企業(yè)合同協(xié)議內(nèi)部控制實施細(xì)則

企業(yè)合同協(xié)議內(nèi)部控制實施細(xì)則1合同協(xié)議管理目標(biāo)1合同協(xié)議業(yè)務(wù)目標(biāo)合同協(xié)議業(yè)務(wù)目標(biāo)是指通過對合同協(xié)議的履行、變更或解除等進(jìn)行規(guī)范和控制，確保合

同協(xié)議的有效執(zhí)行、合同協(xié)議違約風(fēng)險的及時識別和有效處理，如圖13-1所示。明確企業(yè)合同協(xié)議審批權(quán)限，規(guī)范企業(yè)合同協(xié)議訂立行為確保合同協(xié)議的簽訂符合國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)自身利益規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，強化合同管理，防范法律風(fēng)險，有效維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益明確各崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保合同協(xié)議管理的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督圖13-1合同協(xié)議業(yè)務(wù)目標(biāo)L2合同協(xié)議合規(guī)目標(biāo)合同協(xié)議合規(guī)目標(biāo)是指通過規(guī)范企業(yè)在合同協(xié)議訂立、履行中的行為，確保合同協(xié)議符合相關(guān)法律法規(guī)，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的經(jīng)濟損失，如圖13-2所示。目標(biāo)1 有效實行分級授權(quán)，歸口管理I 目標(biāo)2 合同協(xié)議的履行、變更或解除符合相關(guān)規(guī)定目標(biāo)3 及時識別和有效處理合同協(xié)議的違約行為目標(biāo)4 合同訂立應(yīng)符合相關(guān)法律、法規(guī)和企業(yè)合同管理制度目標(biāo)5 嚴(yán)格審核簽約主體的資格，規(guī)范合同、協(xié)議訂立的程序、形式和內(nèi)容2合同協(xié)議業(yè)務(wù)風(fēng)險1合同協(xié)議經(jīng)營風(fēng)險合同協(xié)議經(jīng)營風(fēng)險是指企業(yè)在合同協(xié)議的內(nèi)部控制中，因違反國家法律法規(guī)和未經(jīng)適當(dāng)審核或超越授權(quán)審批等行為而面臨的風(fēng)險，如圖13-3所示。<C> 1合同內(nèi)容不完整，影響合同履行，致使生產(chǎn)經(jīng)營受到影響；權(quán)利業(yè)務(wù)約定不明確，存在或然風(fēng)險6/*^合同協(xié)議的訂立違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失\/同條款不完善，加重企業(yè)責(zé)任或排除企業(yè)權(quán)利，不利于對企業(yè)合法權(quán)益的保護(hù)4 N合同協(xié)議未經(jīng)適當(dāng)審核或越權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失圖13-3合同協(xié)議經(jīng)營風(fēng)險2合同協(xié)議合規(guī)風(fēng)險企業(yè)在合同協(xié)議的內(nèi)部控制中面臨的合規(guī)風(fēng)險如圖13-4所示。<> 合同違反相關(guān)法律、法規(guī)、導(dǎo)致合同不能成立、無效或被撤銷會/X違反相關(guān)法律法規(guī)、侵害社會公共利益，受到行政或司法懲處8\ /反企業(yè)章程和相關(guān)內(nèi)部管理制度，合同不能通過內(nèi)部批準(zhǔn)，影響生產(chǎn)經(jīng)營4 `未恰當(dāng)履行合同協(xié)議條款或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致違約損失、舞弊、欺詐等風(fēng)險1合同協(xié)議編制審核流程合同協(xié)議編制審核流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1各部門審核檢查部門合同文本業(yè)務(wù)范圍是否合理全面《合同協(xié)議編制會審制度》1.確定部門合同文本業(yè)務(wù)范圍檢查合同文本中的各項條款是否合理有效，《合同協(xié)議編制會審制度》F2.起草合同文SZ本：本部門業(yè)務(wù);并上報2各部門法務(wù)部審核,, ，, ，是否及時提交了起草的業(yè)務(wù)合同文本、 ，、《中華人民共和國合同法》.對合同進(jìn)行審核并出具書面意見.修改并編制合同文本，并上報審批3a 法務(wù)部各部門審批查證擬簽約對象的合法身份及法律資格檢查相關(guān)條款是否合法《合同協(xié)議訂立管理制度》《中華人民共和國合同法》14各部門法務(wù)部審核審批合同協(xié)議內(nèi)容是否完整，權(quán)利義務(wù)是否明確《合同協(xié)議編制會審制度》.制定正式合同文本，并上報審批.根據(jù)審批意見使用正式合同文本7.保管格式合同文本及資料5各部門法務(wù)部審批合同協(xié)議是否經(jīng)適當(dāng)審核或超越授權(quán)范圍審批《合同協(xié)議訂立管理制度》6各部門法務(wù)部合同文本是否正式未完全協(xié)商的條款是否采取了相關(guān)補簽手續(xù)《合同協(xié)議訂立管理制度》7法務(wù)部各部門檢查合同協(xié)議的保管是否有完備安全的措施《合同協(xié)議歸口管理制度》2合同協(xié)議訂立控制流程合同協(xié)議訂立控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1法務(wù)部各部門審核審批合同是否符合法律規(guī)定，是否由法定代表人或授權(quán)人簽章《合同協(xié)議訂立管理制度〉、《中華人民共和國合同法》^^1?擬定合同協(xié)議2各部門合同協(xié)議的簽訂是否符合國家及《合同協(xié)議歸口管理制度〉、《中華人民共和國合同法》2.審核、審批合同，行業(yè)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)自身利益并授權(quán)人員簽章3.提供合同專用章3印章管理部總經(jīng)辦授權(quán)合同協(xié)議是否經(jīng)法定代表人或授權(quán)人簽章同意《合同協(xié)議編制會審制度〉、《中華人民共和國合同法》4.訂立合同簽章4業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各部門合同協(xié)議用章是否由專人負(fù)責(zé)保管和收回《合同協(xié)議訂立管理制度〉、《中華人民共和國合同法》5.收回合同專用章5印章管理部各部門印章管理部是否對合同進(jìn)行統(tǒng)一分類編號《合同協(xié)議訂立管理制度〉、《中華人民共和國合同法》6.保管合同及相關(guān)資料6法務(wù)部各部門審核合同是否按照信息安全內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定做好合同協(xié)議保密工作《合同協(xié)議歸口管理制度〉、《合同訂立管理制度》4合同協(xié)議業(yè)務(wù)流程相關(guān)辦法、制度4．1合同協(xié)議訂立審批制度制度名稱合同協(xié)議訂立審批制度制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門生效日期第1章總則第1條為明確公司合同訂立中的各級權(quán)限，規(guī)范公司合同協(xié)議訂立行為，加強對合同協(xié)議使用的監(jiān)督，防范和降低因合同協(xié)議的簽訂而給公司帶來的風(fēng)險，特制定本制度。第2條規(guī)范公司合同協(xié)議訂立前的擬定、審批及合同訂立后的簽章工作，使其符合《中華人民共和國公司法》和《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)及規(guī)范性文件的有關(guān)規(guī)定，確保合同協(xié)議的順利履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益。第2章適用范圍第3條本制度所稱合同協(xié)議指公司與自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的合同或協(xié)議。第4條本制度適用于公司所有書面合同協(xié)議的審批，包括合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等規(guī)范性文件的審批。第5條本制度中所稱部門代表公司洽談、簽訂合同協(xié)議的各業(yè)務(wù)、職能部門。第6條本制度中所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是合同協(xié)議談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同協(xié)議最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。第3章授權(quán)審批規(guī)定第7條合同協(xié)議的分類.一般性合同協(xié)議：合同標(biāo)的在 萬元資金支出或 萬元資金收入以下的合同協(xié)議。.重大合同協(xié)議：合同標(biāo)的超出 萬元資金支出或 萬元資金收入的合同協(xié)議。第8條公司對外簽訂合同協(xié)議均由董事長授權(quán)總經(jīng)理代表公司行使職權(quán)。第9條總經(jīng)理職責(zé).總經(jīng)理授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員代表公司簽訂合同協(xié)議。.總經(jīng)理審批公司所有格式合同和各部門的合同協(xié)議文本。.總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對外重大合同協(xié)議的簽章，并審核超出各部門負(fù)責(zé)人審核權(quán)限的合同協(xié)議。第10條法務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核公司合同協(xié)議格式和各部門合同協(xié)議文本。第11條各部門負(fù)責(zé)人的職責(zé).負(fù)責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議文本.協(xié)助法律顧問擬定公司主營業(yè)務(wù)合同協(xié)議格式。.初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與對方商定的具體合同條款。12條法律顧問的職責(zé).監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同協(xié)議文本。.草擬公司主營業(yè)務(wù)合同協(xié)議格式或公司重大、特殊合同協(xié)議。第4章授權(quán)審批程序第13條原則上，在業(yè)務(wù)談判雙方達(dá)成一致意見后，各部門應(yīng)盡可能使用公司制定的合同協(xié)議格式或部門合同協(xié)議文本。第14條法律顧問草擬的合同協(xié)議格式應(yīng)經(jīng)法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第15條各部門草擬的合同協(xié)議文本應(yīng)經(jīng)法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第16條業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同協(xié)議方擬定的一般性合同協(xié)議須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、法律顧問審查后訂立正式合同協(xié)議，變更程序亦同。第17條業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同協(xié)議方擬定的重大合同協(xié)議須經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人初審、法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后方能訂立正式合同協(xié)議，變更程序亦同。第5章附則第18條本制度經(jīng)公司總經(jīng)理審批后實施，修改時亦同。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期4．2合同協(xié)議編制會審制度制度名稱合同協(xié)議編制會審制度制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門生效日期第1章總則第1條目的.確保合同協(xié)議行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失，特對合同協(xié)議編制前的資格審查、內(nèi)容談判和文本擬定進(jìn)行規(guī)范。.防范和控制合同協(xié)議可能的風(fēng)險，規(guī)范公司合同協(xié)議的編制行為，加強合同協(xié)議編制的監(jiān)督。2條適用范圍.本制度適用于公司各類合同格式和部門合同協(xié)議的編制。.本制度適用于公司各類格式合同協(xié)議、部門合同協(xié)議文本的制定，以及對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同協(xié)議對方擬定的合同協(xié)議的會審。3條本制度所稱會審指合同協(xié)議在擬稿以后，正式生效之前，由合同協(xié)議關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術(shù)、財務(wù)、審計等相關(guān)部門）會同公司法務(wù)部對合同協(xié)議文本進(jìn)行審核。第2章合同協(xié)議的編制4條選擇合同協(xié)議對方公司應(yīng)對合同標(biāo)的物的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同協(xié)議對方。5條合同協(xié)議編制前的資格審查.公司應(yīng)當(dāng)對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查。.對于重大合同協(xié)議或法律關(guān)系復(fù)雜的合同協(xié)議，公司應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以聘請外部專家參與。對于談判過程中的重要事項應(yīng)當(dāng)予以記錄。.對于合同協(xié)議方，公司應(yīng)確定其是否具有合同協(xié)議的履約能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。6條明確合同協(xié)議內(nèi)容.合同協(xié)議編制內(nèi)容至少應(yīng)該包含以下條款：合同編號、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、協(xié)議期限、支付數(shù)額、支付方式、違約責(zé)任和不可抗力條款等。.合同內(nèi)容和合同范圍條款應(yīng)明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟損失。.雙方的權(quán)利和義務(wù)條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟損失。.協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要詳細(xì)具體地說明，確保合同的有效履行。.對于違約責(zé)任條款，第一不要遺漏，第二要全面，第三幅度可以高，但不要太高，因為太高會導(dǎo)致條款無效，失去約束力。.不可抗力條款盡量列舉其具體范圍、證明條件和通知期限。第7條確定合同協(xié)議的形式.在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同協(xié)議，最后應(yīng)以簽訂正式合同確認(rèn)書為準(zhǔn)。.為避免合同協(xié)議風(fēng)險，即使通過傳真、信件、電報、電子郵件或書面方式協(xié)商一致的，最后也應(yīng)集中歸納到一份紙面合同上，規(guī)避電子證據(jù)（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的缺陷。第8條合同協(xié)議的編制要求.合同協(xié)議文本原則上由承辦部門起草。.重大合同協(xié)議或特殊合同協(xié)議應(yīng)當(dāng)由公司的法律部門參與起草，必要時可聘請外部專家參與起草。.對于由對方起草的合同協(xié)議，公司應(yīng)指定專人進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同協(xié)議內(nèi)容準(zhǔn)確。.國家或行業(yè)有示范合同協(xié)議文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)公司的實際需要進(jìn)行修改。第9條合同協(xié)議編制的程序.各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務(wù)范圍，起草部門業(yè)務(wù)合同文本，并遞交法律顧問進(jìn)行審核。.法律顧問對各部門遞交的業(yè)務(wù)合同文本進(jìn)行審核，并出具書面意見。.各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級主管進(jìn)行審核、審批。.各部門負(fù)責(zé)人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，根據(jù)審核、審批的意見編制正式的合同文本。第3章合同協(xié)議的會審第10條合同協(xié)議擬定.法律顧問會同各部門起草公司格式合同協(xié)議、各部門擬定本部門合同協(xié)議文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同協(xié)議對方擬定合同協(xié)議時，分別由法律顧問、各部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同協(xié)議在會審過程中的傳遞。.合同協(xié)議擬定者須按公司規(guī)定在《合同會審單》上填寫合同會審部門及人員名稱。.合同協(xié)議擬定者負(fù)責(zé)合同連同《合同會審單》在整個會審過程中的傳遞，直到合同協(xié)議蓋上合同專用章后結(jié)束。第11條合同會審主體及內(nèi)容.法務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同協(xié)議對方當(dāng)事人身份和資格進(jìn)行審查及對合同爭議解決方式進(jìn)行審核。.技術(shù)部主要負(fù)責(zé)對合同標(biāo)的物是否符合國家各項標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查。.財務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同對方資信情況、價款支付等的審查。.法務(wù)部和財務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟損失的計算等。第12條合同協(xié)議會審要點1.合法性。包括合同協(xié)議的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同協(xié)議訂立程序是否符合規(guī)定，會審意見是否齊備，資金的來源、使用及結(jié)算方式是否合法以及資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等。2.經(jīng)濟性。主要指合同協(xié)議內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟利益。.可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格，擔(dān)保方式是否可靠以及擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。.嚴(yán)密性。包括合同協(xié)議條款及有關(guān)附件是否完整齊備，文字表述是否準(zhǔn)確，附加條件是否適當(dāng)合法，合同協(xié)議約定的權(quán)利義務(wù)是否明確以及數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。第13條參與合同協(xié)議會審的部門應(yīng)根據(jù)會審職責(zé)安排人員按時參加會審工作。第14條會審人員應(yīng)對合同協(xié)議中相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真仔細(xì)審查，發(fā)現(xiàn)疑問之處，應(yīng)及時與合同協(xié)議擬定部門