(gòu)單及請(qǐng)購(gòu)單之規(guī)格、條件進(jìn)行驗(yàn)收。是否與采購(gòu)單完全符合、品質(zhì)是否良好。4.將實(shí)際驗(yàn)收輸入電腦，列印一般物品交貨單一式二聯(lián)，并在驗(yàn)收人員欄內(nèi)簽名?？倓?wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程無(wú)誤後，在使用單位欄內(nèi)簽收，并取有一聯(lián)，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。屬倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存品者則委聯(lián)交貨單交予倉(cāng)庫(kù)留底，另一聯(lián)留於驗(yàn)收。6.使用單位對(duì)物品之品質(zhì)或規(guī)格有異議時(shí)，可填於復(fù)收欄中，驗(yàn)收人員并據(jù)以進(jìn)入電腦復(fù)收量輸入檔，輸入正確的交貨數(shù)。單按序號(hào)排列檢查是否連號(hào)，其驗(yàn)收數(shù)有更8.將交貨清單及交貨單一聯(lián)連同請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)分批交貨尚有未交數(shù)量，則采購(gòu)單及請(qǐng)購(gòu)單以影印本代之，正本待數(shù)量收齊後再交?？倓?wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程對(duì)以合約方式進(jìn)行采購(gòu)者，則驗(yàn)收人員依合約規(guī)定辦理作業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料驗(yàn)收，并應(yīng)依驗(yàn)收結(jié)果開(kāi)立驗(yàn)收單一式三工程部人員會(huì)同驗(yàn)收。2.驗(yàn)收無(wú)誤後，由驗(yàn)收部門(mén)印驗(yàn)收單一式二總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程1.廠商來(lái)貨須特別注意采購(gòu)單上所標(biāo)示的品名、規(guī)格是否與物品完全符合。2.對(duì)生鮮物品品質(zhì)、新鮮度及有效日期等均需3.磅秤來(lái)貨重量時(shí)，海鮮、肉品類(lèi)應(yīng)特別注意其含冰、含水量；水果類(lèi)須注意其箱子下層物品的品質(zhì)，并扣除其包裝箱及墊襯物的重車(chē)灌裝自動(dòng)記錄單，并測(cè)試其是試重是否正常，且用量尺測(cè)量其數(shù)量是否符合。6.所有酒類(lèi)進(jìn)貨均需在酒瓶上加貼飯店之標(biāo)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程示貼紙，煙酒驗(yàn)收後一律進(jìn)倉(cāng)。作業(yè)項(xiàng)目付款作業(yè)管理作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料支票請(qǐng)求單支票請(qǐng)求單Check）核決權(quán)限門(mén)主管核準(zhǔn)後，依核決權(quán)限送簽。核決權(quán)限一般物品請(qǐng)購(gòu)單2.另外，向公賣(mài)局或中油等特別單位采購(gòu)，一般物品請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)時(shí)另行約定立刻付現(xiàn)者，則於進(jìn)行生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)時(shí)以采購(gòu)部之周轉(zhuǎn)金先行付款，再由（（MarketingList）倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程采購(gòu)單原則上采一般物品請(qǐng)購(gòu)單、生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)單倉(cāng)庫(kù)請(qǐng)購(gòu)單方式采購(gòu)者，皆采月結(jié)分式付款。通常當(dāng)月貨款於當(dāng)月月底匯總後，次月十號(hào)以驗(yàn)收單前以電匯方式付款。驗(yàn)收單應(yīng)付帳款控制卡應(yīng)付帳款控制卡（1）每日驗(yàn)收單位匯總生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單（MarketingList）、采購(gòu)單、交貨單及驗(yàn)收單交成本控制室，成控人員核對(duì)采購(gòu)單及驗(yàn)收單確定資料相符，對(duì)交貨單數(shù)量有更改者，則確定驗(yàn)收單之?dāng)?shù)量相符。（2）核對(duì)無(wú)誤後，進(jìn)行日結(jié)作業(yè)，將驗(yàn)收之資料Posting至存貨之系統(tǒng)中，并將一聯(lián)驗(yàn)收單及相關(guān)收據(jù)或發(fā)票依廠商別整理歸檔。（3）月底列印廠商別之應(yīng)付帳款控制卡，與當(dāng)月各廠商別之驗(yàn)收單及收據(jù)或發(fā)票核對(duì)，確定無(wú)誤後切具傳總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程票，將應(yīng)付帳款控制卡一聯(lián)、驗(yàn)收單及相關(guān)憑證附於傳票之後作為憑證，生鮮食品請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單及交貨單則另行整理歸檔。（4）若廠商之請(qǐng)款憑證不完整，則請(qǐng)廠商補(bǔ)足，并先切至應(yīng)付帳款一程序不完整科目，待憑證補(bǔ)齊於次月再轉(zhuǎn)列應(yīng)付帳款科目，由應(yīng)付票據(jù)組作業(yè)項(xiàng)目付款作業(yè)管理依據(jù)資料作業(yè)程序及控制重點(diǎn)依據(jù)資料2.一般物品及倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)付款作業(yè)一般物品驗(yàn)收單（1）每日驗(yàn)收單位匯總一般物品請(qǐng)購(gòu)合約單、采購(gòu)單、交貨單及發(fā)票或收據(jù)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程報(bào)支申請(qǐng)通知單交成本控制室，成控人員檢查一般報(bào)支申請(qǐng)通知單物品請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)、核對(duì)工程計(jì)價(jià)單發(fā)票及請(qǐng)購(gòu)單之單價(jià)，并核對(duì)收貨工程案工程驗(yàn)收工程案工程驗(yàn)收單（2）核對(duì)無(wú)誤後，依采購(gòu)之性質(zhì)填具會(huì)工程請(qǐng)款明細(xì)表計(jì)科目及負(fù)擔(dān)此支出之部門(mén)，對(duì)需工程請(qǐng)款明細(xì)表保固書(shū)由各部門(mén)分?jǐn)傊M(fèi)用并一并分?jǐn)偙９虝?shū)完工證明聯(lián)連同請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單、交貨單及相關(guān)憑證附於傳票後做為入帳憑（4）月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程3.小額物品采購(gòu)單付款作業(yè)：（1）每日驗(yàn)收單位匯總采月結(jié)付款之總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程小額物品采購(gòu)單，連同相關(guān)憑證一并交成本控制室，成控人員檢查是否經(jīng)過(guò)適當(dāng)核準(zhǔn)。并填具會(huì)計(jì)科目及使用部門(mén)，逐漸輸入電腦。（2）月底作業(yè)程序同生鮮食品付款程（1）工程請(qǐng)款應(yīng)由工程部檢附相關(guān)憑證、合約影本、報(bào)支申請(qǐng)通知單、工程計(jì)價(jià)單及工程案工程驗(yàn)收單等資料，經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)後交財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款組請(qǐng)款。其屬第一次請(qǐng)款者，財(cái)務(wù)部并應(yīng)依合約規(guī)定，填寫(xiě)工程請(qǐng)款明細(xì)表載明該工程之基本資料，以控制請(qǐng)款及付款之情（2）應(yīng)付帳款組收到上列單據(jù)後，依報(bào)支申請(qǐng)通知單之金額田入工程請(qǐng)總務(wù)采購(gòu)驗(yàn)生管理流程款明細(xì)表，并切具傳票，由應(yīng)付票（3）工程完工後，由工程人員檢附各項(xiàng)憑證單據(jù)，并依合約規(guī)定取得保固書(shū)或完工證明，經(jīng)依核決權(quán)限適當(dāng)核準(zhǔn)後，交財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。