管理信息系統(tǒng)14輸入輸出設(shè)計(jì)

第五節(jié) 輸入輸出設(shè)計(jì)燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)一、輸入輸出設(shè)計(jì)的意義二、輸入設(shè)計(jì)的原則、內(nèi)容、評(píng)價(jià)三、輸出設(shè)計(jì)的內(nèi)容、方法、評(píng)價(jià)四、菜單設(shè)計(jì)輸入輸出設(shè)計(jì)是管理信息系統(tǒng)與用戶(hù)的界面，一般而言，輸入輸出設(shè)計(jì)對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員并不重要，但對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，卻顯得尤為重要。1、它是一個(gè)組織系統(tǒng)形象(Cooperation

IdentifySystem,CIS)的具體體現(xiàn)；2、它能夠?yàn)橛脩?hù)建立良好的工作環(huán)境，激發(fā)用戶(hù)努力學(xué)習(xí)、主動(dòng)工作的熱情；3、符合用戶(hù)習(xí)慣，方便用戶(hù)操作，使目標(biāo)系統(tǒng)易于為用戶(hù)所接受。4、為用戶(hù)提供易讀易懂的信息形態(tài)。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)一、輸入輸出設(shè)計(jì)的意義輸出設(shè)計(jì)的任務(wù)是使管理信息系統(tǒng)輸出滿(mǎn)足用戶(hù)需求的信息。輸出設(shè)計(jì)的目的是為了正確及時(shí)反映和組成用于管理各部門(mén)需要的信息。信息能夠滿(mǎn)足用戶(hù)需要，直接關(guān)系到系統(tǒng)的使用效果和系統(tǒng)的成功與否。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)二、輸出設(shè)計(jì)1、輸出設(shè)計(jì)的內(nèi)容√輸出信息使用情況。信息的使用者、使用目的、信息量、輸出周期、有效期、保管方法和輸出份數(shù)?！梯敵鲂畔?nèi)容。輸出項(xiàng)目、精度、信息形式(文字、數(shù)字)?！梯敵龈袷?。表格、報(bào)告、圖形等。√輸出設(shè)備和介質(zhì)。設(shè)備如：打印機(jī)、顯示器等；介質(zhì)如：磁盤(pán)、磁帶、紙張（普通、專(zhuān)用）等。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)2、輸出設(shè)計(jì)的方法燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)人員應(yīng)給出系統(tǒng)輸出的說(shuō)明，這個(gè)說(shuō)明既是將來(lái)編程人員在軟件開(kāi)發(fā)中進(jìn)行實(shí)際輸出設(shè)計(jì)的依據(jù)，也是用戶(hù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)實(shí)用性的依據(jù)。因此，設(shè)計(jì)人員要能選擇合適的輸出方法，并以清楚的方式表達(dá)出來(lái)。輸出主要有以下幾種:√表格信息。一般而言，表格信息是系統(tǒng)對(duì)各管理層的輸出，以表格的形式提供給信息使用者，一般用來(lái)表示詳細(xì)的信息?！虉D形信息。管理信息系統(tǒng)用到的圖形信息主要有直方圖、圓餅圖、曲線(xiàn)圖、地圖等。圖形信息在表示事物的趨勢(shì)、多方面的比較等方面有較大的優(yōu)勢(shì)，在進(jìn)行各種類(lèi)比分析中，起著數(shù)據(jù)報(bào)表所起不到的顯著作用。表示方式直觀(guān)，常為決策用戶(hù)所喜愛(ài)。3、輸出設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)√能否為用戶(hù)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息服務(wù)；√是否便于閱讀和理解，符合用戶(hù)的習(xí)慣；√是否充分考慮和利用了輸出設(shè)備的功能；√是否為今后的發(fā)展預(yù)留一定的余地。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)4輸出報(bào)告輸出報(bào)告定義了系統(tǒng)的輸出。

輸出報(bào)告中既標(biāo)出了各常量、變量的詳細(xì)信息，也給出了各種統(tǒng)計(jì)量及其計(jì)算公式、控制方法。設(shè)計(jì)輸出報(bào)告時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：方便使用者，盡量利用原系統(tǒng)的輸出格式如確需修改，應(yīng)征得用戶(hù)同意；輸出表格要考慮系統(tǒng)發(fā)展的需要。

是否必要在輸出表中留出備用項(xiàng)目，以滿(mǎn)足將來(lái)新增項(xiàng)目的需要。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)4輸出報(bào)告燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)輸出設(shè)計(jì)書(shū)資料代碼GZ–01輸出名稱(chēng)工資主文件一覽表處理周期每月一次形式行式打印表種類(lèi)0–001份數(shù)1報(bào)送財(cái)務(wù)科項(xiàng)目號(hào)項(xiàng)目名稱(chēng)位數(shù)及編輯備注1部門(mén)代碼X（4）2工號(hào)X（5）3姓名X（12）4級(jí)別X（3）5基本工資9999.996房費(fèi)999.99輸出設(shè)計(jì)書(shū)輸出設(shè)計(jì)示例屏幕顯示輸出的設(shè)備調(diào)撥單燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)中國(guó)長(zhǎng)江三峽開(kāi)發(fā)總公司設(shè)備調(diào)撥單燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)請(qǐng)購(gòu)單位：工程建設(shè)部：右岸工程部

1997年5月21日97調(diào)字第總價(jià)

180,200.001總價(jià)

180,200.0000設(shè)備

棒磨機(jī) 數(shù)量 賬面價(jià)格名稱(chēng)

計(jì)劃 單價(jià)型號(hào)規(guī)格

1

180,200.00單

臺(tái)

設(shè)備

15073

實(shí)收

結(jié)算價(jià)款位 編號(hào)

001-

數(shù)

單價(jià)合同

001180,200.00號(hào)發(fā)貨

10號(hào)倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)

中國(guó)建設(shè)銀行開(kāi)戶(hù)銀賬銀賬行號(hào)

32100876543備

注總計(jì)金額其他有關(guān)費(fèi)用運(yùn)輸費(fèi)管理費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)包裝費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)包裝費(fèi)610.4

5（大寫(xiě)）壹拾捌萬(wàn)貳佰元整

180,200.00存□根財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)請(qǐng)購(gòu)單位發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)稽查業(yè)□務(wù)單位主管： 收款：提貨： 發(fā)貨： 制單：打印輸出的設(shè)備調(diào)撥單000016號(hào)接收用戶(hù)輸出格式定義的輸入畫(huà)面燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)三、輸入設(shè)計(jì)燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)輸入設(shè)計(jì)的目的是提高輸入效率，減少輸入錯(cuò)誤。1、輸入設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)原則√控制輸入量。盡可能利用計(jì)算√減少輸入延遲。批量輸入、周轉(zhuǎn)文件輸入√減少輸入錯(cuò)誤。采用多種校驗(yàn)方法和驗(yàn)證技術(shù)√避免額外步驟?！毯?jiǎn)化輸入過(guò)程。2、常用的輸入設(shè)備√鍵－磁盤(pán)輸入裝置√光電閱讀器√終端輸入3、輸入數(shù)據(jù)正確性校驗(yàn)數(shù)據(jù)輸入設(shè)備的選擇燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)名稱(chēng)內(nèi)容特點(diǎn)鍵盤(pán)－磁盤(pán)由數(shù)據(jù)錄入員通過(guò)工作站錄入，經(jīng)可靠性驗(yàn)證后存入磁記錄介質(zhì)（如磁帶、磁盤(pán)等）。成本低、速度快，易于攜帶，適用于大量數(shù)據(jù)輸入。光電閱讀器采用光筆讀入光學(xué)標(biāo)記條形碼或用掃描儀錄入紙上文字。光符號(hào)讀入器適用于自選商場(chǎng)、借書(shū)處等少量數(shù)據(jù)錄入的場(chǎng)合。終端輸入終端可以在線(xiàn)方式與主機(jī)聯(lián)系及時(shí)返回處理結(jié)果輸入錯(cuò)誤的種類(lèi)數(shù)據(jù)本身錯(cuò)誤數(shù)據(jù)多余或不足數(shù)據(jù)的延誤燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)的校驗(yàn)方法重復(fù)校驗(yàn)視覺(jué)校驗(yàn)檢驗(yàn)位校驗(yàn)控制總數(shù)校驗(yàn)數(shù)據(jù)類(lèi)型校驗(yàn)格式校驗(yàn)邏輯校驗(yàn)界限校驗(yàn)順序校驗(yàn)記錄計(jì)數(shù)校驗(yàn)平衡校驗(yàn)對(duì)照校驗(yàn)輸入錯(cuò)誤的種類(lèi)數(shù)據(jù)本身錯(cuò)誤。由于原始數(shù)據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤等原因引起的輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)多余或不足。在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中產(chǎn)生的差錯(cuò)。如數(shù)據(jù)（單據(jù)等）的散失、遺漏或重復(fù)等原因引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)的延誤。數(shù)據(jù)收集過(guò)程中所產(chǎn)生的差錯(cuò)，不過(guò)它的內(nèi)容和數(shù)

據(jù)都是正確的，只是由于時(shí)間上的延誤而產(chǎn)生差錯(cuò)。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的校驗(yàn)方法有：重復(fù)校驗(yàn)。這種方法將同一數(shù)據(jù)先后輸入兩次，然后由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)予以對(duì)比校驗(yàn)，如兩次輸入內(nèi)容不一致，計(jì)算機(jī)顯示或打印出錯(cuò)信息。視覺(jué)校驗(yàn)。輸入的同時(shí)，由計(jì)算機(jī)打印或顯示輸入數(shù)據(jù)，然后與原始單據(jù)進(jìn)行比較，找出差錯(cuò)。視覺(jué)校驗(yàn)不可能查出所有的差錯(cuò)，其查錯(cuò)率為75%~85%。檢驗(yàn)位校驗(yàn)。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的校驗(yàn)方法有：控制總數(shù)校驗(yàn)。用控制總數(shù)校驗(yàn)時(shí)，工作人員先用手工求出數(shù)據(jù)的總值，然后在數(shù)據(jù)的輸入過(guò)程中由計(jì)算機(jī)程序累計(jì)總值，將兩者對(duì)比校驗(yàn)。數(shù)據(jù)類(lèi)型校驗(yàn)校驗(yàn)數(shù)據(jù)是數(shù)字型還是字符型。格式校驗(yàn)。校驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄中各數(shù)據(jù)項(xiàng)的位數(shù)和位置是否符合預(yù)先規(guī)定的格式。

姓名欄規(guī)定為18位，而姓名的最大位數(shù)是17位，則該欄的最后一位一定是空白。該位若不是空白，就認(rèn)為該數(shù)據(jù)項(xiàng)錯(cuò)位。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)邏輯校驗(yàn)根據(jù)業(yè)務(wù)上各種數(shù)據(jù)的邏輯性，檢查有無(wú)矛盾。例如，月份最大不會(huì)超過(guò)12。界限校驗(yàn)檢查某項(xiàng)輸入數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否位于規(guī)定范圍之內(nèi)。譬如，商品的單價(jià)

規(guī)定在50元至1000元范圍內(nèi)，則檢查是否有比50元小及比1000元大的數(shù)目即可。凡在此范圍之外的數(shù)據(jù)均屬出錯(cuò)。順序校驗(yàn)檢查記錄的順序

例如，要求輸入數(shù)據(jù)無(wú)缺號(hào)時(shí)，通過(guò)順序校驗(yàn)，可以發(fā)現(xiàn)被遺漏的記錄。又如，要求記錄的序號(hào)不得重復(fù)時(shí)，即可查出有無(wú)重復(fù)的記錄。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)記錄計(jì)數(shù)校驗(yàn)這種方法通過(guò)計(jì)算記錄個(gè)數(shù)來(lái)檢查記錄有否遺漏和重復(fù)。不僅對(duì)輸入數(shù)據(jù)，而且對(duì)處理數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)及出錯(cuò)數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)等均可進(jìn)行計(jì)數(shù)校驗(yàn)。平衡校驗(yàn)平衡校驗(yàn)的目的在于檢查相反項(xiàng)目間是否平衡

例如，會(huì)計(jì)工作中檢查借方會(huì)計(jì)科目合計(jì)與貸方會(huì)計(jì)科目合計(jì)是否一致。對(duì)照校驗(yàn)對(duì)照校驗(yàn)就是將輸入的數(shù)據(jù)與基本文件的數(shù)據(jù)相核對(duì)，檢查兩者是否一致。

為了檢查輸入的用戶(hù)代碼是否正確，可將輸入的用戶(hù)代碼與計(jì)算機(jī)中存放的用戶(hù)代碼總表相核對(duì)。燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院——管理信息系統(tǒng)4原始單據(jù)的格式設(shè)計(jì)輸入設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容之一是設(shè)計(jì)好原始單據(jù)的格式。設(shè)計(jì)原則便于填寫(xiě)便于歸檔單據(jù)的格式應(yīng)能保證輸入精度實(shí)例見(jiàn)下表科長(zhǎng)簽字

備注欄：0──調(diào)離

1──新進(jìn)

2──修改數(shù)據(jù)人員代碼姓名人事變動(dòng)通部知門(mén)單基本工資年附加工月資

日房費(fèi)備注1002周英杰01400.0040.0090.0001004吳關(guān)興02350.0035.0050.0021005趙子英01450.0045.0090.0021007馬凌云02