會議管理制度

會議管理制度一、目的為進(jìn)一步規(guī)范公司會議管理，做好上情下達(dá)和下情上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實，以便有效地提升公司運營水平，特制訂本制度。

二、適用范圍本制度適用于本公司除早會外的各種會議管理。

三、歸口管理公司召開的會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政部負(fù)責(zé)。四、會議管理相關(guān)工作內(nèi)容及要求（一）會議分類及組織1.總經(jīng)理辦公會議：總監(jiān)級或主管人員參加。2.公司級會議：公司管理人員會議、公司員工會議、技術(shù)人員會議、員工培訓(xùn)會議、員工代表會議等。3.專業(yè)性會議：公司性技術(shù)、業(yè)務(wù)會議等。4.部門會議：各部門召開的工作會議。(二)例會的相關(guān)內(nèi)容1.總經(jīng)理辦公會議：根據(jù)工作需要，由總經(jīng)理、總監(jiān)、部門主管提出議事主題，會知總經(jīng)理商議后確定。2.管理干部會議：根據(jù)工作需要公司臨時通知召開。3.公司部門員工會議：以部門為單位，由部門根據(jù)需要擬訂會議時間，全體人員參加，會議記錄上報主管領(lǐng)導(dǎo)。4.公司會議：每月第一周、第三周星期五下午16：00—17：00。5.公司員工大會：半年或一年一次，總結(jié)工作進(jìn)展情況，部署公司下一步工作計劃，表彰或獎勵先進(jìn)集體、個人。6.經(jīng)營活動分析會（每季舉行一次，部門經(jīng)理（主管）及相關(guān)文員、技術(shù)人員參加）：匯報、分析公司計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面情況，肯定成績，揭露問題，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司效益。7.各部門會期服從公司統(tǒng)一安排，以小會服從大會、局部服從整體為標(biāo)準(zhǔn)。8.會議準(zhǔn)備：會議主持人、行政專員、部門主管應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括議程、提案、總結(jié)提綱、發(fā)言要點、草擬計劃、會場座位、通知與會人員等）。（三）會議管理的流程1.各部門經(jīng)理根據(jù)公司或部門需求組織召開會議，需準(zhǔn)備好會議目的、議題、議程、時間、規(guī)模、相關(guān)會議資料及與會人員名單等向行政副總提出會議申請。2.行政副總審批后，行政專員根據(jù)會議規(guī)模及需求安排會議地點、會議服務(wù)人員及相關(guān)設(shè)施。3.會議發(fā)起部門經(jīng)理得知會議地點后，及時發(fā)布會議通知，組織召開會議，并將準(zhǔn)備好的相關(guān)會議資料發(fā)給與會人員。4.會議結(jié)束后，會議發(fā)起部門經(jīng)理整理會議決議，并形成會議紀(jì)要交由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后形成文件。5.會議紀(jì)要文件必須在會議召開一周內(nèi)交由行政專員編號、歸檔。歸檔完成后行政專員將會議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門，并制定督辦表跟蹤會議事項的落實。6.總經(jīng)理會議或總經(jīng)理重點關(guān)注事項的督辦，由行政副總采取措施督促會議決議的落實。專業(yè)會議和例會事項的督辦由會議發(fā)起部門分管領(lǐng)導(dǎo)采取措施督促會議決議的落實。（四）會議要領(lǐng)：1.會議人員要嚴(yán)格遵守會議時間，應(yīng)用統(tǒng)一的筆記本做記錄。2.主持人就議題要旨做簡潔說明。3.主持人就會議事項進(jìn)行順序、時間分配告知與會人員。（五）會議注意事項；1.發(fā)言人不能偏離主題。2.發(fā)言人不得出于私人原因?qū)λ诉M(jìn)行人身攻擊。3.發(fā)言人主題要簡潔明了。4.發(fā)言時必須用語文明。5.主持人應(yīng)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。6.會議中不得離席或打斷他人發(fā)言。7.與會人員要專心聆聽他人發(fā)言。8.與會人員原則上不得缺席，因公出差或外出辦事除外。9.與會人員應(yīng)專心記錄筆記，不得記錄與會議無關(guān)的問題、事項，會議記錄本使用公司統(tǒng)一配發(fā)的筆記本，用完后交舊換新，統(tǒng)一到行政部換領(lǐng)。五、本辦法由公司行政部制定、修改并解釋。原有制度與本辦法相抵觸的均遵循本管理辦法。六、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。