食品行業(yè)采購業(yè)務流程

采購作業(yè)管理辦法（試運行）第一章總則第一條根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)精神，結(jié)合公司相關(guān)管理制度，為確保所需物資按計劃及時采購，切實保證用料部門生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行，特制定本辦法。第二條物資采購作業(yè)實行按需求計劃采購、按質(zhì)量要求采購、按要求時間采購的原則。第三條物資采購分：現(xiàn)金零星采購、招標定點采購、廠家訂貨直購等三種方式。執(zhí)行保證質(zhì)量、降低成本、減少費用的方針。第四條物資采購作業(yè)分物資種類、采購區(qū)域及付款方式等落實采購責任人完成。第二章采購材料的分類第一條公司材料采購分為以下四類：原料類采購、包材類采購、五金類采購、非生產(chǎn)性類物資采購。第二條原料類物資是指如白糖、雞蛋、大米、糯米等用于公司產(chǎn)品生產(chǎn)的基礎(chǔ)和基本用料。第三條包材類物資是指用于公司產(chǎn)品包裝和宣傳類的材料。第四條五金類物資是指用于公司修建、維修類物資以及生產(chǎn)設備維護、維修類，和生產(chǎn)過程中需采購的其他物料。第五條非生產(chǎn)性類物資是指①辦公用品、辦公設備、辦公設施等和其所需要的耗材、換件；②行政接待、招商營銷、慶典紀念等所需求的物資；③磚、沙、水泥等工程零星使用的材料除外④其他總經(jīng)辦安排和認可對外的付費的業(yè)務。第三章材料請購第一條采購部內(nèi)務員當天安排前一天下午五點前各用料部門傳至采購部的用料請購（其他時間傳遞的次日再安排采購）。傳批的請購單由采購部負責審批是否簽批完畢。請購單交接必須有交接記錄，若請購單的規(guī)格型號、質(zhì)量標準不明確以及簽批手續(xù)未完成，采購部在24小時內(nèi)返回用料部門，不予采購，用料部門按要求重新請購，返回要有交接記錄。第二條原料類、包材類物資請購流程如下：庫房管理員提申請→庫房主管復核→計調(diào)經(jīng)理審核→生產(chǎn)副總終簽→采購部執(zhí)行。第三條五金類物資請購流程如下：需求部門管理人員提申請→設備經(jīng)理復核→庫房主管復核→生產(chǎn)副總審核→（單項金額小于等于2000元）稽核終簽→（單項金額大于2000元）總經(jīng)理終簽→采購部執(zhí)行。第四條非生產(chǎn)性類物料請購流程如下：需求部門管理人員提申請→部門經(jīng)理審核→（單項金額小于等于2000元）總經(jīng)辦終簽→（單項金額大于2000元）總經(jīng)理終簽→采購部執(zhí)行。第五條非生產(chǎn)性類物料采購后在五金庫入庫，各部門請購人員在五金庫憑申報出庫。保管對給部門的出庫數(shù)量和品種進行監(jiān)控，只出庫申報內(nèi)容、部門。第六條辦公用品請購流程：需求部門請購→部門負責人審核→每月25號前報行政部匯總（每月各部門只能上報一次）→（總金額建議采購的供應商名稱、電話號碼和材料名稱、材料的規(guī)格型號、品牌、材質(zhì)、質(zhì)量標準和誤差范圍等要素、以及是否包送、報賬票據(jù)類型等、還要寫清楚材料報價的單價對應的單位、請購數(shù)量、金額等。第九條原料、包材類物料詢比價和申報定價的簽批流程：采購員擬制并簽名→采購部經(jīng)理審核→稽核審核→（單項金額小于等于20萬元）總經(jīng)辦終審→（大于20萬元）公司總經(jīng)理終審→經(jīng)辦采購員按簽批意見辦理。第十條其他物料詢比價和申報定價的簽批流程：采購員擬制并簽名→采購部經(jīng)理審核→稽核審核→（單項金額小于等于2萬元）總經(jīng)辦終審→（大于2萬元）公司總經(jīng)理終審→經(jīng)辦采購員按簽批意見辦理。第五章價格管控第一條除規(guī)定材料的詢比價時限外（第四章第二條），一般價格依據(jù)權(quán)限時間為三個月，鎖定價格的合同一般按批次簽訂，未鎖定價格的合同簽訂時間只能為一年。第二條稽核每三個月對未鎖定價格的合同進行市場價格調(diào)查，就漲跌與供應商進行協(xié)商。第三條已簽訂價格或合同的情況下出現(xiàn)的價格漲跌，漲跌簽批流程如下：由經(jīng)辦采購員或稽核申報→漲跌小于等于5﹪→部門經(jīng)理審核→稽核審核→總經(jīng)辦終審→漲跌大于5﹪→按市場詢比價模式執(zhí)行。第四條稽核人員每月在市場對采購員采購的材料做5種的價格核查并出書面報告，由總經(jīng)辦簽批和跟蹤考核。第五條由稽核或權(quán)限領(lǐng)導在價格核查或簽批價格時，與上報價格出現(xiàn)超過10﹪小于20﹪的價格差異則處罰經(jīng)辦采購員200元／次，對其他簽批人員處罰50元／次；若價格差異超過20﹪,經(jīng)辦采購員做辭退處理，稽核處罰200元／次，其他簽批人員處罰50元／次。第六章招標采購流程第一條由品質(zhì)部擬制采購材料的技術(shù)標書、由采購部擬制材料的商務標書。第二條標書的簽批流程：采購部經(jīng)理擬制→品質(zhì)部審核→技術(shù)中心負責人審核→（單項金額小于等于10萬元）總經(jīng)辦終審→（單項金額大于10萬元）總經(jīng)理終審。第三條招標現(xiàn)場公司參加人員有：經(jīng)辦采購員、采購部經(jīng)理、總經(jīng)辦人員、品質(zhì)部人員等，必要時有總經(jīng)理參加。第四條招標結(jié)束后中標決定書的簽批流程：經(jīng)辦采購員填制→采購部門領(lǐng)導審核→（單項金額小于等于20萬元）總經(jīng)辦終審→（單項金額大于20萬元）總經(jīng)理終審。第五條標書中必須明確材料的質(zhì)量標準、誤差范圍、付款方式、交貨時間，履約保證金等參數(shù)要求。對涉及食品安全等材料的招標，必須對應標單位資格進行審查，必要時進行實地考察。并要有審查、考察的報告附中標決定書后再行簽批。第七章合同簽訂審批流程第一條合同由部門經(jīng)理負責擬制，憑詢比價表、價格申報、中標決定書等價格依據(jù)審批合同，所有合同均由采購部經(jīng)理簽署。招標采購的材料簽批合同時應后附招標書。第二條采購合同中的內(nèi)容包含材料名稱、規(guī)格型號（品牌、材質(zhì)等）質(zhì)量標準，驗收標準，誤差范圍、到貨時間、含稅稅率、付款條件以及雙方的權(quán)責和對供應商涉及到的處罰、賠償條款。第三條合同審批流程：由經(jīng)辦采購員填寫合同會審表→部門經(jīng)理審核→財務部審核→（單項金額小于等于50萬元）總經(jīng)辦終審→（單項金額大于50萬元）總經(jīng)理終審。第八章資金及業(yè)務結(jié)算流程第一條采購員借款時，由采購員根據(jù)物資采購計劃填寫借款單→采購經(jīng)理審核→財務部審核→總經(jīng)辦終簽。第二條請款時，經(jīng)辦采購員在請款單后附詢比價表，申報等價格依據(jù)，部門經(jīng)理審核→財務部審核→（總金額小于等于10萬元）總經(jīng)辦終簽→（大于10萬元）總經(jīng)理終簽。第三條采購付款申請單的簽批流程：采購部門經(jīng)理填寫《采購付款申請單》→財務部會計填寫“已對賬未付款金額”→采購部門經(jīng)理填寫“申請金額”→財務部經(jīng)理審核→（金額小于等于20萬元）總經(jīng)辦終簽→（大于20萬元）總經(jīng)理終簽。第四條采購員現(xiàn)金報銷流程：采購員填制《報銷單》，后附發(fā)票或收據(jù)（送貨單）以及入庫單、請購單和采購物資的價格依據(jù)→稽核審核→采購部門經(jīng)理審核→財務部門審核→總經(jīng)辦終簽報銷。第五條轉(zhuǎn)賬支付賬款供應商的記賬（對賬單）流程：供應商或經(jīng)辦采購員填寫對賬單，后附發(fā)票或收據(jù)以及入庫單、送貨單、訂單→稽核審核→采購部門經(jīng)理審核→財務部門經(jīng)理審核→總經(jīng)辦終簽→財務部辦理記賬。第六條記賬報銷的發(fā)票（收據(jù)）的出票單位與詢比價、合同等的單位一致；如是收據(jù)記賬必須在收據(jù)上注明供貨單位的電話號碼，盡量在收據(jù)上有供貨單位的蓋章。第七條現(xiàn)金采購員每月最后一個工作日盤存，要求借款金額（財務的借方余額）=票據(jù)金額+身上剩余現(xiàn)金，不得出現(xiàn)長短款現(xiàn)象，盤存表由部門和財務經(jīng)理簽批后采購部存檔?？偨?jīng)辦每月抽查一次采購員現(xiàn)金情況，若出現(xiàn)500元以下短款，則處罰采購員200元，部門經(jīng)理50元，若出現(xiàn)500元以上短款，則當事采購員做調(diào)崗處理，部門經(jīng)理處罰200元。第八條現(xiàn)金經(jīng)辦采購員報銷票據(jù)不能超過60天；請款的票據(jù)對賬不得超過30天；每月有抵扣稅的發(fā)票對賬不得超過40天。第九條采購部每月擬制采購資金計劃表，由部門經(jīng)理擬制→財務部審核總金額→總經(jīng)辦終審。第十章廉潔自律規(guī)范第一條不為所有供應（廠）商、客戶設置“門檻”；第二條不接受供應（廠）商、客戶的宴請（公務安排除外）；第三條不邀請供應（廠）商、客戶以及管理對象參加本人和家人的生日活動；第四條不索要、不收受供應（廠）商、客戶的禮品禮金、回扣及各種有價證劵；第五條不要求供應（廠）商、客戶安排本人家屬或親屬到其單位工作；第六條嚴格執(zhí)行施工、采購招標規(guī)定，不指定施工隊伍，不指定原輔材料供應（廠）商；第七條不得以任何方式向上級和領(lǐng)導行賄送禮；第八條不貪污、不挪用公司公款；第九條不泄露、不出售公司商業(yè)機密，不以職謀利、以權(quán)謀私；第十條不得對公正執(zhí)行公務的員工、干部威脅恐嚇打擊報復。第十一條全體員工要嚴格遵守，相互監(jiān)督、對身邊違規(guī)違紀現(xiàn)象應積極舉報。第十二條對違反廉潔自律規(guī)范的以上人員進行調(diào)崗或辭退處理。第十一章其他規(guī)定第一條以上所有簽批時間均為一天。第二條采購部內(nèi)務對詢比價表、申報、合同等進行存檔和編號，對原料、包材的請購進行存檔。第三條采購員將自己經(jīng)辦的價格依據(jù)編號處理后，原件存檔采購部，原料和包材的復印件交稽核、財務、總經(jīng)辦各一份。第十二章考核第一條以上各項規(guī)定未有處罰措施的，按20元至200元每次進行處罰。采購付款申請表編號：收款單位名稱材料類型開戶銀行名稱賬號已對賬未付款金額￥大寫：會計：采購部申請金額￥大寫：簽批人：財務部經(jīng)理審核意見簽批人：總經(jīng)辦簽批意見簽批人：總經(jīng)理簽批意見簽批人：中標決定書招標單位:招標日期:年月日招標項目標的數(shù)量、單位招標方式報價競標標底金額（元）單價報價議標總價參加投標單位(或個人)投標單位(或個人)聯(lián)系電話投標報價（元）一次二次三次四次五次123456招標領(lǐng)導小組參會人員簽證招標結(jié)論招標部門意見技術(shù)部門意見總經(jīng)辦意見總經(jīng)理意見詢價比價表項目名稱：詢價時間:請購單號：請購時間：詢價項目規(guī)格型號單位數(shù)量供貨或作業(yè)單位名稱、聯(lián)系方式、含稅價格是否包運備注供應商名稱電話號碼價格總價包送增值稅發(fā)票詢價比價及經(jīng)理人員綜合意見稽核審核員意見公司總經(jīng)辦意見公司總經(jīng)理意見終批權(quán)限關(guān)于的申報主題詞：[申報時間2014年月日申報單位經(jīng)辦人申報工作事項及內(nèi)容部門領(lǐng)導審核意見價格審價員審核意見總經(jīng)辦簽批意見總經(jīng)理簽批意見合同會審表合同名稱合同類型□施工類■材料設備類□營銷包裝類□室外環(huán)境類□加工制作類□運輸類□其他合同價款單價需方需求部門總價供方經(jīng)辦人會審意見采購部意見1、合同價款：⑴定價方法：■符合要求；□不符合要求；⑵合同單價：■與定價時相符；□不相符，實際定價單價為：⑶合同總價：■與定價時相符；□不相符，實際定價總價為：⑷付款方式：■符合要求；□不符合要求；⑸質(zhì)量標準：■符合要求；□不符合要求；⑹技術(shù)標準：■符合要求；□不符合要求；⑺驗收標準：■符合要求；□不符合要求；2、其他條款：■符合要求；□應做調(diào)整；3、建議內(nèi)容：接件：時分負責人（簽字）：年月日返件：時分財務部意見1、合同價款：⑴合同單價：□與定價時相符；□不相符，實際定價單價為：⑵合同總價：□與定價時相符；□不相符，實際定價總價為：2、合同價款支付辦法：□同意；□建議調(diào)整；3、合同約定收款票據(jù)：□同意；□建議調(diào)整；4、合同約定稅費繳納：□符合要求；□應做調(diào)整；5、其他條款：□符合要求；□應做調(diào)整；6、建議內(nèi)容：接件：時分負責人（簽字）：年月日返件：時分總經(jīng)辦意見合同價款定價辦法：□符合規(guī)定；□不符合規(guī)定；2、付款方式：□符合要求；□不符合要求；3、質(zhì)量標準：□符合要求；□不符合要求；4、技術(shù)標準：□符合要求；□不符合要求；5、驗收標準：□符合要求；□不符合要求；6、合同價款：⑴合同單價：□與定價時相符；□不相符，整；8、建議內(nèi)容：