2013.1.25展會參展流程

展會參展流程根據(jù)公司年度推廣方案制定季度會展計劃。在制定季度會展計劃前由會展牽頭召開業(yè)務(wù)部門和市場部門的溝通協(xié)調(diào)會，會議內(nèi)容包括，業(yè)務(wù)開展方向、銷售策略、銷售計劃、主展哪類產(chǎn)品、市場宣傳方向、展會成本、任務(wù)目標、是否有指定展會、以及業(yè)務(wù)部門和市場部門的其它具體要求，會展應(yīng)詳細記錄會議要求并根據(jù)會議要求制定年度會展計劃。二、展會目的二、會展篩選1.明確參展目標能夠展示公司形象、能夠展示新產(chǎn)品、能夠了解市場、尋求合作、能夠?qū)ふ铱蛻?、能夠銷售車輛、能夠開發(fā)代理商。考察展會品質(zhì)與行業(yè)評價主辦單位與行業(yè)背景、展覽會的規(guī)模與歷史、展覽情況與專業(yè)特點、目標觀眾、展商構(gòu)成、展出展品、展覽的效果、媒體的參與程度、展覽的影響力，展覽會的行業(yè)評價，是不是在行業(yè)中受到好評、是不是能吸引權(quán)威單位和人士參與、是不是有好的展覽服務(wù)。3.是否可以達到參展目看一看是不是能滿足公司的銷售策略、增加現(xiàn)存市場的產(chǎn)品銷售、推出換代產(chǎn)品、開拓新的市場、還是區(qū)域或縱向銷售、展覽會是不是適合展出自己的產(chǎn)品、展出的時機是不是合適、是不是能配合企業(yè)的銷售計劃。4.業(yè)務(wù)人員也可根據(jù)自己業(yè)務(wù)需要向本部門領(lǐng)導(dǎo)提出參展要求，經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)與運營部總監(jiān)溝通經(jīng)總經(jīng)理批準即可加入?yún)⒄褂媱潯Ｕ箷唧w信息收集1.展會信息收集渠道1)、展會組委會傳真、郵件；2)、往年展會信息；3)、展會網(wǎng)站上的展會信息；4)、業(yè)務(wù)員從經(jīng)銷商、客戶那里得到的展會信息。2.展會收集信息內(nèi)容1)、基本信息：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期經(jīng)驗和反饋、參展單位、參觀者范圍、交通食宿環(huán)境、報名時間材料（注意：展會真實性）2)、了解這個展會的覆蓋地區(qū)有多大。3)、同哪些類型的產(chǎn)品一同展覽。4)、如果是國際性貿(mào)易展會，而不是專門的中國產(chǎn)品展覽會，將要參展的國外公司有哪些？是什么產(chǎn)品參展？5)、展覽會預(yù)訂場地的費用、時間怎樣安排3.將收集到的會展信息整理成統(tǒng)一信息格式同會展計劃一同報審，使領(lǐng)導(dǎo)能夠更直觀的了解會展計劃上的會展信息。四、會展季度計劃報審1.會展季度計劃報審方式：根據(jù)與業(yè)務(wù)部門和市場部門的會議要求制作季度會展計劃表，將季度會展計劃表通過公司郵件的方式發(fā)給總經(jīng)理、拓展部總監(jiān)、授權(quán)部總監(jiān)、運營部總監(jiān)、人事部總監(jiān)、財務(wù)部總監(jiān)、行政部總監(jiān)，由各部門領(lǐng)導(dǎo)討論是否參展和參展意見，并在計劃表格上填寫參展意見后通過公司郵箱發(fā)回會展。2.季度會展計劃表內(nèi)容：展會名稱、展會時間、展會概況、展會地點、參展方式及價格、參與部門、領(lǐng)導(dǎo)審批意見，并附帶展會具體信息。（詳見附件1）3.季度會展計劃報審時間節(jié)點：上報時間為該計劃第一個展會日期的前一個半月，審批回復(fù)時間為該計劃上報時間的7個工作日。五、參展報名1、展會預(yù)算：根據(jù)所要參加展會具體情況作出整體預(yù)算申請單（詳見附件6），由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，總經(jīng)理簽字同意。2、填報名表，參會回執(zhí)表、展位費用、展位號（一種是組委會統(tǒng)一安排；一種是自己選）等等表格；3、組委會統(tǒng)一安排的要跟蹤查看，確定展位的位置是否很好，有利于以后更好的利用展會開拓市場；4、申請展位費用、匯款；5、回傳匯款底單，電話確認，確定已報上名了；（匯款底單復(fù)印存底備用）6、所有展會報名資料整理歸檔。六、展前準備（一）特展（提前一個半月開始著手準備）（1）確定展會的報道、布展、開幕式、撤展等時間。特展需確認展館限高問題。（2）用公司電子郵件的形式發(fā)送參展通知單（詳見附件3）；（3）確定直接負責我們展會的聯(lián)系人、聯(lián)系方式以及報道需要的各項公司資料等。（4）確定展位發(fā)票的領(lǐng)取所需要的手續(xù)。（5）參展前一個月準備物料清單（詳見附件4），上級領(lǐng)導(dǎo)確認后，發(fā)給庫管一份確認庫存是否充足；1、順序問題：1)、市場部負責收集特裝公司信息、特裝設(shè)計方案及預(yù)算；2)、匯總后組織相關(guān)人員開會，確認1-2個方案，確認需修改動的地方，討論設(shè)計色彩、設(shè)計風格、設(shè)計主題，以及細節(jié)尺寸，商討展會預(yù)算；3)、與特展搭建商進行調(diào)整，以及細節(jié)尺寸的確認，并提供設(shè)計尺寸確認圖，方便美工設(shè)計方案的制定；4)、確定最終方案，進行多家詢價，確認最終價格；5)、與搭建商簽署合同、申請款項。合同內(nèi)容須包括：①、分期付款，首次30%款項，設(shè)計驗收合格后70%款項；②、款項內(nèi)包括展館所有押金，特裝布展手續(xù)由搭建方承擔；③、工期內(nèi)搭建工人人身安全責任由特裝公司全權(quán)承擔；④、按圖紙驗收，圖紙需蓋公章。2、需與上級溝通問題：1)、特裝方案的確認；2)、預(yù)算的確認；3)、設(shè)計風格的確定；4)、高度、空間、燈箱、樣品展示柜、接待臺等具體尺寸的確認；5)、燈箱具體內(nèi)容的確認，包括圖片、文字、顏色等；6)、美工設(shè)計方案的確認3、美工設(shè)計問題：1)、美工前期只需要提供設(shè)計創(chuàng)意，以草圖或者框架圖的方式上報；2)、細節(jié)尺寸確認后即可設(shè)計；4、其他資料準備問題：根據(jù)展會清單準備相關(guān)資料5、其他問題：布展人員臨行前，提供所有展會資料、報道資料、特裝合同、布展聯(lián)系人及電話方式、物料清單（詳見附件4）、展銷會參展指南（詳見附件5）等相關(guān)資料；（二）標展（提前三周開始著手準備）（1）確定展會的報道、布展、開幕式、撤展等時間。（2）用公司電子郵件的形式發(fā)送參展通知單（詳見附件3）；（3）確定直接負責我們展會的聯(lián)系人、聯(lián)系方式以及報道需要的各項公司資料等。（4）確定展位發(fā)票的領(lǐng)取所需要的手續(xù)。（5）參展前三周準備物料清單（詳見附件4），上級領(lǐng)導(dǎo)確認后，發(fā)給庫管一份確認庫存是否充足；（6）根據(jù)展會清單準備相關(guān)物料，并發(fā)送或運送物料；（7）布展人員臨行前，提供所有展會資料、報道資料、物料清單、參展評估表（詳見附件2）、展銷會參展指南（詳見附件:5）等相關(guān)資料；（三）參展服飾直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應(yīng)穿著正式、統(tǒng)一的服裝，佩上公司統(tǒng)一的司標logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、配套的上衣或T恤衫也會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助）。（四）召開展前溝通會參展前會展應(yīng)召開所有參展人員的溝通會，人員排班、展會信息確定、注意事項、參展人員有無別的要求等。七、展中執(zhí)行1.展中的工作（1）確保展中的設(shè)施設(shè)備狀態(tài)良好（2）接待客戶介紹技術(shù)、產(chǎn)品，有選擇的散發(fā)公司選產(chǎn)材料，贈送禮品。（3）收集客戶資料、收集同行信息、收集商業(yè)伙伴信息；（4）現(xiàn)場拍照及臨時事宜處理，（5）每日展示結(jié)束后展位規(guī)整、清潔，整理回收客戶名片、客戶登記表等資料，并根據(jù)當天參展人員的表現(xiàn)用展會評估表（詳見附件7）作總結(jié)（此表格抄送給人事部給與獎懲）；2.展中注意事項（1）嚴格按照展覽規(guī)定的時間參展和撤展，不遲到、不早退。進入場館是需佩戴好胸卡，并妥善保管，萬一遺失請速與主辦單位聯(lián)系；（2）參展人員因保管好自身貴重物品，對于重要的展品，每展展覽結(jié)束后帶回酒店，不要留在展場內(nèi)；（3）人員儀表、儀態(tài)、接待態(tài)度。展會期間需著工裝或正裝，鞋應(yīng)注意擦干凈。應(yīng)保持精力充沛不要歪扭的到處座，盡量不要在展臺內(nèi)吃東西、看報紙、雜志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意貶低競爭對手，對每一個走進展位的人都應(yīng)同樣的尊重；此上注意事項都會影響到參展人員的展會評估八、展后1.撤展歸還租賃器材，到現(xiàn)場服務(wù)中心辦理出門條，整理展臺，將其他必需品、倉儲中心剩余物品以及辦公用品清點、整理打包裝好，憑出門條將所有物品及車輛運出展館，并用快遞寄回公司，2.撤展注意事項（1）撤展是應(yīng)嚴格遵守撤展時間，不得提早，避免錯過可能的客戶。同時，空蕩的展位也會影響企業(yè)形象。（2）撤展是應(yīng)注意清除展板上的膠帶、宣傳畫等，避免因未能將展板回復(fù)原檔，而遭受不必要的經(jīng)濟懲罰（3）撤展開始，清點好所屬物品，自行打包，全程看管至所有物品離場，以免遺落、遺失。做好展位的裝飾廢棄材料清運工作。撤展完畢后，出展廳需要向承辦方申報，換取出門條。經(jīng)驗收合格，即按規(guī)定退還清潔施工保證金，避免造成不必要的經(jīng)濟損失。3.展后整理（1）與參會負責人核對帳務(wù)，確保物、錢、帳統(tǒng)一；（2）整理名片、客戶登記表、展商資料等登記入檔