專門檔案-人事檔案管理（文書檔案管理課件）

文書與檔案管理任務(wù)一人事檔案概述海天集團公司后勤處老張來到公司人力資源部說，今年到來退休年齡了，要求公司幫他辦理退休手續(xù)，并且拿出自己的身份證作為證據(jù)。人力資源部負責人心里想：不對呀！從老張的人事檔案看是快到退了年齡了，但不是今年，是明年呀。負責人也沒有說，一邊穩(wěn)住老張，一邊要求張珊趕緊查閱老張的人事檔案，一看果然是明年。人力資源部門負責人對老張說：退休要依據(jù)人事檔案的記錄，不是身份證上的出生年月日，我們是要看檔案的?？磥砟€得為公司服務(wù)一年呀！案例導(dǎo)入1.海天集團公司人力資源部負責人這種做法對不對？為什么？2.收集人事檔案利用的相關(guān)資料，要求形成意見。任務(wù)驅(qū)動1人事檔案概述2人事檔案工作3任務(wù)實訓(xùn)CONTENTSCONTENTS（1）人事檔案概念人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。1人事檔案概述含義：◆人事檔案的作用:是組織、人事部門考察了解和正確選擇使用一個人的重要依據(jù)?！羧耸聶n案來源:于組織、機構(gòu)的人事管理活動。

◆人事檔案的內(nèi)容:是反映一個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況、個性特征、專長愛好等情況的原始記錄，真實反映一個人的客觀情況?！羧耸聶n案的形式:是以個人姓名為特征組成的專卷或?qū)??！羧耸聶n案的要求:是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料。（2）人事檔案特點真實性、動態(tài)性、機密性、現(xiàn)實性。1人事檔案概述（3）人事檔案作用

◆了解個人的歷史和現(xiàn)實情況的主要手段之一◆為人才開發(fā)提供依據(jù)：人事管理◆是澄清個人問題的憑證◆是編寫人物傳記和專業(yè)史的依據(jù)（1）人事檔案工作任務(wù)

2人事檔案工作◆做好收集、歸檔整理工作◆提高管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代化利用要求（2）人事檔案工作的管理體制

◆集中統(tǒng)一、分級負責的管理體制（3）人事檔案工作機構(gòu)

2人事檔案工作《干部檔案工作條例》規(guī)定：

◆

縣以上（含縣）的組織、人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機構(gòu)，并負責對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

◆每管理1000人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。

◆縣以下實行集中或相對集中管理檔案的單位，根據(jù)上述原則應(yīng)當配備專職人員。不需要建立機構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。（4）人事檔案工作人員的素質(zhì)

2人事檔案工作◆具有較高的職業(yè)道德和思想品德素質(zhì)◆了解相關(guān)的檔案法規(guī)，如：中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》◆努力學(xué)習(xí)檔案管理的理論、方法和技巧做好本職工作海天集團公司為搶占市場，公司重視生產(chǎn)管理，今年來，公司業(yè)績年年增長，在人事檔案管理中一般采用在人員入職時填寫《人員信息登記表》，對于入職人員以前的人事檔案采用“自由”方式，即入職人員可以提供給公司，也可以自己保管，公司從不主動收取。海天集團公司在人事檔案管理中是否符合相關(guān)規(guī)定？為什么？任務(wù)驅(qū)動3任務(wù)實訓(xùn)文書與檔案管理任務(wù)二人事檔案管理海天集團公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，需要配備銷售部、流通部、企劃部三個部門的負責人，在進行首輪筆試、競聘演講，投票的基礎(chǔ)上，集團公司領(lǐng)導(dǎo)選擇了6為同志進入下一輪競聘，同時要求集團公司檔案室提供這6位同志的人事檔案作為參考。當張珊到檔案室花了半天的時間才找到這6位同志的人事檔案，等打開6位同志的人事檔案一看：傻了眼！原來集團公司的人事檔案里只有個人簡歷，基本沒有參考的價值，張珊看到這樣如坐針氈，不知如何是好！案例導(dǎo)入

1.是什么原因?qū)е聫埳夯ò胩鞎r間找到6位同志的人事檔案的？人事檔案中應(yīng)該包括哪些材料？

2.提供解決問題的措施，并形成意見。任務(wù)驅(qū)動1人事檔案收集2人事檔案鑒定3人事檔案整理CONTENTSCONTENTS5人事檔案移交與轉(zhuǎn)遞4人事檔案保管與提供利用6任務(wù)實訓(xùn)1人事檔案收集（1）人事檔案收集范圍《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》一共十類：◆履歷材料◆自傳材料◆鑒定、考核、考察材料◆學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評定崗位技能的材料◆政治歷史審查材料◆入黨入團材料◆獎勵材料◆處分材料◆錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議的材料◆其他可供組織參考的材料，主要：工作能力、實績、學(xué)識水平、思想、身體等為主。1科技檔案收集◆辦理完畢的正式文件

◆材料齊全、完整◆手續(xù)齊備◆統(tǒng)一使用辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水、復(fù)寫紙。除電傳材料外，一般不得使用復(fù)印件替代原件。（2）人事檔案收集歸檔要求（3）人事檔案的收集主要方法1人事檔案收集◆建立健全并認真執(zhí)行“歸檔制度”◆各部門形成的人事檔案應(yīng)按規(guī)定及時移交給人事檔案管理部門◆人事檔案管理部門對于各部門單位移交來的不合歸檔要求的人事檔案提出錯誤和要求并通知形成單位補辦或補送相關(guān)材料

（4）人事檔案收集制度1人事檔案收集◆移交是常規(guī)的制度-歸檔制度◆索要制度◆檢查核對制度◆補充制度

（1）鑒定工作的原2人事檔案鑒定取之有據(jù)，舍之有理（2）鑒定工作的內(nèi)容◆是否屬于人事檔案◆鑒定收集來的人事檔案是否是本人的檔案材料◆是否“處理完畢”以及“手續(xù)是否齊全”◆鑒定歸檔材料的準確性、完整性、真實性◆檢查是否有重復(fù)歸檔現(xiàn)象（3）剔除材料處理◆轉(zhuǎn)出◆退回◆留存◆銷毀（1）以“個人姓名”為特征建立“個人”案卷或?qū)?人事檔案整理《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》將人事檔案的正本分為10類，副本分為7類。（3）人事檔案類內(nèi)文件的排列①排列方法◆按檔案材料形成時間順序排列--正本的1、2、3、4、7、10類均按此法排列◆按材料內(nèi)容的重要程度不同進行排列--正本的5、8類◆將時間因素和內(nèi)容因素結(jié)合起來對檔案材料進行排序--正本的6、9類②排列要求◆保持材料之間的有機聯(lián)系，使類內(nèi)的各材料成為一個有機的整體◆每份材料應(yīng)有固定位置◆能適應(yīng)人事檔案材料不斷增加的特點（4）人事檔案的編碼◆一般采用分類流水號（小流水號）（5）裝盒、填寫檔案盒脊背◆將編好頁碼的個人人事檔案，放入個人姓名特征的案卷盒內(nèi)（6）人事檔案上架排列◆以姓氏筆畫順序或姓氏字母順序為序上架排列◆以單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)排序，結(jié)合職務(wù)為序排列（2）人事檔案個人案卷的分類、組卷工作（1）人事檔案保管4人事檔案的保管與提供利用◆保管范圍：縣以上（含縣）的組織、人事部門管理干部檔案的范圍，原則上應(yīng)與干部管理范圍相一致

◆實體保管（3）人事檔案查閱◆查閱原則：寬嚴適度、內(nèi)外有別、靈活掌握、便于利用◆查閱范圍：組織、人事、勞動部門利用檔案應(yīng)從寬，其他部門利用檔案應(yīng)相對從嚴；高級干部、中級干部、有貢獻的專家、學(xué)者和有影響的知名人士，以及機要人員的人事檔案提供利用時從嚴掌握，嚴格審批手續(xù)，對一般的干部、工人、學(xué)生的人事檔案，利用范圍可以從寬。（3）人事檔案查閱要求4人事檔案的保管與提供利用◆填寫《查閱干部檔案審批表》◆查閱范圍◆查閱制度，如：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案等（1）人事檔案的轉(zhuǎn)出“零星轉(zhuǎn)遞”和“成批移交”5人事檔案的移交與轉(zhuǎn)遞(2）人事檔案的接收◆接收外單位轉(zhuǎn)來的人事檔案也應(yīng)對人事檔案進行審查◆對所接收的人事檔案的數(shù)量、接收人、移交人、接收時間等情況進行記錄，然后將檔案入庫。

（3）無頭檔案的處理◆對有價值的無頭檔案應(yīng)盡量找到其對應(yīng)的人員，也可根據(jù)公安局的戶口簿將之轉(zhuǎn)給原籍縣一級